Come implementare con successo la gestione delle conoscenze nel tuo team

La conoscenza è una risorsa preziosa per le imprese. Tuttavia, poiché non è un bene tangibile, le aziende raramente dispongono di una strategia in atto per gestire la conoscenza.

Con una strategia di gestione della conoscenza, puoi identificare, monitorare, gestire e condividere le conoscenze all'interno della tua organizzazione e ottenere più valore da questa risorsa.

Che cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza è un concetto che si riferisce a diversi metodi che è possibile utilizzare per creare, gestire e condividere la conoscenza. Che tu stia creando nuove risorse, aggiornando quelle vecchie o condividendole con nuovi assunti, la gestione delle tue conoscenze può supportare i tuoi obiettivi aziendali.

Le aziende spesso possiedono una conoscenza esplicita che è facile da identificare e gestire. La conoscenza esplicita include le migliori pratiche che hai messo per iscritto, risorse di formazione, proprietà intellettuale o un programma di manutenzione per un'apparecchiatura che utilizzi.

Tuttavia, le organizzazioni si basano anche sulla conoscenza implicita. Questo tipo di conoscenza è più difficile da mettere per iscritto. La trasmissione avviene in genere di persona, ma alcune conoscenze implicite sono qualcosa che i dipendenti acquisiscono attraverso anni di esperienza.

Perché la gestione della conoscenza è importante?

La conoscenza rappresenta il valore per il tuo business. È una risorsa, ma a differenza delle risorse più tangibili, potresti non avere una visibilità adeguata su di essa.

La tua organizzazione si affida quotidianamente all'esperienza dei suoi dipendenti. Con l'aumento di pratiche come il lavoro a distanza e l'outsourcing, è più importante che mai migliorare le comunicazioni e assicurarsi che tutti abbiano accesso alle conoscenze di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Anche la gestione delle conoscenze è fondamentale perché c'è un divario di competenze in molti settori e i nuovi assunti spesso imparano a svolgere il proprio lavoro durante il processo di formazione iniziale. Trasmettere la conoscenza ai nuovi assunti è più importante che mai con un numero record di Baby Boomer che vanno in pensione.

La conoscenza è anche una parte fondamentale della tua cultura aziendale. Se non trasmetti la conoscenza a nuovi assunti e partner, potresti perdere ciò che rende unica la tua azienda. La conoscenza e la sua trasmissione sono cose che dovresti coltivare per preservare la cultura della tua azienda, generare crescita e innovazione e offrire un'esperienza positiva a clienti e dipendenti.

Cinque strategie per l'adozione della gestione della conoscenza

Queste strategie ti aiuteranno ad adottare un sistema di gestione della conoscenza per migliorare la visibilità e ottenere più valore da questa risorsa.

Inizia con un sondaggio

Esamina le conoscenze che la tua organizzazione ha messo per iscritto esaminando manuali, politiche, best practice, materiale di formazione e altro ancora.

Dovresti anche creare un elenco delle conoscenze implicite. Questo elenco potrebbe includere processi che non hai ancora documentato, nonché cose che i dipendenti hanno imparato a fare nel corso degli anni senza ricevere una formazione esplicita.

Digitalizzazione

Trasformare la conoscenza in risorse digitali migliora l'accesso. Garantisce inoltre che la conoscenza rimanga disponibile anche se si abbandona un modello di lavoro tradizionale e si abbraccia il lavoro a distanza o l'outsourcing.

Una buona strategia consiste nel creare un repository centrale in cui dipendenti e partner possono accedere a tutte le tue risorse. Le funzionalità e le directory di ricerca sono un vantaggio perché aiuteranno gli utenti a individuare rapidamente le informazioni specifiche che stanno cercando.

La creazione di una libreria digitale consente anche di lavorare con diversi formati. Puoi utilizzare video o file audio per condividere conoscenze difficili da mettere per iscritto, ad esempio filmando come un dipendente esegue un compito specifico.

Un repository centrale ti consentirà inoltre di tenere traccia delle conoscenze in modo più efficace. Sarai in grado di identificare le lacune e assicurarti che tutti abbiano accesso alle ultime versioni dei documenti che utilizzi. Inoltre, condividere le risorse è facile poiché puoi inviare link ai dipendenti che hanno bisogno di rivedere un'informazione specifica.

Gestione della conoscenza e cultura

Un'azienda con una cultura che valorizza la conoscenza e l'apprendimento è un'azienda che otterrà di più dalla gestione della conoscenza.

Dovresti rivedere la tua cultura aziendale e i valori fondamentali. Prendi in considerazione l'aggiunta di valori come comunicazione, crescita personale e professionale o apprendimento continuo.

Agisci con alcuni nuovi progetti

Dopo aver aggiornato i valori della tua azienda, dovresti cercare soluzioni concrete per rendere questi valori parte delle tue operazioni quotidiane.

Ecco alcuni esempi:

• Puoi aggiornare le descrizioni dei lavori per far sapere a tutti che ti aspetti che condividano le loro conoscenze con il team. Puoi anche chiedere ai manager di cercare questo comportamento durante la valutazione delle prestazioni.
• Crea una directory con una descrizione della posizione e dell'esperienza di tutti. Questo documento aiuterà i dipendenti a rivolgersi alla persona giusta quando hanno bisogno di aiuto.
• Metti insieme un team interdipartimentale in modo che i membri possano condividere informazioni all'interno dell'organizzazione e creare risorse digitali insieme.
• Il tuo dipartimento delle risorse umane può svolgere un ruolo fondamentale nella gestione della conoscenza con programmi di sviluppo personale e professionale in cui ogni dipendente può fissare obiettivi e utilizzare un'allocazione settimanale del tempo di formazione a distanza per rivedere le risorse di formazione personalizzate.
• Rivedi il tuo processo di formazione e il modo in cui fornisci le conoscenze ai nuovi assunti. I dipendenti responsabili della formazione probabilmente hanno molto da contribuire al tuo programma di gestione della conoscenza.

Perché un approccio strategico è importante

Otterrai risultati migliori se adotterai un approccio strategico alla gestione della conoscenza. Ci sono alcune domande che dovresti porti durante la creazione di questo processo:

• Quali obiettivi vuoi raggiungere con la gestione della conoscenza?
• Che tipo di ruolo può svolgere la conoscenza nella tua organizzazione?
• Come si ottiene di più dalla conoscenza?

L'implementazione di un processo di gestione della conoscenza può essere un cambiamento significativo. Crea un piano passo dopo passo con una sequenza temporale. Affida ad alcuni dipendenti la responsabilità di questa trasformazione e studia il software di gestione della conoscenza per rendere il processo più efficiente.

Cerca anche modi per continuare a migliorare il tuo processo di gestione della conoscenza. Cerca nuovi modi per identificare le conoscenze, continuare a creare nuove risorse e aggiornare regolarmente le risorse esistenti. Ascolta il feedback dei dipendenti e decidi le metriche che puoi utilizzare per valutare le prestazioni di questo nuovo sistema.

Pensieri finali

Troppe aziende trascurano la gestione della conoscenza. Tuttavia, il modo migliore per preservare questo prezioso bene è attuare un piano strategico per creare, gestire e condividere la conoscenza. La gestione della conoscenza continuerà a diventare un ruolo ancora più essenziale in futuro man mano che sempre più aziende si allontanano dai modelli tradizionali e adottano invece il lavoro a distanza o collaborano con un numero crescente di fornitori e partner.