Domande da porsi prima di avviare l'automazione del flusso di lavoro

Nel mondo frenetico di oggi, in cui le aziende sono piene di dipendenti che hanno un numero crescente di ruoli da svolgere, può essere difficile tenere il passo senza una qualche forma di automazione. In molti casi, il primo passo è l'automazione del flusso di lavoro.

È in circolazione da decenni, ma man mano che la tecnologia avanza e sempre più persone si sentono a proprio agio con computer e smartphone, emergono quotidianamente nuovi modi di utilizzare questa tecnologia.

Mentre trovare un programma software che funzioni bene o acquistare una macchina per la tua fabbrica può sembrare un modo semplice per automatizzare alcune attività di routine a prima vista, devi fare un po' più di ricerca prima di andare avanti con qualcosa di troppo complicato se vuoi che sia fatto sin dall'inizio.

Come viene utilizzata l'automazione del flusso di lavoro sul posto di lavoro

Le organizzazioni e le aziende possono utilizzare l'automazione del flusso di lavoro per migliorare i processi e l'efficienza dei dipendenti.

Ad esempio, un'azienda con centinaia o migliaia di dipendenti potrebbe automatizzare il processo di gestione delle paghe con un software che prenderebbe l'input diretto dal software di contabilità di un'organizzazione e distribuirebbe le buste paga dei lavoratori senza elaborazione umana.

Questa automazione aiuta a fornire precisione sul posto di lavoro riducendo gli errori di calcolo manuale.

Un altro esempio è se il tuo dipartimento di marketing invia newsletter mensili ma ha molti contatti diversi all'interno di diversi dipartimenti che dovrebbero riceverle in base al loro titolo/responsabilità. Potrebbero utilizzare l'automazione del flusso di lavoro per creare modelli di email personalizzati per contatti specifici all'interno dell'azienda per ogni newsletter.

Il software del flusso di lavoro sarebbe quindi in grado di utilizzare un processo automatizzato. Ogni modello è personalizzato con le informazioni di contatto necessarie e invia e-mail personalizzate in base alle impostazioni della tua organizzazione.

Questa automazione aiuta a migliorare l'efficienza riducendo il tempo dedicato all'invio manuale di e-mail personalizzate e riducendo al minimo gli errori dei dipendenti, poiché i modelli di e-mail ottimizzati sono personalizzati esattamente come dovrebbero essere prima di essere inviati.

La tua organizzazione ha bisogno dell'automazione del flusso di lavoro?

Se desideri migliorare i processi aziendali o automatizzare le attività sul lavoro, ci sono molti punti in cui l'automazione del flusso di lavoro può aiutare a ottimizzare l'efficienza. Valuta se l'automazione del flusso di lavoro può avvantaggiare la tua organizzazione o il tuo posto di lavoro ponendoti alcune di queste domande:

• I dipendenti trascorrono troppo tempo in attività manuali e ripetitive?
• La tua organizzazione ha un processo che può essere migliorato con l'automazione?
• Ci sono attività che devono essere completate con elevata precisione?
• L'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro fa risparmiare tempo o denaro per la tua azienda?

Se hai risposto affermativamente a una qualsiasi delle domande precedenti, la tua organizzazione potrebbe trarre vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro. Parla con il tuo team e la direzione dei processi migliorati e inizia a esaminare i diversi tipi di software disponibili per iniziare.

Perché viene utilizzata l'automazione del flusso di lavoro?

Negli affari, il tempo è denaro. L'automazione delle attività può aiutare a risparmiare tempo e denaro in diversi modi:

1. Risparmio sui costi

L'automazione del flusso di lavoro può aiutare a ridurre o eliminare la necessità dell'intervento umano in attività specifiche, portando a notevoli risparmi sui costi.

Ad esempio, se si dispone di un processo che richiede a qualcuno di inserire manualmente i dati in un sistema, è possibile automatizzare tale processo con un programma software. Ciò non solo accelererà il processo, ma eliminerà anche la possibilità di errore umano.

2. Visibilità

Con l'automazione del flusso di lavoro in atto, manager e supervisori possono avere visibilità in tempo reale sullo stato di tutte le attività e progetti nell'azienda. Questo li aiuta a prendere decisioni migliori su dove concentrare il loro tempo e assicura che le attività vengano completate in tempo.

3. Miglioramenti della comunicazione

L'automazione del flusso di lavoro può aiutare a migliorare la comunicazione in diversi modi, dall'invio di promemoria o notifiche ai dipendenti alla condivisione di informazioni importanti tramite modelli.

Più i dipendenti comprendono il processo del flusso di lavoro per ciascuna attività assegnata, meglio possono stabilire le priorità e completare il proprio lavoro. A sua volta, otterrai risultati migliori dal tuo sistema di flusso di lavoro.

4. Migliore servizio clienti

Quando ogni giorno arriva un grande afflusso di richieste di lavoro, può essere difficile per una singola persona o reparto gestire tutto da solo.

Tuttavia, con l'automazione del flusso di lavoro in atto, puoi assegnare progetti e attività in base alle competenze e alle conoscenze dei singoli dipendenti, rendendo più facile per loro completare le attività specifiche che gli sono state assegnate.

5. Maggiore coinvolgimento dei clienti

Puoi raggiungere in modo proattivo i clienti e coinvolgerli con la tua attività implementando l'automazione del flusso di lavoro. Gli esempi includono e-mail automatizzate che chiedono se il loro pacco è arrivato o un promemoria che il loro primo pagamento è dovuto presto su un nuovo servizio di abbonamento.

Questo aiuta ad aumentare il coinvolgimento creando una connessione personalizzata tra clienti e dipendenti all'interno della tua organizzazione.

6. Liberare gli esuberi

Un altro vantaggio dell'automazione del flusso di lavoro è l'eliminazione delle ridondanze nel processo attuale, che sottrae tempo ad altre attività più essenziali e porta a errori e all'insoddisfazione dei clienti. Automatizzandoli, puoi rimuovere le ridondanze senza influire sul prodotto finale.

7. Miglioramento generale del prodotto

Quando si dispone di una macchina ben oliata, non sono solo le singole attività oi processi a funzionare in modo più fluido, ma l'intera azienda ne trae vantaggio. Allo stesso modo, un efficace sistema di automazione del flusso di lavoro può migliorare il tuo prodotto complessivo.

Questo perché i dipendenti possono concentrarsi meglio sui loro compiti specifici e sulle loro conoscenze, portando a un prodotto o servizio di qualità superiore.

8. Monitoraggio del flusso di lavoro più semplice

Infine, con i flussi di lavoro automatizzati in atto, diventa molto più facile tenere traccia dell'avanzamento di ogni attività e progetto dall'inizio alla fine. Ciò aiuta a garantire che tutto proceda come dovrebbe e consente un migliore processo decisionale e una migliore comunicazione lungo il percorso.

Ci sono differenze tra PMI e automazione del flusso di lavoro aziendale?

Sebbene l'automazione del flusso di lavoro possa essere utilizzata sia per le piccole imprese che per le imprese, ci sono alcune differenze essenziali tra questi due tipi di aziende che devi conoscere prima di lanciarti in un progetto di automazione:

I dipendenti delle PMI non sono così formati

Le aziende più piccole tendono ad avere meno processi e sistemi di flusso di lavoro rispetto alle aziende più grandi, quindi potrebbe essere necessario più tempo e sforzi per automatizzare attività specifiche all'interno di un'azienda più piccola.

Ciò è particolarmente vero se i tuoi dipendenti non sono ben formati o non vedono perché è necessario: non si renderanno conto di quanto tempo stanno risparmiando implementando un sistema come questo.

Le aziende più grandi hanno bisogno di meno formazione

Se i dipendenti hanno già familiarità con i sistemi di flusso di lavoro, dovresti scoprire che è necessario uno sforzo minimo per addestrarli all'utilizzo del sistema automatizzato. Possono aiutare a implementarlo o suggerire modi per lavorare meglio o essere modificati.

Ciò significa anche che se la tua azienda è abbastanza grande, ci sono buone probabilità che vedrai il ROI entro il primo mese dall'utilizzo dell'automazione del flusso di lavoro.

Ci sono statistiche sull'automazione del flusso di lavoro di cui dovrei essere a conoscenza?

L'automazione dei flussi di lavoro può essere un modo incredibilmente efficiente per migliorare la produttività e l'efficienza. Tuttavia, è essenziale essere a conoscenza delle statistiche relative ai flussi di lavoro automatizzati prima di decidere di automatizzare il tuo.

Secondo gli studi, le aziende che automatizzano almeno un processo registrano un aumento della produttività del 54%. Inoltre, i flussi di lavoro automatizzati possono anche aiutare a ridurre gli errori di circa l'88%. Tenendo presente questo tipo di statistiche, è facile capire perché automatizzare i flussi di lavoro può essere un passaggio così vantaggioso.

Come automatizzare rapidamente un flusso di lavoro?

Se stai cercando di automatizzare rapidamente un flusso di lavoro, ci sono alcuni passaggi che puoi eseguire.

• Innanzitutto, assicurati di avere un'idea chiara del risultato desiderato del processo di automazione.
• Una volta che hai in mente un obiettivo, prova a trovare una soluzione o uno strumento esistente che possa aiutarti a raggiungerlo.
• Se una soluzione esistente non esiste, prendi in considerazione la possibilità di costruirne una tu stesso utilizzando strumenti di automazione e linguaggi di programmazione.

Seguendo questi passaggi, puoi semplificare il processo di automazione e rendere operativi i tuoi flussi di lavoro in pochissimo tempo.

Conclusione

L'automazione del flusso di lavoro può essere uno strumento vantaggioso per qualsiasi azienda che desideri migliorare la propria efficienza organizzativa e aumentare la produzione. Se sai quali passi intraprendere quando implementi questo tipo di sistema, indipendentemente dal fatto che la tua organizzazione sia piccola o grande, sei sicuro di vedere un cambiamento positivo nella produttività e nell'output.