Gli eventi non sono negoziabili. Come si inseriscono nella tua strategia di marketing?

L'American Educational Research Association (AERA) gestisce una delle più grandi conferenze negli Stati Uniti, con oltre 650 sessioni che si svolgono in 6 hotel e vengono trasmesse in live streaming per i partecipanti virtuali.

L'affluenza per questi è di migliaia! I leader del settore hanno lodato gli organizzatori per aver creato l'esperienza fluida della conferenza più recente su Twitter (ora X).

Ora, AERA è un facilitatore di conferenze esemplare, ma non è più l'eccezione. Ho visto migliaia di organizzazioni crescere fino a questo punto negli ultimi dieci anni, abbracciando pragmaticamente gli eventi come componente chiave delle loro strategie di marketing.

La stagione delle conferenze è alle porte e gli esperti di marketing degli eventi sono impegnati a prepararsi per la presenza dei loro team di vendita. È il momento perfetto per leggerlo in modo da poter valutare se le infinite scansioni dei badge sono legate ai risultati aziendali o se stai bruciando soldi in nome di un gioco di marketing.

Perché gli eventi dovrebbero far parte del tuo piano di marketing B2B?

Gli eventi sono costosi, ma sono un investimento necessario perché attraggono potenziali clienti e aumentano gli affari. Tuttavia, mostrare l’impatto degli eventi non è sempre semplice. I contatti che ottieni durante gli eventi potrebbero non essere convertiti immediatamente o non essere convertiti affatto. Questo significa che sono uno spreco dei tuoi sforzi?

SÌ. Se li stai facendo come un atto di marketing casuale.

Il tuo problema è l'incapacità di allineare gli eventi con i KPI aziendali complessivi. È qui che inizio con i clienti che desiderano ospitare un nuovo evento.

Negli ultimi due anni, ho visto la nostra base di clienti dare priorità agli eventi come modi per costruire comunità e rafforzare le relazioni con i consumatori, non solo come opportunità per incrementare le vendite. Pianifica di valutare la notorietà del marchio, i dati comportamentali e il feedback direttamente dalla bocca dei potenziali clienti se vuoi ottenere tutto il possibile dai tuoi eventi.

Aumenta le tue vendite

Gli esperti di marketing degli eventi dovrebbero assumersi rischi calcolati con le loro strategie di marketing degli eventi per ottimizzare i rendimenti. Essere consapevoli del panorama degli eventi attuali e avere la volontà di adattarsi aiuta a creare risultati positivi.

Uno dei nostri clienti, Harbour Wholesale, ha compiuto un passo coraggioso trasformando la sua tradizionale fiera dal vivo in una virtuale. Ma erano preoccupati di perdere la fiducia dei venditori e di perdere le vendite, e convincere i rivenditori a partecipare alla fiera era una sfida ancora più grande.

Cambiare il formato del tuo evento è un grande passo avanti e ammiro le aziende che lo stanno adottando e abbracciando la tecnologia lungo il percorso. Fortunatamente, per Harbour Food, questo aggiustamento della strategia ha aiutato ad aumentare le vendite del 35% rispetto al loro più recente evento dal vivo.

Fonte: vFairs

Non solo, sono stati anche in grado di:

• Espandere la loro portata e accessibilità oltre le barriere geografiche
• Genera lead magnet tangibili
• Risparmia sui costi delle sedi fisiche e sulle spese logistiche
• Coinvolgi di più con le funzionalità di gamification e networking

Raccogli dati proprietari

Il sole sta tramontando sui cookie di terze parti e la raccolta dei dati si sta spostando verso un futuro senza cookie per una migliore esperienza del cliente e una migliore privacy dei dati. Questo sfida noi esperti di marketing. Senza il tracciamento dei dati tra siti e l'approvvigionamento di terze parti, dobbiamo cercare soluzioni per:

• Lacune conoscitive sui consumatori
• Fallimento nel posizionamento di prodotti e servizi
• Circuiti di feedback incompleti

In questa fase, i professionisti del marketing si aggrappano ai dati proprietari come a un salvagente. Ospitare eventi è un ottimo modo per acquisire dati dai partecipanti che sono già clienti o che sanno quali problemi devono affrontare e stanno ora esplorando soluzioni di prodotto.

In effetti, negli ultimi trimestri il nostro team di prodotto ha dedicato molto tempo alla creazione di migliori sistemi di monitoraggio e reporting degli eventi come risposta diretta alla crescente domanda della nostra clientela di più statistiche e dati dai loro eventi.

Con la giusta tecnologia per eventi, elimini la raccolta manuale dei dati e aggiungi efficienza ai flussi di lavoro, semplificando il monitoraggio e l'analisi dei dati in più punti di contatto.

Contenuti mirati per un pubblico che la pensa allo stesso modo

Recentemente abbiamo lavorato con Metaschool, una startup Web3 composta da 13 membri del team. Metaschool voleva lanciare il suo programma a un gruppo più ampio di sviluppatori web. È stata un'impresa enorme, quindi hanno deciso di creare campi di addestramento virtuali per mantenere tutti connessi.

Dall'impostazione della landing page all'automazione delle campagne e-mail, tutto è stato implementato all'interno della piattaforma vFairs. La partecipazione al campo di codifica è aumentata del 60% e il numero dei partecipanti è cresciuto a un tasso costante del 35% per sessione nell'arco di 11 mesi. L'evento è stato un enorme successo, iniziato con 20 sviluppatori iscritti e 300 che aspettavano solo di iscriversi. Metaschool è riuscita ad espandere la portata del suo programma rimanendo fedele alla sua visione e offrendo valore ai partecipanti.

Il loro successo è il motivo per cui devi creare contenuti in sintonia con il suono del tuo pubblico di destinazione. Gli eventi sono uno strumento potente per fornire contenuti su misura. Con un'attenta pianificazione, puoi ospitare keynote stimolanti, sessioni interattive e workshop specializzati che generano valore reale per il tuo pubblico.

Incontra i clienti esistenti e connettiti con i potenziali clienti

I marchi si destreggiano tra il coltivare le relazioni esistenti e la creazione di nuove connessioni. Fortunatamente, gli eventi si sono rivelati strumenti potenti per coinvolgere sia i clienti attuali che i potenziali clienti potenziali per modellare la crescita futura.

Gli eventi sono ora piattaforme che celebrano relazioni di valore e dimostrano un impegno costante. Invitando i clienti esistenti a eventi progettati in base ai loro interessi e bisogni, rafforzi la tua fedeltà nei loro confronti.

A vFairs ospitiamo una conferenza annuale degli utenti chiamata DiscoverNext incentrata su questioni relative allo spazio tecnologico degli eventi. È aperto a clienti e potenziali clienti e l'evento dello scorso anno ha portato a 550 registrazioni. Basandoci sul prezzo medio di un evento virtuale, abbiamo generato un ROI 13x.

Gli eventi offrono anche un ambiente ideale per svelare prodotti e servizi al pubblico più nuovo. I potenziali clienti si impegneranno durante sessioni dedicate, workshop e interazioni che corrispondono ai loro interessi specifici. Questa personalizzazione garantisce che se ne vadano con una percezione positiva del tuo marchio.

Il ruolo della ricerca e della strategia nella pianificazione degli eventi

Gli eventi sono utili. Ma non puoi semplicemente presentarti e aspettarti risultati immediati. Ho visto aziende ospitare eventi solo perché sembrava la cosa giusta da fare per la loro attività. Quando ottengono risultati scadenti, sono confusi su cosa è andato storto. Chiaramente, hanno saltato uno o due passi che hanno portato a questo risultato.

Hai bisogno di un piano solido e al centro c'è una ricerca adeguata. Fornisce informazioni dettagliate su ciò che è di tendenza e su come i concorrenti ospitano i loro eventi.

Quando investi in una ricerca approfondita, ho notato un impatto positivo su diversi aspetti:

Aiuta a identificare il tuo pubblico di destinazione

La profilazione completa del pubblico funge da base per la pianificazione del tuo evento. Segmentare il tuo pubblico target in gruppi distinti ti consente di creare esperienze personalizzate, aumentando la probabilità di coinvolgimento. Affrontando i punti critici del tuo pubblico attraverso il contenuto del tuo evento, posizioni il tuo evento come un mezzo per trovare una soluzione alle loro sfide.

Decidi formati e contenuti

Conoscere i dettagli del pubblico di destinazione ha un impatto enorme sul contenuto, sul formato, sul piano promozionale e sul layout dell'evento. Puoi scegliere tra eventi di persona, virtuali e ibridi per soddisfare le esigenze del tuo pubblico specifico. Ad esempio, se il tuo pubblico è residente in tutto il mondo e viaggiare non è un'opzione per l'intero gruppo, un evento ibrido o virtuale potrebbe essere un'opzione migliore rispetto a un evento di persona.

Una ricerca adeguata consente inoltre di scegliere strategicamente i formati delle sessioni e di aggiungere elementi interattivi per migliorare l'impatto. Ad esempio, quando ospiti una conferenza, aggiungi tavole rotonde e tavole rotonde per coinvolgere il pubblico a un altro livello.

Logistica della ricerca

Sebbene il contenuto e il coinvolgimento siano fondamentali, la logistica costituisce la spina dorsale che tiene insieme il tuo evento. La ricerca delle sedi garantisce che lo spazio scelto sia in linea con il tema e le dimensioni del tuo evento. Puoi collaborare con venditori, fornitori e sponsor attraverso la ricerca per garantire un'esecuzione senza intoppi dell'evento. Ciò ti consente anche di prendere decisioni informate sulla distribuzione del budget e di raggiungere gli obiettivi del tuo evento.

Tornando all’American Educational Research Association, ospitare più di 650 sessioni con più di 100 sessioni che si svolgevano simultaneamente è stata un’impresa enorme, dal punto di vista logistico. Ciò che ha funzionato bene nel loro caso è stato il modo in cui hanno incorporato la tecnologia degli eventi per accogliere la partecipazione. I partecipanti hanno creato agende personalizzate e hanno tenuto traccia delle sessioni a cui volevano partecipare. Ciò ha permesso loro di eliminare il rumore di oltre 100 sessioni che si svolgevano simultaneamente.

La cosa più affascinante è il clamore creato dalle loro conferenze. Le persone hanno condiviso le loro esperienze su Twitter (ora X). In sostanza, un'esperienza fluida fa miracoli per organizzatori di eventi, espositori e partecipanti.

Prendi decisioni basate sui dati per l'evento

Quando definisci KPI misurabili in linea con gli obiettivi del tuo evento, ti aiuta ad analizzare meglio le prestazioni. Ricercando soluzioni tecnologiche, puoi selezionare strumenti che consentono la raccolta e l'analisi dei dati in tempo reale durante l'evento. L'analisi post-evento basata sugli approfondimenti dei dati ti aiuta a identificare le aree di miglioramento e a perfezionare le strategie degli eventi futuri.

Promuovi il successo con i dati durante e dopo il tuo evento

È noto che le persone credono che la fortuna porti al successo, ma non sono d'accordo.

Oggi disponiamo di così tanti dati, storie di successo ed esempi concreti che non dobbiamo fare supposizioni e girare nel buio.

I professionisti del marketing di eventi di successo fanno sempre qualcosa che attira la mia attenzione. Prima e dopo gli eventi, vengo inondato di e-mail: lo facciamo tutti. Ma quelli che si distinguono si affidano davvero ad approfondimenti personalizzati. Fanno il passo in più per capire cosa ho fatto o non ho fatto durante l'evento.

Ad esempio, ricevo un'e-mail che dice: "Younas, ho visto che hai partecipato alle sessioni A, B e C ma non hai potuto partecipare a X, Y e Z, che erano argomenti correlati. Ecco la registrazione on-demand di queste sessioni in modo da poterle guardare in qualsiasi momento.

Sono una persona impegnata, quindi cogliere tutto a un evento potrebbe non essere un'opzione. Un’e-mail ricca di questo tipo di valore attira la mia attenzione e il mio rispetto.

Sapere cosa misurare

Per valutare il successo dell’evento, concentrati su questi parametri chiave:

• Partecipazione: valuta la capacità del tuo evento di attirare un pubblico rilevante monitorando la partecipazione all'evento.
• Coinvolgimento: parametri come la durata della sessione, i tassi di interazione e la partecipazione alla sessione mostrano come si misurano la pertinenza dei tuoi contenuti e il coinvolgimento del pubblico.
• Contenuti popolari: scopri cosa attira maggiormente l'attenzione. Controlla i download dei contenuti, le visite agli stand e alle aree virtuali e le visualizzazioni dei webinar.
• Lead generation : valuta l'efficacia dell'evento analizzando la qualità dei lead acquisiti e il loro allineamento con i tuoi obiettivi.
• Tasso di conversione : questa metrica fornisce informazioni sulla capacità dei contenuti e delle interazioni del tuo evento di tradursi in risultati attuabili.
• ROI : confronta costi e ricavi per determinare se il tuo evento ha raggiunto i risultati previsti e ha fornito un ritorno favorevole sull'investimento.

Massimizza le opportunità di raccolta dati

Nel regno dinamico degli eventi, i dati non sono solo una risorsa. È uno strumento potente che consente alle aziende di migliorare il ROI, definire strategie di successo e coinvolgere con successo il proprio pubblico.

Ma esiste un modo semplice per misurare il successo? Cinque anni fa, gli eventi non erano basati sulla tecnologia, ma ora gli organizzatori sono più ricettivi. L'attribuzione diventa sempre un po' meno problematica se puoi utilizzare la tecnologia degli eventi per monitorare l'attività prima, durante e dopo l'evento.

Quali obiettivi di marketing possono aiutare la tua azienda a raggiungere gli eventi?

Quando si parla di marketing, se non usi gli eventi, sei già indietro. Rappresentano uno degli strumenti più potenti per raggiungere i tuoi obiettivi di marketing. Dalla costruzione della consapevolezza del marchio alla promozione della leadership di pensiero, gli eventi offrono una piattaforma dinamica per colpire il tuo pubblico target.

Ottieni nuovi flussi di entrate con i partner aziendali

Gli eventi aprono un percorso unico alle aziende per stabilire partnership redditizie con nuovi sponsor. La collaborazione con partner aziendali arricchisce la proposta di valore del tuo evento e sblocca opportunità di successo condiviso.

Dal 2018, la National Urban League collabora con vFairs per ospitare una conferenza annuale. Il loro evento più recente ha visto un aumento della partecipazione del 200%, che alla fine ha portato loro a nuovi flussi di entrate. Esiste un'opportunità per qualsiasi azienda e settore di trarre vantaggio dagli eventi, a condizione che la loro visione sia chiara.

Migliora le connessioni con i clienti

Le relazioni con i clienti sono la linfa vitale della tua azienda e i tuoi eventi catalizzano il modo in cui coltivi queste nuove relazioni e costruisci comunità. Basta guardare l'evento annuale del gruppo utenti Mitel. Durante l'ultimo evento, hanno condiviso come sono riusciti a migliorare le relazioni con i clienti, rafforzare la fedeltà al marchio e consolidare la loro posizione di leader del settore incentrato sul cliente.

Fonte: vFairs

Prepara nuovi contatti e scongela quelli freddi

Individua i tuoi potenziali clienti attraverso le interazioni, le registrazioni e il coinvolgimento dei partecipanti. Gli eventi ti consentono anche di riaccendere l'interesse dei lead freddi fornendo loro contenuti nuovi e preziosi ed esperienze coinvolgenti. I lead dormienti possono risvegliarsi in modo da poter spostarsi lungo il funnel di vendita.

Espandersi in nuovi mercati

Puoi diversificare il tuo pubblico target e la base di clienti durante gli eventi. Le aziende possono accedere a nuovi mercati e settori con un approccio su misura che si adatta perfettamente alle sfide che il nuovo pubblico deve affrontare. In genere, i nostri clienti delle fiere apprezzano incontrare i potenziali clienti faccia a faccia per lasciare un'impressione memorabile e nutrirli in seguito con follow-up. Sono riluttanti a organizzare eventi virtuali perché non pensano che otterranno lo stesso livello di coinvolgimento o portata. Ma clienti come OGC Global ospitano fiere immobiliari virtuali e si ritrovano con una partecipazione del 50% rispetto al 30% degli eventi in loco.

Rafforzare la percezione del marchio

Puoi posizionare la tua azienda come leader di pensiero ospitando panel di esperti, workshop informativi e discussioni di settore. Questi tipi di eventi supportano la credibilità e la fiducia del marchio. Le interazioni significative modellano il modo in cui i partecipanti percepiscono il tuo marchio.

Lanciare nuovi prodotti e servizi

Gli eventi sono ideali per sfoggiare nuovi prodotti e servizi. I partecipanti ottengono un'esperienza diretta prima di chiunque altro, consentendo loro di comprendere funzionalità e vantaggi in modo dinamico. La parte migliore è che puoi raccogliere feedback immediato sul nuovo lavoro durante l'evento in modo da poter perfezionare i prodotti sulla base di approfondimenti in tempo reale.

Errori comuni da evitare quando si includono eventi nel piano di marketing

Anche con i metodi migliori, le insidie ​​​​sono destinate a ostacolare l’efficacia della strategia di marketing dell’evento. Parliamo di come puoi ridurre le possibilità di commettere questi errori fin troppo comuni.

Mancato allineamento con gli obiettivi aziendali

Gli eventi devono servire a uno scopo che va oltre lo spettacolo. Le aziende pensano che organizzare eventi sia una buona idea, ma spesso non investono tempo nel delineare il modo in cui questi eventi si collegano ai KPI aziendali. Identifica questo obiettivo specifico e concentra i tuoi sforzi di marketing attorno ad esso. Se gli eventi non restituiscono i tuoi sforzi, non investire in essi.

Dipendenza dai formati di eventi tradizionali

Il panorama degli eventi cambia abbastanza frequentemente, con nuove innovazioni dietro ogni angolo. Con l'evoluzione della tecnologia, anche le aspettative dei partecipanti rispetto agli eventi sono cambiate. In qualità di host, devi adattarti e trovare soluzioni creative per offrire un'esperienza interattiva e coinvolgente.

Gli organizzatori di eventi si attengono ai formati di evento tradizionali e per loro non funziona perché catturare l'attenzione dei partecipanti è diventato più impegnativo che mai.

Cinque anni fa, una conferenza focalizzata esclusivamente sulla diffusione dei contenuti avrebbe funzionato bene, ma le persone avevano già molte possibilità di networking al lavoro. Poiché sempre più professionisti lavorano in remoto, cercano opportunità di networking durante gli eventi. Approfitta della loro ricerca per progettare gli eventi desiderati dai tuoi partecipanti.

Mancanza di integrazioni con altri canali di marketing

Storicamente, un comunicato stampa è stato il mezzo di riferimento per annunciare un evento, ma non è più l'unico percorso disponibile per gli esperti di marketing degli eventi. In un'era di coinvolgimento multicanale, applica un metodo olistico. Utilizza l'email marketing, LinkedIn e TikTok per promuovere il tuo evento a un pubblico più ampio.

Metriche relative alle prestazioni degli eventi errate

In qualità di organizzatore, hai l'opportunità di sfruttare la potenza della raccolta dati a tuo vantaggio: non mancare di farlo.

Trascurare la performance dell’evento e la sua analisi è un errore. Il risultato è uno spreco di risorse e l’incapacità di identificare aree di miglioramento. Utilizza la tecnologia degli eventi per misurare le tue prestazioni.

Allegato ai vecchi schiaffi di follow-up

Ciò che scrivi nella tua comunicazione di follow-up è importante. Messaggi obsoleti e generici con i potenziali clienti annullano le impressioni positive del tuo evento.

Quando segui i partecipanti, fai riferimento alle interazioni che hai avuto con loro durante l'evento. Questo li aiuta a ricordare chi sei, quindi non hanno bisogno di unire i punti. I tuoi lead apprezzano anche lo sforzo che fai per personalizzare il raggio d'azione invece di inviare semplicemente un modello.

Includi nelle tue e-mail risorse in linea con gli interessi e le sfide che ti hanno menzionato durante l'evento. Questo approccio su misura rafforza il valore del networking con la tua azienda.

Creare esperienze che producano risultati

Attraverso una pianificazione meticolosa e un'esecuzione innovativa, puoi creare eventi che migliorano l'identità del tuo marchio, raggiungono nuovi obiettivi di fatturato e ti forniscono le informazioni necessarie per prendere decisioni intelligenti per la tua attività.

Il successo appare diverso a seconda del tipo di evento che ospiti. Per gli organizzatori di conferenze, vincere può includere l’espansione della portata e il miglioramento del coinvolgimento. Un ospite fieristico può puntare a vendite più elevate, mentre un comitato fieristico per le assunzioni potrebbe concentrarsi sulla ricerca di nuovi talenti.

Nonostante le diverse metriche per ciascun caso d'uso, gli host devono garantire che i partecipanti siano immersi nell'esperienza su misura che hai creato per loro. Maggiori sono le opportunità di coinvolgimento e connessione, più i tuoi eventi avranno risonanza tra i tuoi potenziali clienti. Ricorderanno l'effetto ben oltre la durata dell'evento, attenderanno con ansia i tuoi follow-up e parteciperanno alle tue chiamate dimostrative con una mente aperta.

La buona notizia è che con la tecnologia per eventi come vFairs, puoi ottenere tutto questo per i tuoi eventi, indipendentemente dalle dimensioni, dal tipo o dall'impostazione.

Questo post fa parte della serie Industry Insights di G2 . I punti di vista e le opinioni espressi sono quelli dell'autore e non riflettono necessariamente la posizione ufficiale di G2 o del suo staff.