Soluzioni tecnologiche per una migliore esperienza di lavoro a distanza

Il lavoro a distanza sembra essere qui per restare a tempo indeterminato. Le aziende di tutti i settori tendono ad avere sentimenti contrastanti al riguardo, con alcune che preferiscono un ritorno alla vita d'ufficio prima della pandemia il prima possibile, mentre altre sono più aperte a accordi di lavoro a distanza permanenti.

I dipendenti sono in genere le parti interessate più desiderose di continuare a lavorare in remoto, grazie alla notevole libertà e flessibilità che offre. Il lavoro a distanza, tuttavia, non è privo di svantaggi, sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, e disporre di una piattaforma di comunicazioni unificate potrebbe essere una buona soluzione. Con questo in mente, di seguito sono riportate alcune delle soluzioni tecnologiche importanti per una migliore esperienza di lavoro a distanza in tutto il mondo.

Videoconferenza

Le riunioni video sono più cruciali che mai per far sì che le persone interagiscano e collaborino mentre milioni di persone lavorano da casa. Sembra che la videoconferenza sia qui per restare, con la maggior parte dei dirigenti aziendali che prevede di consentire al personale di telelavorare anche dopo che la pandemia sarà sotto controllo. Sapere come utilizzare in modo efficace il software di videoconferenza può aiutarti a ottenere il massimo dalle tue riunioni video, oltre a rendere i tuoi dipendenti più felici e produttivi.

È più probabile che le persone interagiscano quando utilizzano la videoconferenza rispetto alla semplice voce. Questo software può essere utilizzato per pianificare rapidamente una riunione, formare nuovi dipendenti o condurre revisioni delle prestazioni. Essere in grado di vedere i volti di altre persone promuove la comunicazione e unisce i team, oltre a migliorare la collaborazione e sollevare il morale.

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Sistemi di camera

Le aziende utilizzano i sistemi di sala per aggiungere la videoconferenza a un luogo di incontro. I dipendenti utilizzano il software di videoconferenza per la comunicazione video uno a uno, ma i sistemi di sala dotano un'area riunioni di una tecnologia che consente a tutti i presenti di partecipare senza dover portare il proprio dispositivo.

Il software di videoconferenza include spesso i sistemi di sala come prodotto aggiuntivo o complementare. Alcuni provider, tuttavia, non distinguono tra i loro sistemi di videoconferenza e di sala, presentandoli come un unico pacchetto. Alcuni fornitori includeranno il proprio hardware proprietario, che può essere utilizzato in combinazione con l'hardware esistente dell'azienda per far funzionare un'azienda.

Telefono nuvola

Per le aziende moderne, il fattore più critico è la continuità aziendale e i clienti non saranno in grado di contattare la tua azienda se i tuoi sistemi on-premise non funzionano. La tua prima risorsa in tali scenari è solitamente quella di cercare uno specialista IT che possa aiutarti a risolvere il problema. Tuttavia, durante questo periodo perderai comunque opportunità di lavoro. I clienti si irriteranno a causa dei tempi di inattività, il che potrebbe significare una perdita di affari.

Se disponi di un sistema telefonico basato su cloud, continuerà a funzionare finché non avrai accesso a Internet. Se la tua connessione Internet non è disponibile, puoi utilizzare la segreteria telefonica e utilizzare la registrazione delle chiamate per garantire connettività e continuità. Inoltre, puoi anche utilizzare l'assistente automatico del software.

Software di ricompensa e riconoscimento

I manager possono facilmente riconoscere i loro rapporti diretti grazie al software di riconoscimento dei dipendenti. È risaputo che i dipendenti che non ricevono un apprezzamento tempestivo subiscono una diminuzione della motivazione e degli incentivi a lavorare ad un livello elevato. In assenza di una soluzione tecnologica, ai dipendenti viene generalmente chiesto di attendere le revisioni semestrali e annuali delle prestazioni per ottenere feedback o riconoscimenti. Il risultato di tali sforzi di riconoscimento in ritardo è di solito che il riconoscimento, la lode e il feedback sono meno incisivi e significativi.

Questo è il motivo per cui è così fondamentale dare il riconoscimento in tempo, e il software lo rende possibile. I manager non devono più aspettare o sedersi davanti ai loro computer per riconoscere il loro personale. Possono farlo da qualsiasi parte del mondo e al volo.

Reclutamento

È diventato sempre più chiaro che la tecnologia di reclutamento è indiscutibilmente necessaria per consentire il lavoro a distanza. Quando si tratta di reclutamento, disporre della tecnologia corretta è fondamentale per trovare le persone giuste per i ruoli per i quali stai assumendo.

L'utilizzo di un processo di reclutamento digitale offre alle aziende un vantaggio nell'acquisizione di talenti perché utilizza l'intelligenza artificiale e gli algoritmi che possono essere programmati non solo per lanciare la rete più ampia, ma anche per prendere le decisioni di selezione più informate quando si tratta di selezionare candidati qualificati. Quando tutti lavorano e fanno domanda per lavoro da casa, soprattutto in un mercato del lavoro internazionale, hai bisogno di strumenti di acquisizione di talenti per semplificare i tuoi processi di assunzione.

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Apprendimento mobile

Sebbene disporre di un LMS completamente funzionante sia essenziale per fornire una formazione pertinente e completa al tuo personale, combinarlo con un'app di apprendimento mobile consente ai tuoi dipendenti di accedere alla loro formazione da qualsiasi luogo. Indipendentemente dal fatto che i tuoi dipendenti lavorino alla scrivania o siano sempre in movimento, sono tutti, senza dubbio, incollati e legati ai loro cellulari.

Perché non approfittarne e fornire loro formazione sul dispositivo su cui trascorrono già così tanto tempo? Non è più necessario che i dipendenti si trovino a un terminale desktop per ricevere una formazione di alta qualità che li doti delle competenze e delle informazioni di cui hanno bisogno.

Monitoraggio del tempo

Rimanere concentrati è una delle varie insidie ​​del lavoro a distanza. Un pendolarismo mattutino consente a un impiegato di passare alla modalità di lavoro in modo che, quando arriva al lavoro, sia pronto per mettersi al lavoro ed entrare nello stato di flusso.

Il telelavoro significa cambiamenti sia mentali che fisici a quella routine. Quando il tragitto giornaliero comporta il passaggio dalla tua camera da letto al tuo spazio di lavoro, e soprattutto se tale spazio di lavoro include cose come televisori, il tuo letto e potenzialmente anche membri della famiglia, questo passaggio può essere difficile. Il software di gestione del tempo aiuta a mantenere le persone consapevoli del fatto che sono in orario aziendale.

Puoi mantenere i dipendenti responsabili e produttivi utilizzando una semplice app di monitoraggio del tempo. Chiedere alle persone di tenere traccia del proprio tempo può diventare complicato ed evitare la fondamentale responsabilità richiesta per un buon rapporto di lavoro tra dipendente e datore di lavoro.

VPN

Poiché sempre più dipendenti lavorano fuori dall'ufficio, la sicurezza informatica diventa sempre più una preoccupazione, in particolare se gli utenti si connettono tramite reti pubbliche o personali. Tentativi di phishing, DDoS (Distributed Denial of Service), attacchi di account desktop remoti ed exploit Bluekeep sono tra i rischi più comuni per i dipendenti remoti. Sfortunatamente, molti dipendenti non sono sufficientemente istruiti in materia di sicurezza informatica per notare o non sono a conoscenza di queste forme di attacchi, il che li rende particolarmente esposti e suscettibili alle violazioni.

I dipendenti possono essere dannosi per la sicurezza dei dati di un'azienda tanto quanto gli hacker e i criminali informatici, quindi proteggere i propri dispositivi mentre lavorano da casa non è negoziabile. Le VPN consentono ai dipendenti di accedere in remoto in modo sicuro alla rete e ai dati interni di un'organizzazione. Lo strumento stabilisce un tunnel sicuro tra il dispositivo di un utente ei dati aziendali, crittografando tutto ciò che viene inviato tra i due endpoint.

antivirus

Mentre il tuo ufficio fisico può avere la capacità di sicurezza informatica per gestire tutte le postazioni di lavoro, non hai la stessa quantità di controllo sui tuoi computer di casa. Per un PC remoto, Windows Defender, fornito di serie con Windows 10, è una soluzione antivirus più che adeguata.

Il software di sicurezza degli endpoint dovrebbe essere utilizzato anche da ogni lavoratore remoto che utilizza un Macintosh.

Stabilisci una politica che richieda a tutti i dipendenti da casa di utilizzare un prodotto antivirus su tutte le macchine che si connettono alle risorse dell'azienda e considera se sarà necessario utilizzare un sistema di monitoraggio basato su cloud per tenere traccia delle tue workstation. Esamina gli strumenti della console di supporto che stai attualmente utilizzando, nonché eventuali licenze di cui potresti aver bisogno per accedere a macchine che non sono sotto il tuo diretto controllo e supervisione. Puoi configurare soluzioni remote per consentire al tuo team di supporto IT di accedere in remoto ai computer di casa dei dipendenti per facilitare la configurazione dell'accesso remoto.

Software di monitoraggio delle spese

Una soluzione di gestione delle spese online consente ai dipendenti di accedere ai propri conti spese da qualsiasi luogo. I dipendenti remoti possono inviare le spese da casa o in viaggio, che il team di contabilità o paghe valuterà e approverà immediatamente, mantenendo tutti aggiornati e sulla stessa pagina senza dover entrare in ufficio.

Il tempo necessario per approvare e rimborsare le spese si dimezza quando si utilizza una soluzione integrata per la gestione delle spese. L'alternativa è far lavorare i tuoi dipendenti finanziari da remoto, ricevendo un gran numero di ricevute virtuali che richiedono tempo per l'autorizzazione. Ogni ricevuta deve essere rivista rispetto alla politica aziendale prima di poter essere pagata, il che ritarda il pagamento del dipendente.

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Conclusione

Il lavoro a distanza, in molti modi, ha accecato l'economia e la forza lavoro, introducendo nuovi metodi per fare le cose dall'oggi al domani che hanno, per usare un eufemismo, sconvolto l'ordine stabilito. Le nostre vite lavorative sono state modellate per così tanto tempo dall'ufficio e dalla stretta vicinanza l'una all'altra che il lavoro a distanza è ancora, anche dopo quasi due anni, estraneo a molte persone e aziende.

Un'esplosione di tecnologia che abilita il lavoro a distanza è stata il lato positivo di tutto questo. Ora esistono soluzioni tecnologiche e software praticamente per ogni singolo problema e sfida posti dal lavoro a distanza.

Dalla tecnologia che semplifica la collaborazione virtuale alla tecnologia che semplifica la ricerca e l'integrazione dei dipendenti in un ambiente di lavoro remoto, ci sono modi per aggirare molte delle insidie ​​del lavoro remoto. Tieni a mente gli esempi precedenti e assicurati che la tua azienda stia sfruttando tutto ciò che esiste per rendere il lavoro a distanza più produttivo e piacevole per tutti i soggetti coinvolti.