14 Capacità di Project Management Per avere successo come Project Manager

Ti blocchi quando qualcuno ti chiede dei tuoi punti di forza e delle tue abilità?

Può essere difficile parlare di te stesso, vendere ciò in cui sei bravo e sperare che un decisore lo compri. Possiamo anche sapere in cosa siamo migliori? O diamo una risposta che riflette ciò in cui vorremmo essere i migliori?

Per questo studiamo i linguaggi dell'amore e i test dell'Enneagramma: siamo ossessionati dal conoscerci meglio.

La gestione del progetto è un ruolo che richiede una persona estremamente consapevole di sé. Per gestire la comunicazione con le parti interessate e mantenere le risorse e gli obiettivi aziendali in carreggiata, è importante conoscere i propri punti di forza e come sfruttarli quando si lavora con gli altri.

Tutte le aziende utilizzano una qualche forma di strumento di gestione del progetto per aiutare a migliorare l'efficienza organizzativa. Le aziende moderne investono in software di gestione dei progetti ad alte prestazioni per monitorare i progressi e la produttività. Queste soluzioni sono anche abili nel generare preziosi percorsi critici quando un progetto subisce cambiamenti imprevisti.

I project manager richiedono un set di competenze che includa competenze sia hard che soft. Le competenze tecniche, come l'ambito del progetto, le competenze trasversali come la comunicazione e la capacità di adattamento, sono vitali per costruire esperienza nel ruolo.

Come per qualsiasi percorso di carriera, i project manager con capacità e competenze chiave specifiche per ruolo in leadership e senso degli affari possono facilmente trovare una buona opportunità.

14 abilità essenziali di gestione del progetto

I project manager non lavorano mai in silos e sono guidati dalla collaborazione interfunzionale e da una migliore visibilità su attività e flussi di lavoro in tutta l'azienda.

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda utilizzi metodologie tradizionali del ciclo di vita della gestione dei progetti o soluzioni avanzate per gestire i progetti, le competenze richieste da un project manager rimangono in qualche modo simili. Se vuoi entrare nel settore del project management, ecco alcune importanti caratteristiche professionali e personali da sviluppare per avere successo.

Organizzazione

Riesci a immaginare una persona sbadata che cerca di coordinare ogni aspetto di un progetto a livello aziendale? Non c'è niente di sbagliato negli sbadati: anch'io faccio parte di quel club. Ma una persona dovrebbe avere ottime capacità organizzative per gestire correttamente un progetto.

I project manager richiedono capacità organizzative per mantenere il loro team e le sue attività senza intoppi. Un individuo organizzato risponde alle e-mail in tempo, rispetta le scadenze e ha liste di controllo per tutto. Sono competenti nelle metodologie di definizione degli obiettivi e sono responsabili di garantire che le pietre miliari del progetto siano raggiunte entro le scadenze.

Delega e gestione delle attività

Un altro aspetto della gestione del progetto è sapere chi è il migliore in cosa. Nel caso di un progetto scolastico, ciò potrebbe significare chiedere chi è il migliore nei numeri rispetto a chi potrebbe inventare un titolo creativo per il progetto.

Nel mondo professionale, questo significa conoscere i propri dipendenti e saper leggere le persone. Molti progetti falliscono perché sono stati assegnati alla persona o al gruppo sbagliato semplicemente perché molti leader credono che i team dovrebbero accettare con gioia i loro incarichi.

Anche se questo può funzionare per loro, spesso fallisce. I dipendenti sono bloccati a fare lavori che non vogliono mentre sentono che i loro talenti sono sprecati. Per questo motivo, cerca o cerca di essere il project manager che delega adeguatamente gli aspetti di un progetto in base alla personalità o al talento.

Scegliere la giusta strategia

Un buon project manager sa scegliere la strategia migliore per la tua azienda, il progetto e tutti i soggetti coinvolti.

Porsi le seguenti domande prima di pianificare e implementare una strategia e una tabella di marcia per la gestione dei progetti a livello aziendale:

• In cosa è bravo un team specifico?
• Di cosa sarebbero capaci con la giusta guida e leadership?
• Quali sono i loro maggiori punti deboli e bloccanti che ostacolano il completamento del progetto?

Le metodologie di project management non dovrebbero rappresentare una sfida in sé e per sé. Ad esempio, un progettista di marchi potrebbe trovare impegnativo lavorare con i diagrammi di Gantt e potrebbe aver bisogno di un mezzo più intuitivo per lavorare con successo, come piattaforme di gestione dei progetti di facile apprendimento.

Comunicazione

La comunicazione è un problema in molte aziende. Non diciamo cosa intendiamo e abbiamo paura di pestare le dita dei piedi. Per quanto riguarda la gestione del progetto, non c'è tempo per questa apprensione.

I project manager indossano molti cappelli, uno dei quali è il capo comunicatore. Comunicano con tutti i manager coinvolti nel progetto, inclusi tutti i dipendenti, quelli più in alto nell'azienda e chiunque sia esterno all'organizzazione (ad esempio, comunicazione con i clienti) che potrebbe collaborare con la tua azienda per realizzare questo progetto.

Per questo motivo, i project manager devono essere ottimi comunicatori. Questo lavoro non è per la persona la cui casella di posta elettronica rimane impantanata per giorni o parla in tondo, cercando cosa significano. Dovrebbero rispondere rapidamente in grado di affermare il punto che stanno cercando di comunicare in modo conciso.

Se qualcosa è cambiato, un dipendente ha mancato una data di scadenza o i progetti non sono come le bozze approvate, il project manager deve essere in grado di comunicare professionalmente la situazione ad altri dipendenti o ai dirigenti.

Comando

In qualità di project manager, molte persone si rivolgeranno a te per avere risposte, indicazioni o soluzioni. I project manager dovrebbero esibire, tra le altre cose, forti doti di leadership.

Con questo intendo che il tuo manager dovrebbe essere qualcuno che può facilmente attirare l'attenzione. Gli altri dovrebbero rispettarli bene nella tua azienda e da parti interessate e partecipanti esterni. I project manager mantengono un certo livello di autorità sui loro colleghi.

Alcuni dipendenti sono leader naturali. Altri hanno il potenziale per guidare dopo un po' di coaching. Se hai il comunicatore perfetto e organizzato nel tuo team ma dubiti delle sue capacità di leadership, considera di assumerlo come project manager con la consapevolezza che dovrai istruirlo attraverso molte fasi.

Negoziazione

Sebbene questa non sia mai la speranza, a volte i progetti possono diventare difficili. Forse il prezzo che ti è stato indicato non è in linea con la fattura finale. Forse un team di progettazione grafica non ti restituisce le immagini entro i tempi concordati.

Qualunque sia il problema, i project manager devono essere in grado di negoziare una soluzione. Questa caratteristica è adiacente alla capacità di leadership e di comunicazione. Sebbene non siano identici, spesso vedi tutte queste caratteristiche all'interno della stessa persona.

Le seguenti domande sono una guida utile per identificare le capacità di negoziazione in un dipendente:

• Come hanno reagito in precedenza in tempi di crisi?
• Hanno mai rischiato di non ottenere ciò che volevano, solo per trovare un compromesso soddisfacente per entrambe le parti?

La negoziazione è impegnativa e non molte persone vogliono farlo. Può sembrare come litigare con altri professionisti, ma un ottimo project manager sa come trovare una via di mezzo tra varie parti o anche tra team che lavorano per la stessa azienda.

Previsione e gestione del rischio

L'analisi e la gestione del rischio prevedono eventuali rischi finanziari che potrebbero verificarsi prima che diventino realtà. Oltre a prevedere questi problemi, la gestione del rischio include lo sviluppo di potenziali soluzioni per evitare o ridurre al minimo il loro impatto.

Le strategie di gestione del rischio sono un ottimo modo per assicurarti di poter recuperare da cose che non sono ancora accadute. Prevedendo i problemi e preparando la tua azienda a tutto, puoi risolvere i problemi prima che si verifichino.

La gestione del rischio non deve necessariamente essere limitata ai problemi finanziari. Soprattutto come project manager, gran parte del successo del tuo team dipende dalla sua capacità di rispettare le scadenze.

Una strategia di gestione del rischio potrebbe presentare ciascuna data di scadenza una settimana prima del necessario, assicurando che il team lavori duramente per rispettarla ma tenendo conto di alcune circostanze di emergenza.

Considera i tipi specifici di problemi che potrebbero sorgere con il tuo progetto. Non esistono due progetti identici e nemmeno le strategie di gestione del rischio specifiche del progetto.

Programmazione

La pianificazione è un aspetto importante della gestione del progetto, poiché altre persone si affidano a te per rispettare le scadenze. Ciò è particolarmente vero se il tuo team ha un contratto per progetti. Un project manager di qualità assicurerà che tutti i clienti consegnino un lavoro di qualità in tempo.

L'impatto di una corretta programmazione va oltre la delega e la gestione delle attività. La pianificazione include la pianificazione dei pagamenti e della fatturazione, la pianificazione delle date di scadenza, la pianificazione dei turni e altro ancora.

I buoni project manager possono destreggiarsi tra più calendari con tattiche come la codifica a colori e le etichette di priorità.

Gestione dei costi

Il superamento del budget del tuo team può non solo annullare il progetto in corso, ma influire sul team e sull'azienda per il resto dell'anno fiscale. Questo è il motivo per cui la gestione dei costi e il monitoraggio dei costi sono un'abilità essenziale nella gestione dei progetti.

In poche parole, la gestione dei costi si riferisce alla pianificazione e al monitoraggio dei costi aziendali. I project manager utilizzano spesso software di gestione dei costi di progetto per garantire che il team rimanga sottocosto fornendo al contempo un prodotto o servizio di alta qualità.

Alcuni costi da considerare durante un progetto sono forniture, risorse umane, come appaltatori o liberi professionisti, attrezzature o spazio e qualsiasi pagamento che potrebbe essere necessario effettuare se il lavoro richiede più lavoro di quanto inizialmente previsto.

Pensiero critico

Se dovevi sostenere test standardizzati alle elementari, ricorderai l'enfasi sull'essere un pensatore critico. Significava che potevi arrivare alla conclusione migliore con le informazioni che avevi. In qualità di project manager, questa abilità è utile ed è necessaria.

I project manager prendono decisioni quotidiane, dal budget del progetto e l'adesione delle parti interessate all'allineamento degli obiettivi e all'ottimizzazione del flusso di lavoro. Pertanto, è fondamentale (nessun gioco di parole) che un PJM sia un buon decisore. Vuoi qualcuno che valuti tutte le sue opzioni e possa scegliere la migliore nove volte su dieci.

Un altro componente chiave per comprendere la gestione dei progetti è sapere quali progetti avranno successo per ottenere il massimo impatto sul business. Sapere come condurre studi di fattibilità può fornire ai project manager informazioni rilevanti per l'esecuzione del progetto.

Orientato sulle persone

Questa abilità è piuttosto sottovalutata e spesso trascurata nel mondo degli affari. Tuttavia, i project manager devono anche essere bravi manager di persone . È ovvio se ci pensi.

I project manager hanno a che fare con le persone quotidianamente. Sono un punto di contatto per l'intero team e per coloro che sono coinvolti in quel progetto. Sono anche il punto di contatto per i partecipanti esterni.

In caso di alterchi, dilemmi o conflitti, un project manager è il punto di riferimento tra le diverse parti. Dal momento che sono responsabili di garantire che le persone rimangano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e completare le pietre miliari del progetto, è fondamentale che un project manager sia simpatico e un giocatore di squadra.

Risoluzione dei problemi

Questa abilità si riferisce al pensiero critico, che si occupa delle capacità decisionali di un individuo. Tuttavia, questa particolare abilità si riferisce alla reazione di un manager durante un conflitto.

Quando grandi gruppi lavorano insieme, c'è la possibilità di scontrarsi o che si verifichi un disastro sotto forma di violazione del contratto o superamento del budget. I project manager devono essere abili nell'affrontare questioni complicate e sentirsi a proprio agio in condizioni di lavoro ad alto rischio.

I project manager di successo prosperano nello sviluppo di sistemi complessi come metodologie di gestione dei progetti di catena critica.

Istruire

A differenza della leadership, il coaching si occupa di come un manager interagisce e insegna alla propria squadra. Il coaching è una forma per aiutare le persone a prendere le decisioni migliori fornendo loro gli strumenti per arrivarci.

Un buon project manager può far crescere il proprio team sfidando le sue capacità di pensiero critico, fornendo spazio per il brainstorming e la collaborazione e creando un dipartimento orientato agli obiettivi.

Cronometraggio

Ci siamo tutti seduti in una sala riunioni caotica e avremmo voluto avere un martelletto per potenziarci mentre urlavamo: “Ordine! Ordine in tribunale! I project manager sanno come controllare una stanza senza il titolo di giudice d'onore.

Sono abili nel programmare riunioni in modo efficace, nell'utilizzare al meglio il tempo del loro team e nel mantenere l'attenzione. Sono anche abili nel garantire che la riunione rimanga concentrata e nel rispondere alle domande necessarie.

Abbiamo già parlato delle eccezionali capacità di pianificazione, che entrano in gioco quando si parla di gestione delle riunioni. Quando assumi o scegli un project manager, comprendi la sua esperienza nella gestione e nell'influenzare le riunioni.

Assumere un project manager

La verità è che nessuna persona o progetto sarà mai perfetto.

Quando cerchi un project manager, elenca le caratteristiche di cui sopra: quali sono le più importanti e preziose per te? Elenca alcune delle abilità sopra menzionate e considera quelle che devi avere.

Se un candidato ha degli extra, va benissimo! Cercare qualcuno che incarni tutti potrebbe limitare le tue scelte e allungare il processo di assunzione. Scegliendo quelli di cui sai di non poter fare a meno, puoi riunire rapidamente un gruppo di candidati di dimensioni adeguate per un colloquio e una potenziale assunzione.

Candidati interni

Se stai cercando di scegliere un project manager all'interno del tuo team, probabilmente hai già una buona idea dei punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti.

Ad esempio, potresti sapere che Janet spesso perde le date di scadenza, ma svolge un lavoro incredibilmente dettagliato. O forse Eleanor è organizzata ma spesso non tiene conto delle potenziali emergenze.

Se il tuo team ha reso difficile la scelta di un project manager, questo è un buon problema da avere. Prendi in considerazione l'idea di sederti con diversi dipendenti in momenti diversi, discutere se sarebbero interessati all'opportunità e chiedere se sarebbero disposti a mettersi alla prova in determinate aree per stare al passo con il ruolo.

Candidati esterni

Se stai cercando di assumere un project manager da un pool di candidati esterni, hai una sfida leggermente diversa. Sarebbe meglio capire se possiedono queste qualità nel breve tempo che hai per conoscere qualcuno durante un colloquio.

Un buon modo per raggiungere questo obiettivo è chiedere ai candidati di venire preparati con esempi visivi o certificazioni che hanno ricevuto. Allo stesso modo, un candidato alle vendite fornirà i propri numeri trimestrali e chiederà a un candidato project manager di fornire alcuni esempi dei propri progetti completati. Questo offre una spiegazione verbale del progetto e ti permette di vedere l'impatto che hanno avuto in passato.

Apri la strada alla pianificazione del progetto

La gestione dei progetti è una funzione aziendale integrale che gestisce diverse interdipendenze, gestendo e allocando le risorse organizzative e consentendo ai team di raggiungere gli obiettivi aziendali senza problemi.

Quando assumi un project manager, concentrati sulle competenze che mette in campo, poiché questi sono i tratti distintivi di un team che può passare dall'indeciso all'indistruttibile.

La gestione del progetto è interfunzionale nel suo ruolo e nei suoi processi. Scopri di più sulla gestione dell'integrazione dei progetti e su come mantiene i diversi dipartimenti allineati sugli stessi obiettivi.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2018. È stato aggiornato con nuove informazioni.