Padroneggiare l'arte del budget senza scopo di lucro: principi chiave e migliori pratiche

Tutte le organizzazioni non profit richiedono denaro per operare. Senza il duro lavoro di determinare il flusso di cassa e l'allocazione del capitale, le missioni di beneficenza sono solo idee. Un budget efficace può garantire che la tua organizzazione operi in modo efficiente.

Un modo per vederlo è che un budget senza scopo di lucro è il documento di pianificazione utilizzato per tenere traccia delle spese e delle entrate. In altre parole: determina dove dedicherai le tue risorse in base alle priorità.

Ma non tutti i budget non profit sono uguali. Esistono diversi tipi di budget destinati a scopi specifici, reparti o periodi specifici. Usalo come guida per assicurarti che le tue attività finanziarie contribuiscano alla sostenibilità finanziaria e all'impatto a lungo termine della tua organizzazione.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un budget senza scopo di lucro?

Un budget completo fa parte del piano aziendale di qualsiasi organizzazione non profit. Quando ti prendi il tempo per organizzare un piano finanziario chiaro e coerente che si allinei con i tuoi obiettivi tempestivi, ci sono chiari vantaggi. Questi sono solo alcuni dei motivi più ovvi per creare un budget per la tua organizzazione non profit.

• Raggiungi la tua missione: un budget senza scopo di lucro efficace ti mantiene concentrato sulle cose giuste. Più risorse dedichi a un determinato obiettivo, più è probabile che tu lo raggiunga.
• Crescere senza spendere troppo: un budget ti consente di crescere in modo sostenibile senza il rischio di superare le tue entrate. Gestire un ente di beneficenza senza un budget chiaro è come guidare di notte senza le luci accese: non sai dove stai andando, aumentando il rischio di un incidente improvviso.
• Comunicare meglio: un buon budget migliora la trasparenza interna dell'organizzazione non profit facilitando sane conversazioni sulle finanze del tuo gruppo. La pianificazione del budget aiuta a supportare l'allineamento del personale e assicura che i membri del consiglio dell'organizzazione no profit sappiano cosa sta succedendo.
• Mantieni felici i donatori: un potenziale donatore non vuole donare a un'organizzazione dispendiosa. Vogliono assicurarsi che tu spenda i tuoi fondi con saggezza e che i loro contributi abbiano un impatto. In parole povere, avere un piano finanziario chiaro crea fiducia con i tuoi finanziatori.

Mantieni questi vantaggi in primo piano mentre crei il tuo prossimo budget. Questi potrebbero anche essere utili promemoria per il tuo team se hanno bisogno di motivazione per partecipare al processo di pianificazione del budget. Più buy-in ottieni dal tuo team, migliore sarà il processo.

Un chiaro processo di definizione del budget aiuta anche a migliorare altre aree della tua organizzazione, incluso il tuo sistema di contabilità senza scopo di lucro e la tua gestione degli audit senza scopo di lucro.

4 tipi di budget per le organizzazioni non profit

I budget ruotano tutti attorno al denaro, ma budget diversi servono a scopi diversi. Ecco quattro dei tipi più comuni di budget utilizzati dalle organizzazioni non profit.

• Budget operativo: questo è uno dei tipi più comuni di budget senza scopo di lucro e mostra le entrate previste annuali e le spese operative. Molto probabilmente inizierai con un budget proposto, quindi monitorerai la spesa effettiva durante l'anno fiscale.
• Budget di capitale: questo budget è costituito dai numeri finanziari direttamente associati a progetti a lungo termine, come una campagna di costruzione.
• Budget del programma o del progetto: questo rapporto fornisce una panoramica delle entrate e delle spese per un progetto specifico. Puoi anche creare questi budget di programma per singoli dipartimenti, come la raccolta fondi o il marketing.
• Proiezione del flusso di cassa: questo budget ha proiezioni che rispondono alla domanda su quanti soldi hai in banca in un dato momento. Le organizzazioni spesso si affidano a queste proiezioni per prevedere il flusso di denaro in entrata e in uscita.

Sia che tu selezioni uno di questi budget o utilizzi una combinazione, capire come ognuno è unico è il primo passo.

Approcci di budgeting: 3 tipi da considerare

Oltre ai diversi tipi di budget, esistono anche approcci fondamentali al budget strategico. Queste sono le filosofie alla base del modo in cui un'organizzazione vede il denaro. Puoi applicare ciascuno ai vari tipi di budget.

• Budget a base zero: questo approccio prevede di iniziare da zero all'inizio dell'anno fiscale per determinare le priorità e come spendere i soldi in base a tali obiettivi.
• Budget basato sul reddito: questo approccio ti consente di prevedere il tuo reddito, quindi rientrare nelle spese che puoi permetterti da tale importo. È più facile quando hai un'idea chiara di quali saranno le tue entrate future.
• Budget incrementale: questo approccio prevede la creazione di un budget utilizzando un aumento o una diminuzione percentuale in base al budget dell'anno precedente. Si basa su ciò che già sai funziona e richiede molto meno tempo per essere costruito rispetto a partire da zero.

Non esiste un approccio "giusto" al budget organizzativo: devi trovare quello che funziona meglio per te. La cosa più importante è rimanere coerenti dopo averne selezionato uno. In caso contrario, non sarai in grado di confrontare accuratamente i budget da un periodo all'altro.

Caratteristiche del budget senza scopo di lucro: cerca queste 5 cose

Abbiamo esaminato alcuni budget organizzativi, ciascuno con variazioni ed elementi diversi. Tuttavia, molti di loro avevano diverse caratteristiche simili. Questi sono alcuni dei termini più comuni che vedrai apparire sui budget.

• Entrate: questo è il denaro che entra nella tua organizzazione. Per la maggior parte delle organizzazioni non profit, queste fonti di entrate si riferiscono agli sforzi di raccolta fondi da donazioni, sponsor e sovvenzioni per le organizzazioni non profit. Può anche significare quote associative e vendita di biglietti per eventi di raccolta fondi.
• Spese: questo si riferisce alle cose per cui hai speso soldi, che è una vasta gamma di costi diretti che più comunemente includono stipendi del personale, viaggi, marketing senza scopo di lucro, spese del programma, spazio per uffici e forniture e sviluppo professionale.
• Proiezioni vs effettivo: questo risponde alla domanda: "Cosa ti aspettavi rispetto a quello che è successo?" Le proiezioni sono una parte cruciale del processo di definizione del budget e vorrai vedere quanto le tue spese stimate erano vicine ai risultati effettivi.
• Periodo di tempo: questo garantisce che il tuo budget includa lo stesso periodo a scopo di confronto, sia che tu tenga traccia del trimestre più recente o di una panoramica di tre o cinque anni. Ma assicurati di mantenere almeno un budget annuale che guardi all'anno fiscale più recente.
• Obiettivi: questo risponde alla domanda: "Quali numeri di entrate stai cercando di raggiungere?" Mantieni i tuoi obiettivi organizzativi in ​​primo piano per ricordare qual è il tuo obiettivo e quali metriche misurare per capire come arrivarci.

Best practice per la creazione di un budget senza scopo di lucro

Ora che abbiamo spiegato perché hai bisogno di un budget e che aspetto ha, decomponiamo alcune best practice per ottimizzare il tuo budget come leader senza scopo di lucro. Imparerai da questo processo e migliorerai con il tempo e lo sforzo, ma si spera che questi suggerimenti ti facciano risparmiare tempo e errori potenzialmente costosi.

• Coinvolgi le persone giuste: ottieni il contributo del tuo staff, dei volontari e del consiglio di amministrazione nel processo di creazione e revisione del budget per garantire l'adesione.
• Allineati con i tuoi obiettivi: assicurati che il tuo budget valga il tuo tempo creandone uno che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi. Il budget della tua organizzazione non profit dovrebbe supportare direttamente i tuoi obiettivi organizzativi e il tuo piano strategico.
• Mantienilo accurato e aggiornato: crea processi sostenibili che ti aiutino a tenere traccia dell'accuratezza di questi numeri. Un budget impreciso o obsoleto ti fornirà informazioni errate, diminuendo la corretta gestione finanziaria.
• Non annegare nei dettagli: mantieni la maggior parte dei rapporti sul budget ad alto livello per evitare di rimanere bloccato nelle erbacce. Il tuo team finanziario si occuperà del nocciolo della questione, ma il tuo consiglio probabilmente vorrà una panoramica.
• Scegli lo strumento di budget giusto: scegli un software di budget che sia utile e non eccessivamente complicato. L'automazione di alcuni di questi processi con la tecnologia aiuterà la tua organizzazione a crescere in modo sostenibile e a mantenere i numeri accurati. Questo potrebbe essere semplice come iniziare con Excel o passare a software come QuickBooks o FreshBooks. Questi strumenti avranno spesso modelli di budget senza scopo di lucro per aiutarti a iniziare.

Preparati a pianificare meglio

Il budget è una parte cruciale per mantenere la tua organizzazione in carreggiata e solvibile. Senza un budget, non raggiungerai i tuoi obiettivi o la tua missione. Questa gestione finanziaria è il modo per migliorare la salute finanziaria generale della tua organizzazione non profit, anche se non è facile, vale la pena prestare attenzione per mantenere viva e fiorente la tua organizzazione.

Redattore:Ayanna Julien