Ravviva le tue riunioni con il software di gestione delle riunioni

Siamo solo a pochi mesi dall'inizio del nuovo anno e lo sto già chiamando l'anno dell'automazione.

Tra l'esplosione del nostro nuovo amico ChatGPT e il software di intelligenza artificiale più avanzato, le organizzazioni sono alla ricerca di modi per ridurre i costi inutili e massimizzare il tempo dedicato ai dipendenti per un lavoro approfondito. E ha senso perché.

Ottimizziamo i nostri flussi di lavoro per i timori di una recessione globale e le fluttuazioni della domanda del mercato, in particolare per le aziende B2B. Nessuno di noi è cieco di fronte ai licenziamenti tecnologici verificatisi nel 2022. E ora vedremo come le aziende possono adattarsi a risorse ridotte e mercati in evoluzione, il tutto dando un senso alla tecnologia in continua evoluzione.

In breve, meno persone stanno facendo più lavoro. Uno dei modi in cui le organizzazioni lungimiranti si adatteranno è affidarsi al crescente arsenale dell'IA.

In molti casi, gli strumenti di automazione diventano non solo un lusso, ma una necessità. Quando ti connetti con i tuoi compagni di squadra, dovresti aspettarti di vedere una svolta verso l'automazione in tutti i settori, specialmente nella gestione delle riunioni.

La connessione in un mondo post-pandemico che ha spostato in gran parte la forza lavoro verso il lavoro globale, remoto e ibrido continuerà a fare affidamento sul software di videoconferenza.

Ciò che le aziende utilizzano insieme agli strumenti di conferenza globale avrà un impatto significativo sul modo in cui la forza lavoro risparmia tempo e denaro e mitiga i fattori di stress quotidiani. E una delle aree che le organizzazioni cercano di semplificare più che mai sono le riunioni.

Le riunioni sono già un argomento molto dibattuto, indipendentemente dal fatto che tu trovi valore in una collaborazione regolare per la tua organizzazione o che saresti felice senza un altro incontro faccia a faccia. Amali o odiali, le riunioni sono qui per restare (potrebbero semplicemente iniziare a sembrare molto diverse).

A livello di base, le riunioni sono il luogo in cui ci si connette, si collabora e spesso si mettono insieme idee diverse per sviluppare soluzioni e piani innovativi. Ciò che il software di gestione delle riunioni continua a risolvere è come ripulire le riunioni esistenti, sia che si tratti di come prepararle, gestirle o seguirle.

Il software per la gestione delle riunioni continua a migliorare ogni anno, con una tecnologia più intelligente, un'adozione più ampia e una forza lavoro remota globale che necessita di una preparazione e di riepiloghi delle riunioni più rapidi. Non c'è da meravigliarsi se gli strumenti di gestione delle riunioni digitali saranno una tendenza enorme a cui prestare attenzione. Esaminiamo perché.

Le riunioni sbagliate costano alle aziende miliardi

Il costo di organizzare riunioni sbagliate è enorme. Un rapporto sullo stato delle riunioni del 2019 ha rivelato che le riunioni mal organizzate costano alle organizzazioni 399 miliardi di dollari solo negli Stati Uniti. Nello stesso anno, 73 miliardi di dollari sono stati sprecati in Germania, 58 miliardi di dollari nel Regno Unito e 33 miliardi di dollari in Svizzera, tutti a causa di incontri sbagliati.

È facile definire le riunioni "cattive" come costose, ma dove specificamente le riunioni colpiscono i profitti delle organizzazioni? Principalmente nel costo del lavoro: il fenomeno comune noto come "affaticamento da riunione" può essere attribuito ai lavoratori che hanno bisogno di tempo per riprendersi da quelli frustranti.

Nella peggiore delle ipotesi, le riunioni continue e mal gestite possono ridurre la produttività complessiva dell'azienda e irritare i dipendenti, in particolare quelli in posizioni di leadership che possono trascorrere fino a 23 ore alla settimana in riunioni, causando insoddisfazione sul lavoro che può contribuire a costosi turni di lavoro.

In che modo il software di gestione delle riunioni combatte le riunioni errate

Non sei solo se ti sei mai lamentato di un incontro inutile o di un incontro che è durato a lungo. Il passaggio all'automazione delle riunioni tramite il software per riunioni combatterà direttamente i reclami più comuni relativi alle riunioni.

• Le riunioni sono troppo lunghe e improduttive. Questa lamentela è il software principale per la riunione del dolore che mira a risolvere. Il solido software di gestione delle riunioni monitora il tempo dell'agenda complessiva, il tempo di ogni punto dell'ordine del giorno e il tempo del singolo relatore.
  Per quanto riguarda la produttività, il software per riunioni può aiutare la produttività del tuo team in molti modi. Per lo meno, il tuo strumento di gestione delle riunioni ha un modo semplice per registrare le attività e le decisioni in riunione e dare seguito agli elementi di azione.
• Le riunioni non sono ben organizzate o ben pianificate. La maggior parte, se non tutti, i software di gestione delle riunioni dispone di un generatore di agenda che consente la creazione di modelli semplici, complessi o personalizzati in modo che i team possano aggiungere struttura e un piano alle loro riunioni.
• Le riunioni non sono orientate all'azione e non si traducono in chiari passaggi successivi. Il software per riunioni riduce i costi grazie all'automazione memorizzando in modo intuitivo i record delle riunioni. È facile accedere al riepilogo o ai verbali della riunione quando necessario, il che ti aiuta a elaborare ulteriormente le informazioni registrate.
• Gli incontri non sono inclusivi e non consentono una partecipazione paritaria. L'inclusione sul posto di lavoro è vitale, poiché la mancanza di diversità e inclusione nelle riunioni può causare costosi punti ciechi.

Il software per la gestione delle riunioni fornisce una piattaforma per riunioni virtuali che garantisce a tutti la stessa opportunità di partecipare, indipendentemente dalla posizione fisica o dalle circostanze personali. Ciò promuove l'inclusione e aumenta la produttività riducendo al minimo il tempo e gli sforzi spesi per i viaggi e la programmazione.

Con funzionalità come lavagne virtuali, condivisione dello schermo e collaborazione in tempo reale, il software per la gestione delle riunioni consente ai team di lavorare insieme in modo fluido ed efficiente, indipendentemente dalla posizione o dal fuso orario.

Lavoro di riunione meno banale, più tempo per la strategia

Su 182 senior manager intervistati da Harvard Business Review, il 64% ha affermato che le riunioni vanno a scapito del pensiero profondo. Questa è una statistica preoccupante per le aziende che cercano di adattarsi continuamente attraverso una profonda strategia a lungo termine.

Per rimanere competitive nei mercati odierni, le aziende hanno bisogno del loro meglio e più brillante focalizzato su articoli di grande immagine.

Attività come la creazione di agende da zero o la digitazione manuale dei verbali delle riunioni richiedono molto tempo e frustrano i dipendenti. Ciò porta a insoddisfazione sul posto di lavoro, turnover e risorse sprecate. Non è solo il noioso lavoro di preparazione per le riunioni che può essere scoraggiante. Una brutta riunione può portare alla sindrome da recupero delle riunioni, rendendo difficile per i dipendenti riprendersi dalle riunioni e lavorare in modo efficiente.

Le riunioni dovrebbero evitare le insidie ​​comuni: automatizzare le attività se possibile, tenere traccia delle riunioni e attenersi solo ai partecipanti pertinenti. Perché i tuoi dipendenti devono strutturare manualmente un'agenda, riassumere le note della riunione e ridigitare le attività in una seconda posizione digitale quando un'app di gestione delle riunioni potrebbe farlo per te in pochi secondi?

Fonte: opere d'arte di Ronnie Jensen

Il software per la gestione delle riunioni consente riunioni strategiche con un'agenda fissa, un programma prestabilito, argomenti mirati e relatori assegnati. I partecipanti sanno cosa aspettarsi, quindi possono prepararsi in anticipo e approfondire l'agenda man mano che la riunione procede.

Le riunioni asincrone sono già in corso e le aziende devono adattarsi

COVID-19 ci ha mostrato che gli incontri faccia a faccia non sono più necessari per il successo organizzativo. Le aziende lungimiranti, molte delle quali hanno lavoratori che coprono diversi fusi orari, sono passate al lavoro e alle riunioni asincrone.

Ma in che modo una riunione asincrona è diversa da una semplice chat di Teams?

Nelle riunioni asincrone, i partecipanti trascorrono una quantità specifica di tempo sull'intero materiale della riunione anziché su un'attività a tempo indeterminato. Una riunione asincrona ben gestita ha uno scopo, un'agenda, un luogo centrale in cui i partecipanti possono condividere i propri pensieri e un processo per registrare i verbali. Il verbale della riunione viene finalizzato e inviato al termine della riunione.

L'esecuzione di una riunione di questo tipo con parti disparate è possibile solo con il software di gestione delle riunioni per supportarti.

Fonte: velocità globale

Cosa cercare nel software di gestione delle riunioni?

Fin dall'inizio degli incontri (non ne sono sicuro, non c'ero, ma penso che si svolgessero in grotte preistoriche), c'è stato un tema di reclami sugli incontri.

Alcune delle lamentele più comuni nelle riunioni includono oratori sovrapposti, riunioni lunghe, nessun processo standard di creazione dell'agenda o di annotazione, nessuna area centralizzata per archiviare note o verbali della riunione e una persona che monopolizza la riunione. Ecco perché cercare i rimedi esatti a questi contrattempi comuni delle riunioni è essenziale quando si considera il software di gestione delle riunioni.

Quando investi in un software per la gestione delle riunioni, vuoi ottenere il massimo dal tuo investimento. Ecco le caratteristiche chiave da avere nella lista dei desideri per la gestione delle riunioni:

• Un costruttore di agenda; punti bonus se più membri del team possono collaborare all'ordine del giorno
• Un sistema automatizzato per creare e distribuire i verbali delle riunioni
• Un time tracker per punti all'ordine del giorno e relatori
• Un sistema per misurare l'efficacia della tua riunione e raccogliere feedback sulla riunione dal tuo team
• Un sistema per organizzare gli altoparlanti
• Un sistema per registrare automaticamente le attività in riunione
• Un sistema per registrare automaticamente le decisioni in riunione
• Un meccanismo di voto in riunione
• Integrazione con altri strumenti di produttività che possono aiutare nella gestione delle attività
• Archiviazione centralizzata dei materiali delle riunioni
• Possibilità di personalizzare e creare modelli di agende, verbali di riunioni e altro ancora

Sebbene questo elenco non sia certamente esaustivo, è un buon punto di partenza quando si investe nella tecnologia di gestione delle riunioni.

Quanto tempo e denaro potresti risparmiare con un software di gestione delle riunioni?

Il tempo e il denaro risparmiati utilizzando il software di gestione delle riunioni dipende dal tipo di riunioni organizzate, dalle dimensioni del team e dalla durata delle riunioni. Ecco un esempio per calcolare il tempo e il denaro spesi per le riunioni.

Secondo il calcolatore HBR, una riunione di un'ora con otto dipendenti che guadagnano 70.000 all'anno costerà alla tua organizzazione $ 392 per riunione. Risciacqua e ripeti quell'incontro un paio di volte al mese o anche settimanalmente, e puoi vedere come si sommano gli incontri.

Le spese per le riunioni sono costi irrecuperabili se non ci sono struttura e risultati tangibili e i tuoi dipendenti lasciano la riunione sentendosi frustrati ed esausti. Il software per la gestione delle riunioni allevia questi punti deboli, salvandoti dal burnout dei dipendenti e minando la produttività.

Dì addio alle riunioni improduttive

Poiché le aziende guardano all'automazione per ridurre i costi e semplificare i processi, lo spazio per riunioni non farà eccezione. Con la tendenza in corso verso il lavoro globale, remoto e ibrido e l'incertezza del mercato, le aziende ridurranno i costi e le risorse dove possibile.

Con uno degli errori più costosi che le aziende possono commettere essendo riunioni improduttive, un software di gestione delle riunioni che produca risultati delle riunioni più efficienti e fruibili sarà una tendenza ovvia.

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