Direttiva Quick Fix: tutto quello che c'è da sapere sulla nuova direttiva europea

Paperless : questa è la parola d'ordine per i processi di comunicazione documentale e al cliente. Si applica a tutti i settori e quellobancario e finanziario nonfa eccezione.

In questo settore si può dire che le questioni sono ancora più delicate e cruciali, e che i passi avanti sono sempre più accelerati.

A questo proposito ci sonoaggiornamenti di stretta attualità e che sicuramente avranno un impatto importante nel lungo periodo.

Ci riferiamo alla Direttiva (UE) 2021/338 (testo completo qui), nota come “Quick Fix”,che si inserisce nella più generale (e attesa)riforma della direttiva MiFID II(Markets in Financial Instruments Direttiva).

La Direttiva sui mercati degli strumenti finanziari regola i mercati finanziari nell’Unione Europea. È entrata in vigore per la prima volta nel 2018. Non è un caso che la stesura della direttiva Quick Fix risalga al 2021. In mezzo al Covid, è allora che cominciavamo appena a vedereun po' di luce alla fine del tunnel.Da un lato, riuscire ad attivare procedure digitali era diventato più urgente che mai, a cominciare dalla dematerializzazione dei documenti. Allo stesso tempo, era necessarioridurre alcuni oneri burocratici ormai superati e puntare ad una digitalizzazione completa e matura,per sostenere i primi solidi segnali di ripresa economica.

Allora, cosa contiene la direttiva Quick Fix?

Inizieremo esaminando gli elementi chiave.

Successivamente passeremo al calendario di attuazione previsto (siamo praticamente già alle prime tappe).

Infine, restringeremo la nostra attenzione a una questione specifica sollevata nella direttiva: quella dei ERDS (servizi di consegna elettronica registrata) per le comunicazioni degli investitori. Quali sono? Quali vantaggi e opportunità offrono?

Direttiva Quick Fix: cosa contiene

Il recepimento italiano della direttiva Quick Fix (che interessa tutti i Paesi UE) risale al Decreto Legislativo n. 31 del 10 marzo 2023 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 24 marzo 2023).

Le aree coinvolte sono molte.

Ma le novità più importanti introdotte con questo aggiornamento riguardano le modalità con cui gli intermediari finanziari sono tenuti a fornire informazioni ai propri clienti.

Le parole chiave sono: semplificazione, digitalizzazione, flessibilità e sicurezza.

In pratica: tutte le informazioni sui servizi di investimento forniti dalle banche e dagli intermediari finanziari possono e devono essere fornite ai clienti in formato elettronico (salvo casi specifici).

Quali comunicazioni diventano quindi digitali con la direttiva Quick Fix?

– Informativa precontrattuale relativa ai servizi di investimento

– L' informativa preliminare alle singole operazioni su strumenti finanziari

– Le informative conseguenti alle singole operazioni

– Reporting periodico

Alla luce di questi cambiamenti, cosa significa questo per le aziende e quali sono i vantaggi che offre?

Cerchiamo di essere molto chiari: stiamo parlando di un ampio insieme di vantaggi e benefici, che si rafforzano a vicenda in modo sistematico.

Sono questi i vantaggi legati all’abbandono dei documenti cartacei a favore di quelli digitali.

COSÌ:

– Risparmio di tempo e denaro (sia per l’azienda che per il cliente)

– Estrema facilità di condivisione (basti pensare agli oneri e ai costi legati alla stampa e all’invio delle comunicazioni)

– Ho migliorato l’efficienza, anche quando si tratta di ricercare i singoli dati all’interno di una comunicazione(questo processo è lento e macchinoso con i documenti cartacei, ovviamente)

–Minore impatto ambientale (aspetto al centro di un segmento sempre più ampio di clienti)

– Rischi drasticamente ridotti di smarrimento, usura, errori di compilazione e manomissioni di qualsiasi tipo

– Maggiore trasparenza

– Maggiore sicurezza e riservatezzanella trasmissione e nell’archiviazione: un punto assolutamente cruciale quando si tratta di banche e finanza

–Maggiori tutele in caso di controversie legali

(Questi ultimi due punti, in particolare, hanno molto a che fare con il tema dell’ERDS, su cui ci concentreremo tra poco.)

Inoltre, ecco una specificazione importante: le linee guida contenute nella direttiva Quick Fix si applicano a tutti i tipi di clienti, dai “clienti al dettaglio” ai “clienti professionali”, alle “controparti qualificate”. Attenzione, tuttavia, a questi differenziatori:

– Per i clienti professionali e le controparti qualificate il passaggio alle modalità di comunicazione elettronica è automatico

– I clienti al dettaglio, invece, possono esercitare un “opt-in”, scegliendo di continuare a ricevere le comunicazioni in formato cartaceo (che dovrà essere sempre fornito gratuitamente).

Direttiva Quick Fix: la tabella di marcia

Pertanto, con la direttiva Quick Fix, il passaggio dalla divulgazione cartacea a quella elettronica è stato accelerato sotto forma di un cambiamento di paradigma generale che punta verso comunicazioni e flussi di documenti senza supporto cartaceo.

Qual è il periodo di tempo?

– Il primo passo è già alle spalle: entro il 6 agosto le banche e gli intermediari finanziari dovevano informare i propri clienti al dettaglio sulle specificità dei nuovi processi introdotti dalla direttiva.Nota: questo si riferisce ai clienti esistenti all'8 aprile 2023.

– I clientihanno 8 settimane di tempo da quando ricevono la comunicazione per esercitare l'eventuale opt-in, scegliendo di rimanere in un regime di spedizione senza supporto cartaceo.Se questa opzione non viene esercitata, passano automaticamente alla modalità paperless.

–Per i nuovi clienti (cioè coloro che sono diventati clienti dopo l'8 aprile 2023), l'informazione del passaggio deve essere data al più presto e comunque entro 120 giorni dall'entrata in vigore della norma.

ERDS nell’ambito della direttiva Quick Fix

Innanzitutto cominciamo a svelare l'acronimo: cos'è l'ERDS?

I servizi di consegna raccomandata elettronica o ERDS, sono descritti nel regolamento europeo eIDAS come servizi che “consentono la trasmissione di dati tra terzi con mezzi elettronici e forniscono prove relative al trattamento dei dati trasmessi, inclusa la prova che i dati sono stati inviati e ricevuti , e proteggere i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto, danneggiamento o modifica non autorizzata."

Più specificamente, esistono sia ERDS che QERDS(Servizi di Consegna Elettronica Registrata Qualificata), che sono inquadrati negli articoli 43 e 44 del Regolamento eIDAS.

Non ci soffermeremo in questa sede sui vari aspetti operativi e normativi. Puoi trovare maggiori informazioni su questi aspetti in questo post sul nostro blog.

Vogliamo però sottolineare un aspetto centrale.

Con la nuova direttiva Quick Fix, i FESR diventano uno strumento fondamentale e indispensabile per gli intermediari.

Perché?

È molto semplice: perché trasformano le comunicazioni a cui siamo abituati (come le normali email ma anche gli SMS) in indirizzi registrati, in grado di certificare la consegna e la ricezione dei messaggi (anche in caso di più destinatari).

Detto in altro modo: queste comunicazioni si trasformano in prove documentali, con accresciuto valore legale.

I vantaggi e le opportunità dei servizi ERDS di Doxee

Sono tre le diverse tipologie di soluzioni di raccomandata elettronica offerte da Doxee:

– Posta elettronica certificata , che fornisce prova del contenuto dei messaggi, dell'ora esatta in cui vengono inviati alla casella di posta del destinatario e dell'ora in cui vengono ricevuti.

– SMS certificati : un ottimo modo per inviare comunicazioni certificate attraverso una modalità molto familiare e immediata per i destinatari.

– e-Reception : uno strumento per certificare la consegna e l'apertura dei documenti attraverso l'emissione di prove documentali.In pratica, il destinatario riceve una email o un SMS che contiene un link di accesso ai documenti a lui destinati. Questo passaggio permette di raccogliere e tracciare gli accessi del destinatario ai documenti attraverso un link personalizzato. Di conseguenza, il mittente riceve la prova documentale che attesta che il documento è stato inviato, ricevuto e aperto.

Naturalmente, i primi e più diretti benefici derivanti dall’adozione dei servizi di recapito elettronico riguardano tutti gli aspetti che abbiamo già menzionato sopra riguardo alle comunicazioni elettroniche:risparmio di costi e di tempo , maggiore sicurezza,riservatezzae valore legale e probatorio.

Attenzione, però! Non è tutto. Ci sono solo i benefici diretti.

Forse ancora più importanti sono le opportunità e i vantaggi indiretti che si aprono implementando servizi di consegna elettronica.

Tali opportunità e benefici hanno a che fare con un concetto che le organizzazioni devono tenere presente: l'integrazione .

Di cosa stiamo parlando?

Parliamo dell'integrazione dei sistemi di consegna raccomandata con tutti i meccanismi e i processi che caratterizzano un business digitalmente maturo.

È una visione olistica che mira, prima di tutto, a migliorare la User Experience , che – in questo modo – diventa più fluida, smart e al passo con i tempi.

E conosciamo l'importanza della User Experience in termini di fidelizzazione e di riduzione del tasso di abbandono.

Non solo, passando a un sistema di comunicazione e archiviazione omnicanale e senza supporto cartaceo, avrai la possibilità di accedere a un inestimabile tesoro di dati sui tuoi clienti.

Affidarsi a strumenti di Invio Elettronico Registrato come quelli di Doxee permette di gestire questa enorme quantità di informazioni in modo semplice e completo.

Il passo finale è presto detto: migliorare la conoscenza dei propri clienti significa avere la possibilità di migliorare continuamente le proprie comunicazioni, rendendole sempre più adatte ai destinatari, quindi sempre più efficaci e personalizzate.

È un vero e proprio circolo virtuoso che va ben oltre il mero adempimento legislativo.