5 cose che i tuoi partecipanti di persona vogliono vedere ai tuoi eventi di raccolta fondi

Pubblicato: 2022-06-13

Dopo un passaggio diffuso al lavoro e alle esperienze virtuali, molte persone e organizzazioni stanno cercando di tornare agli eventi di persona. La pandemia ha evidenziato ciò che le persone apprezzano degli impegni di persona, ma ha anche alterato ciò che è importante nella creazione di un'esperienza di evento di persona.

Prendi ispirazione dal nostro evento senza scopo di lucro

Se la tua organizzazione no profit sta pensando a un evento di persona, il rapporto sull'esperienza dell'evento di raccolta fondi 2022 ti copre. Individuiamo gli elementi specifici dell'evento che motivano i donatori a partecipare a un evento di persona, anche quando hanno la possibilità di partecipare virtualmente.

Di seguito, riassumeremo cinque cose che i tuoi partecipanti di persona vogliono vedere ai tuoi eventi di raccolta fondi , inclusi esempi di come Classy Live aiuta le organizzazioni non profit a dare vita a questi eventi. Abbiamo raccolto questi migliori suggerimenti direttamente da un sondaggio tra 1.000 partecipanti a eventi di raccolta fondi che hanno condiviso le loro preferenze e cosa li ha spinti a partecipare personalmente agli eventi di persona.

Vai direttamente al rapporto

1. Facile registrazione e check-in

Il successo della raccolta fondi del tuo evento inizia sempre con la registrazione. Oltre il 92% dei partecipanti all'evento di raccolta fondi di persona e virtuale riferisce che è probabile che effettui una donazione durante l'evento oltre a eventuali costi di registrazione. Ecco perché è ancora più importante dare loro una prima impressione forte della tua esperienza di donazione al momento della registrazione.

La registrazione e il check-in senza interruzioni preparano il terreno nella mente di un donatore per un'esperienza di donazione facile con la tua organizzazione, che può sfruttare di nuovo in seguito durante l'evento. Un modo per offrire questa esperienza è offrire ai donatori la scelta delle opzioni di pagamento preferite. Oltre ai metodi comunemente utilizzati come le carte di credito, potresti voler supportare le donazioni tramite PayPal, Venmo, trasferimenti ACH, Apple Pay o Google Pay. Di recente abbiamo trovato nuovi dati specifici su come le diverse opzioni di pagamento influenzano la conversione su una pagina di donazione e sulla dimensione complessiva del regalo.

Esplora il rapporto sullo stato della filantropia moderna 2022

Ti consigliamo inoltre di mantenere un modulo di registrazione semplice e snello. Puoi persino sfruttare i codici QR al momento del check-in, che sono diventati un modo comune e senza contatto per entrare in contatto con i donatori e completare la registrazione.

Una solida piattaforma per eventi di raccolta fondi può supportarti con la registrazione e il check-in attraverso funzionalità come:

  • Molteplici varianti e prezzi dei biglietti
  • Codici Sconto
  • Navigazione semplice
  • Tracciamento della registrazione
  • Check-out automatico

2. Sentirsi parte di una comunità

I partecipanti di persona vogliono sentirsi parte dei tuoi eventi. È più probabile che dicano che la loro esperienza è stata eccellente quando capiscono il loro scopo nel quadro generale e vedono opportunità per fare rete con altri partecipanti che la pensano allo stesso modo. Considera come puoi favorire le presentazioni e il coinvolgimento tra i partecipanti, come organizzare incontri e saluti. I tuoi partecipanti si sentiranno inclusi, coinvolti e attrezzati per superare qualsiasi imbarazzo sociale.

Vuoi evitare promozioni "robotiche". I tuoi partecipanti si sentiranno più appartenenti alla tua comunità se il tuo marketing è autentico. Invia inviti personalizzati anziché post sui social media sponsorizzati. Coinvolgi i tuoi volontari, il personale e i membri del consiglio per promuovere l'evento.

Fare in modo che i partecipanti si sentano parte di una comunità è particolarmente importante. Abbiamo visto che è probabile che il 91% dei partecipanti all'evento di raccolta fondi intraprenderà ulteriori azioni con un'organizzazione no profit dopo un'esperienza positiva dell'evento.

Una piattaforma per eventi di raccolta fondi può aiutarti nei tuoi sforzi di costruzione della comunità attraverso funzionalità come:

  • Email e messaggi di testo per condividere gli aggiornamenti
  • Streaming live nativo e incorporato
  • Tavoli virtuali, sale riunioni e networking
  • Sondaggi e chat
  • Gestione tavoli e sedute

3. Cancella comunicazione pre-evento

La registrazione avverrà probabilmente mesi prima del tuo evento. Ciò significa che dovrai disporre di un piano di comunicazione pre-evento per mantenere il tuo evento in primo piano per i partecipanti. La tua email e i social media dovrebbero garantire ai partecipanti un facile accesso alle informazioni di cui avranno bisogno il giorno del tuo evento. Evita che i partecipanti debbano cercare nella loro casella di posta i biglietti o altre informazioni chiave sul tuo evento quando si presentano.

Le tue comunicazioni pre-evento varieranno leggermente a seconda delle dimensioni, delle attività e dei requisiti del tuo evento, ma in genere un piano di comunicazione pre-evento di alto livello dovrebbe includere punti di contatto comuni.

Punti di contatto per la comunicazione degli eventi

  • Annuncia l'evento : stuzzica il tuo evento prima che si aprano le iscrizioni per entusiasmare i sostenitori. Condividi i dettagli di cosa aspettarsi e fai sapere loro che condividerai più presto.
  • Iscrizioni aperte : ricorda ai sostenitori quando si aprono le iscrizioni, insieme a eventuali scadenze per la registrazione, anche se ci sono aumenti di prezzo in prossimità dell'evento.
  • Conferma la registrazione : ogni sostenitore che si registra al tuo evento dovrebbe ricevere un'e-mail di conferma della propria registrazione con una ricevuta, biglietti digitali e informazioni di base sull'evento.
  • Follow-up di una settimana : mantieni i tuoi partecipanti entusiasti e motivati ​​a invitare i loro amici con un'e-mail di follow-up una settimana dopo la loro registrazione con i nuovi dettagli dell'evento.
  • Aggiornamenti dell'evento, se disponibili : quando confermi relatori, oggetti all'asta o altre attività dell'evento, coinvolgi i tuoi partecipanti inviando aggiornamenti con tali informazioni.
  • E-mail della settimana prima : una settimana prima dell'evento, invia un promemoria con le informazioni pertinenti, come parcheggio, protocolli sanitari e di sicurezza, biglietti e orari di check-in.
  • E -mail del giorno: il giorno dell'evento, invia un promemoria dicendo quanto sei entusiasta di vedere presto i tuoi partecipanti. Riattacca i biglietti in modo che siano in cima alla loro casella di posta per il check-in.

4. Precauzioni di sicurezza ponderate

Il rapporto sull'esperienza dell'evento di raccolta fondi del 2022 ha rilevato che due fattori determinanti per le esperienze negative dei partecipanti di persona sono troppi requisiti relativi alla pandemia e la sensazione che le organizzazioni non abbiano gestito correttamente le precauzioni di sicurezza contro la pandemia.

Le persone hanno esigenze e livelli di comfort diversi all'interno del panorama mutevole della pandemia. È importante onorare i bisogni individuali della tua comunità, compresi quelli che potrebbero essere immunocompromessi e hanno bisogno di continuare a praticare protocolli più severi per la loro salute e sicurezza.

Il modo migliore per farlo è offrire eventi ibridi, in cui i partecipanti hanno la possibilità di partecipare di persona o comodamente da casa. Gli eventi ibridi offrono molti vantaggi, incluso l'aumento della partecipazione complessiva poiché le persone possono partecipare anche se non sono locali. Inoltre, supponi di dover trasformare il tuo evento in modo che sia completamente virtuale a causa del cambiamento dei casi di COVID-19 nella tua comunità. In tal caso, questo è molto più facile da fare se stai già pianificando un evento ibrido.

Alcune organizzazioni non profit hanno persino riscontrato un maggiore successo nella raccolta fondi utilizzando piattaforme di eventi di raccolta fondi per ospitare eventi ibridi. Questo è stato il caso dell'organizzazione no profit African Community Education (ACE), che ha sfruttato Classy Live per il suo evento di gala ibrido del 2021. Hanno visto una crescita del 203% delle entrate per il loro evento ibrido del 2021 rispetto al loro evento virtuale del 2020. Questa crescita è stata ancora maggiore quando si è confrontato il loro evento ibrido del 2021 con il loro ultimo evento di persona nel 2019.

5. Eventi a valore aggiunto che hanno un impatto

Gli eventi senza uno scopo chiaro rendono difficile per i partecipanti sentirsi collegati al tuo evento. Organizza eventi che forniscano un chiaro valore ai tuoi partecipanti attraverso intrattenimento, connessione o altro.

Il rapporto sull'esperienza dell'evento di raccolta fondi 2022 ha rilevato che i principali tipi di eventi preferiti per i partecipanti di persona includevano:

  • Eventi di resistenza (43%)
  • Spettacoli (38%)
  • Aste (36%)
  • Gala (36%)
  • Concorsi (29%)

Dall'esempio sopra, ACE ha incluso spettacoli musicali, una sfilata di moda studentesca e relatori principali nel loro evento di raccolta fondi ibrido per fornire valore ai partecipanti. Ognuno di questi elementi dell'evento è stato trasmesso in live streaming in modo professionale, in modo che tutti potessero beneficiare dell'intrattenimento.

L'alto interesse per gli eventi di resistenza aumenta anche l'interesse e il divertimento per le attività all'aperto, stimolate dalla pandemia. Organizzare corse, passeggiate o persino spettacoli all'aria aperta offre un'interessante opportunità di raduno per i tuoi sostenitori e una chiara ragione per farlo.

Mentre organizzi il tuo evento, vorrai anche considerare come raccontare la storia della tua organizzazione no profit attraverso le attività dell'evento per ricordare ai partecipanti l'impatto che stanno avendo presentandosi. Pensa ai modi in cui puoi mostrare il tuo marchio e la tua missione durante il tuo evento. Ad esempio, la sfilata di musica e moda di ACE ha messo in mostra la cultura delle persone servite dall'organizzazione no profit.

Le piattaforme per eventi di raccolta fondi possono aiutare ad aggiungere valore e aumentare il coinvolgimento con i tuoi eventi attraverso funzionalità come:

  • Classifiche in tempo reale e avanzamento della campagna
  • Aste, rilancio della pagaia e offerte mobili
  • Notifiche di donazioni
  • SMS da donare

Organizza un evento di raccolta fondi di persona che i partecipanti adoreranno

Più sostenitori si sentono a proprio agio nel tornare agli eventi di persona. Seguendo i dati su ciò che i partecipanti all'evento di persona affermano di apprezzare delle loro esperienze di eventi, le organizzazioni non profit possono creare opportunità che i donatori sono entusiasti di supportare.

Unisciti a noi alla Collaborativa 2022 per dare un'occhiata in prima persona a un'esperienza di evento di persona creata appositamente per le organizzazioni non profit per far crescere le loro strategie di raccolta fondi.

evento di persona

Ascolta bene i 1.000 partecipanti all'evento di raccolta fondi

Ottieni il rapporto