Come scrivere una proposta di sovvenzione: una guida per le organizzazioni non profit

Le organizzazioni senza scopo di lucro o le NPO sono sempre alla ricerca di sovvenzioni che possano aiutarle a raggiungere gli scopi e gli obiettivi dei loro vari progetti. Una delle aree principali in cui possono migliorare le proprie possibilità di vincere le sovvenzioni è scrivere una proposta di sovvenzione efficace. Quindi, questo articolo spiega come scrivere la proposta di sovvenzione per distinguersi dalla massa di altre proposte.

Cos'è una sovvenzione?

Una sovvenzione è un fondo, un premio o una ricompensa che il governo o qualsiasi organizzazione fornisce alle NPO che desiderano realizzare qualsiasi progetto che crei valore. La gestione delle sovvenzioni è un processo amministrativo che richiede ai richiedenti di passare attraverso varie fasi, dalla stesura di una proposta di sovvenzione, alla richiesta di una sovvenzione, alla gestione del fondo della sovvenzione e alla condivisione di rapporti tempestivi con il concedente.

Tra tutti questi compiti, scrivere proposte di sovvenzione di grande impatto è uno dei passaggi più cruciali che può aiutarti a ottenere la sovvenzione per il tuo progetto.

Che cos'è una proposta di sovvenzione?

Nella gestione delle sovvenzioni, una proposta di sovvenzione è una richiesta inviata dal richiedente della sovvenzione (NPO) all'organizzazione a scopo di lucro o no-profit che assegna le sovvenzioni per il fondo. In poche parole si tratta di un appello rivolto dalle organizzazioni no-profit agli enti erogatori dei contributi.

La proposta di sovvenzione illustra l’idea del progetto senza scopo di lucro e spiega perché l’organizzazione ha bisogno del denaro della sovvenzione, per quale progetto e come verrebbe utilizzato il fondo.

La proposta fornisce ragioni sostanziali riguardo alla validità del progetto e alla necessità della sovvenzione per realizzare il progetto specifico. La proposta di sovvenzione dovrebbe essere scritta in modo tale da agganciare e convincere il concedente che il suo progetto è meritevole del fondo della sovvenzione.

Nelle proposte di sovvenzione, di solito, le organizzazioni senza scopo di lucro documentano i punti principali come:

• La loro missione o progetto per il quale è richiesta una sovvenzione
• Come intendono utilizzare i fondi della sovvenzione per compiere la loro missione?
• Obiettivi del progetto e valore che porterà
• La tempistica per il completamento del progetto

Elementi chiave da includere nella proposta di sovvenzione

Panoramica del riepilogo della proposta

In questa sezione, devi descrivere gli elementi principali del tuo progetto nel minor numero di parole possibile. Puoi includere i suggerimenti indicati di seguito nella parte panoramica:

• Breve descrizione di te e della tua organizzazione no-profit (NPO), insieme alla sua storia
• La missione o l'obiettivo del tuo progetto
• I risultati attesi dal tuo progetto
• Una pietra di paragone che determinerà l’impresa del tuo progetto
• Cosa distingue il tuo progetto dagli altri o quale valore aggiungerà, soprattutto nella gestione delle sovvenzioni
• Perché dovresti ricevere il sussidio? Quali sono le tue competenze
• L'importo del finanziamento o del supporto che stai cercando per portare a termine la tua missione

Devi fornire informazioni sufficienti nel minor numero di parole in modo che, semplicemente leggendo questa sezione, il lettore possa avere una breve idea di cos'è la tua organizzazione, cosa stai cercando e quale progetto stai conducendo per ottenere una sovvenzione.

Dichiarazione di necessità

Ogni progetto correlato a una NPO mira ad affrontare questioni critiche e a colmare le lacune in termini di opportunità o risorse. In questa sezione, devi approfondire il problema specifico a cui mira il tuo progetto e come intende risolverlo. Chiarisci chi trarrà vantaggio dal tuo progetto, comprese le parti interessate coinvolte nella gestione delle sovvenzioni, e l'impatto trasformativo che porterà. Ciò richiede una ricerca approfondita sul contesto storico e sullo stato attuale del problema.

Conduci una ricerca approfondita sulle soluzioni passate che si sono rivelate inefficaci, quindi spiega perché la soluzione proposta ha il potenziale per cambiare le regole del gioco. In genere, i valutatori considerano la tua dichiarazione di necessità come una concisa revisione della letteratura, valutando la profondità della tua ricerca sulla questione e l'efficacia del tuo progetto nell'affrontarla, soprattutto nel contesto della gestione delle sovvenzioni.

Se il tuo progetto è rivolto a un gruppo specifico di persone o comunità, menziona anche quel gruppo o comunità. Questa sezione deve essere in grado di convincere il lettore che la tua idea è premiata, poiché il tuo progetto ha il potenziale per avere un impatto più ampio e positivo in una determinata area di questo problema.

Descrivi il tuo progetto

Ora che hai descritto il problema che probabilmente dovrai affrontare, è il momento di elaborare il progetto che utilizzerai per risolverlo. Menzionare tutti i dettagli chiave del progetto, l'impatto positivo previsto e la tempistica necessaria.

• Quali sono gli obiettivi del tuo progetto e quali sono gli obiettivi?

• Quale sarà il risultato o l’esito del tuo progetto? In che modo aggiungerà valore al gruppo di persone stabilito?
• Come valuterai il successo del risultato del tuo progetto? (Il metodo che sceglierai)
• Come garantirai che il tuo progetto abbia affrontato la dichiarazione di necessità?

Sebbene scopi e obiettivi sembrino quasi simili, i loro significati presentano una sottile differenza. L'obiettivo è più simile a un astratto, mentre l'obiettivo è più simile a un risultato misurabile. Gli obiettivi sono dichiarazioni generali che descrivono la missione del progetto, mentre gli obiettivi si riferiscono a una dichiarazione specifica di risultati misurabili e a una tempistica stabilita.

Budget impostato per il progetto

Una volta elaborati i dettagli del progetto, è necessario specificare il tipo di supporto che si desidera ricevere per la realizzazione del progetto. Che si tratti di un fondo o di risorse, sii specifico riguardo alle tue esigenze.

Comunica quanti soldi ti servono per finanziare il progetto e indica anche se disponi di altre fonti di finanziamento. Di solito, i richiedenti della sovvenzione richiedono una somma, quindi è buona pratica formattare il budget complessivo del progetto in forma tabellare.

Inoltre, si consiglia di descrivere il budget con una dichiarazione di giustificazione che possa spiegare quanto costeranno queste risorse, materiali o attrezzature e perché svolgono un ruolo importante nel tuo progetto. Se hai volontari o dipendenti che ti aiutano nel tuo progetto, fornisci anche dettagli sulla loro retribuzione.

Assicurati sempre dell'importo del fondo necessario, poiché un prezzo eccessivo o un preventivo più alto possono farti perdere l'opportunità di sovvenzione. Anche se sottoquotare o sottostimare può aiutarti a ottenere la sovvenzione, alla fine potresti non essere in grado di mantenere le promesse menzionate nella tua proposta, il che può avere un impatto negativo sui tuoi finanziamenti futuri.

Lettera di presentazione

Uno dei motivi principali per cui alcune proposte di sovvenzione vengono respinte è in primo luogo l'assenza di una lettera di accompagnamento. Una lettera di accompagnamento è un modo perfetto per catturare l'attenzione del concedente e può davvero intensificare il gioco durante il processo di filtraggio delle proposte.

Aiuta a presentarti come richiedente di sovvenzioni della tua organizzazione agli organismi che assegnano le sovvenzioni. Questa lettera include anche il brief del progetto che stai per proporre, trasmette zelo per l'opportunità di sovvenzione e mostra apprezzamento per aver preso in considerazione questa proposta di sovvenzione. Il motivo principale per scrivere una lettera di accompagnamento è convincere il concedente ad accettare la tua proposta. Tuttavia, si consiglia di mantenere la lettera di accompagnamento breve e nitida ed evitare di utilizzare più di 2-3 paragrafi.

Informazioni sulla tua organizzazione

Se rappresenti una NPO o un'altra organizzazione simile, devi fornire una breve descrizione dell'organizzazione, dei suoi servizi, della sua missione, dei suoi risultati e delle sue funzioni. Puoi anche includere i documenti per mostrare la prova della tua organizzazione, ad esempio se è stata presentata in alcuni luoghi o ha ricevuto premi per questo lavoro, ecc.

Non dimenticare di presentare raccomandazioni del cliente, lettere di ringraziamento e feedback da parte di clienti o enti governativi, poiché aumenterà le possibilità di vincere la sovvenzione.

Documenti giustificativi per la credibilità

Dovresti includere alcuni materiali di supporto alla fine della proposta per dimostrare la credibilità della tua organizzazione. A volte, gli enti erogatori delle sovvenzioni indicano chiaramente quali documenti necessitano in un allegato; tuttavia, se non ne sono menzionati, ecco alcuni dei documenti importanti che puoi includere:

1. Approvazioni
2. Informazioni sullo stato fiscale
3. Certificazioni di settore valide (certificazioni ISO o di qualità), licenze e assicurazione (se richieste)
4. Biografie del personale dei volontari o dei dipendenti della tua organizzazione
5. Lettera di sostegno o raccomandazione da parte dell'organizzazione alleata
6. Prova delle parti interessate che hanno finanziato la tua organizzazione in precedenza, se presenti

Quattro suggerimenti chiave per una proposta di sovvenzione efficace

1. Scrivi una proposta di sovvenzione personalizzata

In generale, molti richiedenti di sovvenzioni fanno domanda per sovvenzioni diverse in diverse organizzazioni che concedono le sovvenzioni. Assicurati però di scrivere attentamente la proposta personalizzata per ogni opportunità di sovvenzione. La proposta che scrivi deve essere in sintonia con le aspettative, le linee guida e le aree di interesse per ciascun tipo di sovvenzione.

Sebbene sia possibile utilizzare alcune istanze comuni in tutte le sovvenzioni, non è necessario che due proposte di sovvenzione siano l'esatta replica l'una dell'altra. Personalizza la proposta in base alle esigenze dell'organizzazione. Fai una ricerca approfondita su in quale area sono disposti a distribuire sovvenzioni, quali sono i loro criteri di selezione e che tipo di progetti hanno premiato in passato.

Inoltre, fai una rapida ricerca su quali organizzazioni che erogano sovvenzioni supportano una richiesta di materiali e quali sono più propense a coprire i costi sotto forma di fondi. Quindi personalizza la tua proposta di conseguenza, tenendo presente tutte le informazioni.

2. Scegli le sovvenzioni di tutte le dimensioni

Non trascurare le piccole opportunità di sovvenzione nella ricerca di quelle più grandi. Infatti, se hai già una o due sovvenzioni al tuo attivo, aumentano le tue possibilità di vincere le sovvenzioni più grandi poiché aumenta la tua credibilità che anche altri enti concedenti abbiano sostenuto i tuoi progetti precedenti.

3. Comprendi il tuo lettore

Prima di redigere una proposta, informati sul concedente che leggerà la tua proposta. Conoscere l'organizzazione e cosa fanno. Quali sono i loro valori? In che modo le tue esigenze si allineano ai criteri dell'organizzazione?

Una volta comprese le preferenze del concedente, sarà facile per te presentare il tuo piano in un modo specifico, quale vocabolario dovresti utilizzare, quanto background devi fornire e come dovresti proiettare il tuo obiettivo e il tuo budget.

Assicurati di fornire le informazioni che stanno cercando, invece di incasinarle con dati ridondanti e non necessari. Conoscere gli interessi, la natura e le esigenze del tuo concedente ti aiuta a elaborare la tua proposta in modo da convincerlo.

4. Analizza le revisioni delle tue proposte di sovvenzione

Scrivere una proposta di sovvenzione richiede molto impegno e ricerca e, anche dopo tutto il duro lavoro, è probabile che il processo finisca con un rifiuto. Anche se non tutte le proposte riceveranno risposte positive, è necessario giustificare l'obiettivo e scrivere dettagliatamente del tuo progetto in modo che durante la valutazione, il lettore possa avere chiarezza sugli obiettivi del progetto e sull'utilizzo dei fondi, indipendentemente da ciò che decideranno alla fine.

Conclusione

Nell'ambiente competitivo della ricerca di sovvenzioni, l'unico fattore che può farti risaltare è la tua proposta di sovvenzione. Più la tua proposta è chiara e pertinente, maggiori sono le possibilità di vincere. Quindi, assicurati di dedicare tutto il tempo necessario alla pianificazione, alla ricerca e alla scrittura di ogni sezione della proposta in modo da poter mettere piede nella porta.