Come mantenere una strategia di Project Management organizzata?

La gestione del progetto è un processo in più fasi fondamentale nella pianificazione e nell'organizzazione delle risorse aziendali per completare un'attività specifica. Per alcuni, è in base al progetto. Mentre per altre aziende, la gestione dei progetti è già radicata nella cultura operativa. In passato, si sentiva parlare di project management solo quando si trattava di progetti IT, ingegneristici o di costruzione. Ma poiché il concetto è ora applicabile a qualsiasi settore, i principi sono più o meno gli stessi: definizione degli obiettivi, identificazione dei componenti, assegnazione delle attività e monitoraggio per il controllo della qualità.

Ogni progetto coinvolge molte parti in movimento. Forse uno che ha un ruolo essenziale è il project manager. È incaricato del processo decisionale e del potere di supervisionare tutto per raggiungere il risultato desiderato. Per lui, il successo del progetto dipende da come si assicura che il team segua i passaggi ei processi suggeriti durante l'intero ciclo di vita previsto. Ma lo scenario ideale è sempre più facile a dirsi che a farsi. L'aspetto positivo della gestione dei progetti oggi è la disponibilità di strumenti e risorse moderni alimentati da una tecnologia digitale innovativa.

Gli strumenti moderni di gestione dei progetti semplificano il lavoro dei manager?

Non si può parlare di project management senza toccare il ruolo svolto dalla tecnologia. Sarebbe inutile impegnarsi in un progetto se il tuo team non sfrutta al massimo strumenti come il software di project management. Indipendentemente dalle dimensioni del progetto o dal numero di persone coinvolte, l'utilizzo del software aiuta a pianificare, organizzare, distribuire e monitorare le attività in modo più efficiente. Tuttavia, non tutte le piattaforme o gli strumenti soddisfano le sfide affrontate dai project manager, a causa dei requisiti unici del loro settore o della complessità del progetto.

È essenziale tenere presente di utilizzare il miglior software di gestione dei progetti. Ad esempio, progetti semplici potrebbero funzionare bene con uno strumento dotato di funzionalità di base. E se desideri le migliori funzionalità offerte da una piattaforma di gestione dei progetti, è fondamentale confrontare funzionalità solide e considerare la variazione ideale che funzioni per le tue esigenze.

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Il modo giusto per affrontare la selezione di strumenti e tecnologie

La scelta degli strumenti, in particolare della tecnologia, non è una decisione facile per i project manager. In definitiva, vuoi che questi strumenti siano risorse preziose e non un ostacolo alla produttività. Naturalmente, anche il costo è importante perché la maggior parte degli strumenti aziendali non è gratuita.

Quando si tratta di gestione dei progetti, l'implementazione di strumenti e tecnologia dovrebbe essere una decisione orientata agli obiettivi. Non esiste una soluzione o una piattaforma valida per tutti. Cosa vuoi ottenere richiedendo al tuo team di utilizzare uno strumento particolare? Quali sono le vostre priorità nella selezione delle funzionalità del software di gestione dei progetti? Una volta che ne hai uno a tua disposizione, è anche fondamentale riconoscere che la tecnologia è solo uno dei fattori che influirà sul successo del progetto. I project manager devono ancora sfruttare tecniche e strategie che garantiscano efficienza e produttività.

Con questo in mente, discutiamo suggerimenti utili per guidare i project manager a rimanere organizzati e in cima a ogni problema riscontrato durante il corso del progetto.

Definizione delle priorità e degli obiettivi del progetto

Prima che il tuo team inizi a lavorare al progetto, il primo passo è avere almeno un piano di priorità specifiche. Il completamento di un progetto dovrebbe essere un processo con fasi e passaggi che puoi suddividere in attività attuabili. Stabilire le priorità aiuterà te e il tuo team ad adeguarvi alle aspettative del progetto. L'elenco delle priorità diventerà anche la base dei vostri criteri per il monitoraggio e il controllo di qualità. In poche parole, dare priorità alle attività in un certo ordine darà al team un approccio orientato agli obiettivi per la loro produzione quotidiana.

Definire le scadenze e il programma di completamento

Ogni compito, non importa quanto piccolo, dovrebbe avere una scadenza. Un team manager ben organizzato mantiene un programma serrato in modo da motivare ogni membro a non restare indietro. Naturalmente, lo scenario ideale è rispettare la scadenza fissata. Ma in caso di ritardi, i manager dovrebbero anche rimanere flessibili e trovare un nuovo piano di corso per accogliere eventuali modifiche e adeguamenti alla scadenza prevista.

Sebbene aderire a un programma rigoroso possa essere intimidatorio per alcuni, è un aspetto critico del monitoraggio della qualità. Non lasciare che nessun membro del team ti dica il contrario.

Stabilire le pietre miliari del progetto

Qual è la differenza tra una pietra miliare e un obiettivo? Una pietra miliare si riferisce a un evento specifico che segna il completamento di una specifica fase o fase del progetto. Una pietra miliare è essenziale perché offre al manager e al team una visione dettagliata degli eventi chiave che spingeranno il progetto alla fase successiva. Per evitare di confonderti su cosa sia un'attività ordinaria e cosa sia una pietra miliare, le seguenti domande dovrebbero essere il tuo test.

• Il completamento di detto evento influirà in modo significativo sul risultato finale?
• L'evento è importante per definire se il progetto avanza o meno?
• Coinvolge il contributo delle parti interessate?

In generale, se ritieni che l'evento sia importante, allora dovrebbe essere considerato una pietra miliare del progetto. In questo modo potrai tenere traccia e mappare i progressi della squadra.

Avere una serie distinta di obiettivi a breve e lungo termine

Abbiamo menzionato in precedenza l'importanza di dare priorità ai compiti, che va di pari passo con questa raccomandazione. Se definisci chiaramente gli obiettivi del progetto a breve ea lungo termine, è più facile identificare quali attività vengono prima. Inoltre, puoi delegare meglio quando hai suddiviso i risultati del progetto in attività gestibili "centrate sugli obiettivi". Questi obiettivi dovrebbero anche diventare la base per monitorare i progressi, soprattutto quando è necessario toccare con mano o istruire un membro del team.

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Comunicazione coerente

Una comunicazione coerente è difficile, anche per i project manager più esperti. Quando sei a capo di una grande squadra, molte cose possono cadere nelle fessure. Inoltre, la fiducia e la comprensione delle persone con personalità diverse possono intralciare la gestione e la gestione dei problemi riscontrati durante il lavoro sul progetto.

Anche una comunicazione efficace è un processo. Richiede impegno da parte del manager, per essere coerente nell'incoraggiare ogni membro del team a diventare più aperto. Fortunatamente, ci sono molti modi semplici per raggiungere questo obiettivo. Oltre alle riunioni regolari e alle sessioni di coaching individuali, puoi utilizzare strumenti come un'app di messaggistica, videoconferenza e persino e-mail regolari per mantenere aperte le linee di comunicazione. Inoltre, è responsabilità del manager essere ricettivo a opinioni e idee che potrebbero aiutare ad affrontare problemi e preoccupazioni comuni.

L'automazione semplifica le attività ripetitive

Abbiamo accennato in precedenza che la moderna gestione dei progetti si basa sulla tecnologia. Ma ci sono momenti in cui i manager non riescono a massimizzare i vantaggi di questi strumenti. Quando li hai a tua disposizione, cerca modi per automatizzare le attività ripetitive. Il software di gestione dei progetti consente di programmare attività ricorrenti e di assegnarle automaticamente? Che ne dici di uno strumento che genera automaticamente report per dati specifici? I manager dovrebbero capire che fare le cose manualmente non ti rende migliore nel tuo lavoro. Questi strumenti sono disponibili proprio perché hai solo un determinato numero di ore al giorno per fare le cose.

Delegare e assegnare

I project manager non devono fare tutto il lavoro pesante. Puoi suddividere il tuo team in mini unità assegnate a specifici compiti amministrativi. Naturalmente, è anche essenziale assicurarsi di scegliere il dipendente giusto in grado di gestire l'attività assegnata. Delega in base ai loro punti di forza e alle competenze di base in modo da poter massimizzare il talento o l'abilità non sfruttati di ogni membro.

Controllo di qualità e monitoraggio dei progressi

L'ultima nella nostra lista di raccomandazioni è l'importanza di monitorare i progressi attraverso il controllo di qualità. I report e le analisi del progetto ti aiuteranno a determinare le aree di miglioramento e opportunità di coaching specifiche. Se ci sono KPI, il team dovrebbe avere accesso ai report che mostrano come si accumulano in termini di obiettivi.

Superare le sfide comuni affrontate dai project manager

Ora che abbiamo discusso i suggerimenti che aiuteranno i manager a diventare più organizzati e produttivi, come dovrebbero superare le comuni sfide di gestione? È una realtà che anche il manager più esperto si imbatterà di tanto in tanto in ostacoli. Questi sono esempi di istanze incontrollabili che potrebbero ostacolare l'avanzamento del progetto.

1. Vincoli e problemi di budget: il denaro è sempre una preoccupazione fondamentale per i project manager. Quando sei costretto a rispettare un budget specifico, può complicare il raggiungimento di compiti e obiettivi. Secondo uno studio del 2017, il 49,5% dei responsabili della produzione considera il costo del progetto come la sfida più grande. Per risolvere questo problema, torneremo alla nostra precedente raccomandazione sull'importanza della pianificazione. Il processo di definizione degli obiettivi e delle priorità minimizzerà almeno i problemi incontrati con i superamenti e le carenze.
2. I membri del team non hanno le capacità: la tua squadra sarà brava solo quanto il membro più debole. E il progetto dipende molto dalle prestazioni individuali. In qualità di project manager, dovrai valutare obiettivamente le competenze per determinare se è necessario rafforzare il tuo team con ulteriore supporto.

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Parole finali

In conclusione, un project manager ben organizzato gioca un ruolo fondamentale nel successo del team. Per i manager, il compito da svolgere può essere opprimente e noioso, ma non è necessario affrontare il progetto senza l'ausilio di strumenti e di un team di dipendenti competenti. I suggerimenti discussi qui non comprendono in alcun modo tutte le migliori pratiche che un project manager può utilizzare. Sebbene la gestione di un team sia uno sforzo altamente personale, l'adesione a questi principi stabiliti per la produttività e l'efficienza garantirà risultati favorevoli.