Servizi di contabilità in outsourcing per le piccole imprese: la guida definitiva

Oggi, l'esternalizzazione dei servizi di contabilità per le piccole imprese è diventata una pratica comune. Come mai?

Questo perché gli imprenditori possono accedere a un team di contabilità virtuale formato e competente a costi inferiori. Ancora più importante, i contabili esterni possono aiutare la tua piccola impresa a crescere più velocemente e a funzionare meglio permettendoti di concentrarti sulle tue funzioni aziendali principali.

Tuttavia, ci sono alcune cose a cui prestare attenzione prima di assumere un team che offre servizi di contabilità e contabilità in outsourcing . È anche una buona idea risolvere i servizi di contabilità che desideri esternalizzare.

In questa nota, esploriamo i vantaggi dell'esternalizzazione dei servizi di contabilità quando sarebbe un buon momento per farlo, le cose che dovresti tenere a mente prima di esternalizzare e quali servizi puoi esternalizzare.

Servizi di contabilità in outsourcing

Esternalizzare i servizi di contabilità e contabilità significa assumere una terza parte per svolgere le tue attività contabili.

Il team esterno che assumi potrebbe collaborare con il tuo personale interno. In alternativa, possono anche offrire servizi di contabilità a 360 gradi, quindi puoi assumerli senza dipendenti per questo lavoro.

Quando dovresti considerare i servizi di contabilità e contabilità in outsourcing?

L'esternalizzazione dei servizi di contabilità per le piccole imprese può sembrare una buona opzione quando:

• La tua piccola impresa non riesce a trovare un candidato adatto da assumere come dipendente a tempo pieno a costi accessibili.
• I tuoi dipendenti a tempo pieno sono in congedo per malattia, in vacanza o in ferie per qualsiasi motivo.
• La tua azienda sta crescendo ed è alla ricerca di opportunità per ampliare i propri servizi di contabilità e contabilità.

5 vantaggi dei servizi di contabilità in outsourcing per le piccole imprese

Perché esternalizzare i servizi di contabilità e preparazione fiscale ?

Ecco alcuni dei vantaggi che puoi sperimentare dopo l'outsourcing:

1. Risparmia tempo

Con la crescita della tua attività , ti ritroverai a dedicare meno tempo a ridimensionare la tua attività e più tempo a concentrarti sulle tue entrate e sulle tue spese.

Invece, puoi concentrare il tuo tempo, impegno e risorse sulla creazione e implementazione di strategie aziendali esternalizzando contabilità, contabilità e altre attività amministrative.

Non solo questa pratica porterà maggiori entrate, ma ti aiuterà anche a costruire relazioni più solide con i tuoi clienti.

2. Accesso alle competenze

Un altro vantaggio dell'esternalizzazione dei servizi di contabilità per le piccole imprese è che offre la possibilità di assumere un professionista con un alto livello di esperienza nel settore. Per rimanere rilevanti e tenere un passo avanti nella corsa, le società di contabilità e contabilità in outsourcing continuano a migliorare le proprie competenze e qualifiche.

Inoltre, l'esternalizzazione di questo servizio apre le porte a un team di esperti specializzati in contabilità. Puoi essere certo che le tue attività di contabilità e contabilità sono in mani esperte e affidabili.

3. Riduce al minimo i costi

Molte aziende commettono l'errore di pensare che i servizi di esternalizzazione comportino costi aggiuntivi e, di conseguenza, inutili. Tuttavia, non è così.

I servizi di contabilità in outsourcing ti consentono di ridurre le tue spese senza ridurre la qualità del servizio. Inoltre, puoi risparmiare i soldi altrimenti pagati su stipendi, forniture per ufficio, sussidi e tasse per i dipendenti a tempo pieno o part-time.

Inoltre, il processo di assunzione del personale interno è un lavoro rigoroso, che consuma i tuoi costi e le tue risorse.

Pertanto, l'assunzione di un team di contabilità in outsourcing è spesso più conveniente rispetto all'assunzione di dipendenti interni per lo stesso lavoro.

4. Meno possibilità di frode

È probabile che le piccole e medie imprese abbiano una sola persona al timone delle loro attività contabili. Si fidano ciecamente di quel dipendente senza alcuna responsabilità o controlli interni in atto. Ciò può aumentare le possibilità di scrivere spese false o manipolare i libri.

D'altra parte, i servizi di contabilità in outsourcing consentono a più persone di esaminare i rapporti e i libri delle transazioni, riducendo le possibilità di frode.

5. Maggiori possibilità di scalare la contabilità

Se solo una persona viene assegnata alla contabilità della tua azienda, è destinata a sentirsi oberata di lavoro in breve tempo. In questo caso, le possibilità che questo dipendente individui un'anomalia nei libri contabili potrebbero essere basse.

Con un team dedicato di contabili, tuttavia, avrai maggiori possibilità di individuare anomalie grazie alla loro esperienza nelle migliori pratiche contabili.

Inoltre, il team esterno avrà disponibilità e manodopera sufficienti per scalare facilmente i tuoi servizi, senza alcun ritardo.

Cosa cercare nei servizi di contabilità in outsourcing

Quindi, hai deciso a favore dell'esternalizzazione dei servizi di contabilità per le piccole imprese. Grande!

Il passo successivo prevede la scelta di un'azienda che sia adatta ai tuoi obiettivi e alla tua etica lavorativa. In altre parole, la loro qualità delle prestazioni deve essere in linea con i tuoi obiettivi.

Allo stesso tempo, è solo quando mettono in mostra professionalità e creano fiducia che puoi fare affidamento su di loro per curare i tuoi libri contabili.

Come si fa a scegliere la giusta società di contabilità, però? Ecco alcune domande da porsi prima di sottoscrivere un servizio di contabilità in outsourcing:

• Avete bisogno di servizi di contabilità e contabilità di base, come le registrazioni manuali o la contabilità finanziaria? O hai bisogno di servizi aggiuntivi, come buste paga o servizi di dichiarazione dei redditi? (più su quello più sotto)
• Quale schema di pagamento segue la società di contabilità esternalizzata: addebito mensile, orario o qualsiasi altro metodo?
• Qual è il tuo budget mensile per la contabilità e la contabilità?
• L'azienda che vuoi assumere ha le giuste qualifiche ed esperienza? Hanno fornito risultati costantemente di alta qualità in passato?
• La società di servizi di contabilità si sincronizza con il tuo software di contabilità preferito, come Xero, QuickBooks, Wave o FreshBooks?
• Sono sufficientemente flessibili per adattarsi alle tue mutevoli esigenze in futuro?
• Mantengono la privacy e la sicurezza dei dati quando gestiscono i dati contabili e finanziari dei loro clienti?

Quali servizi di contabilità puoi esternalizzare?

I servizi di contabilità e contabilità che puoi esternalizzare includono, ma non sono limitati a:

• Contabilità di fine anno

Ciò comporta la preparazione delle relazioni di fine anno da presentare alle assemblee generali e da inviare agli azionisti. Più in particolare, potrebbe essere necessario raccogliere i rendiconti finanziari e le ricevute, regolare le voci e pianificare il budget per l'anno successivo.

La fine dell'anno finanziario è il periodo più intenso dell'anno per la maggior parte delle aziende. Pertanto, l'esternalizzazione dei requisiti contabili di fine anno può aiutarti a evitare colli di bottiglia dell'ultimo minuto.

• Libro paga

Potrebbe essere necessario preparare le dichiarazioni salariali dei dipendenti, calcolare i pagamenti dei bonus e pagare le commissioni. Esternalizzando i servizi di amministrazione delle buste paga, puoi assicurarti di non perdere mai la conformità fiscale o la scadenza delle buste paga.

• Preparazione delle dichiarazioni dei redditi

Una società di contabilità esterna può preparare l'imposta sulle vendite, l'imposta periodica e altre dichiarazioni. Possono anche facilitare l'elaborazione e la pianificazione fiscale, le dichiarazioni trimestrali e le dichiarazioni multiple.

• Gestione del libro mastro

È possibile ridurre al minimo il rischio di indebitarsi dei clienti esternalizzando i servizi di contabilità per le piccole imprese. In particolare, la società di contabilità virtuale può aiutarti con la gestione del libro mastro delle vendite a breve oa periodo fisso.

Anche la gestione del registro dei servizi completi può essere all'ordine del giorno. Poiché utilizzano i più recenti strumenti e software per la gestione della contabilità, possono fornire i servizi di contabilità della migliore qualità per la tua azienda.

• Audizione interna

L'esternalizzazione dei requisiti di audit interno apre le porte a servizi di configurazione delle funzioni di audit interno di prim'ordine.

Quando assumi consulenti di audit interni dall'esterno, possono anche aiutarti con la creazione di procedure e manuali di policy, revisioni strategiche delle prestazioni e accurate revisioni del miglioramento dell'efficienza.

• Gestione del flusso di cassa

Puoi fare affidamento su una società di servizi di contabilità in outsourcing per comprendere prima le vendite e le spese previste. Quindi, identificheranno le aree problematiche analizzando i conti fornitori, i conti attivi, la politica di credito, l'inventario e altri componenti.

Questa attività li aiuterà a prevedere tutti i flussi di cassa in entrata e in uscita per la tua attività in un periodo di tempo. A loro volta, queste proiezioni del flusso di cassa possono aiutarti nella raccolta di fondi, nel budgeting e nella pianificazione aziendale.

• Servizi di consulenza di valutazione

È necessario tenere a mente le migliori pratiche di valutazione per soddisfare i complessi requisiti di rendicontazione fiscale e finanziaria della propria azienda. Anche in questo caso, l'esecuzione di questo compito potrebbe non essere possibile per mancanza di tempo.

Un team esterno di consulenza per la valutazione offre servizi di valutazione di qualità per beni immateriali, proprietà intellettuali, tasse e la tua attività nel suo complesso. Possono anche fornire una valutazione per derivati, compensi basati su azioni e premi azionari, tra gli altri.

• Contabilità Excel

È fondamentale ricordare che le soluzioni contabili non sono mai valide per tutti. Diverse aziende avranno diverse quantità di dati finanziari. Di conseguenza, potrebbe essere difficile per i responsabili contabili interni eseguire inserimenti manuali in Excel o mostrare i dati correttamente in Excel.

L'esternalizzazione di questo lavoro garantisce soluzioni personalizzate, come l'integrazione di cartelle di lavoro con origini dati esterne.

L'importazione dei dati di Excel nel software basato su cloud e l'automazione del lavoro ripetitivo manuale mediante la creazione di macro sono attività quotidiane per i contabili di Excel in outsourcing.

• Rapporto finanziario

I rapporti finanziari forniscono informazioni dettagliate sulle prestazioni della tua attività durante un determinato anno finanziario. Ecco perché l'analisi e il reporting sono diventati oggi compiti cruciali per le aziende.

È necessario preparare e analizzare rendiconti di profitti e perdite, bilanci, rendiconti di riconciliazione bancaria, rendiconti finanziari, rapporti di analisi aziendale e rapporti di analisi delle operazioni. A causa della tua scarsità di tempo, puoi affidare queste attività a un team esterno di esperti.

L'esternalizzazione delle tue attività di rendicontazione finanziaria può anche darti accesso a servizi bonus. Questi possono includere la preparazione di rapporti sull'imposta sulle vendite, rapporti sulle vendite e rapporti sugli acquisti.

• Elaborazione fattura

Per semplificare le operazioni aziendali, dovresti considerare il numero di fatture gestite al mese, il numero di persone coinvolte nell'elaborazione delle fatture, il tempo impiegato per elaborare le fatture e altre metriche chiave.

Tuttavia, potresti finire per spendere migliaia di dollari all'anno solo per risolvere problemi nell'abbinamento delle fatture ai rispettivi ordini di acquisto, nel rispondere alle domande dei fornitori o in altri difetti nell'elaborazione delle fatture.

Un team di contabilità esterno, invece, può aiutarti a convalidare i dati delle fatture, scansionare fatture cartacee, registrare transazioni, creare ricevute per fatture fornitori e altro ancora.

• Riconciliazione dei conti

Questo servizio ti aiuta a verificare se il saldo effettivo del conto corrisponde a quello dell'estratto conto bancario corrispondente.

Il team di riconciliazione dei conti in outsourcing verificherà l'accuratezza di ciascun conto identificando errori e incongruenze e correggendo debitamente il saldo finale.

Infine, il team ti consegnerà un rapporto di riconciliazione completo contenente voci in sospeso, eccezioni e assegni pagati.

• Inserimento del diario manuale

In qualità di proprietario di una piccola impresa, potresti non disporre del personale necessario per eseguire registrazioni a giornale manuali. Un team di registrazione prima nota manuale esterno può inserire con precisione le transazioni prima nota nei libri mastri.

Oltre a ridurre gli errori in questo tipo di lavoro, possono suggerire miglioramenti su voci di diario discutibili o problematiche.

L'asporto

La contabilità e la contabilità sono funzioni vitali per ogni azienda, ma sono anche complesse. Non solo questi lavori richiedono tempo, ma anche conoscenze specialistiche. Senza un'adeguata esperienza di contabilità e contabilità, potrebbero esserci diversi errori e, prima che tu te ne accorga, la tua attività potrebbe persino andare in bancarotta.

L'esternalizzazione dei servizi di contabilità per le piccole imprese, tuttavia, presenta vantaggi significativi. Questi includono l'efficienza in termini di costi, il ridimensionamento del numero di attività e la flessibilità in termini di accordi e contratti.

Per usufruire di questi e altri vantaggi, contatta gli esperti contabili dedicati di MyTasker. Oltre a mantenere i tuoi conti, possono migliorare il flusso di cassa, trasformare le tue funzioni finanziarie e aiutare la tua attività a crescere.