7 suggerimenti per scrivere e-mail di follow-up che ottengono una risposta

A nessuno piace scrivere e-mail di follow-up ed è molto facile continuare a rimandare l'attività.

Potresti presumere che se qualcuno non ha risposto alla tua email, significa che non è interessato. Ma la verità è che ci sono una serie di ragioni per cui le persone non rispondono e di solito hanno solo bisogno di una leggera spintarella.

Che sia perché le loro caselle di posta sono troppo piene, sono troppo occupate e semplicemente dimenticate, o se hanno bisogno di maggiori informazioni prima di prendere una decisione, un'e-mail di follow-up ben congegnata potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno per convincerli a interagire con te.

Continua a leggere per scoprire perché le e-mail di follow-up sono così importanti e scopri i 7 suggerimenti per scrivere e-mail di follow-up automatizzate senza risposta.

1. Sii chiaro e diretto

Non si può negare che follow-up coerenti producono risultati. Ma devi essere chiaro e diretto nelle tue e-mail per aumentare le tue possibilità di provocare una risposta.

Tieni presente che le caselle di posta delle persone sono luoghi affollati. Secondo recenti rapporti, le e-mail B2B hanno un tasso di apertura di appena il 21,3%, il che significa che potresti dover essere persistente se vuoi che i destinatari rispondano ai tuoi messaggi.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a creare e-mail chiare e dirette:

• Vai al punto e fai sapere alle persone cosa speri di ottenere entro le prime frasi.
• Metti in chiaro come e perché il messaggio è rilevante per il destinatario.
• Rendi evidente a colpo d'occhio il motivo dell'e-mail.
• Assicurati che il ricevitore capisca chiaramente cosa dovrebbe fare dopo.
• Per aiutarti a risparmiare tempo, considera la creazione di un modello di email che puoi utilizzare quotidianamente. Ciò ti consentirà di avere uno schema ogni volta che ti siedi per digitare un'e-mail di follow-up.

Suggerimento per professionisti: se hai più di una richiesta da fare, è meglio scegliere solo quella più importante per i tuoi follow-up per evitare di bombardare il tuo destinatario con informazioni.

2. Aggiungi un invito all'azione (CTA)

Il tuo prossimo passo nella scrittura di e-mail di follow-up efficaci è aggiungere un invito all'azione persuasivo. Questo può essere sotto forma di un invito all'azione ricco di valore che ti fa risaltare, o nel modo di qualcosa come il widget di chiamata. L'aggiunta di un pulsante chiamaci ora può attirare i tuoi destinatari e motivarli a contattarti immediatamente, senza dover cercare un numero di telefono.

Tieni presente che non tutti gli inviti all'azione sono uguali. Puoi avere molti motivi per inviare e-mail di follow-up, tra cui:

• seguito dopo l'invio delle risorse
• dopo una chiamata persa
• al termine di una demo o di una prova gratuita
• misurare l'interesse dopo aver inviato un preventivo o campioni di prodotto
• a seguito di un contratto inviato
• inviando una presentazione dopo la connessione sui social media
• rispondere a una richiesta di vendita
• fare il passo successivo in una campagna di link building/promozione dei contenuti

Qualunque sia la ragione, usa un CTA forte per chiarire cosa dovrebbe fare il tuo destinatario. Non lasciare che siano loro a leggere tra le righe e interpretare il tuo messaggio.

E assicurati di evitare un linguaggio vago, come " Cosa ne pensi? “, o “ Hai un aggiornamento su questo? “.

Invece, progetta l'ultima riga della tua email in un modo più efficace, come nell'esempio seguente:

In questo modo non solo stuzzica la curiosità del destinatario, ma aggiunge anche un avvincente CTA che lo motiva ulteriormente a rispondere alla tua e-mail.

3. Crea una linea dell'oggetto avvincente

Prima che i destinatari dell'e-mail possano persino leggere la tua e-mail premurosa, devi prima incoraggiarli ad aprirla utilizzando una riga dell'oggetto convincente.

Quando la tua e-mail di follow-up arriva nella loro casella di posta, la riga dell'oggetto sarà la prima cosa che i destinatari dell'e-mail noteranno. Ecco perché deve essere davvero buono per aumentare le tue possibilità di ottenere una risposta.

Il modo più efficace per creare una riga dell'oggetto è personalizzarla.

Secondo vari studi, le persone hanno il 26% di probabilità in più di aprire e-mail con argomenti personalizzati.

Fonte immagine

I contenuti personalizzati ora non sono negoziabili e la personalizzazione dei contenuti può assumere molte forme diverse.

Ma, per quanto riguarda le righe dell'oggetto dell'e-mail, ecco alcune idee di base su cui puoi basarti:

• {FirstName} , ho dimenticato di menzionare...
• Ad essere onesti, {CompanyName} mi ha sbalordito
• Facciamo un altro tentativo, {FirstName}
• Posso farti cambiare idea, {FirstName} ?

Puoi anche menzionare l'ultima conversazione che hai avuto per aggiungere contesto.

Assicurati solo che la riga dell'oggetto non sia spam. Inoltre, devi sempre cercare di dimostrare valore ogni volta che puoi.

Questo potrebbe richiedere un certo sforzo, ma varrà la pena investire in quanto le righe dell'oggetto possono avere un enorme impatto sui tassi di apertura e risposta e, in definitiva, sul risultato complessivo, soprattutto se stai cercando di presentare un post per gli ospiti.

Suggerimento per professionisti: se la tua e-mail di follow-up si collega a quella che hai inviato inizialmente, puoi semplicemente rispondere al messaggio più recente, quindi non devi perdere tempo a trovare una riga dell'oggetto accattivante.

4. Calcola il tempo delle e-mail di follow-up

Una delle domande più grandi che gli e-mail marketer hanno è quanto tempo dovrebbero aspettare per una risposta dopo aver inviato l'e-mail iniziale.

La risposta è semplice: non aspettare troppo a lungo. Quando si tratta di ottenere una risposta da un'e-mail di follow-up, il tempismo può essere molto importante.

Devi concedere un po' di tempo al destinatario, in modo che possa ricevere la tua email .

Spesso, quando le persone non rispondono alle tue e-mail, è perché li hai beccati nel bel mezzo di qualcosa. Di conseguenza, spesso si dimenticano di rispondere e, con il passare del tempo, la tua email viene nascosta in fondo alla posta in arrivo.

Tutto ciò che serve è un messaggio di follow-up educato dopo alcuni giorni che susciterà una risposta senza essere fastidioso. Inoltre, il problema potrebbe derivare dagli indirizzi e-mail errati, quindi assicurati di verificare le e-mail. Ci sono molti strumenti di ricerca e-mail che possono aiutarti in questo.

Tuttavia, non aspettare così a lungo che finiscano per dimenticarsene .

Se segui troppo presto, potresti sembrare invadente o invadente e non piace a nessuno. Tuttavia, se aspetti troppo a lungo per inviare un'e-mail di follow-up, il tuo contatto potrebbe perdere il contesto della conversazione.

Idealmente, vuoi dare ai tuoi contatti da 2 a 3 giorni per rispondere alla tua email.

5. Ottieni il numero e la frequenza corretti

Inviare un'e-mail di follow-up va bene, ma cosa fai se non ricevi ancora una risposta?

Gli studi dimostrano che spesso i clienti richiedono più tocchi per rispondere alle e-mail, motivo per cui devi essere persistente se intendi aumentare il tasso di risposta alle e-mail.

Questo case study di SalesFolk mostra che:

• Il 92% delle risposte alle e-mail proveniva dai follow-up
• Il 55% delle risposte è stato generato tra la 4a e l'8a email di follow-up

Fonte

Ma la domanda rimane: quante email di follow-up dovresti inviare?

Non esiste una regola che indichi il numero minimo di follow-up da inviare. È più una questione di buon senso.

Tieni solo a mente che c'è una linea molto sottile tra la persistenza e l'essere fastidiosi. Inoltre, come mostrato dal caso di studio sopra, la prima, la sesta e la settima e-mail di follow-up comportano solo un piccolo aumento del tasso di risposta, il che significa che potrebbe non essere utile inviare più di 3 o 4 e-mail di follow-up .

Inoltre, l'invio di troppe e-mail potrebbe farti etichettare come spammer quando i destinatari irritati si lamentano, e questa è l'ultima cosa che desideri.

Quindi, piuttosto che concentrarsi sulla quantità, un'idea migliore sarebbe quella di lavorare per migliorare la qualità di ciascuna delle tue e-mail, in modo da poter ottenere risultati migliori con meno lavoro.

Ecco un esempio del programma di follow-up delle e-mail utilizzato da Reply.io:

Fonte immagine

6. Offri qualcosa di valore

Abbiamo parlato di fornire una domanda chiara, ma quando hai un invito all'azione convincente e , allo stesso tempo, fornisci valore, è molto più probabile che tu riceva una risposta alla tua email.

La buona notizia è che aggiungere valore non significa sempre collegare il tuo prodotto o servizio. Può anche essere il magnete guida della tua azienda, un webinar informativo gratuito che ospiti o qualsiasi altra cosa che i tuoi potenziali clienti troveranno utile e utile.

Ad esempio, se hai pubblicato un nuovo post sul blog su un argomento rilevante per il destinatario, o se hai rilasciato un nuovo prodotto o funzionalità che potrebbe trovare utile, perché non includerlo nel tuo prossimo follow-up?

Puoi aggiungere valore e formulare la tua email in modo da ricordare al tuo potenziale cliente che una risposta è in ritardo senza essere invadente, come nell'esempio seguente:

Ecco alcuni altri modi in cui puoi aggiungere valore continuo alle tue e-mail:

• condividere notizie rilevanti del settore
• invia un episodio di podcast nella nicchia del tuo potenziale cliente
• dare consigli, feedback o analisi gratuiti
• falli ridere con una storia, una battuta o una GIF interessante
• condividi l'e-book o il white paper gratuito della tua azienda
• condividi una registrazione webinar sul punto dolente del tuo potenziale cliente

7. Automatizza le tue e-mail di follow-up

Esistono fondamentalmente due modi per inviare e-mail di follow-up: manualmente o pianificando una sequenza di follow-up automatizzata.

Il modo in cui scegli di gestire i follow-up delle e-mail dipenderà dall'entità della portata della tua e-mail.

Se gestisci meno di due dozzine di contatti alla volta, è possibile inviare i tuoi follow-up manualmente. Tuttavia, se stai gestendo di più, il processo può diventare un po' complicato. In effetti, può trasformarsi in un caos totale senza gli strumenti giusti per assisterti.

È qui che entra in gioco l'automazione della posta elettronica.

Con le moderne piattaforme di email marketing, non solo sarai in grado di inviare enormi volumi di e-mail, ma avrai anche gli strumenti per automatizzare la personalizzazione su larga scala .

Esempi di piattaforme e-mail che puoi utilizzare includono Woodpecker, Mailshake e Hunter Campaigns.

Puoi semplicemente preparare la tua sequenza di follow-up e quindi lasciare che lo strumento gestisca tutto il resto per te, incluso:

• invio delle e-mail
• tenendo traccia dell'ultima volta che hai seguito
• vedendo chi ha già risposto
• scoprire chi devi seguire di nuovo
• ottenere informazioni su come si sono comportate le tue e-mail di follow-up
• Test A/B delle tue email per migliorare i risultati

… e altro ancora.

In breve, utilizzare uno strumento come quelli sopra menzionati è come assumere un assistente che lavori 24 ore su 24 per te!

Suggerimento per professionisti: se stai facendo molta sensibilizzazione a blogger e influencer, ci sono ottime piattaforme di sensibilizzazione dei blogger che puoi utilizzare per automatizzare la tua sensibilizzazione, oltre a trovare potenziali clienti e informazioni di contatto pertinenti.

Ulteriori suggerimenti per e-mail di follow-up efficaci

I 7 suggerimenti descritti sopra ti aiuteranno a creare e-mail di follow-up che ottengono una risposta.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti aggiuntivi che ti aiuteranno a creare e-mail eccezionali:

• Scrivi con brevità: se qualcuno non ha già risposto alla tua email originale, non fargli leggere l'ennesimo messaggio enorme. Inoltre, lo scopo di un'e-mail di follow-up non è convincere di nuovo il tuo potenziale cliente, ma piuttosto ricordare loro il messaggio iniziale a cui non hanno risposto.

• Agganciali nella prima frase: scrivi una linea di apertura accattivante che attirerà immediatamente il tuo potenziale cliente. Dovrebbe fornire un contesto e renderli interessati a saperne di più sulla tua offerta. Evita righe di apertura generiche come " Solo il check-in ", " Toccando la base " o " Volevo solo fare il check-in e scoprirlo ".

• Usa un linguaggio ottimistico: la tua prima e-mail serve a rompere il muro della formalità, il che significa che le tue e-mail successive possono essere scritte in un tono amichevole e più personale. Dalla riga di apertura all'invito all'azione, concentrati sull'utilizzo di un linguaggio ottimistico per rendere le tue e-mail più accattivanti.

• Evita l'approccio "arrivando in cima alla tua casella di posta": un alto tasso di risposta alle e-mail deriva dalla costruzione di relazioni rispettose e durature con i tuoi contatti. L'approccio di inviare e-mail in cima alla posta in arrivo del destinatario è inefficace perché non fa nulla per fornire valore o far sentire bene il tuo potenziale cliente.

• Non incolpare i tuoi potenziali clienti: è difficile non sentirsi negativi sul fatto che i potenziali clienti non rispondano alle tue e-mail. Ma devi rimanere positivo e resiliente, qualunque cosa accada. Diffida del fastidio, della frustrazione e di altri sentimenti negativi che potrebbero insinuarsi nella tua e-mail in quanto ciò non ti avvicinerà più al tuo obiettivo.

• Sii disponibile dopo aver premuto invia: secondo una ricerca, fino al 50% delle vendite va ai fornitori che rispondono per primi. Quindi, dopo che il tuo follow-up è stato inviato, assicurati di avvalerti di te stesso per circa un'ora nel caso in cui il tuo lead sia pronto per agire immediatamente dopo aver aperto la tua email.

Questo è un involucro

Questi suggerimenti ti aiuteranno a ottenere più risposte dai tuoi contatti. Molti dei tuoi concorrenti non usano queste informazioni a proprio vantaggio, il che significa che se sei persistente, otterrai la parte del leone del business.

Il tuo turno. Quale di questi suggerimenti per scrivere e-mail di follow-up automatizzate ti colpisce di più? Condividi i tuoi pensieri nei commenti qui sotto!

Ron Stefanski è un imprenditore online e professore di marketing che ha la passione di aiutare le persone a creare e commercializzare il proprio business online. Puoi saperne di più da lui visitando OneHourProfessor.com. Puoi anche connetterti con lui su YouTube o Linkedin.