Come tenere riunioni a distanza che non perdono tempo
Pubblicato: 2020-04-13Mantenere le riunioni puntuali ed efficaci può essere difficile in un ambiente d'ufficio. In un ambiente remoto, ci sono alcune sfide aggiuntive, come piattaforme per conferenze inaffidabili e "telecamera accesa o spenta" poco chiara? etichetta. In Exposure Ninja, operiamo in remoto dal 2012 e siamo cresciuti fino a diventare una squadra di 100 Ninja. Durante questo periodo, abbiamo perfezionato le nostre impostazioni per le riunioni remote per offrire riunioni produttive che rimangano concentrate.
Ecco i nostri sette migliori consigli per organizzare riunioni a distanza che non perdano tempo.
1. Imposta le aspettative
Proprio come le riunioni di persona, i ritardatari e le distrazioni possono sconvolgere il flusso di una riunione. Il primo passo per riunioni straordinarie che non perdano tempo è garantire che le aspettative del tuo team siano definite fin dall'inizio.
Il modo più rapido per iniziare è prenotare la riunione nei loro calendari con un'ora, un luogo (come Skype) e un elenco di invitati specificati. In Exposure Ninja, utilizziamo Google Calendar, che si sincronizza su tutti i calendari di Ninja per garantire che non vengano prenotati due volte.
L'inizio dell'incontro è un ottimo momento per definire le "regole di base". Questi dovrebbero includere cose come l'uso di telefoni cellulari, messaggistica ed e-mail. Idealmente, tutti i membri del team disattivano tutte le notifiche per la durata della riunione. Non è sempre possibile, ma rende la chiamata molto più mirata con meno interruzioni.
Dovresti anche impostare le aspettative hardware. Se stai tenendo un briefing, è una buona idea chiedere al tuo team di disattivare temporaneamente i propri microfoni a meno che non abbiano una domanda. Ciò elimina le opportunità per i cani che abbaiano e i rumori di digitazione che interferiscono con il messaggio dell'oratore.
2. Condividi l'agenda in anticipo
Condividere l'ordine del giorno prima della riunione dà a tutti il tempo di prepararsi e aiuta anche a eseguire un controllo essenziale. Questo controllo è se una riunione è veramente necessaria. Se stai lottando per mettere insieme un ordine del giorno, allora c'è una forte possibilità che l'incontro non sia affatto necessario.
La tua agenda ti fornirà anche un modo semplice per riportare la riunione in carreggiata se sei distratto dal centro della chiamata. Proprio come in un incontro fisico, è facile dire qualcosa del tipo: “Penso che stiamo iniziando a perdere la strada. Mettiamo uno spillo in questo e lo rivediamo più tardi”.
3. Utilizzare una piattaforma affidabile
Esistono molte opzioni di chiamata diverse e sceglierne una che sia affidabile e adatta al tuo scopo è essenziale. Non c'è niente di peggio di una chiamata che cade continuamente o deve essere abbandonata a causa della scarsa connettività!
Se stai cercando di ricreare le chiamate che potresti avere con un cliente tramite il telefono dell'ufficio, un'app come Yay o 8×8 può essere potente. Questi offrono funzionalità di registrazione delle chiamate e possono essere impostati per effettuare e ricevere chiamate utilizzando il numero dell'ufficio. Sono un servizio facile per i tuoi clienti, poiché riceveranno la telefonata direttamente al loro numero come al solito: non hanno nulla da scaricare o fare prima di poterlo utilizzare.
Per le riunioni in cui le telecamere sono più appropriate o se desideri condividere lo schermo, c'è un'ampia scelta di piattaforme. Alcuni dei nostri preferiti includono Google Hangouts, Skype e Zoom.
Google Hangouts si sincronizza perfettamente con Google Calendar. Puoi condividere il tuo schermo e c'è anche un'opzione per i sottotitoli per coloro che hanno problemi di udito o faticano a sentire in un ambiente rumoroso.
Skype è una nota piattaforma di videoconferenza con alcune fantastiche funzionalità integrate come un registratore dello schermo e la condivisione dello schermo. Skype funge anche da messenger per inviare messaggi veloci o assicurarsi che tutti siano pronti prima di iniziare la chiamata. Può essere difficile con un gran numero di persone, tuttavia, poiché la stabilità a volte diventa un po' irregolare.
Zoom è un servizio a pagamento, ma è disponibile una fantastica versione gratuita che ti consente di tenere riunioni fino a 45 minuti. C'è anche una funzione di registrazione delle riunioni e opzioni di condivisione dello schermo. Tende ad essere una piattaforma molto stabile e può gestire un gran numero di persone.
4. Usa le fotocamere
Le riunioni "Camera on" offrono tanti vantaggi in termini di efficienza ma anche dal punto di vista del team building. Avere tutti con le telecamere accese aiuta a evitare che le persone parlino l'una sopra l'altra perché i segnali verbali che qualcuno sta per parlare sono gli stessi di un incontro faccia a faccia. Con le telecamere spente, ci possono essere molte scuse per parlare l'una sull'altra: una perdita di tempo in una riunione altrimenti efficace, per non parlare dell'imbarazzo.
Avere le telecamere accese aiuta a valutare le reazioni di una squadra durante gli annunci e, naturalmente, aiuta tutti a vedere come vengono dette le cose! È facile che qualcosa si imbatta in un modo diverso da quello previsto. Essere in grado di vedere i volti di tutti aiuta in questo.
In genere, la cosa migliore da fare è far sapere al tuo team per quali riunioni dovrebbero essere sulla telecamera in modo che possano prepararsi in anticipo. Di solito consigliamo che alcune riunioni siano videochiamate, ma non insistiamo mai, poiché alcuni membri del team potrebbero sentirsi a disagio.
5. Designare il prossimo relatore
Un consiglio davvero semplice per tenere traccia delle riunioni è assicurarti di indirizzare la tua domanda a una persona specifica. Lasciare una domanda in sospeso può portare al silenzio, poiché non puoi fare affidamento sui tuoi soliti segnali visivi per rivolgerti a una persona. In un incontro faccia a faccia, puoi guardare la persona da cui speri in una risposta. Su uno schermo, non è sempre chiaro chi stai guardando: puoi fissare il tuo collega nell'angolo dello schermo, ma per tutti gli altri starai semplicemente guardando in basso! Un semplice: “È possibile? Cosa ne pensi, Andy” può eliminare inutili incertezze e tempi morti.
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6. Incoraggiare la sicurezza psicologica
A volte le riunioni possono essere fatte deragliare dalle voci più forti nella stanza. Questo problema non è diverso nelle riunioni remote, anche se puoi aiutare alcuni membri del team a sentirsi più sicuri quando interagiscono online.
Un punto di sicurezza psicologica si raggiunge in una squadra quando tutti si sentono a proprio agio nel contribuire e tutti i membri della squadra sono rispettati. Per facilitare ciò, puoi incoraggiare un contributo uguale da parte dei diversi membri del team designando la prossima persona da cui vorresti sentire. In un ufficio, puoi usare segnali visivi. È lo stesso online, ma potresti dover lavorare un po' di più.
La sicurezza psicologica ti aiuta a raccogliere i pensieri di tutti durante l'incontro, limitando i punti conferiti dopo l'incontro. Averlo come una delle cose che stai cercando di facilitare ti aiuta anche a individuare il "sacco di sabbia". Il sandbagging è il momento in cui un membro del team inizia a ripetere i propri punti o ad andare fuori tema e porta la riunione fuori pista. Mantenere i contributi equamente distribuiti ti aiuterà a mantenere le tue riunioni in pista e a rafforzare il tuo team.
7. Non essere troppo spietato
Tenere le riunioni in pista e ridurre il tempo perso è fantastico, ma fai attenzione a non essere troppo spietato. Lavorare in remoto può ridurre la quantità di tempo a disposizione per il team building e un po' di tempo per l'interazione sociale è importante. Consentire alcuni minuti all'inizio o alla fine di una chiamata per recuperare il ritardo della serata o del fine settimana di tutti può aiutare a mantenere il team connesso.
Se ti stai adattando al lavoro in remoto e stai cercando modi per aiutare il tuo team a prosperare nell'ambiente remoto, Exposure Ninja offre alle aziende un webinar gratuito e una chiamata di consulenza per iniziare a lavorare in remoto. Abbiamo progettato la nostra formazione e consulenza sulla rivoluzione del lavoro a distanza per saltare le dure lezioni di farlo da soli e portarti dove devi essere il prima possibile.
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