Come organizzare un viaggio di lavoro per il tuo team remoto

Il nostro mondo sta cambiando, in particolare per le aziende di molti settori, ed è un cambiamento che sta avvenendo anche a livello globale. Per alcuni è il passaggio a un ambiente di lavoro ibrido oa un ambiente di lavoro completamente remoto.

C'è stato un cambiamento nel lavoro a distanza grazie agli ultimi anni in cui una cosina chiamata COVID-19 ha reso difficile lavorare nelle consuete condizioni. Dai blocchi alle restrizioni sul distanziamento sociale, molte aziende si sono adattate al lavoro a distanza.

Alcune aziende hanno mantenuto questo lavoro a distanza e c'è una crescita di nuove aziende che operano esclusivamente su base remota. Sebbene possano esserci molti vantaggi, ci sono alcune sfide o svantaggi nel lavoro a distanza.

Come organizzi un viaggio di lavoro con il tuo team remoto? La logistica per portare un dipendente o più dipendenti da e verso una destinazione può sembrare impegnativa. Fortunatamente, al giorno d'oggi è disponibile una meravigliosa gamma di strumenti e software per semplificare la pianificazione dei viaggi di lavoro indipendentemente dalla situazione lavorativa.

In questa guida, vedremo come organizzare in modo efficace un viaggio di lavoro per il tuo team remoto nel 2022.

In che modo i viaggi di lavoro avvantaggiano i team di un'organizzazione

Come azienda, i tuoi dipendenti sono la parte più importante di essa. Ti affidi a loro per presentarsi, lavorare sodo e ottenere il maggior successo possibile per il business. Tuttavia, è evidente che alcune aziende non dedicano abbastanza tempo a creare un ambiente di lavoro più sano per il proprio personale.

Lo sapevi che più della metà di tutti i lavoratori americani sono disimpegnati dal lavoro? Una mancanza di produttività o motivazione sul posto di lavoro può essere dannosa per qualsiasi azienda ed è peggiorata se hai più membri del personale che la pensano tutti allo stesso modo. I viaggi di lavoro, tuttavia, offrono molti vantaggi ai team indipendentemente da dove lavorano. Continua a leggere per vedere come i viaggi di lavoro avvantaggiano i team di un'organizzazione.

# 1. Migliora le relazioni con i dipendenti

È importante che le relazioni con i dipendenti siano stabilite, soprattutto quando è probabile che trascorrano molto tempo con loro ogni giorno. Che si tratti di chiamate Zoom, via e-mail o di persona, tutti devono andare avanti.

I viaggi di lavoro sono un ottimo modo per aiutare a trovare una via di mezzo per coloro che forse non hanno molti rapporti di lavoro nel mondo degli affari. Può aiutare a trovare interessi reciproci e costruire quella comunicazione può essere utile quando si tratta della loro efficienza con il lavoro.

#2. Autocomprensione e sviluppo

Molti viaggi di lavoro, in particolare quelli che coinvolgono alcune attività di team building e networking, possono essere ottimi per la comprensione di sé e lo sviluppo dell'individuo. Tutti i dipendenti meritano l'opportunità di prosperare nei loro ruoli e come dipendenti, è importante dare loro tali opportunità.

I viaggi di lavoro possono fornire istruzione e la possibilità di godere del lato sociale del lavoro per l'azienda.

#3. Ottimo per il benessere mentale sul posto di lavoro

I viaggi di lavoro, che si tratti di un giorno o di un fine settimana, o di incontrare nuovi clienti in un altro paese, sono un'ottima scusa per godersi un po' di tempo lontano dalla scrivania. In quanto lavoratori a distanza, è probabile che si trovino in un ambiente in cui stanno mescolando il loro ambiente personale con quello di lavoro.

Avere un po' di tempo lontano può essere ottimo per il loro benessere mentale in modo che tornino sentendosi meno stressati e pronti ad affrontare qualsiasi progetto futuro in arrivo.

#4. Crea motivazione ed esprime apprezzamento

Come azienda, riconoscere il duro lavoro dei tuoi dipendenti è fondamentale. Aiuta a mantenerli felici nel loro lavoro e abbastanza soddisfatti da non andare altrove. Con regolari trasferte di lavoro, mantiene ispirati i tuoi dipendenti, contribuendo a portare nuove opportunità ed esperienze che restituiscono a coloro che ogni giorno danno molto all'azienda.

Cinque consigli utili per organizzare un viaggio di lavoro per i team remoti

Come puoi organizzare in modo efficace un viaggio di lavoro per il tuo team remoto? Abbiamo messo insieme cinque consigli utili che renderanno l'organizzazione di un viaggio di lavoro un gioco da ragazzi e qualcosa che non porterà i tuoi dipendenti responsabili della loro prenotazione, notti insonni!

1. Utilizza un'agenzia di viaggi aziendale per condividere i dettagli del viaggio.

Prenotare viaggi aziendali di qualsiasi tipo può essere impegnativo, motivo per cui utilizzare un'agenzia di viaggi aziendali per gestire tutto per te sembra il sogno, giusto? Un problema con i team remoti, così come quelli che condividono lo stesso spazio di lavoro, non saranno sempre nello stesso posto nello stesso momento per condividere i dettagli del viaggio.

Con un'agenzia di viaggi, coloro che viaggiano possono rimanere regolarmente aggiornati sull'organizzazione del viaggio attraverso questa piattaforma. Non solo l'elemento della prenotazione è coperto, ma gli utenti riceveranno tutte le informazioni rilevanti necessarie per il loro viaggio, sia che prendano un aereo, un treno o noleggiano un'auto.

Con molte aziende che esternalizzano le loro operazioni commerciali, ha senso fare lo stesso per le tue esigenze di viaggio. In effetti, prima della pandemia, le dimensioni del mercato dell'outsourcing globale raggiungevano l'enorme cifra di 92,5 miliardi di dollari. È un servizio tanto necessario che molte aziende utilizzano ora e continueranno a farlo.

2. Crea un itinerario di viaggio flessibile.

Per il tuo team remoto, è importante che sia a conoscenza dei piani che sono stati messi in atto durante il viaggio. Gli itinerari di viaggio sono un classico sia per affari che per piacere, quindi assicurati di crearne uno per il viaggio in anticipo.

Ci saranno alcuni viaggi di lavoro che forse non consentono molto tempo di inattività, tuttavia è sempre bene avere un po' di flessibilità negli orari, ove possibile. Questo può quindi prevedere tutto ciò che non va esattamente secondo i piani e dove potresti dover optare per un approccio diverso.

Ci sono fantastici modelli online che puoi scaricare e modificare a tuo piacimento, distribuendoli al tuo team remoto quando necessario.

3. Ricerca e fornisci informazioni sulla destinazione.

Qualsiasi viaggio di lavoro deve fornire ai propri viaggiatori alcune informazioni di base sulla destinazione. Dalle condizioni meteorologiche attese alla cultura locale e tutto ciò che varrebbe la pena conoscere, soprattutto se si va in un altro paese.

Se hai qualcuno che è responsabile della prenotazione di questo viaggio aziendale internamente, ti suggeriamo di mettere insieme un cheat sheet che ogni membro del personale può utilizzare e a cui fare riferimento quando è in viaggio.

4. Organizzare attività di team building o escursioni.

I viaggi di lavoro non devono necessariamente essere solo affari e niente divertimento. Anche quelli destinati esclusivamente al business e non necessariamente orientati al team building possono comunque avere un elemento di piacere.

Detto questo, prova a organizzare alcune attività di team building o escursioni, che si tratti di una degustazione di vini la sera o di una gita di un giorno in un punto caldo locale per i turisti.

Queste attività ti aiuteranno a spezzare il viaggio per aggiungere più equilibrio, soprattutto quando ti aspetti che il personale sia lontano dalla vita personale al di fuori del lavoro per così tanti giorni o settimane alla volta.

5. Pianifica ritardi imprevisti.

Ci saranno quasi sempre ritardi quando si tratta di viaggiare. La pandemia ha sicuramente gettato nel caos i piani di viaggio per alcuni e rimane ancora problematica in alcune aree del mondo. Quindi pianifica in anticipo, ma pianifica anche l'imprevisto. Può essere più facile a dirsi che a farsi, ma avere un piano di riserva nel caso in cui qualcosa non andasse come speravi può essere meglio che non avere altri piani.

In che modo puoi migliorare le relazioni con i dipendenti da remoto?

Esistono molti modi per migliorare le relazioni con i dipendenti anche quando si lavora con un team remoto. Ecco alcuni suggerimenti per mantenere viva e vegeta tale comunicazione in ogni momento.

• Prendi il caffè Zoom mattine

Le mattine del caffè Zoom possono ancora essere una cosa, anche se sono state una caratteristica di punta durante la pandemia.

Se hai un team remoto, che tu lo faccia tutti i giorni o una volta alla settimana, dedica 15-20 minuti della tua mattinata per organizzare una sessione Zoom in cui tutti si gustano una tazza di caffè ( o tè ). Non deve essere legato al lavoro, solo un'opportunità per rilassarsi e chattare!

• Fai il check-in con incontri one-to-one

Le riunioni individuali sono un ottimo modo per verificare regolarmente con i tuoi dipendenti e per assicurarti che stiano facendo bene i loro ruoli. A volte, i dipendenti possono lottare con il loro carico di lavoro o semplicemente potrebbero avere una settimana difficile.

È bene fare check-in regolari per chiedere come sta il membro del personale e come il supervisore o il manager possono aiutare con qualsiasi cosa che è diventata un problema. In cambio, otterrai miglioramenti nella soddisfazione sul lavoro e alla fine dimostrerai al tuo team che tieni anche al loro benessere personale.

• Usa strumenti collaborativi

Ci sono molti strumenti e software online disponibili per noi da utilizzare in questo mondo moderno. Usa gli strumenti collaborativi perché sono disponibili per un motivo. È utile avere una connessione costante disponibile, in particolare quando si tratta di lavorare in remoto. Che si tratti di Slack per la comunicazione istantanea con Zoom per la pianificazione delle riunioni.

I viaggi di lavoro sono facili da pianificare con gli strumenti giusti

Per il tuo team remoto, pianificare un viaggio di lavoro non deve essere difficile. In realtà può essere un processo divertente che può essere divertente da pianificare, indipendentemente dall'intensità del lavoro. Assicurati di utilizzare gli strumenti disponibili e di esternalizzare qualsiasi ulteriore aiuto di cui potresti aver bisogno per avere ogni volta viaggi di lavoro di successo.