Come gestire un efficiente team remoto
Pubblicato: 2020-04-20La gestione efficiente di un team di lavoro a distanza è una curva di apprendimento per qualsiasi azienda che passa dalla sede o dal lavoro in ufficio.
In Exposure Ninja, gestiamo il nostro team al 100% da remoto e lo facciamo da più di sette anni. Non per suonare le nostre trombe, ma ci piace pensare a noi stessi come a un team virtuale incredibilmente efficiente ed efficace. Questo non vuol dire che non abbiamo colpito alcuni dossi lungo la strada.
Sebbene la gestione di un team virtuale possa sembrare all'inizio scoraggiante, può essere una benedizione sotto mentite spoglie. Spostare la tua azienda in una configurazione di lavoro a distanza ti spinge a migliorare i tuoi processi, essere più chiaro con ciò che ti aspetti dai membri del tuo team e rendere la tua azienda più snella.
Guarda il nostro webinar su come sopravvivere e prosperare quando si passa al lavoro a distanza dal nostro Head Ninja e veterano del lavoro a distanza, Tim Cameron-Kitchen.
Sfide con la gestione di un team remoto
Incontrerai alcune nuove sfide quando sposterai il tuo team in un luogo di lavoro virtuale, ma l'importante è come gestirli. Ecco alcune delle sfide più comuni affrontate dai team di lavoro a distanza:
- Non avere gli strumenti giusti per il lavoro a distanza
- Metodi di comunicazione disorganizzati o inadeguati
- Mancanza di responsabilità e chiarezza sulle responsabilità
- Limiti all'orario di lavoro e rispetto del tempo di tutti
- Orari di lavoro disgiunti
- Difficoltà a tenere traccia del lavoro, della produttività e delle prestazioni
- Problemi con l'identificazione quando il personale è stressato o sovraccaricato
- Sensazioni di isolamento e mancanza di legame di squadra
Abbiamo provato e testato diversi approcci per gestire queste sfide. Alcuni hanno fallito, ma altri hanno avuto successo. Nella nostra formazione sulla Rivoluzione del lavoro a distanza, ti accompagniamo attraverso i nostri successi e fallimenti, così puoi evitare di commettere i nostri errori e passare direttamente all'implementazione di grandi cose.
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Come garantire che il tuo team remoto sia gestito in modo efficiente
La gestione di un team remoto non deve essere un mal di testa. Con i giusti processi in atto, puoi stabilire un'operazione online senza intoppi che ti farà chiedere perché non sei andato prima in remoto.
1. Imposta aspettative chiare e orari di lavoro
Quando ti aspetti che il tuo team lavori e su cosa ti aspetti che lavori quando passa al lavoro a distanza è una considerazione importante. Consegnare un laptop al personale e rimandarlo a casa senza alcuna spiegazione comporterà orari di lavoro incoerenti e lavoro irregolare.
Sebbene il lavoro a distanza possa essere flessibile, è importante gestire la flessibilità che stai concedendo a quel tempo. Stabilisci le aspettative sull'orario di lavoro con il tuo team attraverso conversazioni individuali, contratti aggiornati o un accordo scritto per il lavoro da casa. Ogni membro del team deve essere chiaro sull'orario di lavoro previsto.
In Exposure Ninja, sfruttiamo orari di lavoro flessibili consentendo a molti membri del nostro personale di lavorare in modo flessibile, a condizione che lavorino sempre almeno quattro ore al giorno, dal lunedì al venerdì, dalle nove alle cinque del Regno Unito. Con i ruoli a contatto con i clienti, c'è meno flessibilità, ma consentiremo comunque al nostro team di gestire i propri tempi di pausa e offriremo invece la possibilità di lavorare dalle otto alle quattro o dalle dieci alle sei.
2. Stabilire una chiara etichetta di comunicazione e orari delle riunioni
Il tuo team comunicherà solo tramite e-mail e WhatsApp? (Spero di no!) Quali strumenti dovrebbero usare per la comunicazione? Come si terranno gli incontri? Dove e quando? Queste sono solo alcune delle domande iniziali che le aziende hanno sulle comunicazioni di lavoro a distanza.
Ecco cosa ti consigliamo:
- Usa Slack per tutte le comunicazioni interne. Slack è uno strumento di messaggistica istantanea che può essere installato su desktop e dispositivi mobili per consentire ai membri del team di comunicare in modo rapido ed efficiente.
- Usa Google Calendar per pianificare le riunioni. Tutti i membri del team dovrebbero utilizzare lo stesso sistema di calendario per evitare che le persone prenotino due riunioni o scrivano tutto nel loro diario cartaceo e penna.
- Pianifica le riunioni in anticipo e pianifica solo il tempo che ti serve. Crea programmi di riunione chiari e assegna un presidente della riunione per dirigere la discussione e far proseguire la riunione quando necessario.
- Usa Google Hangouts per le riunioni. Google Hangouts è uno strumento di videoconferenza gratuito. Quando pianifichi una riunione in Google Calendar, viene automaticamente assegnato un collegamento a Google Hangout. Basta fare clic sul collegamento per partecipare alla riunione.
- Fornisci al tuo team una guida su come comunicare in modo efficace con i colleghi che lavorano a distanza. Passare al lavoro a distanza significa una maggiore quantità di messaggi online e molto meno interazioni faccia a faccia. Poiché non puoi fare affidamento sul linguaggio del corpo e sul tono della voce tramite messaggi scritti, è importante che i membri del team sappiano come scrivere ai colleghi in modo efficace.
3. Usa gli strumenti giusti
I team remoti efficienti dispongono degli strumenti giusti. Sebbene gli strumenti di comunicazione sopra menzionati siano il primo passo, è anche necessario disporre degli strumenti giusti per gestire altri aspetti delle operazioni della tua azienda.
Questi sono gli strumenti chiave che consigliamo a Exposure Ninja:
- Lavoro di squadra* — Strumento di gestione di progetti e attività per tenere traccia e assegnare attività e progetti di lavoro.
- Hubstaff* — Strumento di monitoraggio del tempo per tenere traccia delle ore di lavoro e dei livelli di attività.
- Xero — Software di contabilità per le buste paga e la gestione delle fatture dei clienti.
- Lastpass — Strumento di gestione delle password sicuro.
- Infusionsoft/Keap — CRM di vendita. Leggi di più sui CRM qui.
Tutti gli strumenti che abbiamo consigliato qui, li usiamo noi stessi.
4. Mettere in atto i processi
Una volta che hai risolto il software e gli strumenti necessari per gestire bene la tua azienda, è il momento di mettere in atto i processi. I processi sono la spina dorsale di un'azienda gestita in remoto di successo e non posso sottolineare abbastanza l'importanza di processi chiari, efficienti e replicabili.
In Exposure Ninja, utilizziamo Teamwork* per gestire le attività. Il lavoro di squadra ha una funzionalità che ti consente di creare elenchi di attività (come liste di controllo) per le attività principali della tua azienda. Questi assicurano che il personale non perda mai un colpo perché controlla sempre il proprio lavoro. È anche incredibilmente utile per i nuovi membri del team che iniziano a lavorare da remoto in quanto fornisce loro una chiara guida passo passo.
Vuoi passare al lavoro a distanza? I processi suonano come un mal di testa? La nostra formazione e consulenza sulla rivoluzione del lavoro a distanza ti guida passo dopo passo nella creazione di solidi processi remoti. Iscriviti per tutti i segreti.
5. Rendere le persone responsabili e responsabili
Come per qualsiasi azienda, le aziende di maggior successo sono quelle in cui i membri del team hanno chiare responsabilità e sono responsabili di determinati compiti o processi. Chi sono queste persone e quanto sono abili nell'esecuzione dei processi di cui sono responsabili è parte integrante di un'attività remota senza intoppi.
Se la tua azienda avrà bisogno di nuovi processi per operare in remoto, affida a una persona specifica all'interno della tua organizzazione la responsabilità di stabilirli. Se hai una persona che ha una forte mentalità operativa, vale la pena assegnargli la definizione di criteri e la revisione dei processi messi in atto.
6. Gestisci fusi orari diversi
Diversi fusi orari possono devastare un team virtuale impreparato a loro. Anche se può essere più economico esternalizzare determinate attività a team con sede in altri paesi, se la tua base di clienti principale si trova nel Regno Unito o negli Stati Uniti, avrai anche bisogno di personale disponibile in quei fusi orari. L'altra considerazione è quando i tuoi dipendenti devono interagire tra loro e assicurarsi che ci sia un incrocio tra i loro programmi di lavoro.
Molte aziende remote di successo, tra cui Buffer, hanno team con sede in luoghi e fusi orari diversi, così come Exposure Ninja. Tra i lati positivi, la tua azienda può essere disponibile a rispondere ai tuoi clienti con maggiore frequenza. Assicurati di mettere in atto orari di lavoro chiari e controlla che gli orari siano allineati tra i colleghi.
7. Capire quando i dipendenti hanno bisogno di supporto da remoto
Un dipendente passa davanti alla tua scrivania, insolitamente con 20 minuti di ritardo all'inizio del lavoro e con un profondo cipiglio inciso sulla fronte. Chiedi loro se va tutto bene e sembrano soffocare le lacrime. È facile individuare quando un dipendente ha bisogno di supporto in un luogo di lavoro fisico in cui si hanno interazioni faccia a faccia.
Quando il tuo team lavora in remoto, non vedi gli stessi segnali. Ma ci sono segnali. Presta attenzione ai cambiamenti nel comportamento, alle ore dispari di lavoro, alle attività perse e assicurati di chiedere direttamente anche tu.
8. Pianifica regolari aggiornamenti 1:1
Regolari incontri individuali assicurano che il tuo team sia in linea con i propri compiti. Darà loro la direzione di cui hanno bisogno e ti darà la tranquillità sapendo che si stanno facendo progressi. I catch-up sono preziosi per mantenere stretto il legame tra manager e dipendenti e gestire un team remoto in modo efficiente.
9. Aggiungi attività sociali
Solo perché il tuo team è virtuale non significa che il lato sociale del lavoro debba essere lasciato nel dimenticatoio. Sostituisci le chat in sala del personale e i drink dopo il lavoro, con i canali Slack e i gruppi di interesse. In Exposure Ninja, abbiamo un canale Watercooler in cui il nostro team discute di tutti i tipi, nonché di club del libro, campionati di fantacalcio e altro ancora.
Evita la tentazione di portare via il tuo personale con i laptop e incrociare le dita. Questo porterà solo a un risultato: il disastro. Segui i nostri passaggi sopra e segui la nostra formazione sulla rivoluzione del lavoro a distanza o prenota una consulenza sul lavoro a distanza con il nostro team di esperti per salvaguardare il futuro della tua attività.
*Alcuni collegamenti all'interno di questo articolo sono collegamenti di affiliazione per i quali Exposure Ninja riceve una commissione per la promozione (questi collegamenti non sono sponsorizzati). Exposure Ninja promuove solo i servizi che già utilizziamo all'interno del nostro stack di marketing