Audit senza scopo di lucro: una guida per garantire la responsabilità finanziaria

Gli audit senza scopo di lucro potrebbero sembrare intimidatori, ma sono molto meno spaventosi di quanto pensi. Per cominciare, l'Internal Revenue Service (IRS) raramente ha motivo di controllare la tua organizzazione, dal momento che sei un'organizzazione no profit e non paghi le tasse.

Ciò significa che hai un maggiore controllo su quando, dove e come condurre audit indipendenti. A volte le leggi statali e federali richiedono di controllare la tua organizzazione no profit, ma non è sempre così. E anche se non hai l'obbligo legale di condurre un audit, un esame finanziario può comunque essere un enorme impulso per la tua organizzazione.

Di seguito, ti guideremo attraverso tutto ciò che devi sapere sugli audit senza scopo di lucro. Approfondiremo cosa sono, perché sono importanti, i diversi tipi di audit, come scegliere il revisore giusto e altro ancora.

Cosa sono gli audit indipendenti senza scopo di lucro?

Un audit senza scopo di lucro indipendente prevede un esame dei registri finanziari, delle pratiche contabili, dei controlli interni, delle transazioni e dei rendiconti finanziari dell'organizzazione. Un revisore o una società di revisione in genere lo conduce per la tua organizzazione non profit.

I motivi comuni per cui potresti condurre un audit senza scopo di lucro sono migliorare la posizione finanziaria, la trasparenza, la responsabilità e le pratiche contabili della tua organizzazione di beneficenza. In breve, ti aiuta a tenere traccia delle tue donazioni e spese e garantisce l'assenza di negligenza a porte chiuse.

I donatori devono fidarsi di un'organizzazione prima di contribuire con un regalo una tantum o un finanziamento ricorrente e un audit indipendente fornisce loro quella rassicurazione tanto necessaria.

Tuttavia, non tutti gli audit senza scopo di lucro sono volontari.

Ci sono alcune situazioni in cui la tua organizzazione non profit può essere tenuta a condurre un audit. Ad esempio, il tuo stato potrebbe imporre requisiti di audit se il tuo reddito e la tua spesa superano una certa soglia. E alcune sovvenzioni senza scopo di lucro richiedono un audit soddisfacente prima che la tua organizzazione non profit possa ricevere finanziamenti.

Termini di revisione senza scopo di lucro da conoscere

Prima di addentrarci troppo nell'auditing, entriamo nella stessa pagina su alcuni termini di auditing comuni. Probabilmente vedrai (o ascolterai) questi termini usati quando scegli e lavori con un revisore, quindi è meglio arrivare preparati prima di sottoporsi a una revisione finanziaria:

• Statuto: senza scopo di lucro gli statuti (noti anche come articoli dell'organizzazione) spiegano come opera la tua organizzazione non profit. Si tratta di una raccolta di regole, processi, linee guida e clausole.
• Riconciliare: riconciliare significa stabilire un accordo tra diverse fonti di informazione, come le transazioni bancarie con un rendiconto finanziario.
• Controlli interni : i controlli interni sono politiche e procedure per garantire che i rendiconti finanziari rimangano affidabili e coerenti, come le osservazioni dell'inventario, i sistemi di controllo delle password e il software di contabilità.
• Richiesta di proposta (RFP): una RFP è un documento che invii a potenziali revisori e aziende per determinare la soluzione giusta per la tua organizzazione di beneficenza.
• Fornito dal cliente (PBC): un PBC è un elenco che i revisori inviano alla tua organizzazione richiedendo l'accesso a determinati documenti e informazioni.
• Pronunce: le pronunce sono regole stabilite dal Financial Accounting Standards Board (FASB) e dal Governmental Accounting Standards Board (GASB) che determinano le regole per la segnalazione esterna e la divulgazione.
• Principi contabili generalmente accettati ( GAAP ): GAAP include regole per la determinazione di costi, entrate, corrispondenza e divulgazione.
• Certified Public Accountant ( CPA ): Un CPA è qualcuno con una licenza per fornire servizi di contabilità al pubblico.
• Non qualificato: Unqualified è un parere di revisione che attesta che i tuoi rendiconti finanziari sono conformi a GAAP.

Questo non è un glossario completo dei termini di revisione contabile e contabilità, ma è un buon punto di partenza. La terminologia è fondamentale nella contabilità, quindi non aver paura di controllare un termine se non sei sicuro di cosa significhi. In caso di dubbio, cercalo.

5 tipi di audit senza scopo di lucro

Hai alcune opzioni per ottenere un audit indipendente per la tua organizzazione senza scopo di lucro. Esamineremo i diversi tipi:

1. Audit interno

Gli audit interni sono meglio di niente, ma non aumentano necessariamente la trasparenza e la responsabilità pubblica, poiché un team interno potrebbe essere la radice del problema.

Tuttavia, gli audit interni possono essere un modo efficace per la tua organizzazione di identificare le opportunità di miglioramento. Potresti trovare modi migliori per fare i tuoi rapporti finanziari o identificare preziosi risparmi sui costi. Un audit interno è un'opportunità per fare un passo indietro, vedere il quadro più ampio e guardare la storia e la traiettoria della tua organizzazione no profit.

Il team di sviluppo della tua organizzazione assegna un comitato di audit per eseguire gli audit interni.

2. Audit esterno

Gli audit esterni sono in genere l'opzione di auditing più affidabile per le organizzazioni non profit. I revisori o le società di revisione esamineranno i tuoi rendiconti finanziari, i controlli interni e le migliori pratiche per trovare aree di miglioramento.

Avere una prospettiva di terze parti (qualcuno pagato per fare l'audit) significa che riceverai consigli oggettivi da qualcuno meno probabilmente influenzato da relazioni o emozioni. Ti forniranno consigli attuabili e ti faranno sapere quando è necessario modificare una determinata pratica.

3. Verifica di conformità

Gli audit di conformità esaminano l'obbedienza dell'organizzazione alle leggi federali, statali e locali. È meno un controllo finanziario (anche se normalmente lo include in una certa misura) e più un controllo sui requisiti di conformità e l'aderenza allo statuto stabilito.

4. Controllo finanziario

Gli audit finanziari esaminano principalmente i rendiconti finanziari della tua organizzazione non profit per trovare opportunità di miglioramento. Il revisore può suggerire modi per tagliare i costi o raccomandare la modifica di alcuni controlli interni.

Ad esempio, gli utenti del tuo software di contabilità potrebbero non seguire le best practice per le password o potrebbero esserci privilegi di accesso troppo limitati all'interno dell'organizzazione.

5. Audit operativo

Gli audit operativi esaminano i sistemi della tua organizzazione no profit per trovare buchi e opportunità. Ecco alcune funzioni che i revisori esamineranno tipicamente:

• Risorse umane
• Tecnologie dell'informazione
• Sistemi operativi
• Hardware
• Software
• Produttività

I revisori forniranno raccomandazioni per aumentare l'efficienza della tua organizzazione e aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi finanziari.

Perché gli audit senza scopo di lucro sono importanti?

Non hai l'obbligo legale di controllare la tua organizzazione non profit? Anche se va bene, potresti comunque prendere in considerazione l'idea di farne uno. Gli audit offrono vantaggi che vanno ben oltre la conformità e le caselle di controllo.

Ecco alcuni motivi per controllare la tua organizzazione non profit:

• Fornire responsabilità: audit regolari incoraggiano le migliori pratiche e la responsabilità continua. Coloro che sono responsabili delle vostre finanze e operazioni commerciali sanno di avere la responsabilità di rimanere al passo con le cose e di essere onesti.
• Migliora la trasparenza delle organizzazioni no profit : donatori, investitori, istituti di credito e partner vogliono fidarsi della tua organizzazione non profit. Il controllo della tua organizzazione aiuta a dimostrarne la legittimità e l'affidabilità.
• Identifica le opportunità: gli audit ti danno l'opportunità di fare un passo indietro rispetto alle minuzie quotidiane e trovare opzioni per migliorare le tue operazioni e la salute finanziaria.
• Qualificati per le sovvenzioni: alcuni finanziatori di sovvenzioni richiedono audit per garantire che la tua organizzazione non profit sia affidabile, legale e finanziariamente esperta.
• Rispettare le leggi locali: alcuni governi statali e locali richiedono alla tua organizzazione di completare un audit finanziario se le tue entrate o spese superano una certa soglia.

Sebbene gli audit singoli una tantum siano un ottimo inizio, inizia con una cadenza regolare con gli audit annuali. Prova a farli a fine anno prima di inviare la dichiarazione dei redditi.

Spiegazione del processo di audit senza scopo di lucro

Il processo di audit può differire leggermente a seconda del revisore, ma ecco una panoramica approssimativa di come tende ad apparire il processo:

1. Richiesta di proposta: inviare una RFP a revisori e società di revisione per comprenderne i costi, la disponibilità e la tempistica.
2. Incontro iniziale: incontra il tuo revisore per discutere le aspettative, gli elementi importanti e le scadenze. Il tuo revisore elencherà i file, i documenti e il personale a cui avranno bisogno di accedere per avviare l'audit.
3. Raccolta degli elementi: raccogli i rendiconti finanziari richiesti e le persone con cui il tuo revisore dovrà parlare durante la verifica. Ricontrolla i nomi utente e le password per assicurarti che il tuo revisore possa accedere ai tuoi sistemi e al software di contabilità.
4. Inizia il lavoro sul campo: dai all'auditor la stanza per indagare sulla tua organizzazione, rivedere i documenti chiave e parlare con il personale.
5. Risultati e raccomandazioni: chiedi al tuo revisore di compilare i risultati e le raccomandazioni in un rapporto di audit da presentare alla tua organizzazione.
6. Azione: agire immediatamente in base alle raccomandazioni del revisore.

Come scegliere il revisore giusto per la tua organizzazione non profit

Il revisore che scegli avrà un grande impatto sulla qualità e sull'attuabilità del tuo audit. Quindi fai la dovuta diligenza quando ne scegli uno: concentrati sulla ricerca dell'azienda giusta per soddisfare il tuo caso d'uso.

Ecco alcune cose che vorrai guardare:

• Commissioni: scopri i costi previsti e assicurati che funzionino con il tuo budget.
• Cronologia: conferma che il programma del revisore può soddisfare la tua tempistica e la tua disponibilità.
• Competenza: esamina il background del revisore per assicurarti che abbia esperienza e conoscenza lavorando con organizzazioni no profit esentasse e associazioni di beneficenza.
• Relazioni: determina se puoi stabilire una linea di comunicazione aperta con il tuo revisore. Se non ritieni che la relazione sia adatta, passa a un altro candidato. Non è necessario essere migliori amici, ma dovresti essere in grado di avere conversazioni positive, franche e rispettose.
• Referenze : chiedi un elenco di altre organizzazioni senza scopo di lucro che hanno lavorato con la società di revisione. Contattali per saperne di più sulle loro esperienze e vedere se consiglierebbero i revisori.

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