5 semplici passaggi per correggere i tuoi GTIN non validi
Pubblicato: 2022-09-01Poiché i GTIN hanno un grande impatto sulla catena di approvvigionamento globale, assicurarsi che i numeri degli articoli commerciali globali siano validi è della massima importanza.
Con così tanti prodotti venduti in tutto il mondo, e soprattutto con l'aumento degli acquisti online, i sistemi e le piattaforme di eCommerce hanno bisogno di un modo inequivocabile per garantire la separazione tra i diversi prodotti commerciali.
È qui che entra in gioco il Global Trade Item Number (GTIN), uno standard sviluppato dall'organizzazione internazionale no-profit GS1.
I GTIN vengono utilizzati per identificare e differenziare gli articoli commerciali. Poiché così tanti sistemi e piattaforme si affidano ai GTIN per valutare l'unicità di un prodotto, è importante essere in grado di risolvere qualsiasi errore che potrebbe apparire.
Tutti i GTIN sono unici a livello globale e per garantire che non ci siano due elementi con lo stesso GTIN, esiste uno standard che aiuta a salvaguardarsi dai duplicati.
Esistono quattro tipi di GTIN: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 e GTIN-8 e gli intervalli sono assegnati in base al paese. Inoltre, ogni paese assegna un intervallo più piccolo alle aziende e ai proprietari di prodotti e, a loro volta, le aziende assegnano un numero di tale intervallo per ciascun prodotto.
Ciò garantisce che il processo sia veloce e non ci siano ritardi inutili nell'assegnazione del GTIN, dato l'elevato volume di richieste GTIN.
Il modo più semplice per convalidare il tuo GTIN è guardare il codice sul tuo prodotto e ricontrollare se riflette quello nei record. Se ciò non è possibile, è possibile eseguire 5 passaggi per convalidare un GTIN.
1. Controlla tutte le 14 cifre
Abbiamo stabilito che esistono quattro tipi di GTIN, a seconda del numero di cifre che hanno: 8, 12, 13 e 14. Tuttavia, per rendere le cose lineari, tutti i GTIN sono espressi come codice a 14 cifre, aggiungendo 0 a la sinistra.
Puoi prendere il GTIN di un prodotto manualmente, dalla scatola dell'articolo. Assicurati di leggere tutte le cifre, non importa se alcune appaiono più piccole o se sono posizionate leggermente ai lati del simbolo del codice a barre.
Se scegli il GTIN da un database o da un'altra risorsa, il problema che potresti incontrare è che non tutti i database sono conformi agli standard GS1.
Se dovessi ricorrere a un database, assicurati di conoscere e capire come funziona. In caso contrario, possono comparire degli errori: ad esempio, un database non conforme potrebbe memorizzare solo una parte di una sequenza GTIN, omettendo la cifra di controllo.
Per il resto di questo articolo, verrà utilizzato il formato a 14 cifre per spiegare come funziona la convalida del GTIN.
2. Verificare il prefisso GS1
Dopo aver completato il passaggio uno, devi iniziare a convalidare gli stessi numeri che compongono la sequenza. Inizi con il prefisso GS1, che consiste di N2, N3 e N4.
Un prefisso GS1 è fondamentalmente un codice paese che di solito ti aiuta a identificare l'organizzazione membro GS1 in cui è registrato il produttore (tuttavia, ciò non significa che sia anche il luogo in cui viene prodotto il prodotto).
I paesi più grandi tendono ad avere un intervallo più ampio di GTIN, ad esempio, i prefissi GS1 per il Giappone vanno da 450 a 459. Finora, quasi la metà dei prefissi non è stata assegnata ai paesi.
Finora, abbiamo spiegato come funziona la convalida dei prefissi GS1 per GTIN-14, GTIN-13 e GTIN-12. Tuttavia, la convalida del prefisso GS1 per GTIN-8 è leggermente diversa.
I primi tre numeri di un GTIN-8 scritto in un formato a 14 cifre (vale a dire, N7, N8 e N9) rappresentano il prefisso GS1-8, che è anche assegnato da GS1 alle organizzazioni membri. La maggior parte dei prefissi GS1-8 corrispondono ai prefissi GS1.
3. Confermare il prefisso aziendale GS1
Se il passaggio precedente ci aiuta a posizionare il produttore sulla mappa o a collegarlo a un settore, questa parte del processo ci dice chi è il produttore.
Un prefisso aziendale GS1 ha da 4 a 11 caratteri e inizia dalla 2a cifra del GTIN. Ogni prefisso aziendale è unico e aiuta a identificare il marchio a cui è assegnato lungo tutta la catena di approvvigionamento globale.
Come convalidiamo il prefisso aziendale GS1? Sono disponibili 2 metodi: utilizzando gli elenchi di prefissi aziendali pubblicati dalle organizzazioni membri di GS1 o utilizzando il GEPIR (Global Electronic Party Information Registry) di GS1.
Convalida il Prefisso Aziendale tramite elenchi pubblicati dalle organizzazioni membri di GS1
Alcune organizzazioni membri di GS1 pubblicano elenchi completi che comprendono i prefissi che sono stati concessi in licenza ai produttori.
Queste directory sono disponibili in XML e vengono aggiornate frequentemente. Quando visualizzi un elenco del genere, scopri anche quando è stato aggiornato l'ultima volta.
Sai che un prefisso aziendale è valido se le cifre corrispondenti del GTIN corrispondono perfettamente ai numeri di una voce dell'elenco. Tuttavia, se un prefisso aziendale rientra nell'intervallo coperto da un elenco, ma in realtà non è possibile trovare il prefisso in alcun punto dell'elenco, non è valido.
Convalida il prefisso aziendale utilizzando GEPIR
GEPIR è un database gestito da GS1 che contiene informazioni da circa 1 milione di aziende. Probabilmente, questo è il migliore dei due metodi disponibili per convalidare un prefisso aziendale, poiché GEPIR aggrega i dati di tutte le organizzazioni membri di GS1.
Sul sito Web GEPIR, hai un'opzione "Cerca per GTIN". Tutto quello che devi fare è scrivere le 14 cifre del GTIN e premere il pulsante Cerca.
Se il prefisso aziendale è valido, i risultati della ricerca includeranno il nome del produttore e i dettagli di contatto. D'altra parte, se il risultato della tua ricerca dice "nessun record trovato", molto probabilmente il prefisso aziendale non è valido.
4. Convalida il resto del GTIN
I tre passaggi che abbiamo seguito fino ad ora ci aiutano a determinare se un GTIN rientra nell'intervallo di numeri assegnati dal GS1 Global Office e, inoltre, se si trova o meno in un intervallo specifico concesso in licenza a un'azienda membro di GS1.
Il passaggio attuale riguarda la verifica della parte del GTIN che viene assegnata dal titolare del Prefisso Aziendale a un determinato prodotto. Il numero può essere quello che il produttore desidera che sia, purché sia unico all'interno delle operazioni complessive dell'azienda.
In questo passaggio convalidiamo tutte le cifre del GTIN, con la notevole eccezione della cifra di controllo (N 14).
Per convalidare un GTIN individuale, devi confermarlo con il proprietario del marchio. Questo perché GS1 non offre alcun metodo attraverso il quale è possibile verificare se è stato assegnato un singolo GTIN.
Fortunatamente, la maggior parte dei produttori con licenza GS1 offre elenchi completi di prodotti a cui hanno assegnato GTIN. Quindi, in realtà, non devi passare attraverso questo passaggio ogni volta.
Di solito è riservato a situazioni più speciali, in cui non hai ancora stabilito una relazione con un'azienda membro di GS1 o non hai un elenco dei GTIN assegnati dalla rispettiva organizzazione.
5. Assicurarsi che la cifra di controllo sia corretta
Il quinto e ultimo passaggio è cruciale. Questa parte del processo si concentra sulla convalida della cifra di controllo (N14), che viene calcolata in funzione degli altri numeri che compongono il GTIN.
La cifra di controllo è una protezione: ti aiuta a proteggerti dalla maggior parte degli errori di immissione dei dati, come errori di battitura o permutazioni delle cifre.
Fortunatamente, GS1 ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per gestire le cifre di controllo. Hai un calcolatore di cifre di controllo a tua disposizione, a cui puoi accedere proprio qui. Basta scrivere i numeri che compongono il GTIN (senza N14) e premere il pulsante calcola.
In alternativa, puoi calcolare la cifra di controllo manualmente, sulla base di una semplice formula – vedi la tabella seguente.
Se il risultato che ottieni non corrisponde a N14, il GTIN non è valido e dovresti ricontrollarlo per assicurarti che sia scritto correttamente.
Eccoli qui: i 5 passaggi che ti permetteranno di validare e verificare in ogni momento l'esattezza di un GTIN.
Ovviamente non è il percorso più semplice che consigliamo per assegnare i GTIN a tutti i tuoi prodotti, ma puoi utilizzare i passaggi evidenziati sopra per alcune delle situazioni in cui i GTIN risultano non validi.
Ulteriori informazioni sugli identificatori di prodotto univoci:
- Come ottenere GTIN per i tuoi prodotti
- L'importanza degli UPI: marchio, MPN e GTIN
