Ibrido, fisico o virtuale: quale dovrebbe essere il tuo evento?

Se hai partecipato a un evento negli ultimi anni, hai sentito che qualcosa è cambiato. Gli eventi sono passati da cancellati a tempo indeterminato a remoti a ibridi a di persona con opzioni ibride e remote. Le montagne russe di aspettative e normative sono state molte, soprattutto per le aziende che dipendono dagli eventi per guidare i lead.

Nel quarto trimestre del 2020, il tasso di cancellazione delle mostre B2B è stato del 97,9%. Entro un anno, nel quarto trimestre del 2021, il tasso di cancellazione è sceso al 12,5%. Quindi, mentre tutti si sono adattati a un mondo virtuale, questo calo significativo dimostra che le persone sono di nuovo pronte per gli eventi dal vivo e si stanno adattando alla "nuova normalità".

Le persone stanno investendo in viaggi per eventi dal vivo nonostante l'aumento dei prezzi della benzina e dei biglietti aerei. C'è una domanda repressa di connessione, ma gli standard e le aspettative sono diversi da prima. Gli ultimi due anni hanno cambiato il modo in cui i partecipanti vedono gli eventi e gli standard di ROI per il marketing degli eventi sono più elevati che mai.

Qui a Zen Media, facciamo molto marketing di eventi per i nostri clienti. Sia che stiano partecipando a una fiera e abbiano bisogno di sapere come sfruttare appieno quell'esperienza, sia che stiano ospitando il proprio evento per la prima volta, li abbiamo guidati attraverso il processo. In effetti, il nostro presidente Stephanie Chavez è uno dei primi 1% di marketer di eventi al mondo!

Ma ora l'asticella è più alta. Le persone sono più protettive del loro tempo; vogliono connessione e nuove esperienze, non solo l'illusione. Vogliono flessibilità e divertimento.

Quindi, come possono le aziende decidere che tipo di evento pianificare? E come possono soddisfare (e superare) le nuove aspettative dei consumatori? Dai un'occhiata ai criteri di seguito e vedi se trarresti il ​​massimo vantaggio da un evento ibrido, virtuale o di persona!

Hai bisogno di un evento ibrido se...

Vuoi aumentare la tua portata e flessibilità.

Ospitare un evento ibrido offre ai marchi la massima portata e flessibilità per accogliere i partecipanti sia fisicamente che virtualmente. Un evento di persona avrà sempre un limite massimo al numero di persone che possono partecipare. Ma invitare partecipanti virtuali significa che il cielo è il limite.

Ospitare un evento ibrido significa anche aumentare l'accessibilità del tuo marchio e dei tuoi contenuti. Più i tuoi contenuti sono accessibili, più diversificato può essere il tuo pubblico. E con il 40% degli iscritti a LinkedIn che cambia titolo di lavoro, anzianità e settore ogni quattro anni, è fondamentale che i marchi vadano oltre la loro nicchia di mercato. Qualcuno in un campo adiacente con un interesse nel tuo settore potrebbe non spendere soldi e tempo per andare a un evento fisico, ma potrebbe unirsi alle sessioni virtuali durante la pausa pranzo o ascoltare i replay delle sessioni registrate.

Ospitare un evento ibrido significa un'enorme portata potenziale. Ma come disse lo zio Ben, "Da grande portata derivano grandi responsabilità". (O qualcosa di simile.)

Puoi offrire un'esperienza completa sia per i partecipanti di persona che virtuali.

In un sondaggio condotto su oltre 200 esperti di marketing in tutto il mondo, Forrester ha rilevato che il 58% degli intervistati concorda sul fatto che "tutti gli eventi di marketing B2B di punta saranno ibridi tra due anni". Ma è importante ricordare che l'ibrido non significa semplicemente trasmettere in live streaming il tuo evento di persona. Un vero evento ibrido offre un'esperienza completa sia per i partecipanti di persona che virtuali e fornisce anche alcuni crossover in termini di utilizzo della tecnologia. I partecipanti di persona potrebbero anche avere l'opportunità di collegarsi in rete con i partecipanti virtuali e la tecnologia utilizzata sarà inclusiva per il tuo pubblico, indipendentemente da come parteciperà all'evento. Gli eventi ibridi richiedono una perfetta integrazione tra il pubblico di persona e quello virtuale.

Sfortunatamente, questo non è stato il caso in molti eventi ibridi, con il 39% dei partecipanti virtuali che ha affermato di non sentirsi incluso. Ma un evento ibrido è un'opzione eccellente se ti impegni a fornire l'intera esperienza dell'evento a tutti i partecipanti e hai modi creativi per farlo.

Vuoi aumentare il valore pre e post evento.

Pensa al marketing del tuo evento in termini di pre, durante e post evento. Mentre tutti sono impegnati a rendere l'occasione perfetta, ciò che fai per il marketing pre e post-evento a volte può superare l'evento reale. Infatti, l'86% dei B2B vede un ROI positivo dei propri eventi ibridi fino a sette mesi dopo la data dell'evento. Creare un buzz premuroso prima dell'evento e quindi utilizzare il marketing post-evento per dare seguito a conversazioni significative, con lead, colleghi del settore e media, può fare un'enorme differenza nel successo generale della tua azienda.

Hai bisogno di un evento fisico se...

Stai trasmettendo informazioni complesse.

Certo, è possibile trasmettere messaggi avvincenti su informazioni complesse in un ambiente virtuale. Ma quando si tratta di stabilire una connessione genuina con il tuo pubblico e comprenderne gli interessi e le esigenze, niente batte la comunicazione di persona. Se stai ospitando una conferenza e presentando le tue ultime e migliori ricerche, avere una presentazione dinamica e interattiva trasmetterà senza dubbio il tuo punto di vista meglio di uno schermo.

Quindi, se vuoi che il tuo pubblico sia attivamente coinvolto, comprendendo appieno la complessità di ciò che stai dicendo, un evento dal vivo, e forse anche un pubblico più piccolo, è la soluzione migliore.

Vuoi concentrarti sulla creazione di connessioni.

Forrester ha rilevato che il 67% degli intervistati si è sentito sfidato a fornire con successo opportunità di networking in un ambiente virtuale. Sebbene la tecnologia di marketing per eventi virtuali includa chat box, sondaggi, domande e risposte dal vivo e altro, c'è ancora un ampio margine di miglioramento nel regno del networking dei partecipanti. Quindi, se l'obiettivo principale del tuo evento è creare ricche opportunità di networking e spazio per la collaborazione e l'esplorazione, allora un evento fisico è l'opzione migliore.

Hai tempo da dedicare alla pianificazione.

Pianificare un evento fisico è un'impresa enorme. Possono essere necessarie centinaia di persone, migliaia di ore e anche più dollari per realizzare grandi eventi dal vivo di successo come conferenze, workshop, lanci di prodotti ed eventi di networking. Ma se hai il team, il tempo e le risorse per ospitare un evento che raggiunga i tuoi obiettivi, coinvolga il tuo pubblico e promuova il tuo settore, allora il palco è tuo!

Hai bisogno di un evento virtuale se...

Stai offrendo contenuti più brevi.

La fatica degli eventi virtuali è reale e il 45% degli organizzatori di eventi virtuali ha optato per eventi più brevi di più giorni per combattere la fatica. Inoltre, il pubblico virtuale apprezza i contenuti più brevi e più da talk show. Il partecipante virtuale medio guarda solo il 68% di una sessione virtuale più lunga di 20 minuti. Quindi più concisi sono i tuoi contenuti, fino a 20 minuti, maggiore è il coinvolgimento che probabilmente avrai per l'intero evento.

Come contenuto digitale, a volte sei in competizione con la loro ultima abbuffata di Netflix o il gioco sportivo che non vogliono perdere. Rendi i tuoi contenuti abbastanza lunghi da essere coinvolgenti ma abbastanza brevi da attirare la loro attenzione.

Hai un budget limitato e/o sei a corto di tempo.

Gli eventi fisici possono avere un prezzo elevato. Mentre gli eventi ibridi possono attenuarlo in qualche modo, gli eventi virtuali sono senza dubbio l'opzione più economica. Ovviamente, avrai costi associati alla pianificazione e alla promozione: assumere un marketer e pianificatore di eventi, se non li hai nel tuo team interno, scegliere una piattaforma di hosting virtuale, sviluppare e gestire il programma, coordinare i relatori e di più. Ma se ospitassi un evento ibrido o fisico, avresti tutti quei costi e poi alcuni.

Gli eventi virtuali richiedono meno tempo per la pianificazione, la promozione e l'esecuzione rispetto agli eventi ibridi o fisici. I marketer di eventi hanno riferito che, per piccoli eventi virtuali, erano necessarie solo dalle tre alle sei settimane per promuovere l'evento con successo.

E più economico e veloce non significa "meno di". I grandi marchi utilizzano ancora eventi interamente virtuali e gli eventi virtuali possono essere un trampolino di lancio per cose più grandi e supportare altri eventi aziendali durante tutto l'anno. I marchi non possono mai davvero superare il valore di un evento virtuale.

Vuoi costruire una comunità.

I migliori tipi di opportunità di networking per le aziende con un budget limitato o per chi è nuovo in un settore sono eventi a basso costo e di alto valore. È dimostrato che i partecipanti all'evento virtuale cercano il tipo di opportunità di creazione di connessioni e networking offerte di persona, ma le vogliono in un modo diverso. Puoi iniziare a costruire una comunità nel tuo settore ospitando eventi più piccoli, magari anche gratuitamente o solo su invito all'inizio. Una rete di imprese complementari che crescono insieme può essere potente.

Indipendentemente dal tipo di evento che stai pianificando, è essenziale mantenere il tuo pubblico al centro dei tuoi sforzi. Facci sapere che tipo di eventi stai ospitando o partecipando quest'anno sui social media! E se stai cercando qualcuno che faccia un salto di qualità nel marketing del tuo evento? Raggiungi.