Metadati: cos'è e perché è fondamentale per la conservazione dei documenti

Le questioni della gestione e conservazione dei documenti sono all'ordine del giorno per ogni azienda, grande o piccola che sia. Il fatto che questi documenti siano sempre più digitali (nativi o eventualmente digitalizzati) ha portato le aziende a confrontarsi con nuovi strumenti e concetti non sempre di facile comprensione. Soprattutto, non è sempre facile comprendere l'importanza e la centralità di alcuni elementi, il che rende più difficile capire come utilizzarli in modo efficace e produttivo, o perché è importante prestarvi attenzione.

L'argomento di cui parleremo oggi rientra proprio in questa descrizione: metadata . Produciamo e utilizziamo i metadati ogni giorno, a volte anche senza saperlo, ed è fondamentale per supportare le attività che svolgiamo nell'ambito del nostro lavoro che prevede la produzione, l'utilizzo e la consultazione di documenti di ogni tipo.

Anche se la parola “metadati” può richiamare alla mente qualcosa di vago e astratto, è qualcosa di estremamente concreto: senza di essa non potremmo produrre o ricercare una fattura, né potremmo recuperare quel contratto che abbiamo firmato qualche anno fa e che ora dobbiamo consultare . Senza metadati, non potremmo nemmeno recuperare i record che l'autorità fiscale potrebbe chiederci di mostrare.

Quindi, proviamo a fare un po' di chiarezza per saperne di più su questi problemi.

Cosa sono i metadati?

Per spiegare cosa sono i metadati, faremo riferimento a una delle definizioni più utilizzate e probabilmente più efficaci: i metadati sono dati che descrivono altri dati.

Ciò significa che i metadati forniscono dati e informazioni. Se si parla di documenti elettronici, i metadati forniscono informazioni su questi documenti, aiutano a descriverli e contestualizzarli, chiarirne la funzione e, se necessario, il loro rapporto con altri documenti.

Spesso i metadati possono essere derivati ​​dal contenuto del documento stesso, altre volte derivano dalla produzione e dall'uso di quel documento e possono essere associati al documento in un secondo momento. Altre volte viene utilizzato per fornire indicazioni su come trattare o elaborare un documento. I metadati hanno diverse funzioni e sono quindi generalmente suddivisi in categorie quali:

• metadati descrittivi;
• metadati strutturali
• metadati amministrativi e gestionali

Alcuni metadati sono facili da identificare e già presenti nel documento; altri possono essere trovati in qualsiasi documento informatico, mentre altri tipi di metadati sono specifici per determinati tipi di documenti.

Le informazioni che troviamo in ogni documento includono, ad esempio, la data apposta sul documento, o informazioni su chi lo ha creato, che si tratti di una persona fisica, di un'azienda o di un'istituzione. L'oggetto del documento, ovvero una breve descrizione del suo contenuto, è un metadato trasversale che viene utilizzato nella descrizione di ogni tipo di documento.

Se invece parliamo di fatture o altri documenti fiscali, un tipo fondamentale di metadati è la partita IVA.

Viceversa, per un documento sanitario, come ad esempio un referto medico, potrebbe essere utile inserire tra i metadati un riferimento che indichi la struttura dove è stato eseguito un esame diagnostico, in modo da recuperare più facilmente il documento secondo questo criterio di ricerca.

In breve, qualsiasi informazione contenuta o associata al documento può diventare metadata , purché sia ​​in grado di svolgere un ruolo nel ciclo di vita di questo documento: nella sua creazione, nella sua gestione e conservazione, e nel suo reperimento e successivo utilizzo.

Perché i metadati sono fondamentali

Ora che abbiamo fornito alcuni esempi e identificato l'oggetto di nostro interesse, cerchiamo di capire perché i metadati sono essenziali.

Tralasciando le disposizioni di legge, su cui torneremo tra poco, la prima funzione dei metadati è quella di permetterci di cercare e recuperare un documento dai nostri archivi informatici quando ne abbiamo bisogno.

Infatti, quando dobbiamo recuperare un documento dai nostri archivi, dobbiamo utilizzare le chiavi di ricerca , se non vogliamo passare le nostre giornate a scorrere infinite liste di record. Tali chiavi di ricerca sono rappresentate dai metadati associati al documento al momento dell'inserimento nel sistema di gestione o nel sistema di conservazione. Questi metadati, come data, oggetto, numero del documento, partita IVA e così via, sono gli strumenti che utilizziamo per recuperare i documenti giusti al momento giusto.

Metadati per la gestione e la conservazione dei documenti

In pratica, l'insieme dei metadati che accompagna un documento, prima nel sistema di gestione documentale e poi nel sistema di conservazione, è strutturato secondo precisi criteri e standard ed è associato al documento stesso. È come le informazioni sul retro di una cartella di documenti che ci permettono di capire se troveremo i documenti che stiamo cercando all'interno di quella cartella o meno.

Anche se un insieme di metadati può potenzialmente essere composto da un'ampia varietà di informazioni, quando l'obiettivo è garantire una gestione e una conservazione efficaci e in linea con le normative vigenti , è necessario attenersi a criteri e standard precisi.

Come accennato, i metadati possono essere suddivisi in base alla loro funzione.

Metadati descrittivi

I metadati descrittivi , come è facile intuire, hanno lo scopo di descrivere il documento o l'oggetto digitale a cui è associato, in modo da facilitarne la ricerca e il reperimento . Le informazioni che specificano l'oggetto di un documento sono metadati descrittivi.

Metadati amministrativi e gestionali

Tali metadati, invece, forniscono informazioni circa i trattamenti a cui il documento è stato o deve essere sottoposto, al fine di garantirne la conservazione a lungo termine , l'integrità e l'autenticità nel tempo. I metadati amministrativi e di gestione possono essere metadati che forniscono informazioni sui diritti di accesso al documento o metadati che indicano per quanto tempo il documento deve essere conservato.

Metadati strutturali

Infine, i metadati strutturali forniscono informazioni che consentono di localizzare il documento all'interno del sistema di conservazione, di definire la struttura interna del documento o di identificare i rapporti con altri documenti. Ad esempio, i metadati strutturali consentono di collegare un documento al file informatico a cui appartiene, in modo da stabilire una relazione stabile tra i due oggetti.

Il ruolo della normativa di settore

Alcuni metadati, quindi, devono essere sempre presenti, perché la loro presenza è indispensabile per recuperare i documenti; altri devono essere presenti perché servono come garanzia dell'integrità del documento, altri perché contestualizzano il documento e aiutano a metterlo correttamente in relazione con altri documenti.

Inoltre, altri metadati sono richiesti dalle normative, proprio per il loro ruolo molto importante.

Le linee guida AgID sulla creazione, gestione e conservazione dei documenti elettronici individuano un preciso insieme di metadati minimi obbligatori che devono essere associati ai documenti elettronici, ai documenti amministrativi elettronici e alle aggregazioni di documenti elettronici (come i file elettronici, ad esempio). I metadati minimi obbligatori devono essere sempre presenti al fine di garantire una conservazione conforme alla legge.

In alcuni casi esistono normative di settore specifiche oltre alle linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

È il caso di documenti aventi rilevanza fiscale e tributaria, come fatture, documenti di trasporto, ordini e registri contabili. In questo caso, alcune norme, come il DPR 600/72 e il DM 17 giugno 2014, forniscono indicazioni precise sulle modalità di conservazione di tali categorie di documenti e anche sui metadati. Il DM 17 giugno 2014, all'articolo 3 stabilisce che, tra i metadati associati a tali particolari documenti, devono essere inseriti nel documento stesso nome e cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. Questo perché queste informazioni e le associazioni tra di esse sono ritenute indispensabili per garantire il reperimento dei documenti affinché possano essere riprodotti alle autorità.

Questo è un semplice esempio per mostrare come spesso intervengono le normative di settore, fornendo indicazioni precise che devono essere tenute presenti quando si parla di conservazione digitale .

L'impatto delle nuove Linee Guida AgID

La recente entrata in vigore delle nuove Linee Guida AgID sui documenti informatici ha messo in luce il tema dei metadati .

Le nuove linee guida hanno modificato il sistema dei metadati minimi obbligatori da associare al documento informatico, che fino ad ora era limitato a 6 metadati obbligatori. Il nuovo standard in realtà raddoppia il numero di metadati minimi, richiedendo che le nuove informazioni debbano essere migliorate; questo non è sempre facile da identificare per tutte le organizzazioni.

Questo enorme cambiamento ha costretto le aziende e i fornitori specializzati di conservazione a fare importanti aggiornamenti ai loro sistemi per poter gestire la nuova struttura.

Oltre i metadati minimi obbligatori

Naturalmente, oltre ai metadati minimi richiesti dalle varie normative, è sempre possibile inserire nel nostro set di metadati informazioni aggiuntive, che possono essere utili all'interno di uno specifico contesto aziendale e per supportare ulteriori funzioni di ricerca, gestionale o strutturale.

Allo stesso tempo, quando si vuole arricchire un set di metadati con elementi aggiuntivi, è bene seguire almeno alcuni criteri di base per evitare la proliferazione di campi oltre quanto necessario e qualsiasi complicazione non necessaria.

Innanzitutto è bene individuare le funzioni che dobbiamo assicurarci o, ad esempio, le chiavi di ricerca che utilizziamo più spesso per recuperare una determinata tipologia di documento, e quindi quali sono i metadati di cui abbiamo bisogno. Probabilmente alcune di queste informazioni fanno già parte del set minimo di metadati, come la data o l'oggetto; altre informazioni, magari legate in modo specifico ad un determinato contesto oa pratiche commerciali consolidate, potrebbero mancare e potrebbe essere utile inserirle.

Tuttavia, spesso si applica la regola "less is more": non ha senso aggiungere molte informazioni che non utilizzeremo mai o quasi mai per cercare quel particolare documento; è meglio concentrarsi su poche ma significative informazioni. Una struttura troppo ricca e complessa, alla lunga, può diventare difficile da gestire e può rivelarsi controproducente, complicando inutilmente il lavoro degli operatori e aumentando il rischio di errori.

Infine, è bene assegnare “etichette” ai metadati che intendiamo aggiungere, ovvero designazioni che rendano immediatamente chiaro l'argomento e che identifichino le informazioni che dovremmo aspettarci da quei metadati. Questo è essenziale per diversi motivi.

In primo luogo, facilita il lavoro degli operatori e riduce il rischio di errori di configurazione o di compilazione .

In secondo luogo, mentre ci spostiamo nel mondo della conservazione digitale , la chiarezza è fondamentale. Se dobbiamo spostare i nostri archivi da un fornitore di servizi di conservazione a un altro, magari dopo alcuni anni, l'utilizzo di metadati poco chiari potrebbe causare una serie di problemi e compromettere il grado di interoperabilità e comprensibilità degli indici nei pacchetti di conservazione, rendendolo più difficile per svolgere compiti.