Come i project manager possono lavorare in remoto in modo efficiente

Una rivoluzione del lavoro a distanza è all'orizzonte e stiamo vedendo sempre più aziende passare a modelli di lavoro a distanza parziali o completi, ma lavorare da casa presenta sia sfide che opportunità. Ogni azienda e persino i singoli team all'interno di tali aziende sono diversi e trarranno vantaggio da metodi di lavoro, pratiche e strumenti unici per operare in remoto. Per coloro che ricoprono ruoli di project management, devono pianificare meticolosamente, rimanere organizzati, comunicare in modo efficace e gestire il proprio tempo, ma tutto questo può essere fatto da remoto?

In Exposure Ninja, siamo totalmente sostenitori del lavoro a distanza e gestiamo un modello remoto al 100% da oltre otto anni. Abbiamo chiesto ai nostri maestri della comunicazione, i nostri Project Manager, che sono in prima linea giorno dopo giorno, per soddisfare i clienti e creare risultati straordinari, i loro migliori consigli per lavorare in remoto in modo efficiente.

1. Comunicare in modo produttivo: attenzione alla messaggistica istantanea

Gran parte del ruolo di Project Manager è incentrato sulla comunicazione, sia che si tratti di informare i team interni sulle richieste dei clienti e di nuovi progetti o di aggiornare i clienti sull'andamento delle loro campagne. Comunicare in modo efficace non riguarda solo la chiarezza dei tuoi messaggi o la costruzione di buone relazioni; si tratta anche di dare priorità a quando, quali e quante informazioni condividere con il cliente e con i team.

Se lavori in remoto, è probabile che la maggior parte delle tue comunicazioni interne avvenga tramite e-mail e una piattaforma di messaggistica istantanea. Questi possono essere fantastici per tenersi in contatto con i tuoi team e rimanere aggiornati sullo stato di avanzamento del loro lavoro, se usati correttamente. Ma soprattutto le piattaforme di messaggistica istantanea possono passare rapidamente da uno strumento efficace a un distrattore del tempo che domina la tua giornata.

Quando comunichi tramite messaggio piuttosto che di persona o durante una chiamata, la chiarezza della tua comunicazione è ancora più importante. È utile considerare il tono e la frequenza dei tuoi messaggi: prova a condensare il feedback dei clienti in un aggiornamento settimanale per evitare lo spam nei canali di gruppo e valuta se una chiamata è più (o meno) efficiente per le informazioni che devi trasmettere.

Se non hai tempo per agire sui messaggi che arrivano, non aprirli! Se non riesci a resistere, prendi rapidamente nota del messaggio, valutane l'urgenza e torna al compito da svolgere. Usiamo Slack, che offre un modo pratico per impostare promemoria sui messaggi che hai ricevuto in modo che tu possa agire su di essi in un'ora, domani o la prossima settimana. Potrebbe anche valere la pena posticipare le notifiche quando stai svolgendo un'attività specifica o durante una chiamata. Questo non solo eviterà che le notifiche vengano visualizzate, distraendoti e tentando di fare il check-in, ma segnalerà anche ai tuoi colleghi che al momento non sei disponibile per chattare. L'impostazione di intervalli regolari quando controlli i tuoi messaggi e ti aggiorni, anche inserendoli nel tuo calendario, può aumentare la tua produttività permettendoti di concentrarti su altre attività senza rischiare di perdere aggiornamenti importanti.

2. Pianificare la tua giornata: lavorare in blocchi

Uno degli enormi vantaggi del lavoro in remoto è avere la flessibilità di pianificare la giornata e magari iniziare o finire leggermente prima o dopo di quanto faresti in un ufficio. Mentre questo può essere ottimo per alcuni, per altri, lo spegnimento può essere difficile. È fin troppo facile che la tua giornata lavorativa penetri nella tua serata mentre controlli alcune e-mail dopo cena, rispondi a una richiesta non urgente (anche se ti bastano un paio di minuti) o lavori più del solito perché non c'è bisogno di fare il pendolare.

Pianificare attentamente la tua settimana può aiutarti a staccare la spina ed essere più produttivo. Molti dei nostri Project Manager (PM) segmentano il loro tempo in blocchi, ognuno dedicato a un cliente o attività diversa. Può anche essere utile per tenere conto delle attività inevitabili ma imprevedibili che si presenteranno durante la settimana, aggiungendo un buffer su entrambi i lati dei tuoi blocchi temporali o creando blocchi aggiuntivi per richieste impreviste, che ti permetteranno di rispettare la tua pianificazione anche quando emergono problemi dell'ultimo minuto che richiedono la tua attenzione. Bloccare slot specifici è un ottimo modo per assicurarti di massimizzare la settimana lavorativa e ti dà la tranquillità di dedicare abbastanza tempo a ciascun cliente o progetto.

Infine, mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata quando si lavora in remoto può essere una sfida per il meglio di noi. Prova a pianificare alcune attività amministrative "più leggere" per gli ultimi 30 minuti della tua giornata: questo potrebbe aiutarti a rilassarti. Se sei un Project Manager, probabilmente ami le liste e la pianificazione, quindi prova a scrivere qualsiasi cosa relativa al lavoro che ti viene in mente durante la serata sul telefono o su un blocco note piuttosto che tornare sul tuo laptop per agire. Molti dei nostri Ninja PM trovano che bloccare il tempo per un po' di esercizio o un hobby subito dopo il lavoro sia un ottimo modo per passare ai tempi di inattività e interrompere la loro giornata lavorativa.

3. Bossing riunioni virtuali: è tutto nella preparazione

Quando si lavora in remoto, le riunioni tendono a svolgersi meno frequentemente di quanto accadrebbe in un ufficio: questo può aiutare le persone e le aziende a considerare davvero lo scopo e il valore delle loro riunioni e assicurarsi che siano il più efficienti possibile. Cerchiamo di attenerci a intervalli di 30 minuti per evitare lunghe discussioni aperte che avrebbero potuto essere condensate in metà del tempo: abbiamo tutti familiarità con le riunioni che si trascinano e vanno fuori strada, insieme al vecchio principio che funziona si espande per riempire il tempo a disposizione. Se stai conducendo la chiamata, cerca di limitare la quantità di chiacchiere che si svolgono all'inizio. È importante mettersi in contatto con clienti e membri del team, ma dopo un minuto o due ricorda ai partecipanti lo scopo della chiamata e inizia la tua agenda.

Per assicurarti che le riunioni siano produttive, condividi i tuoi appunti o un'agenda con gli altri partecipanti prima della chiamata, chiarisci lo scopo della riunione e incoraggia gli altri a prepararsi adeguatamente prima della riunione. Che tu stia utilizzando un software di videoconferenza, Skype o il tuo cellulare, assicurati di avere un backup. Siamo stati tutti presenti quando problemi tecnici interrompono la chiamata nel momento peggiore possibile, ma se ciò accade durante una chiamata del cliente, non è solo poco professionale, ma può anche far perdere tempo. Prima delle riunioni, controlla che il tuo microfono funzioni e che tu possa accedere a qualsiasi sala riunioni virtuale che potresti utilizzare. Tieni sempre a portata di mano il numero di telefono del cliente per ogni evenienza.

4. Configurare la tua workstation: ne vale la pena

Che tu stia lavorando a casa per un giorno, una settimana o a tempo indeterminato, allestire il tuo spazio per lavorare per te è essenziale. In qualità di Project Manager, probabilmente avrai molte chiamate durante la settimana, quindi una videocamera e un microfono di buona qualità sono fondamentali. Considera (e controlla!) l'ambiente circostante prima di partecipare alle chiamate: abbiamo tutti visto il lavoro a distanza fallisce quando un paio di pantaloni giacciono sul pavimento o bambini canaglia si aggirano nella stanza... Se possibile, crea uno spazio dedicato per il lavoro che sia gratuito dal disordine e dalle distrazioni. Questo ti manterrà concentrato e in grado di passare più facilmente dal lavoro al tuo tempo personale.

In definitiva, la maggior parte dei lavori d'ufficio può essere eseguita in modo altrettanto efficiente, se non in modo più efficiente, da remoto. Le competenze richieste per un'efficace gestione dei progetti rimangono le stesse e le persone attratte dalla gestione dei progetti sono organizzate e indipendenti, caratteristiche perfette non solo per sopravvivere, ma anche per prosperare quando si lavora a distanza.

Se stai lottando per passare dall'ufficio a casa tua, Remote Work Revolution può aiutarti ad adattarti, fornendoti tutti gli strumenti, le tecniche e i trucchi utilizzati dai nostri Project Manager per gestire efficacemente i loro team e lavorare con i clienti. Passa dall'ufficio al remoto con Exposure Ninja e rendi le relazioni con i tuoi clienti e colleghi migliori che mai.