Lista di controllo per l'onboarding dei nuovi assunti: ecco come garantire che il rapporto decolli

Con la continua guerra per i talenti, non è sufficiente fare una buona impressione con l'elenco di lavoro, il processo di colloquio e la lettera di offerta. Hai bisogno di un processo di onboarding snello e accogliente.

L'onboarding è la prima interazione di un nuovo assunto con un'azienda e pone le basi per l'avanzamento dell'esperienza. Tuttavia, un’esperienza di onboarding positiva va ben oltre la semplice documentazione e le riunioni.

Idealmente, il processo di onboarding dovrebbe posizionare il dipendente verso il successo fin dalla prima interazione, delineare le aspettative, illustrare la cultura aziendale e creare una comunicazione aperta per feedback e miglioramento.

Questa lista di controllo per i nuovi assunti copre tutte le informazioni che devi sapere per far sì che i primi giorni, settimane e mesi del dipendente procedano senza intoppi.

Le 5 C dell'onboarding

Un onboarding di successo coinvolge le cinque C:

• Conformità: le prime discussioni sulla conformità dovrebbero dare il tono al modo in cui il dipendente vede e comprende il proprio ruolo all'interno dell'azienda.
• Chiarimento: trasmettere e comunicare chiaramente le aspettative relative alle prestazioni.
• Cultura: la cultura aziendale può spesso fare la differenza tra un dipendente che mostra lealtà verso un'azienda o cerca opportunità altrove. Assicurati di delineare le politiche in materia di sicurezza, molestie sul posto di lavoro e bullismo.
• Connessione: aiuta i tuoi nuovi assunti a creare una connessione con il tuo posto di lavoro per incoraggiare la fidelizzazione.
• Check-in: effettua il check-in con il tuo dipendente alla fine del primo giorno e per periodi programmati durante il periodo di nuova assunzione a 30, 60 e 90 giorni.

Preparazione prima del primo giorno

Noto anche come pre-imbarco, la preparazione per il primo giorno del dipendente è una parte importante per accoglierlo nella tua azienda e garantire che tutto proceda senza intoppi.

Dovresti iniziare con una lettera di benvenuto, che includa le aspettative sui tempi e sulla gestione del tempo, cosa possono aspettarsi dal primo giorno e qualsiasi altra informazione pertinente di cui potrebbero aver bisogno per prepararsi a iniziare.

Un altro aspetto importante è preparare lo spazio di lavoro del dipendente, fisico o virtuale, prima del primo giorno. Ad esempio, configura l'ufficio o il cubicolo e il computer del tuo dipendente, configura gli account e gli accessi dei dipendenti e assicurati che tutto funzioni correttamente con largo anticipo.

Se il tuo dipendente lavora da remoto, assicurati che disponga dell'attrezzatura necessaria con tempi di consegna sufficienti per l'arrivo e la configurazione. Potresti voler fornire uno stipendio per il lavoro a distanza per assisterli nella creazione del loro ufficio a casa.

Documentazione completa

Le pratiche burocratiche possono essere una parte noiosa del processo di onboarding, ma sono necessarie. Raccogli tutti i documenti di cui avranno bisogno i nuovi assunti, inclusi documenti fiscali, informazioni sui salari o accessi, vari contratti o accordi, accordi di non divulgazione e qualsiasi altro modulo dei dipendenti di cui potrebbero aver bisogno per facilitare l'onboarding.

La documentazione per la tua nuova assunzione includerà:

• I-9 per la verifica della propria identità e del diritto o idoneità a lavorare negli Stati Uniti
• W-4, la direttiva che indicherà quanto dovrà essere trattenuto dalla busta paga del nuovo assunto per adempimenti fiscali federali
• Modulo per la ritenuta fiscale statale, richiesto per alcuni stati
• Modulo di deposito diretto per impostare i dettagli bancari per la busta paga

Questo è un buon momento per fornire una copia fisica o elettronica del manuale del dipendente e fornire informazioni sul pacchetto di vantaggi. Dovresti avere un punto di contatto affinché il dipendente possa porre domande sui suoi benefici.

Introduzione alla cultura aziendale

Il processo di orientamento aiuta a introdurre i nuovi dipendenti nel nuovo ambiente di lavoro e delinea la cultura aziendale. Dovresti fornire informazioni sulla cultura, i valori e la missione dell'azienda. Questo può far parte del pacchetto di benvenuto o all'interno di un documento digitale che informa sulla storia dell'azienda, sulle dinamiche del team e sull'ambiente generale.

Offri un tour fisico dello spazio e mostra al nuovo assunto dove si trovano la sala relax, i servizi igienici, le sale conferenze e i parcheggi. È importante presentare i nuovi assunti ai membri del team e ai colleghi di altri dipartimenti.

Pianifica sessioni di formazione

Se hai corsi di inserimento obbligatori, assicurati che il nuovo assunto vi abbia accesso e sappia quali corsi devono essere completati ed entro quale periodo di tempo. Ciò potrebbe includere un incontro individuale con le risorse umane o una formazione sulla diversità e l'inclusione.

Se è prevista una formazione specifica per il loro ruolo, assicurati che sia pianificata e includa tutti i sistemi e gli strumenti di cui un nuovo assunto potrebbe aver bisogno per svolgere il proprio lavoro. Discutere gli strumenti specifici del lavoro che il dipendente utilizzerà e, se necessario, offrire formazione per fornire loro solide basi.

Definisci le aspettative di prestazione

Stabilire le aspettative fin dall'inizio è una parte fondamentale del successo del tuo nuovo assunto. Pianifica incontri individuali per definire le aspettative, creare una connessione e aiutarli a passare al loro ruolo. Dovresti inoltre fornire eventuali indicatori chiave di prestazione (KPI) rilevanti per il ruolo, come le vendite o i ricavi generati.

Se la tua azienda utilizza il tutoraggio tra pari, presenta il tuo nuovo dipendente al suo "compagno di lavoro" all'interno del dipartimento che può fungere da mentore durante le prime settimane di lavoro. Questo dipendente dovrebbe essere disponibile per domande, dubbi e per presentare il dipendente alle altre persone del suo dipartimento e dei dipartimenti strettamente correlati. Potrebbero anche aiutare con la formazione.

Check-in regolari

I nuovi dipendenti avranno bisogno di tempo per adattarsi al nuovo ambiente di lavoro. Assicurati di pianificare check-in regolari per contattare la base e vedere se ricevono tutto ciò di cui hanno bisogno. Dovrebbero sentirsi liberi di condividere preoccupazioni o feedback sul posto di lavoro, sulla loro formazione, sul team di gestione o sui mentori e su eventuali sfide che stanno incontrando nel ruolo.

Idealmente, i check-in dovrebbero avvenire dopo il primo mese (30 giorni), il secondo mese (60 giorni) e il primo trimestre (90 giorni). Puoi anche offrire piccoli regali di anniversario di lavoro una volta completati questi traguardi o una volta terminato il periodo di prova per mostrare il tuo apprezzamento.

Puoi anche raccogliere feedback da colleghi e manager per offrire in cambio feedback al dipendente ed evidenziare punti di forza e aree di miglioramento.

Incorporare un meccanismo di feedback

Dopo il processo di check-in iniziale, il tuo dipendente avrà bisogno di opzioni per un feedback continuo durante la sua permanenza presso la tua azienda. Un meccanismo di feedback dei dipendenti fornisce un sistema che consente ai dipendenti di fornire feedback ai propri manager o al management superiore.

A seconda della tua azienda, un meccanismo di feedback può essere un semplice sondaggio, uno sbocco per suggerimenti, incontri individuali continui o un sistema complesso che consente feedback in tempo reale. Indipendentemente dal modo in cui si sceglie di accettare il feedback dei dipendenti, è importante avere un modo per consentire ai dipendenti di comunicare i propri pensieri e sentimenti.

Prestazione di ricompensa

La maggior parte delle persone desidera eccellere nella propria posizione, soprattutto in un nuovo ruolo. Riconoscere e premiare i tuoi dipendenti nelle prime fasi del processo di onboarding può aiutarli a rimanere motivati ​​e coinvolti durante tutta la formazione e mentre affrontano nuove sfide.

Una volta che il dipendente si è sistemato, il feedback e i premi dovrebbero continuare. Le revisioni periodiche delle prestazioni sono un buon modo per riconoscere gli sforzi dei dipendenti e aiutarli a migliorare le loro prestazioni in futuro.

Per quanto riguarda gli incentivi, offrire regali in blocco ai dipendenti può contribuire notevolmente a mostrare apprezzamento per la dedizione e il duro lavoro del dipendente. Questi non devono essere costosi. Gesti semplici come buoni regalo per un ristorante locale, un cinema o un centro fitness possono fare la differenza, soprattutto se personalizzati.

Offri supporto continuo

Come il feedback, il supporto continuo per i tuoi dipendenti non dovrebbe interrompersi una volta completato il processo di onboarding. Vuoi che i tuoi dipendenti crescano e abbiano successo nel loro nuovo ruolo, e offrire feedback e supporto regolari garantisce che si sentano a proprio agio nel rivolgersi a te con domande e dubbi, cercando opportunità e offrendo feedback in cambio.

Idealmente, il processo di onboarding può preparare il terreno per una crescita sostenibile a lungo termine. Il supporto dovrebbe continuare dopo che il dipendente si è sistemato e dovrebbe sentirsi a proprio agio nel rivolgersi ai manager o alle risorse umane per qualsiasi problema.

Posiziona il tuo dipendente per il successo con una lista di controllo per l'onboarding

L’onboarding può rappresentare una sfida per qualsiasi azienda e dipendente, soprattutto quando la forza lavoro si sposta verso opportunità remote. Un processo di onboarding snello e coerente può accelerare l’apprendimento sul posto di lavoro, garantire i migliori talenti e creare relazioni professionali che incoraggiano la lealtà e la fidelizzazione.