101 Guida per stabilire la tua struttura organizzativa senza scopo di lucro

Mentre impari come avviare un'organizzazione senza scopo di lucro , inizierai a capire quanto sia fondamentale determinare quali attività ogni membro del team è responsabile di possedere. Prendersene cura prima piuttosto che dopo gioca un ruolo importante nel garantire che i tuoi processi rimangano ottimizzati man mano che ridimensioni.

È qui che torna utile una struttura organizzativa formalizzata senza scopo di lucro .

Di seguito, ti illustreremo tutto ciò che devi sapere per definire la tua struttura organizzativa . Forniremo anche esempi su come costruire un organigramma senza scopo di lucro che delinei i tuoi flussi di lavoro e prepari la tua organizzazione non profit per il successo a lungo termine.

Che cos'è una struttura organizzativa senza scopo di lucro ?

Definire la struttura organizzativa della tua organizzazione non profit aiuta i dipendenti a vedere e comprendere più chiaramente le relazioni, la struttura dei rapporti e i flussi di lavoro all'interno del proprio team. Aiuta anche vari reparti a collaborare senza calpestare nessuno o duplicare il lavoro.

Una struttura organizzativa definisce il modo in cui opera la tua attività senza scopo di lucro , mentre un organigramma senza scopo di lucro è una rappresentazione visiva di questi sistemi.

Ci sono diverse guide che puoi trovare online che spiegano come formattare un organigramma funzionale senza scopo di lucro, ma è molto più che semplici linee che collegano i volti su una pagina. Il tuo organigramma pone le basi su cui fanno affidamento i membri del tuo staff , i membri del consiglio e la catena di comando per continuare a soddisfare le esigenze della tua comunità.

Come costruire la tua struttura organizzativa senza scopo di lucro

La tua struttura organizzativa dovrebbe essere unica per te. Tuttavia, ci sono alcune aree funzionali indispensabili che assicurano che nulla scivoli attraverso le fessure.

È inoltre fondamentale familiarizzare con gli standard richiesti per le organizzazioni non profit e creare uno statuto senza scopo di lucro che ti mantenga a tali standard. Questi componenti avranno un impatto sul tuo piano aziendale generale e sulla tua struttura senza scopo di lucro.

Di seguito, ti guideremo attraverso queste aree funzionali e come ottimizzare la tua pianificazione strategica per ottenere risultati specifici. Ma prima di entrare in questo, entriamo nella stessa pagina sul perché tutto questo è importante.

Ragioni per creare una struttura definita

Creare la tua struttura organizzativa senza scopo di lucro richiede tempo ma vale l'investimento. Ecco una manciata di motivi per stabilire la tua struttura e le tue linee di reporting prima piuttosto che dopo:

• Rimuovi la confusione: man mano che la tua organizzazione non profit cresce, è difficile tenere traccia di chi fa cosa (soprattutto per i nuovi assunti).Una struttura organizzativa formale riduce la confusione delineando le responsabilità dei team, le relazioni di reporting e la gerarchia.

• Prendi decisioni migliori più velocemente: la struttura aiuta a delineare il processo decisionale , consentendo ai tuoi leader di prendere decisioni strategiche in modo più efficiente senza coinvolgere parti non correlate.

• Colma le lacune: un'illustrazione della tua struttura con un organigramma senza scopo di lucro aiuta a identificare i titoli di lavoro e le posizioni che devono essere riempite per raggiungere il tuo pieno potenziale.

• Elimina i silos: quando migliori la collaborazione tra i team, i team si allineano meglio su metriche e obiettivi prestazionali.

• Prevenire la duplicazione del lavoro: senza chiare linee di responsabilità e comunicazione, è più comune che team diversi duplichino i propri sforzi.Questo porta alla perdita di tempo, denaro e produttività.

Funzioni critiche da definire

Ogni no profit (e anche for-profit, del resto) ha aree funzionali che devono essere definite. Ogni dipendente della tua azienda svolge un ruolo diverso: sviluppo del prodotto, servizio clienti, marketing e altro ancora.

Una struttura organizzativa aiuta a organizzare questi dipendenti in secchi più ampi con le seguenti aree funzionali:

• Governo
• Amministrazione
• Programmi

Governo

Il tuo consiglio senza scopo di lucro è responsabile del processo decisionale di alto livello . Queste persone assicurano che la tua organizzazione non profit sia strategicamente pronta a raccogliere fondi ed eseguire la sua missione.

Amministrazione

I tuoi membri amministrativi supervisionano il budget e la strategia. Monitorano le finanze per assicurarti di spendere entro i tuoi mezzi ed eseguire strategie che soddisfano gli obiettivi della tua organizzazione non profit.

Programmi

I professionisti del tuo programma probabilmente costituiscono la maggior parte della tua organizzazione no profit, in quanto questi sono gli individui responsabili del lavoro essenziale. Il personale del programma include marketing, raccolta fondi , risorse umane , volontari e gestione degli eventi.

Come formattare un organigramma

Esplorare le opzioni di formattazione per il tuo organigramma può aiutarti a trovare idee su ciò che ha più senso per il tuo team. Ecco alcuni formati popolari:

• Dall'alto al basso
• Dal basso verso l'alto
• Piatto
• Divisionale
• Interfunzionale
• Matrice
• Girare

Dall'alto al basso

Una struttura organizzativa dall'alto verso il basso è probabilmente la più popolare. Il tuo consiglio di amministrazione e i direttori esecutivi siedono in cima, quindi la leadership precipita con i singoli contributori seduti in fondo.

Dal basso verso l'alto

Una struttura dal basso verso l'alto capovolge un grafico convenzionale. Con questa struttura, la leadership si trova nella parte inferiore dell'organizzazione con i singoli contributori in cima.

Tuttavia, questo metodo non è solo una visualizzazione. È una cultura e una mentalità. Con questa struttura, la leadership serve manager e dipendenti per garantire che siano mobilitati per svolgere al meglio il loro lavoro, piuttosto che il contrario.

Piatto

Una struttura organizzativa piatta rimuove i livelli di gestione e dispone di persone che riportano direttamente al livello più alto del personale esecutivo. Le organizzazioni che seguono questo metodo si autogestiscono principalmente con alti livelli di autonomia.

Le strutture piatte funzionano alla grande per le organizzazioni più piccole in cui tutti indossano più cappelli. Mantenere tutti connessi e sulla stessa pagina può essere difficile, ma elimini rapporti e silos non necessari.

Divisionale

Una struttura divisionale suddivide la tua organizzazione non profit in diversi progetti. Ad esempio, potresti avere una struttura separata per ogni prodotto che fornisci o area geografica che servi. Ogni divisione ha le sue principali responsabilità di leadership che hanno un impatto su parti critiche dell'azienda, come le attività amministrative, finanziarie, delle risorse umane e di marketing.

Interfunzionale

Una struttura interfunzionale organizza gli individui in base ai loro ruoli. Ciò significa che tutto il tuo staff di marketing può connettersi tra iniziative e progetti e il tuo team delle risorse umane può connettersi tra responsabilità. Questa struttura organizzativa rende facile per i membri di diversi team entrare in contatto con il dipartimento giusto per la collaborazione al progetto.

Matrice

Una struttura a matrice combina grafici interfunzionali e divisionali. Mette i programmi in alto, i progetti a sinistra e gli individui al centro.

Girare

Una struttura organizzativa rotonda funziona per le organizzazioni più piccole in cui il reporting lineare è una priorità minore. L'obiettivo principale delle strutture organizzative rotonde è sapere chi fa parte del team e le loro responsabilità.

4 best practice per stabilire la tua struttura organizzativa senza scopo di lucro

Ecco alcune best practice per assicurarti di massimizzare i vantaggi della definizione della tua struttura non profit:

1. Rendi accessibile il tuo organigramma

Il tuo organigramma non è solo per il consiglio di amministrazione e i dirigenti: consenti a tutti i tuoi dipendenti di accedervi. Questa iniziativa incoraggia la trasparenza senza scopo di lucro e aiuta a creare fiducia con i tuoi dipendenti. Quindi, possono utilizzare il grafico per trovare i partner giusti con cui collaborare per attività specifiche.

Sebbene tu possa stampare copie del tuo grafico, queste diventano rapidamente obsolete. Utilizzare un software o un formato digitale per aggiornare e condividere il tuo organigramma ti aiuta a mantenerlo aggiornato quando assumi un nuovo membro del team o qualcuno se ne va.

2. Usa lo strumento di visualizzazione giusto

La tua organizzazione non ha bisogno di inventare la ruota ogni volta. I migliori strumenti di visualizzazione forniscono modelli integrati in modo da non doverne creare e progettarne uno da zero. Ecco alcuni programmi che la tua organizzazione non profit potrebbe prendere in considerazione per progettare il tuo modello di organigramma personale:

• Canva
• InDesign
• Photoshop
• Airtable
• Presa della corrente

Inoltre, alcuni software sono creati appositamente per questo intento. Le seguenti opzioni software lo rendono ancora più semplice con strumenti di trascinamento della selezione, importazioni di fogli di calcolo e automazione:

• Lucidchart
• Mirò
• Tabellone
• Organimi

3. Aggiorna regolarmente il tuo grafico

La tua organizzazione perderà rapidamente fiducia nell'accuratezza dei tuoi grafici se non li aggiorni regolarmente. Assicurati di ritoccare immediatamente i tuoi grafici ogni volta che un dipendente si unisce o lascia la tua azienda. Ti consigliamo inoltre di prestargli un po' di attenzione durante i cicli promozionali e le ristrutturazioni organizzative.

4. Concentrati sulla praticità

Il tuo organigramma non è solo una bella visualizzazione della tua struttura, è uno strumento pratico che i dipendenti possono utilizzare per lavorare meglio. Quindi rendi i tuoi grafici il più funzionali possibile. Aggiungi le informazioni di contatto per consentire ai dipendenti di contattarti rapidamente e assicurati che i tuoi grafici non diventino troppo confusi per essere seguiti dagli utenti.

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