In che modo la correzione online trasforma i flussi di lavoro creativi

C'è molto da guadagnare ottenendo feedback e approvazione più rapidi sui tuoi contenuti.

Ecco tre vantaggi per far girare la palla:

1. Hai più tempo per perfezionare i tuoi contenuti
2. Puoi effettivamente rispettare le tue scadenze
3. Puoi intraprendere progetti extra

Insieme, ciò si traduce in un lavoro di qualità superiore e in un uso più efficiente di tempo e denaro. Vinci, vinci e vinci!

La domanda, ovviamente, è come? E la risposta è la correzione online.

In precedenza, la verifica di solito coinvolgeva una manciata di persone che si riunivano attorno a una stampa o a un monitor per discutere un contenuto. La differenza con la correzione online è che, come suggerisce il nome, l'intero processo si svolge online.

Prima della pandemia: e-mail, collegamenti di trasferimento e presentazioni

Nei decenni che hanno preceduto la pandemia, la maggior parte dei team ha utilizzato uno dei seguenti metodi per provare i propri contenuti online:

• E-mail: invia contenuti alle parti interessate e discuti le modifiche nelle catene di e-mail
• Trasferisci collegamenti: invia un collegamento per il download alle parti interessate e discuti le modifiche tramite e-mail o chat
• Presentazioni: presenta i contenuti in PowerPoint o Presentazioni e discuti il ​​feedback su una chiamata o nei commenti

Dopo la pandemia: software di correzione online

La pandemia di COVID-19 ha completamente trasformato il modo in cui lavoriamo insieme. Uno studio di McKinsey & Company sul futuro del lavoro riporta che 4-5 volte più lavoro ora avviene da remoto .

Man mano che i team diventano sempre più distribuiti, le agenzie e i team di marketing più produttivi si sono rivolti a software di correzione online per le loro revisioni creative. Ciò fornisce uno spazio centralizzato e trasparente per la condivisione di file, la raccolta di feedback e il monitoraggio di versioni e approvazioni.

Allo stesso modo in cui Slack ha trasformato la chat sul posto di lavoro e Zoom (per non parlare di Loom) ha trasformato le riunioni, il software di correzione online ha reso le revisioni dei contenuti più chiare, veloci e collaborative.

Ma prima di entrare nei dettagli di come funziona la correzione online, esaminiamo le quattro insidie ​​dell'utilizzo della posta elettronica per le revisioni di contenuti creativi.

Le 4 insidie ​​della verifica dei contenuti creativi tramite e-mail

La frase più pericolosa in lingua inglese è: "Abbiamo sempre fatto così", ha detto la pioniera scienziata informatica del 20° secolo Grace Hopper. E secondo Forbes, è anche la frase più pericolosa negli affari .

Quando si tratta di lavoro da colletti bianchi, la posta elettronica è stata il canale di comunicazione preferito per circa tre decenni.

• Hai bisogno di fare una domanda al tuo collega al settimo piano? E-mail.
• Hai bisogno di controllare se qualcuno ha voglia di bere qualcosa dopo il lavoro? E-mail.
• Hai bisogno di ricevere feedback su alcuni video dal senior management? E-mail.

Ma con le revisioni dei contenuti , in particolare, il lavoro di correzione via e-mail è sempre stato disordinato. E ora che 2 professionisti del marketing e creativi su 3 hanno una configurazione di lavoro ibrida , i problemi con quel processo stanno diventando sempre più evidenti.

Questo può essere suddiviso in quattro aree chiave.

1. File e feedback sono totalmente disconnessi

Uno dei maggiori problemi con le bozze online tramite e-mail è che il feedback non è esplicitamente collegato al file a cui fa riferimento. E questa, come stai per scoprire, è una ricetta per il caos.

Collegamenti di trasferimento multipli, dozzine di allegati, centinaia di commenti, tutti sparsi in una miriade di catene di e-mail. Il tuo team deve perdere tempo a consolidare tutto in un unico posto prima ancora che tu possa pensare di iniziare con la versione successiva.

Il probabile esito? Il feedback viene frainteso e sono necessari ulteriori cicli di revisione per portare avanti il ​​lavoro, aggiungendo giorni al processo di approvazione.

2. La revisione delle risorse creative tramite e-mail è una seccatura

Immagina di provare a dare un feedback su un documento senza poter evidenziare la parte che vuoi modificare. Dovresti spiegare i tuoi pensieri con lunghe descrizioni o copiare e incollare parti del contenuto in un'e-mail. Questo non solo richiederebbe più tempo, ma aumenterebbe anche le possibilità che il tuo feedback venga interpretato male.

Inefficiente, vero?

Eppure è così che i team forniscono quotidianamente feedback su video, progetti e altri tipi di file. Le parti interessate perdono tempo a scrivere codici temporali e acquisire schermate per spiegare cosa significano. E i creatori di contenuti sono lasciati a mettere tutto insieme o convocare una riunione per maggiore chiarezza.

3. Inseguire le persone per feedback e approvazione è un lavoro a tempo pieno

Abbiamo già parlato dei problemi che le parti interessate devono affrontare quando forniscono feedback tramite e-mail. Quindi è naturale che molti di loro rimandino il più a lungo possibile.

Questo crea un problema per i project manager, gli account manager e gli esperti di marketing. Innanzitutto, devono tenere d'occhio chi ha dato l'approvazione o ha richiesto modifiche (ciao fogli di calcolo). Quindi devono inviare e-mail agli inseguitori per ricordare alle persone che il loro feedback è dovuto.

E quindi cosa succede? Il tempo creativo viene spremuto, la qualità dei contenuti subisce un duro colpo e le scadenze vengono perse.

4. Il controllo della versione esce dalla finestra

La correzione della posta elettronica è un disastro per il controllo della versione.

Qui ci sono solo alcuni problemi che puoi incontrare:

• Devi dare un feedback sui file senza avere il tuo feedback precedente come riferimento
• Puoi dare accidentalmente un feedback su una vecchia versione se perdi qualche email
• I tuoi contenuti (in particolare i documenti) possono essere modificati e ricondivisi come nuove versioni

E se operi in un settore regolamentato come quello finanziario, sanitario o legale, c'è un enorme rischio di pubblicare la versione sbagliata, facendo precipitare la tua azienda in acqua calda.

Come funziona il software di correzione online e perché è meglio per i team moderni

La verifica online ripristina l'ordine nel caos delle revisioni via e-mail centralizzando l'intero processo di revisione.

Ti dà accesso immediato a tutto ciò che accade nei tuoi progetti, tutto nel tuo browser. Quindi, in pochi secondi, puoi rispondere a domande come "Qual è la differenza tra questa versione e l'ultima?" o "Quali file sono pronti per il lavoro del mio team oggi?"

Diamo un'occhiata a come funziona la correzione online in sei passaggi.

1. Creare un progetto

Il primo passo nel processo di correzione online è la creazione di un progetto. Questo è effettivamente uno spazio nel cloud in cui puoi caricare file e il tuo revisore può entrare per aggiungere commenti, direttamente nel proprio browser.

Ci vuole solo un minuto per impostare il tuo progetto. Quindi puoi tenere sotto controllo ogni file, versione, commento e approvazione, tutto in un unico posto.

2. Imposta il tuo flusso di lavoro di revisione

Dopo aver creato il tuo progetto, puoi impostare il tuo flusso di lavoro per assicurarti che ogni file venga approvato dalle persone giuste.

I tuoi passaggi di revisione potrebbero essere simili a questi:

• Revisione creativa: direttore creativo, art director, copywriter
• Riesame della direzione: account manager, project manager, stratega
• Recensione del cliente: Brand manager, marketing manager, esperto legale

Questo approccio consente di evitare che il lavoro venga inviato a parti interessate importanti prima che sia pronto. Hai il controllo completo su chi vede cosa e quando.

3. Carica i file e imposta le date di scadenza

Ora per la parte più semplice di tutte: la condivisione di file.

Carica semplicemente i tuoi file e scegli con quali gruppi di revisori desideri condividerli. Non sono richiesti download e nessun rischio di timeout dei link di trasferimento.

Quindi imposta una data di scadenza in modo che i tuoi revisori sappiano quando è necessario il loro feedback. E se dimenticano di fornire un feedback man mano che la scadenza si avvicina, i migliori strumenti di correzione online invieranno loro automaticamente un promemoria.

4. Raccogli feedback e collabora

Hai condiviso i tuoi file e il feedback sta arrivando. Ora è il momento di interagire con i tuoi revisori, scambiare idee nei commenti e allineare tutti prima di sviluppare la versione successiva.

La maggior parte dei software di correzione online include strumenti come annotazioni e allegati. In questo modo è facile vedere con precisione di quali parti dei tuoi contenuti parlano le persone, in modo da poter elaborare con sicurezza le modifiche.

5. Ottieni l'approvazione nella tua prima fase di revisione

Dopo aver implementato il feedback di tutti nei tuoi contenuti, sarai pronto per condividere una nuova versione con il tuo primo passaggio di revisione, ad esempio il tuo team creativo.

Se sei fortunato, otterrai l'approvazione della tua seconda versione. Ma a seconda della complessità dei tuoi contenuti, potresti aver bisogno di un altro giro per prepararli per il prossimo passaggio di revisione.

6. Ripeti quanto sopra per i passaggi di revisione rimanenti

Non appena avrai ottenuto l'approvazione nella tua prima fase di revisione, sarai pronto per condividere i tuoi contenuti con il prossimo gruppo di parti interessate.

Questo potrebbe essere il tuo team di marketing, esperti di prodotto o conformità. E se vuoi velocizzare le cose, puoi eseguire alcuni di questi passaggi di revisione in parallelo per raggiungere più velocemente la tua versione finale.

11 funzionalità del software di correzione online che risolvono i problemi delle revisioni via e-mail

Condivisione di file. Discutere il feedback. Monitoraggio delle approvazioni. Ecco le 11 caratteristiche più importanti del software di correzione online:

1. Commenti, annotazioni e allegati

Uno dei maggiori vantaggi della correzione online è l'esperienza utente per i revisori.

Invece di scrivere lunghe descrizioni tramite e-mail, puoi aggiungere feedback direttamente sopra i tuoi file. Sia che tu stia fornendo un feedback su un video, un documento o un'immagine, puoi fare clic sul punto esatto che desideri modificare o di cui vuoi parlare. Quindi puoi creare il tuo commento nel contesto.

Ecco una carrellata delle funzioni di feedback più popolari:

• Tocca per aggiungere commenti
• Crea annotazioni con lo strumento penna, linee, riquadri e frecce
• Aggiungi allegati come riferimenti o per ulteriore contesto
• Rispondi per discutere i commenti nel contesto
• Usa gli emoji per reagire ai commenti e risparmiare tempo
• @Menziona compagni di squadra o revisori

2. Timecode automatizzati per video e file audio

Il video è uno dei formati di file più difficili da esaminare tramite e-mail. I file devono essere caricati per trasferire i collegamenti, condivisi e scaricati entro un determinato periodo di tempo. Quindi, i revisori devono elencare i timecode per spiegare quali parti desiderano modificare.

Il software di correzione online riduce drasticamente i tempi di revisione dei video con un piccolo aiuto dai timecode automatizzati. Basta toccare il file video o audio durante la riproduzione per metterlo in pausa e creare un marcatore. Quindi concentrati sulla scrittura del tuo commento senza dover spiegare di quale parte del contenuto stai parlando.

E poiché i commenti sono legati a frame specifici, gli editor possono fare clic su qualsiasi commento per passare a quella parte del file video o audio. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso sulle modifiche e aiuta a portare i contenuti al traguardo più velocemente.

3. Scadenze e promemoria automatici

Se hai mai lavorato in un'agenzia pubblicitaria o in un team di marketing, è molto probabile che tu abbia dovuto inseguire alcune persone per ottenere feedback e approvazione. Non solo è frustrante, ma è anche un'enorme perdita di tempo.

La correzione online risolve questo problema consentendo di impostare le date di scadenza per ogni fase del flusso di lavoro di approvazione. Quindi, con l'avvicinarsi della data di scadenza, ai revisori verrà ricordato di fornire un feedback. Il tutto mentre sei impegnato a concentrarti su compiti più critici.

Alcuni software fanno un ulteriore passo avanti consentendoti di impostare automaticamente le date di scadenza in base a un intervallo di tempo preimpostato (ad esempio, due giorni). Quindi, se qualcuno avvia una revisione oggi, la data di scadenza verrà automaticamente impostata per dopodomani, riducendo al minimo il lavoro manuale e stabilendo aspettative chiare e coerenti per i tuoi stakeholder.

4. Controllo della versione integrato con confronti affiancati

Il controllo della versione è una parte essenziale di qualsiasi processo di revisione di successo. Ecco come la correzione online può aiutarti a gestire le tue versioni come un professionista:

• Aggiungi nuove versioni ai file esistenti per mantenere una chiara cronologia delle versioni
• Rivisita le versioni precedenti in qualsiasi momento, inclusi tutti i commenti
• Avvisa i revisori o i compagni di squadra se stanno esaminando una versione precedente
• Confronta le versioni fianco a fianco per vedere cosa è cambiato e verificare la nuova versione

Con alcuni strumenti, puoi persino confrontare automaticamente due versioni per evidenziare cosa è cambiato. Ed è solo una questione di tempo prima che l'IA inizi a svolgere un ruolo più importante nelle revisioni dei contenuti , aiutandoti a rimanere fedele al marchio o a ottenere i layout di progettazione giusti.

5. Supporto per tutti i tipi di file più popolari

Alcuni strumenti di correzione online, come siti Web o file di progettazione, sono specializzati in tipi di file specifici. Ma gli strumenti più preziosi ti consentono di combinare tutti i tuoi file sotto lo stesso tetto.

Puoi condividere file nei seguenti formati:

• Documenti: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Video: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Immagine: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Audio: MP3, AAC, WAV
• Sito Web live: siti HTTPS
• Contenuto HTML: HTML

Avendo tutti questi contenuti e feedback in un unico posto, puoi evitare di dover passare da uno strumento all'altro per gestire i tuoi cicli di revisione. E ancora meglio, possono farlo anche i tuoi revisori, che potrebbero non andare d'accordo con altri strumenti.

6. Esamina passaggi e modelli

Prima di iniziare qualsiasi progetto, dovresti pensare al tuo processo di revisione e ai diversi stakeholder che devono essere coinvolti per raggiungere il traguardo.

Se lavori in un'agenzia pubblicitaria, potrebbe essere simile a questo:

• Gruppo creativo
• Gestione contabile
• Cliente

Oppure, per un team di marketing, potrebbe assomigliare di più a questo:

• Marchio e marketing
• Prodotto
• Conformità

Con il software di correzione online, puoi impostare questi passaggi e invitare tutti i tuoi revisori all'inizio del progetto. Quindi, ogni volta che condividi un file, puoi assicurarti che venga visto e approvato dalle persone giuste al momento giusto.

E la ciliegina sulla torta? Puoi trasformare i tuoi flussi di lavoro in modelli da riutilizzare in più progetti. Perfetto per le aziende che hanno bisogno di implementare flussi di lavoro coerenti in tutta la loro azienda.

7. Ricerca rapida per cercare file, versioni e commenti

Il bello di avere tutte le recensioni dei tuoi contenuti in un unico posto è che tutto è ben organizzato e facile da trovare.

Ma quando il tempo è essenziale, puoi trovare ciò di cui hai bisogno ancora più velocemente con la funzione di ricerca o ricerca rapida del tuo software di correzione online.

Ciò ti consente di cercare nell'intera piattaforma un commento, un file, una versione o un progetto specifici. Quindi, puoi saltare ad esso in un lampo e vedere esattamente quello che stavi cercando: un enorme risparmio di tempo rispetto alla ricerca nella tua casella di posta.

8. Indicatori di stato per vedere chi ha approvato cosa a colpo d'occhio

Immagina di parlare con il tuo capo di un lavoro che hai recentemente condiviso con un cliente. Se ti chiedessero quanti dei tuoi revisori lo hanno approvato, quanto tempo impiegheresti a trovare una risposta affidabile?

Con il software di correzione online, puoi rispondere a questa domanda in pochi secondi. Dalla dashboard del tuo progetto, puoi vedere lo stato di revisione di ogni file e revisore a colpo d'occhio.

In alcuni software, ad esempio, vedresti uno dei seguenti indicatori di stato per ogni revisore:

• In revisione (grigio): il revisore deve ancora dare un'occhiata a questa versione
• Modifiche richieste (arancione): il revisore ha richiesto modifiche a questa versione
• Approvato (verde): il revisore ha approvato questa versione

Questo ti dà una visione chiara di quali file sono pronti per lavorare in modo da poter gestire le tue risorse in modo efficiente. E fa anche risparmiare tempo in riunioni di stato inutili perché tutti sanno già dove ti trovi nel processo.

9. Archivia i rapporti di revisione per controllare il tuo processo di approvazione

Se lavori in un settore regolamentato, la verifica online può essere di grande aiuto quando si tratta di monitorare il percorso di approvazione dei tuoi contenuti.

Con i rapporti di revisione, puoi salvare ogni commento e decisione di revisione in ogni versione di un file, compresi i timestamp.

Questo può essere esportato come PDF e salvato sul tuo sistema. Quindi, se c'è mai un reclamo o una causa legale, puoi vedere esattamente dove le cose sono andate male e chi era responsabile.

10. Integrazioni per restare sempre aggiornato sulle tue app preferite

I migliori strumenti di correzione online possono connettersi con tutte le tue app preferite. Questo di solito funziona tramite integrazioni native o provider di automazione di terze parti.

Ecco alcuni modi in cui puoi implementare le integrazioni nel tuo flusso di lavoro di correzione online:

• Invia promemoria di feedback ai tuoi revisori in Slack o Microsoft Teams
• Imposta attività di revisione in software di gestione dei progetti come Asana e Monday
• Crea automaticamente un progetto quando viene inviata una richiesta di marketing

11. Approfondimenti per aiutarti a monitorare e ottimizzare le tue revisioni dei file

Il software di correzione online è progettato per ridurre al minimo il tempo di feedback e massimizzare il tempo dedicato ad attività produttive e ad alto impatto.

Con approfondimenti e analisi integrati, il software di correzione online mostra quanti file, versioni e commenti il ​​tuo team crea ogni mese. E rivela le tendenze di come queste cose stanno cambiando nel tempo.

Questo ti aiuta a monitorare le prestazioni e trovare modi per migliorare la produttività.

Posti di lavoro frammentati richiedono soluzioni innovative

L'e-mail non è stata creata per la verifica dei contenuti. E poiché la pandemia ha reso i luoghi di lavoro più distribuiti e frammentati, i team hanno iniziato a cercare strumenti per risolvere i loro problemi di correzione.

Con il software di correzione online, puoi condividere file, discutere modifiche e ottenere l'approvazione in un'unica piattaforma. Rende più veloce il feedback per i revisori e rende i commenti più chiari e accurati per i creatori di contenuti. Automatizzando i passaggi chiave del processo di revisione, le prove online consentono ai team di concentrarsi sulla realizzazione del loro lavoro migliore.

La creazione di flussi di lavoro di progettazione efficienti è il prossimo grande passo nelle prove online. Scopri come la collaborazione creativa guida i flussi di lavoro di progettazione e rende i tuoi contenuti brandizzati più autentici.