19 Trucchi e suggerimenti per la produttività che cambiano la vita

Suggerimenti sulla produttività per ottenere più lavoro

Quasi tutto ciò che ci circonda è progettato per attirare la nostra attenzione, che si tratti dei nostri smartphone, e-mail, social media e praticamente tutto su Internet.

Anche quando chiudiamo gli occhi per meditare (o per fare un pisolino), la nostra mente riproduce ancora le immagini di quelle stesse cose da cui stiamo scappando. L'unico modo per essere produttivi in ​​questa era digitale è sviluppare un solido meccanismo di difesa "anti-distrazione". Il tempo è il nostro bene più prezioso e dobbiamo usarlo con saggezza. Questo articolo esaminerà 19 hack di produttività per aiutarti a ottenere il massimo dalle tue giornate.

Correlati: Come entrare in uno stato di flusso: 11 potenti tecniche

19 trucchi e suggerimenti per la produttività

1. La regola dei 3 secondi

La regola dei 3 secondi è un ottimo modo per spingerti a lavorare su un compito che temi. Sembra abbastanza sciocco in linea di principio, ma funziona come per magia.

Ogni volta che stai procrastinando qualcosa, inizia il conto alla rovescia da 3 e non appena arrivi a 1, metti da parte tutto il resto e inizia immediatamente il compito senza pensarci due volte.

Ad esempio, se hai un compito che scade tra poche ore, ma non riesci a uscire da YouTube, dì "3...2...1...Andiamo!" e chiudi immediatamente il browser e apri il compito.

2. Misura per quanto tempo riesci a concentrarti

La misurazione è un ottimo suggerimento per la produttività per monitorare i progressi. Misura per quanto tempo puoi lavorare su un compito prima di addormentarti mentalmente . Una volta che sai qual è il tuo tempo medio, punta ad aumentarlo di circa il 20%. Se hai lavorato per 2 ore e ti senti esausto, prenditi altri 20 minuti prima di fare una pausa. Annunci

Puoi anche tenere traccia di quanto tempo hai lavorato su un'attività senza distrazioni. Se hai terminato il progetto velocemente, non distrarti con qualcos'altro per troppo tempo o ti ci vorrà ancora più tempo per ricominciare.

La tecnica del pomodoro è un altro ottimo modo per migliorare la tua concentrazione. Sono praticamente solo intervalli di tempo con piccole pause nel mezzo. L'idea è di lavorare per 25 minuti, quindi fare una pausa di cinque minuti. Dopo quattro "pomodori" (che possono variare da 25 minuti a un'ora), fai una pausa di 15-30 minuti.

Puoi impostare un timer per tenere traccia del tuo ciclo di lavoro, ma non dimenticare di fare le pause. Se hai lavorato per tre pomodori senza fare pause, probabilmente non sarai in grado di concentrarti molto su quello che devi fare dopo. E se vuoi ottenere i migliori risultati da questa tecnica, cerca di mantenere le tue sessioni di lavoro coerenti (lavorando per 25 minuti senza distrazioni).

3. Automatizza le attività ripetitive

L'automazione delle attività ripetitive può aiutarti a liberare qualche ora in più nella tua giornata da dedicare a cose più importanti . Le attività che non richiedono il "tocco umano" sono buoni esempi di cose che possono essere automatizzate. Perché continuare a svolgere attività banali più e più volte quando il tuo computer può farlo per te? Saresti sorpreso di quanto tempo libero puoi recuperare semplicemente automatizzando alcune di queste cose.

Puoi utilizzare strumenti come Hootsuite per automatizzare i tuoi post sui social media, Mailchimp per le tue campagne e-mail, HubSpot per le tue attività di vendita e marketing, Lemlist per i tuoi contatti a freddo su LinkedIn.

Puoi persino installare un bot sul tuo sito Web e sulle pagine dei social media per semplificare l'assistenza clienti e rispondere automaticamente alle domande. Qualsiasi attività ripetitiva che non puoi automatizzare per qualche motivo, affidala invece a un libero professionista. Annunci

4. Impara a dire di no

Questo è uno dei migliori hack per la produttività. Dire di sì troppo spesso ti costringe a passare la giornata a far parte dei piani degli altri e a non avere tempo per i tuoi. Impara a dire di no con fermezza, ma educatamente. E non sentirti mai in colpa per questo.

Dire di no ti apre il tempo per fare le cose che vuoi davvero fare (e lascia spazio agli altri per godersi la giornata senza di te).

Annunci Certo, non è così facile dire di no a volte, sappiamo com'è. Potrebbe essere difficile rifiutare i piani quando sai che sono stati realizzati con buone intenzioni, soprattutto se si tratta di qualcosa di piccolo. Ma ci sono modi per dire no ai progetti e alle richieste degli altri sul tuo tempo, senza lasciare l'amaro in bocca.

Ci sono due modi per rifiutare le persone: semplice o gentile. Semplice è quando dici loro perché non possono avere il tuo tempo. È quando dici "Non posso uscire martedì perché sono occupato" o "Non voglio uscire stasera". Non renderà felice la persona, ma almeno sanno perché dici di no.

E poi c'è essere gentili. Puoi dire: "Devo lavorare", il che è vero. Ma puoi anche dire: "Non ho voglia di uscire stasera, ma fammi sapere se vuoi fare qualcosa la prossima settimana".

Essere gentili è aperto all'interpretazione, che potrebbe costringere la persona a essere creativa con il proprio piano B. Quindi pianifica saggiamente il tuo approccio quando si tratta di dire "no". Annunci

5. Fai delle pause regolari

Quando lavori per troppe ore senza fare una pausa, i tuoi livelli di produttività iniziano inevitabilmente a calare. Fare pause regolari aiuta a ricaricare le batterie in modo da poter tornare con una mente più acuta .

La buona notizia è che non è necessario dedicare ore alla volta per raccogliere i frutti delle pause regolari. Puoi vedere miglioramenti misurabili prendendo anche brevi pause mentali, secondo una ricerca condotta dall'Università dell'Illinois.

Lo studio ha rilevato che i partecipanti che si sono presi una pausa di 10 minuti dopo mezz'ora di test della propria memoria sono stati in grado di fare un numero significativamente inferiore di errori quando hanno ripreso il test rispetto a quelli che non si sono presi una pausa.

I risultati di questo piccolo studio suggeriscono anche che mentre fare una pausa più lunga dopo aver lavorato per un'ora potrebbe schiarirti le idee e ridurre l'affaticamento, fare una breve pausa dopo solo mezz'ora può avere un impatto molto maggiore sulle tue prestazioni cognitive.

Le tue pause possono essere sotto forma di una breve passeggiata, dello stretching, della preparazione del caffè o anche semplicemente di uscire per prendere una boccata d'aria. Fai solo attenzione a non farti prendere da una distrazione da cui sarà difficile staccarsi, come andare sui social media. Puoi sempre farlo alla fine della tua giornata.

6. Elimina tutte le distrazioni non essenziali

Le distrazioni ostacolano la nostra capacità di concentrazione. Secondo questa ricerca, il lavoratore medio non può passare più di 6 minuti senza controllare la posta elettronica o la messaggistica istantanea. Elimina tutte le distrazioni non essenziali durante l'orario di lavoro.

Se non riesci a resistere a controllare il telefono ogni pochi minuti, spegnilo e tienilo lontano dalla tua vicinanza. Non preoccuparti di perdere chiamate o messaggi "importanti", puoi sempre restituirli in un secondo momento.

Le distrazioni incoraggiano il multitasking, un atto di giocoleria mentale che degrada le prestazioni di entrambi i compiti. Meno distrazioni hai, più lavoro puoi fare.

7. Imposta un orario specifico per il controllo della posta elettronica

Il motivo per cui non possiamo resistere a controllare la nostra e-mail ogni pochi minuti è dovuto all'effetto FOMO. La maggior parte delle e-mail che riceviamo in realtà non richiedono la nostra risposta urgente. Puoi impostare orari specifici durante il giorno per controllare la tua casella di posta e rispondere ai messaggi in batch.

Puoi controllarlo a mezzogiorno, dopo aver completato le tue attività mattutine più importanti, e poi di nuovo nel tardo pomeriggio, subito prima di uscire dal lavoro. Rompi l'abitudine di controllarlo impulsivamente ogni pochi minuti.

8. Proteggi il tuo "flusso"

Il flusso è uno stato mentale in cui sei così completamente immerso in un'attività che diventi ignaro di ciò che ti circonda . Quando sei in uno stato del genere, il lavoro non è più un lavoro. Se stai leggendo un libro, le pagine girano da sole. Se stai scrivendo, le parole escono da te senza sforzo.

Ogni volta che entri in uno stato del genere, proteggilo come se la tua vita dipendesse da esso. È allora che la tua creatività è al culmine. Disattiva l'audio del telefono, disattiva le notifiche e-mail, stai lontano dai social media e da qualsiasi altra cosa che ti faccia perdere la concentrazione. Non parlare nemmeno con le persone. Nient'altro dovrebbe importare se non il compito su cui sei concentrato. Quando il flusso viene interrotto, recuperarlo di nuovo può richiedere ore o talvolta addirittura non succedere durante il giorno.

9. Annota tutto

Questo è uno dei migliori consigli sulla produttività per fare le cose. Tendiamo a sopravvalutare la nostra capacità di ricordare le cose. Sviluppa l'abitudine di annotare tutto, dai tuoi programmi quotidiani ai nomi delle nuove persone che incontri. Non ci vuole molto tempo o fatica. Puoi usare il tuo smartphone o portare con te un piccolo quaderno tascabile e una penna.

Sarai sorpreso di quanto questo hack di produttività ti aiuti. Tutto è scritto e puoi cancellare gli elementi man mano che sono completati, dandoti un senso di soddisfazione e progresso. Questo ti farà sentire più padrone della tua giornata.

Quando scriviamo le cose, siamo costretti a organizzare i nostri compiti . Pensiamo ai passaggi necessari per raggiungere un obiettivo e pianifichiamo come suddividere un obiettivo in blocchi gestibili di lavoro. È tutto lì sulla carta, fuori dalle nostre teste dove può essere dimenticato.

Niente è più frustrante di quando non riesci a ricordare cosa volevi fare o cosa intendevi comprare. È ancora più frustrante quando ti rendi conto che è una delle tante cose che non riesci a ricordare. Sviluppare l'abitudine di scrivere tutto risolve questo problema una volta per tutte.

10. Organizza la tua giornata in anticipo

Non ci sono molti hack di produttività più importanti di questo. Avere scritto liste di cose da fare aumenta le tue possibilità di seguire fino al 91%. Stabilisci una manciata di priorità per la tua giornata, preferibilmente il giorno precedente, e poi affrontale come prima cosa al mattino mentre la tua mente è ancora fresca.

Se non pianifichi le tue attività in anticipo, ti ritroverai a reagire alle cose che emergono. Ciò significa che il completamento di piccoli compiti può richiedere l'intera giornata.

Il motivo per cui la pianificazione è così importante è perché ti prepara al successo a lungo termine. Risparmierai tempo non dovendo capire cosa devi fare dopo. Scegli un'attività dalla tua lista di cose da fare e inizia.

Non pianificando la tua lista di cose da fare in anticipo, puoi avere una giornata molto impegnativa ma fare comunque pochissimi progressi, dal momento che non avresti lavorato sulle cose che contano di più.

11. Inizia la giornata affrontando i compiti più importanti

È più probabile che ceda alle distrazioni più avanti nel corso della giornata, quando sei esausto e la tua forza di volontà è esaurita. Inoltre, con l'avanzare della giornata, la qualità della tua produzione diventa sempre meno.

Le persone tendono a cedere alle distrazioni quando notano che la loro forza di volontà si sta esaurendo. Se inizi la giornata concentrandoti solo sui compiti più importanti, sarai meno tentato di cedere alle distrazioni in seguito.

Scoprirai anche che il tuo output è di qualità superiore. Pianificare la giornata in anticipo aiuta a ridurre il disordine e le distrazioni ricordandoti le cose che richiedono la massima concentrazione non appena ti svegli . Riserva le ore mattutine per queste attività.

12. Allega ricompense ai tuoi risultati

Assegnare ricompense ai risultati può darti quella spinta in più quando ti senti stanco e mentalmente svuotato. Le ricompense possono essere qualsiasi cosa ti piaccia.

Ad esempio, puoi fare uno spuntino dopo aver completato un'attività. Puoi uscire a bere qualcosa con i tuoi amici dopo aver raggiunto la tua quota di vendita. Puoi pianificare di prenderti una vacanza dopo aver completato un progetto lungo e terribile. Maggiore è il risultato, maggiore dovrebbe essere la ricompensa.

13. Il segreto della produttività di “Jerry Seinfeld”.

Questo è uno dei miei hack di produttività preferiti. Prendi un grande calendario da parete che contenga tutti i giorni e i mesi su una pagina, quindi appendilo accanto alla tua postazione di lavoro (o a un muro prominente della tua casa). Per ogni giorno in cui svolgi tutti i tuoi compiti, metti una X grande con un pennarello rosso.

Dopo alcuni giorni, una catena inizierà a formarsi e il tuo obiettivo sarà non romperla. Quando hai una catena lunga diverse settimane, farai tutto il necessario per evitare di romperla in modo da non dover ricominciare da capo.

14. Suddividi i compiti più grandi in pezzi piccoli e più gestibili

Quando un compito è troppo grande o difficile, la nostra prima reazione è temerlo, il che poi porta alla procrastinazione. Il solo pensiero può regalarci notti insonni. Ogni volta che ti trovi di fronte a un compito del genere, scomponilo in parti più piccole a cui è meno opprimente pensare.

Ad esempio, se devi scrivere un rapporto di 10.000 parole, scomponilo in base agli argomenti che intendi trattare, quindi concentra le tue energie su un argomento prima di passare a quello successivo, quindi a quello successivo. Non guardarlo nel suo insieme altrimenti non troverai mai la motivazione per iniziare.

15. Batch compiti simili

Svolgere compiti non correlati uno dopo l'altro può essere mentalmente faticoso e impedirti di entrare in uno stato di flusso . Mettere insieme attività simili aiuta a mantenere lo stesso stato d'animo mentre si lavora.

Puoi raggruppare insieme attività sociali come e-mail, telefonate e riunioni; attività fisiche come cucinare, pulire e fare la spesa; attività ricreative come guardare la TV, leggere e social media. Farli in modo intercambiabile rovinerà sicuramente il tuo flusso.

16. Interrompere il multitasking

Il multitasking non è efficiente come molte persone credono che sia. La ricerca mostra che può ridurre la tua produttività fino al 40% poiché non stai prestando la tua piena attenzione a nessuna cosa.

Può anche ridurre la tua efficienza, rallentarti e persino lasciarti stressato. Invece di cercare di fare di più in una volta, cerca di concentrarti di più su un solo compito alla volta .

Uno studio dell'Università di Londra mostra che il multitasking non consente al cervello di elaborare le informazioni così profondamente come quando ci si concentra su un compito alla volta. Quando si eseguono più attività contemporaneamente, si riduce effettivamente la capacità di recuperare ricordi ed elaborare informazioni.

Pertanto, la prossima volta che ti trovi di fronte a dover fare più cose contemporaneamente, scegline una. Sarai in grado di svolgere i tuoi compiti molto più rapidamente, risparmiare tempo e rimanere aggiornato su tutto per il resto della giornata.

17. Crea modelli per le attività di routine

Questo è uno dei migliori hack di produttività per fare di più in un tempo più breve. Se il tuo lavoro prevede di svolgere le stesse attività più e più volte, crea modelli in modo da non dover ricominciare sempre da zero . Puoi creare modelli per e-mail, rapporti, proposte, ecc., quindi personalizzarli solo per il destinatario.

Se tratti molto con i clienti, scrivi un elenco di domande frequenti e le risposte pertinenti. Ogni volta che ricevi un'e-mail relativa a una qualsiasi delle domande dal tuo elenco, puoi semplicemente copiare/incollare la risposta (e, naturalmente, personalizzarla prima di inviarla).

18. Lascia andare il perfezionismo

Quando passi troppo tempo a cercare di fare qualcosa di impeccabile quando è già abbastanza buono, sei solo controproducente.

Niente di quello che fai sarà mai perfetto. Gli esseri umani sono creature imperfette ed è nella nostra natura commettere errori. Non siamo macchine. Impara a lasciar andare le aspettative irrealistiche su te stesso e sulle persone con cui lavori.

Mentre il perfezionismo è impegnativo, essere realistici ha maggiori probabilità di portare a termine il tuo lavoro (senza stressarti). Puoi sempre migliorare la qualità del tuo output, ma sapere quando lasciar andare ti eviterà di perdere tempo con qualcosa che è già abbastanza buono. Va bene avere grandi aspettative, ma sapere quando lasciar andare. Non raggiungerai mai il successo essendo troppo duro con te stesso.

19. Bevi molta acqua

Ultimo ma non meno importante, bevi molta acqua! Porta con te una bottiglia ovunque tu vada. A volte potresti non avere sete, ma il tuo corpo ha un disperato bisogno di acqua per raggiungere il suo livello ottimale . La disidratazione può farti sentire pigro, irritabile e rendere difficile concentrarti anche sui compiti più piccoli.

Può anche influenzare il tuo aspetto fisico. Se sei disidratato, la tua pelle può diventare secca e i tuoi occhi possono sembrare infossati.

Se vuoi davvero rimanere idratato, dovresti sapere cosa ti dice il colore della tua pipì. Se è giallo scuro, di solito significa che non stai bevendo abbastanza acqua. Se è un colore chiaro, allora congratulazioni! Probabilmente stai bevendo abbastanza acqua.

Può sembrare disgustoso, ma il momento migliore per controllare la tua pipì è la mattina quando ti svegli. Questo è il tempo impiegato dall'acqua della scorsa notte per uscire completamente dal tuo sistema. Quando controlli la tua pipì al mattino, tutta quell'acqua avrà lasciato la vescica. Se è giallo, prova a bere più acqua nel corso della giornata.

Se devi fare pipì frequentemente, potrebbe significare che stai bevendo troppa acqua e dovresti rallentare. Ma se stai facendo meno pipì del solito, potrebbe significare che il tuo corpo sta lottando per liberarsi dell'acqua perché non ne riceve abbastanza. Prova a bere un bicchiere d'acqua ogni ora fino a quando la tua pipì non avrà un colore normale.