Navigazione nella contabilità senza scopo di lucro: best practice e suggerimenti

La contabilità potrebbe non essere la parte più affascinante di qualsiasi attività commerciale, comprese le organizzazioni non profit, ma è fondamentale per mantenere la tua organizzazione senza intoppi.

Dalla conformità alla gestione finanziaria, la contabilità fornisce i sistemi e le informazioni necessarie per tenere sotto controllo le finanze di un'organizzazione no profit.

Tuttavia, comprendere e valutare i dati finanziari può sembrare scoraggiante quando si inizia, ma non deve esserlo per forza. La nostra guida descrive in dettaglio come puoi prenderti cura di tutte le tue esigenze contabili e sostenere la salute finanziaria della tua organizzazione non profit a lungo termine.

5 modi in cui la contabilità senza scopo di lucro viene confrontata con la contabilità a scopo di lucro

Le aziende a scopo di lucro hanno pratiche contabili consolidate che potresti già conoscere. Ci sono molti punti in comune tra questi processi e le linee guida che le organizzazioni non profit devono seguire nella contabilità. Tuttavia, ci sono anche alcune differenze fondamentali da tenere a mente.

1. Tasse: le organizzazioni non profit approvate detengono lo status di esenzione fiscale presso l'Internal Revenue Service (IRS), a differenza delle aziende a scopo di lucro che devono pagare le imposte sul reddito per i dipendenti.
2. Rendiconti finanziari: invece di un bilancio che le società a scopo di lucro mantengono, le organizzazioni non profit devono mantenere una dichiarazione della posizione finanziaria. Inoltre, le organizzazioni non profit mantengono una dichiarazione delle attività piuttosto che una dichiarazione dei redditi come le imprese a scopo di lucro.
3. Patrimonio netto contro patrimonio netto : quando un'azienda a scopo di lucro ha un surplus, quel denaro va agli azionisti come patrimonio netto. Con un'organizzazione no profit, quel denaro va al patrimonio netto dell'organizzazione.
4. Governance: un proprietario privato (o azionisti pubblici) in genere gestisce un'attività a scopo di lucro. Con le organizzazioni senza scopo di lucro, un consiglio di amministrazione senza scopo di lucro volontario le supervisiona. Ciò influisce sulla struttura di rendicontazione e responsabilità all'interno della contabilità.
5. Entrate: le entrate per un'attività a scopo di lucro derivano dalla vendita di beni e servizi. All'interno di un'organizzazione no profit, queste entrate provengono principalmente dalla raccolta fondi e dalla gestione delle sovvenzioni.

Migliori pratiche di contabilità senza scopo di lucro

Ogni organizzazione non profit è diversa e richiede un approccio personalizzato alla contabilità. Tuttavia, ci sono alcuni passaggi fondamentali che tutti gli enti di beneficenza nel settore non profit dovrebbero seguire. Che tu sia un professionista esperto o che abbia appena iniziato, ecco alcuni suggerimenti per ottenere il massimo dalla contabilità senza scopo di lucro.

1. Stabilisci un budget

Un budget è il tuo progetto finanziario. È dove includi le entrate e le spese previste per l'anno successivo in base alle prestazioni dell'anno precedente. Questo aiuta a informare gli esercizi di previsione e i piani di spesa del tuo team. Assicurati di pianificare anche gli imprevisti.

Attieniti al tuo budget il più vicino possibile. Prenditi il ​​tempo per rivederlo su base mensile per valutare i tuoi progressi e ruotare se necessario. Il budget operativo della tua organizzazione dovrebbe fungere da guida, ma è anche fondamentale che ogni dipartimento disponga di un budget operativo che riporti agli obiettivi più ampi della tua organizzazione non profit.

2. Selezionare un software di contabilità

Lo strumento digitale giusto può aiutarti a tenere traccia delle tue finanze in modo più affidabile. Con molte opzioni disponibili, prenditi del tempo per selezionare quella che meglio si adatta alle tue esigenze, esperienza e budget unici. Ad esempio, QuickBooks e FreshBooks sono due soluzioni di contabilità comunemente utilizzate.

Il miglior sistema di contabilità senza scopo di lucro ti aiuterà a:

• Gestisci un sistema di journaling
• Collegati al tuo conto bancario
• Creare e gestire i budget
• Calcola il tuo flusso di cassa
• Genera reportistica e rendiconti finanziari

3. Costruisci un team di contabilità

Ogni organizzazione non profit dovrebbe avere qualcuno responsabile delle finanze della sua organizzazione. Potrebbe trattarsi di una sola persona, come il chief financial officer, o potrebbe essere un intero team a seconda delle dimensioni e della complessità della tua organizzazione.

Non hai bisogno di contabili pubblici certificati (CPA) nella tua squadra, ma sicuramente aiuta. La cosa più importante è assumere qualcuno che capisca il linguaggio dei principi contabili generalmente accettati (GAAP) e sia in grado di eseguire regolarmente rapporti finanziari accurati. Un membro del consiglio esperto in contabilità è anche una risorsa per il tuo team.

Potrebbe valere la pena collaborare con un contabile senza scopo di lucro specializzato o una società di contabilità esterna più grande per aiutare con riconciliazioni e audit. La loro obiettività e specializzazione in contabilità serviranno come bonus importante. Tuttavia, poiché ci sono innumerevoli società di contabilità, è meglio sceglierne una che condivida i tuoi valori e abbia esperienza con organizzazioni senza scopo di lucro.

4. Tieni traccia dei tuoi record

Si spera che tu tenga traccia di tutte le transazioni finanziarie della tua organizzazione non profit, comprese spese, fatture e ricevute. Questo aiuta a garantire che i tuoi record interni corrispondano al tuo bilancio, il che renderà molto più semplice il tuo audit annuale senza scopo di lucro.

È meglio salvare questi record digitalmente nel tuo software di contabilità, ma conservare i record cartacei per un breve periodo è utile per verificare che tutto sia corretto. La corretta tenuta dei registri è fondamentale per una corretta contabilità e per conformarsi alle normative dell'IRS e del non-profit.

5. Riconcilia regolarmente i tuoi account

Riconciliare i tuoi conti significa confrontare i tuoi estratti conto bancari con le scritture contabili interne. La riconciliazione bancaria è la pratica di confrontare i tuoi record con ciò che è effettivamente nel conto bancario della tua organizzazione per garantire che questi record corrispondano.

Questo processo aiuta a rilevare eventuali errori e discrepanze o può potenzialmente rilevare frodi in caso di attività sospette all'interno dell'organizzazione. Ti impedisce anche di rimanere indietro con i tuoi sforzi di contabilità.

Puoi riconciliare molti conti, incluso il flusso di cassa (che include la revisione dei pagamenti da e verso la tua organizzazione), conti attivi, conti passivi e buste paga del personale. Tutti questi account sono vitali per un'accurata rendicontazione finanziaria nella tua organizzazione.

6. Condurre una verifica finanziaria annuale

Un audit è un esame formale dei tuoi documenti finanziari, che può rivelare potenziali problemi e mantenerti conforme. Potresti essere in grado di condurre l'audit internamente o potresti dover assumere una società esterna per eseguire l'audit, a seconda delle dimensioni e del budget.

Questa non è solo una svista dell'IRS, ma una sana pratica regolare per garantire che la contabilità della tua organizzazione senza scopo di lucro sia ben mantenuta. I risultati di questo singolo audit possono essere inseriti nel tuo rapporto annuale senza scopo di lucro e semplificare la tua raccolta fondi.

Terminologia contabile senza scopo di lucro da conoscere

La contabilità può essere un processo altamente tecnico e pieno di gergo. Quindi comprendere i termini chiave rilevanti è un passo cruciale verso una migliore contabilità senza scopo di lucro. Ecco un elenco di alcune delle frasi più comuni che devi conoscere:

• Contabilità clienti : il denaro dovuto a un'organizzazione o, nel caso di un'organizzazione senza scopo di lucro, il fondo per le donazioni.
• Conti passivi : l'importo dovuto ad altri per servizi o beni ricevuti dall'organizzazione senza scopo di lucro.
• Piano dei conti : l'elenco dei conti che inviano o ricevono denaro. Questi sono generalmente elencati come attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese.
• Flusso di cassa : come il denaro entra ed esce da un'organizzazione, in particolare la quantità di denaro liquido disponibile in un dato momento. Questo è tipicamente riportato sul rendiconto dei flussi di cassa.
• Beni: il valore di qualsiasi cosa possieda la tua organizzazione no-profit, inclusi contanti, beni, investimenti, proprietà intellettuale o proprietà fisica.
• Passività : la somma di ciò che la tua organizzazione deve, inclusi eventuali debiti.
• Ammortamento: la perdita di valore nel tempo delle attività detenute.
• Rendiconto delle attività : il riepilogo delle entrate e delle spese della tua organizzazione non profit nel periodo di riferimento. Questo è simile a un conto economico a scopo di lucro.
• Contabilità del fondo : la forma di contabilità consigliata per le organizzazioni non profit perché separa il denaro in conti separati per varie attività, come programmazione, marketing, amministrazione e raccolta fondi.
• GAAP : I principi contabili generalmente accettati sono gli standard per la contabilità negli Stati Uniti.

Tieni sotto controllo la contabilità della tua organizzazione non profit per raccogliere di più per la tua missione

Una corretta contabilità è vitale per ogni organizzazione nel settore non profit, indipendentemente dalla sua missione o dimensione. Seguire procedure contabili corrette non è difficile, ma richiede un team istruito e sforzi mirati per rimanere in pista.

Questo è uno dei motivi principali per cui Classy dà la priorità a rapporti solidi e chiari nel suo sistema. Avere accesso a questi rapporti direttamente all'interno della tua piattaforma per le donazioni rende molto più semplice la gestione dei tuoi processi contabili interni.

Segui questi passaggi per ottenere un controllo sulle best practice di contabilità senza scopo di lucro di oggi per mantenere la tua organizzazione conforme e senza intoppi.