12 migliori pratiche di approvvigionamento nel 2022

Sviluppare un quadro per gli appalti

Prima di tutto, è necessario un solido quadro di gestione degli appalti prima di affrontare problemi specifici nel processo. Un framework efficiente stabilirà una solida linea guida per tutti i tuoi processi, tra cui:

• Supervisione e approvazione degli ordini di acquisto,
• Gestione di fornitori e fornitori,
• Esecuzione del match a tre a pagamento,
• Registrazione di tutta la documentazione,
• Ricerca di nuovi fornitori e agenti di acquisto,
• Formazione dei dipendenti sui prodotti.

Processi ben definiti creeranno efficienza operativa, aiutando il tuo team con le attività che deve svolgere o dare priorità in un dato momento per completare il lavoro, garantendo così consegne puntuali nelle tue attività aziendali.

Per sviluppare processi di approvvigionamento chiari, è necessario identificare ogni passaggio di acquisto necessario, assegnare una persona specifica per ogni attività e descrivere le azioni per l'attività. Pertanto, il tuo team può rimanere nella stessa immagine e conoscere il proprio lavoro per collaborare con gli altri.

Automatizzare i processi di approvvigionamento

La digitalizzazione del processo di approvvigionamento è inevitabile poiché la tecnologia è integrata in ogni aspetto del nostro mondo. Una trasformazione digitale completa aumenterà i tuoi processi di approvvigionamento a un livello superiore e risolverà molti colli di bottiglia nella tua catena di approvvigionamento.

Ecco i principali vantaggi delle pratiche di approvvigionamento sull'automazione:

• Risparmio di tempo : tutte le ore spese per l'elaborazione manuale come l'immissione dei dati, il follow-up delle fatture, gli aggiornamenti dei record, le approvazioni e il trasferimento dei documenti possono essere accelerati dal software. L'automazione può ridurre le attività operative ripetitive e consentire al tuo team di concentrarsi su ruoli strategici.
• Riduci gli errori umani : l'automazione ti aiuta anche a ridurre al minimo gli errori manuali. Non devi più preoccuparti di controllare gli errori sui risultati calcolati in modo errato o sui dati inseriti in modo errato.
• Ridurre i costi di elaborazione : con il supporto della tecnologia, le aziende possono ridurre la manodopera per il lavoro ripetitivo, risparmiando così i costi lungo il percorso. L'efficienza in termini di costi è uno dei principali vantaggi dell'automazione degli appalti.

Una buona soluzione di digital procurement dovrebbe essere in grado di gestire:

• Gestione dei fornitori: integra e tieni facilmente traccia delle prestazioni dei fornitori,
• Approvazione fatture: rivedere e approvare le fatture rapidamente con un metodo a tre vie,
• Richieste di acquisto: modelli per aiutarti ad acquisire, approvare e monitorare le richieste di acquisto,
• Ordini di acquisto (PO): emettere ordini di acquisto automaticamente in base alle richieste di acquisto approvate,
• Analisi della spesa: ottieni informazioni e suggerimenti utili dai tuoi dati di approvvigionamento,
• Integrazioni: collega il tuo software di approvvigionamento con altri sistemi come ERP e software finanziario.

Pratica la trasparenza degli appalti

La trasparenza negli appalti si riferisce al fornire a tutte le parti interessate interne le informazioni e la documentazione necessarie per completare i propri compiti senza intoppi e consentire loro di prendere decisioni migliori. Con il supporto della tecnologia, puoi esplorare più scenari e sviluppare un modello di pianificazione continua, agile e trasparente per i tuoi team.

Un processo di approvvigionamento trasparente offre molti vantaggi:

• Elaborazione più rapida : quando tutti conoscono il proprio lavoro e quali standard seguire, l'intera operazione può essere eseguita senza problemi con meno colli di bottiglia.
• Riduci le perdite di tempo: l'approvvigionamento trasparente elimina il tempo faticoso dedicato a richieste confuse e lunghe catene di posta elettronica. Al contrario, il tuo staff vede esattamente cosa deve fare ea che ora.
• Responsabilità : la trasparenza nella documentazione indica chiaramente la responsabilità di te e dei tuoi fornitori per ogni fase del percorso di acquisto.
• Pratiche di approvvigionamento responsabile: un processo trasparente guida l'utente a reperire prodotti e servizi in conformità con la responsabilità sociale dell'azienda.

Ottimizza l'inventario con un approccio basato sui dati

La prossima pratica di approvvigionamento da non perdere è sfruttare i dati per migliorare la gestione dell'inventario.

Per verificare se il tuo inventario è ottimizzato, dai un'occhiata ad alcune metriche come il costo di trasporto dell'inventario e il rapporto di rotazione delle scorte . Verifica se il tuo inventario di pianificazione e previsione è buono per ricostituire le scorte in modo efficiente, se i livelli di vendita e inventario sono sincronizzati e quali sono gli articoli più venduti e quelli a vendita lenta per avere una strategia adeguata per loro. Ad esempio, puoi acquistare più azioni per i tuoi bestseller per assicurarne la disponibilità quando i clienti ne hanno bisogno. Al contrario, prova a spingere le vendite per gli articoli a vendita lenta a uno sconto per evitare che diventino obsoleti.

L'adozione del software di gestione dell'inventario può aiutarti ad affrontare tutte le domande di cui sopra. Per le operazioni quotidiane, puoi migliorare il monitoraggio della catena di approvvigionamento, il flusso di inventario tra magazzini e negozi e modifiche coerenti nelle vendite e nei livelli di inventario.

Per un livello avanzato, liberare la potenza dell'intelligenza artificiale e delle informazioni basate sui dati ti aiuterà a ottimizzare i costi di inventario, determinare i tempi di consegna e prevedere la domanda di scorte in futuro, prevenendo così situazioni di sovraassortimento o sottoofferta.

Migliora la gestione dei tuoi contratti

Attualmente, il problema più comune nella gestione dei contratti è la mancanza di una piattaforma centralizzata in cui i dipendenti possono cercare, accedere e recuperare contratti e altra documentazione. Il processo disorganizzato causa molti punti deboli come l'incoerenza tra i contratti, l'elaborazione ingombrante e i problemi di continuità della catena di approvvigionamento.

Per avere un migliore processo di gestione dei contratti, dovresti creare un database cloud centralizzato che consenta al tuo personale di creare, archiviare e mantenere tutta la documentazione dai processi operativi ai modelli di contratto. In questo modo, puoi garantire coerenza e standard tra i tuoi contratti, risparmiare tempo nella gestione di attività ripetute e mitigare errori e rischi.

L'implementazione di un'automazione della gestione dei contratti dovrebbe offrirti:

• Repository centrale: un database facilmente accessibile che archivia tutti i documenti,
• Interfaccia configurabile : un'interfaccia personalizzabile per soddisfare le tue esigenze aziendali,
• Notifiche automatiche : invia avvisi automatici su scadenze contrattuali, rinnovi e possibilità di rinegoziazione,
• Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori : traccia i tempi di consegna, la qualità del prodotto, i prezzi e il rispetto dei termini e delle condizioni di acquisto.

Interagisci con i tuoi fornitori

Costruire una solida relazione con i fornitori è sempre in cima alla lista delle migliori pratiche di acquisto. Se ben gestito, puoi avere fornitori di fiducia che forniscono prodotti e servizi affidabili e di alta qualità in tempo e al miglior prezzo. Per fare ciò, è necessario monitorare e valutare le prestazioni dei fornitori per trovare il modo di creare una relazione vantaggiosa per tutti a lungo termine.

Un processo ben organizzato per l'acquisto e l'approvvigionamento ti aiuterà a gestire e interagire con i tuoi fornitori. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare il coinvolgimento dei fornitori:

• Tratta i fornitori come partner strategici e crea fiducia,
• Comunica le tue esigenze e collabora a stretto contatto con i fornitori su qualsiasi problema relativo agli ordini di acquisto,
• Stabilisci le aspettative in anticipo in modo da poter mantenere i tuoi fornitori a quello standard ed evitare spiacevoli sorprese attraverso un'adeguata negoziazione degli appalti ,
• Paga i fornitori in tempo: se riesci a pagare i fornitori in tempo, i tuoi fornitori daranno la priorità alla tua azienda e apriranno maggiori opportunità di partnership a lungo termine,
• Monitora le prestazioni dei fornitori: valuta la qualità dei beni e dei servizi forniti per assicurarti di ricevere il miglior valore per il tuo investimento.

Avere una strategia multi-sourcing

Affidarsi a un solo fornitore per qualsiasi componente della catena di approvvigionamento è rischioso, soprattutto per l'approvvigionamento diretto . Se si verifica un ritardo nella consegna delle merci o se la tua relazione si interrompe, la tua attività commerciale ne risentirà e non potrai produrre i tuoi prodotti finali finché non li sostituirai con un altro fornitore.

Ecco perché dovresti avere diversi fornitori per creare resilienza nel tuo sistema di approvvigionamento. Inoltre, è meglio diversificare i fornitori di diverse aree geografiche. Ciò mira a ridurre al minimo i rischi di forza maggiore come guerre, pandemie, modifiche alle leggi che influiscono sulle prestazioni dei fornitori e condizioni meteorologiche avverse. Pertanto, puoi sempre passare da un fornitore all'altro in base alle tue esigenze ed evitare interruzioni nella catena di approvvigionamento. Questa è una delle migliori pratiche di approvvigionamento indispensabili per qualsiasi azienda.

Integrare i processi di approvvigionamento

L'intero quadro degli appalti contiene molteplici sottoprocessi che possono essere disparati e creare barriere. Anche quando hai automatizzato alcuni aspetti, ci sono ancora alcune lacune che richiedono azioni manuali come richieste di budget, controlli di qualità, autorizzazione alla spedizione, ecc. Il tuo sistema è quindi frammentato con vari flussi di lavoro pieni di colli di bottiglia, che potrebbero costarti tempo e denaro .

Pertanto, è importante integrare tutti i processi di approvvigionamento per creare un sistema ottimizzato in grado di accelerare i tempi di elaborazione e ridurre i colli di bottiglia. Il collegamento di tutti i flussi di lavoro aiuta i dati a spostarsi senza problemi tra i sistemi senza controlli manuali e fogli di calcolo infiniti. L'integrazione del sistema rende più facile e veloce condurre l'assicurazione della qualità e le verifiche attraverso i processi di approvvigionamento.

Costruisci dashboard di dati

I dashboard dei dati sono un'altra best practice di approvvigionamento per aiutare il tuo team ad accedere ai dati in tempo reale in un formato facilmente comprensibile. Rimuove la confusione e le domande non necessarie quando i vari dipartimenti cercano di mettere insieme i dati.

Una dashboard chiara dei dati ti aiuta a diventare più agile visualizzando i costi effettivi accurati in relazione al budget, misurando le fluttuazioni dei prezzi e valutando le prestazioni dei fornitori.

Inoltre, dati completi e interpretabili offrono anche preziose informazioni per migliorare la strategia e le attività di approvvigionamento. Con un approccio basato sui dati, puoi identificare i principali colli di bottiglia che causano problemi di approvvigionamento e trovare una soluzione per loro.

Forma il tuo team di approvvigionamento

La strategia e gli strumenti giusti non possono essere implementati con successo senza un team competente. Dovresti assicurarti che il tuo personale conosca tutti i processi e sia in grado di fornire le priorità dell'azienda come la gestione dei costi e dei rischi. Inoltre, fornisci al tuo team materiale di formazione sugli acquisti e comunica eventuali modifiche ai processi man mano che si verificano. Le risorse di formazione dovrebbero essere centralizzate in modo che il tuo team possa trovarle facilmente.

Un team ben addestrato è in una posizione migliore per svolgere i processi in modo efficace. Possono identificare e affrontare rapidamente gli ostacoli prima che diventino problemi più grandi. Puoi anche gestire i dipendenti più facilmente, sapendo chi è responsabile di ogni passaggio.

Non ignorare la responsabilità aziendale

Presta attenzione all'impatto economico e ambientale della tua catena di approvvigionamento nelle tue attività di approvvigionamento. I clienti sono sempre più consapevoli della responsabilità sociale d'impresa e prediligono le aziende che producono effetti positivi sulla società o sull'ambiente. Se non soddisfi queste aspettative, potresti danneggiare la tua reputazione e perdere i tuoi clienti a causa della concorrenza.

Pertanto, ricorda di condurre un approvvigionamento socialmente responsabile e valutare se i tuoi fornitori rispettano i tuoi standard.

Controllare i rischi di approvvigionamento

La gestione del rischio di approvvigionamento è un fattore importante da non perdere per le aziende. Dovresti identificare i rischi interni ed esterni che incidono sulla tua catena di approvvigionamento. Ad esempio, alcuni dei principali rischi che puoi incontrare sono l'instabilità dei prezzi, le interruzioni della catena di approvvigionamento, le frodi, le spese eccessive, le scarse prestazioni dei fornitori, le previsioni imprecise della catena di approvvigionamento, ecc.

Dopo aver identificato i rischi di approvvigionamento, ci sono 4 tipi di azioni che puoi intraprendere:

• Ignora i rischi che non sono vere minacce,
• Ridurre la probabilità che si verifichi un rischio,
• Rimuovere la probabilità che si verifichi un rischio,
• Preparare soluzioni per gestire il potenziale di rischio.

Di seguito sono riportate le 12 migliori pratiche migliori per l'acquisto. Per applicarli con successo, prendi in considerazione un ordine di acquisto PWA Magento per semplificare il processo di approvvigionamento.

Con Magento Purchase Order, puoi controllare tutti gli aspetti dei tuoi cicli di approvvigionamento e risparmiare tempo e denaro aumentando le vendite. Puoi monitorare tutti i dati di acquisto in un unico posto sincronizzando i canali di vendita e di inventario, nonché gestendo facilmente tutti i dati di prodotti e fornitori. Il software consente inoltre di ridurre al minimo gli errori umani e semplificare l'elaborazione dell'ordine di acquisto, dalla creazione dell'ordine di acquisto, all'approvazione, alla ricezione dei prodotti e al monitoraggio dei resi dei prodotti, se necessario.

Inoltre, l'approccio basato sui dati del software allevia i punti deboli di stockout, overbuying e underbuying. Ora puoi pianificare il tuo acquisto in base a informazioni utili e individuare opportunità con potenziali fornitori. Prova il nostro ordine di acquisto Magento e guarda come accelera il tuo processo di approvvigionamento al livello successivo.

Stabilire processi ben definiti e potenziare le tue attività di approvvigionamento con la tecnologia è la chiave per ottimizzare il funzionamento e creare un sistema snello ed efficiente. Implementando correttamente queste pratiche, puoi sbloccare il tuo potenziale di approvvigionamento e far crescere la tua attività più velocemente in questo mondo digitale.

1. Quali sono le 7 fasi dell'appalto?

Il processo di appalto prevede i seguenti 7 passaggi:

• Ha bisogno di riconoscimento,
• Richiesta di acquisto,
• Revisione della richiesta,
• Processo di sollecitazione,
• Valutazione e contratto,
• Gestione degli ordini,
• Approvazioni fatture e controversie,
• Tenuta dei registri.

2. Quali sono i quattro pilastri degli appalti?

Ci sono 4 pilastri principali dell'approvvigionamento globale che dovresti tenere a mente quando sviluppi una strategia di approvvigionamento: persone, processo, tecnologia e catena di approvvigionamento. Questi sono i fattori chiave di un approccio globale per sfruttare la tua attività.

3. Cosa è incluso in un contratto di appalto?

Un contratto di appalto contiene termini e condizioni sugli obblighi di ciascuna parte con requisiti specifici sul prodotto, prezzi, metodo di pagamento, condizioni di consegna e altri termini legali.