Come creare e gestire con successo documenti aziendali come libero professionista

Quindi ti sei stancato del tuo capo, vero? Beh, non sei solo. Persone di tutti i settori e di tutte le fasce d'età scelgono di aprire i propri percorsi di carriera. Secondo Zippia, oggi ci sono oltre 70 milioni di freelance attivi solo negli Stati Uniti. Ed entro il 2029 saranno 90 milioni.

Quindi il futuro è freelance. E considerando l’orario di lavoro flessibile, l’autonomia e la retribuzione migliore, è facile capire il perché. Ma come per la maggior parte delle cose buone, c'è un problema. Essere il capo di te stesso significa dover occuparti di tutte le pratiche burocratiche legate alla gestione di un'impresa.

Ma non preoccuparti, siamo qui per aiutarti. Di seguito troverai tutto ciò che devi sapere sulla creazione e gestione dei documenti freelance .

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Quali sono i 6 documenti legali per avviare la tua attività da freelance?

Come dovrebbe essere sempre così, cominciamo dall'inizio. Avviare la tua attività freelance è una delle fasi più importanti e ad alta intensità di pratiche burocratiche della tua carriera. Pertanto, dovresti affrontarlo con la dovuta considerazione.

Per sapere come diventare uno scrittore freelance, leggi il seguente articolo. Di seguito troverai i sei documenti legali necessari per avviare nel modo giusto la tua attività di freelance.

1. Registrazione dell'impresa

Il primo documento aziendale con cui lavorerai è una richiesta di registrazione aziendale. Questi differiscono da paese a paese, ma le informazioni che dovrai sempre inviare includono:

• Informazioni personali di tutte le parti coinvolte (tu)
• Ubicazione fisica della sede aziendale
• La struttura organizzativa della Società

L'ultimo punto è l'unico con cui potresti avere problemi, quindi discutiamo delle opzioni disponibili. Un libero professionista può registrare la propria attività come:

a) Lavoro autonomo/impresa individuale

Entrambi i termini descrivono l'accordo in cui tu, un privato, agisci come ente pubblico (cioè un'azienda). In questo caso la legge non distingue tra reddito personale e reddito aziendale. Quindi devi pagare le tasse una sola volta.

Questo tipo di attività è anche molto veloce, facile e conveniente da registrare. Ma presenta uno svantaggio significativo. Devi garantire alla tua azienda tutto il tuo patrimonio personale. Ciò significa che potresti perdere più di quanto hai guadagnato se finisci nei guai legali.

b) LLC, S-Corp. e C-Corp

Le società a responsabilità limitata (LLC) e le società sono molto diverse. Ma non abbiamo tutto il giorno per discutere i loro aspetti unici, quindi ecco invece la versione TL;DR.

Come suggerisce il nome, questi tipi di società offrono una responsabilità limitata. Ciò significa che i tribunali possono toccare solo i beni dell'azienda, non i tuoi. Ma sono molto più costosi da configurare e richiedono tempo per registrarsi.

2. Licenza commerciale

Questo documento legale definisce la tua abilità e capacità di operare all'interno di un paese , una regione e un settore specifici. È diverso da luogo a luogo, quindi è sempre meglio informarsi sulle normative locali.

Hai solo bisogno di una licenza commerciale per settori specifici (sanità, finanza, servizi di ristorazione, ecc.). Altre sono le cosiddette “industrie libere” e consentono a chiunque di avviare un’impresa.

3. Statuto societario/Accordo operativo

A seconda della struttura della tua azienda, potresti essere legalmente obbligato a scrivere uno statuto. Questi documenti descrivono in dettaglio le operazioni aziendali, i termini di servizio e altre informazioni.

Esempio: come copywriter, puoi mantenere tutti i diritti sulla tua proprietà intellettuale. Ciò significa che potrai usarli quanto vuoi in futuro. Leggi il seguente articolo per scoprire come avere successo come scrittore freelance .

Le imprese individuali non necessitano di statuti o accordi operativi. Tuttavia, è comunque una buona idea scriverli. Ciò ti consentirà di comunicare in modo chiaro con i tuoi clienti e di raggiungere accordi più velocemente.

4. Contratto di proprietà/partenariato

Se vuoi avviare un'attività con un amico o un familiare, dovrai scrivere un contratto di partnership. Questo documento definisce i termini della tua partnership e il modo in cui dividerai la società. Per questo motivo, la maggior parte delle persone chiede agli avvocati di scrivere i contratti per loro. Dovrebbero includere:

• Condividi la proprietà per ciascuna parte,
• Ruoli, responsabilità e capacità decisionali,
• Divisione profitti e perdite,
• Strategie per la gestione delle controversie interne,
• Procedura di buy-out in caso di partenza di una delle parti.

Naturalmente, questo potrebbe farti sentire a disagio se sei particolarmente vicino al tuo partner. Ma ogni relazione può diventare dura, quindi avere la versione aziendale di un accordo prematrimoniale non è mai una cosa negativa.

5. Contratto con il fornitore

Ogni azienda è un ciclo quasi infinito di input e output. Pertanto, probabilmente sarai sia fornitore che destinatario in momenti diversi. In entrambe le situazioni, un accordo con il fornitore è un'ottima cosa da avere.

Si tratta di documenti vincolanti che definiscono i termini di servizio per entrambe le parti. Includono informazioni come:

• Tipi di beni/servizi,
• Quantità/qualità richiesta,
• Tempi di consegna,
• Tempi di pagamento,
• e altro ancora.

6. Accordo di non divulgazione

Gli NDA sono documenti legali che limitano la capacità delle parti di divulgare informazioni riservate. Ciò può includere specifiche dell'affare, operazioni aziendali e altro ancora. La violazione di una NDA spesso comporta una multa significativa.

Questi documenti legali sono utili per le aziende di tutte le dimensioni, anche per i liberi professionisti. Puoi usarli per proteggere prezzi, servizi e ulteriori informazioni.

Quali sono 6 esempi di documenti importanti per i liberi professionisti?

Quindi hai registrato la tua attività e definito legalmente tutti i tuoi rapporti importanti. Ottimo lavoro. Ora puoi passare a – hai indovinato – più pratiche burocratiche!

Per fortuna, con gli strumenti e i modelli giusti, questo sarà più “carta” che “lavoro”. Ed è assolutamente essenziale poiché oggigiorno il 78% delle aziende si affida ai liberi professionisti. Quindi, diamo un'occhiata ai sei importanti esempi di documenti di cui ogni libero professionista ha bisogno.

1. Proposta di progetto

Sfortunatamente, la maggior parte dei liberi professionisti non si preoccupa delle proposte di progetto. Ma stanno commettendo un errore. Questi documenti aziendali sono ottimi per presentare la tua professionalità e iniziativa.

Le proposte definiscono l'ambito, gli obiettivi, la tempistica e il budget di un progetto e sono più adatte a iniziative più ampie. E anche se potrebbero sembrare dispendiosi in termini di tempo, diventano un gioco da ragazzi una volta preparata la bozza.

(Fonte immagine: Smartsheet)

2. Preventivo

Un preventivo è uno dei documenti finanziari che vedrai più spesso come libero professionista. Funziona come un'offerta e contiene i dettagli aziendali di entrambe le parti, un elenco di prodotti/servizi, prezzo, validità e altro ancora.

Una cosa da notare è che non è vincolante . Ciò significa che il destinatario può scegliere di accettarlo o rifiutarlo. Inoltre, puoi modificare liberamente il preventivo una volta scaduta la sua validità. Per creare preventivi in ​​modo rapido e semplice, utilizza il generatore di preventivi.

(Fonte immagine: Billdu)

3. Contratto

I contratti hanno diversi scopi. Innanzitutto, costringono te e i tuoi clienti a rispettare i fini dell’accordo. Ti proteggono inoltre da possibili controversie e aiutano ad aumentare la soddisfazione del cliente.

Puoi verificare questi impatti attraverso un sondaggio Net Promoter Score inviato tramite uno strumento di esperienza del cliente al dettaglio.

(Fonte immagine: Jotform)

4. Fattura

Il prossimo tipo di documento commerciale da considerare sono le fatture. Questi documenti finanziari servono sia come prova di consegna che come richiesta di pagamento. Oltre a ciò, sono molto importanti anche per le tasse, le controversie con i clienti e la contabilità.

Ne creerai molti nella tua carriera da freelance. Ma per fortuna, non devi più dedicare troppo tempo a loro. Soluzioni come i generatori di fatture online gratuiti semplificano il processo di creazione mantenendo un aspetto professionale.

(Fonte immagine: Billdu)

Ma se hai bisogno di una soluzione più solida, ci sono molti altri strumenti e software disponibili per i liberi professionisti. Ad esempio, Refrens offre vari modelli di fatture personalizzabili, nonché opzioni di pagamento e altri servizi. Ha anche recensioni e valutazioni eccezionali con G2 e Capterra.

(Fonte immagine: Capterra)

Questa e altre opzioni software di fatturazione sono dotate di funzionalità avanzate, tra cui:

• Fatturazione automatizzata
• Monitoraggio del tempo
• Modelli personalizzabili
• E altro ancora

(Fonte immagine: Billdu)

5. Modulo di feedback/testimonianza

Poiché gli esseri umani sono creature sociali, i pensieri e le opinioni degli altri influenzano i nostri. Quindi, recensioni e testimonianze molto utili per i liberi professionisti che cercano nuovi clienti.

Le testimonianze ti consentono di raccogliere feedback, migliorare i tuoi prodotti e creare fiducia. Sono disponibili anche in varie forme, tra cui:

• Sondaggi (ad es. Moduli Google)
• Raccomandazioni di LinkedIn
• Testimonianze scritte

Sfortunatamente, ottenere feedback può essere piuttosto difficile. Quindi, non scoraggiarti se alcuni clienti rifiutano o ignorano la tua richiesta. Assicurati solo di creare un'e-mail educata chiedendo informazioni sulla loro soddisfazione, chiedi il permesso di inviare loro il modulo e continua a provare finché non ci riesci.

(Fonte immagine: Jotform)

6. Fermo

Una sfortunata realtà del freelance è che a volte il lavoro è difficile da trovare. I progetti tendono ad essere altamente stagionali, quindi la pratica migliore è assicurarsi di avere entrate regolari tutto l'anno con gli assistenti.

Agendo come contratti, questi documenti legali vincolano te e i tuoi clienti a lavori ricorrenti, settimanali , mensili o trimestrali . Tradizionalmente, seguono progetti più ampi (ad esempio, sviluppo e manutenzione di siti Web), ma possono anche inserirti come parte non ufficiale del team di un'azienda (ad esempio, copywriting, progettazione grafica, ecc.).

(Fonte immagine: Signaturely)

Quali sono i 4 modelli di documenti più importanti per i liberi professionisti?

Ora che abbiamo trattato i documenti più importanti che dovrai affrontare da freelance, potresti voler tirare un sospiro di sollievo. Tuttavia, dovresti aggiungere qualche altro documento aziendale al tuo repertorio, per ogni evenienza. Questi includono:

1. Conto economico

Questi documenti finanziari sono noti anche come dichiarazioni di profitti e perdite e di utili. Tengono traccia delle entrate, delle spese e delle entrate/perdite nette totali della tua attività freelance nel tempo.

Le aziende più grandi utilizzano il conto economico per il benchmarking, la pianificazione e il processo decisionale. Ma per i liberi professionisti sono molto utili per gli adempimenti fiscali.

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(Fonte immagine: Zervant)

2. Bilanci

I bilanci sono come i conti economici sotto molti aspetti. Forniscono un'istantanea dello stato finanziario della tua azienda in un momento specifico. Sono importanti anche per gli stessi motivi spiegati sopra.

Tuttavia, la loro attenzione alle attività , alle passività e alle azioni degli azionisti è diversa . Ciò è particolarmente utile per avviare una LLC o una società con un partner.

(Fonte immagine: Vertex42)

3. Documentazione sulla proprietà intellettuale

I documenti aziendali relativi alla proprietà intellettuale sono particolarmente importanti per i liberi professionisti nei settori creativi. Questi documenti aziendali possono proteggere i tuoi diritti di proprietà intellettuale e limitare l'uso della proprietà intellettuale da parte di altre parti.

La proprietà intellettuale riguarda principalmente articoli, testi di marketing, progetti e altri beni immateriali. La documentazione IP è importante per molti altri motivi, tra cui:

• Antifurto,
• Monetizzazione,
• Il riconoscimento del marchio,
• e altro ancora.

(Fonte immagine: Signaturely)

4. CV / Curriculum vitae / Portfolio

Ultimo ma certamente non meno importante, tocchiamo il marketing. Anche se per ottenere un lavoro non è necessario un curriculum o un portfolio, averne uno può aiutarti a ottenere incarichi migliori e di alto profilo.

A seconda del tuo settore, puoi scegliere il formato del documento e il contenuto che meglio si presta a mostrare il tuo valore. Questi possono includere casi di studio, frammenti, screenshot, risultati, testimonianze o persino esempi di lavoro completi.

(Fonte immagine: Kickresume)

Quali sono i 4 modi efficaci per gestire documenti importanti come libero professionista?

Infine, prima di lasciarvi fuori, è meglio affrontare l'elefante nella stanza: come dovresti tenere traccia di tutti questi documenti?!

Può sembrare scoraggiante, ma non preoccuparti. Non dovrai più fare affidamento su cartelle e cassetti della scrivania per riporre gli oggetti. Quindi, ecco le quattro migliori pratiche per aiutarti a gestire i tuoi documenti freelance .

1. Mantienilo digitale

Come affermato in precedenza, la carta non è il modo per mantenere il tuo ufficio ordinato e mentalmente in forma. Ti consigliamo di digitalizzare tutti i tuoi vecchi documenti e di affidarti in futuro ai produttori di documenti per la massima efficienza.

2. Centralizzare l'archiviazione dei documenti

I liberi professionisti non tendono ad essere le persone più organizzate: lavori quando e dove vuoi/hai bisogno e ti preoccupi del resto in seguito. Tuttavia, assicurarti di salvare sempre i documenti relativi alla tua attività da freelance in un unico posto ti farà risparmiare molto stress a lungo termine.

Scegli il tuo servizio di archiviazione basato su cloud preferito (Google Drive, iCloud, Dropbox, ecc.). Quindi, inserisci lì tutti i tuoi documenti e sappi che i pochi istanti necessari ti hanno risparmiato diverse ore di frenetica ricerca.

3. Stabilire una chiara politica di denominazione ed etichettatura

Ormai hai visto che ci sono troppi tipi di documenti di cui tenere traccia da solo, anche senza tutti i file relativi al progetto. Per fortuna, puoi semplificarti la vita con denominazioni ed etichettature accurate.

Assicurati di tenere conto di:

• tipo di documento
• Argomento/caso d'uso
• nome del cliente

4. Implementare il backup/ripristino di emergenza

Dopo tutto questo, non vorrai perdere tutti i tuoi progressi, vero? Quindi, creare un backup è nel tuo migliore interesse, per ogni evenienza.

Scarica i tuoi dati relativi al lavoro su un disco rigido. Conserva copie fisiche dei documenti più importanti. Crea una copia su un'altra soluzione di archiviazione cloud.

La scelta è tua. Assicurati solo di fare qualcosa .

Conclusione: hai una panoramica dei documenti importanti per i liberi professionisti?

Vedere? Non abbiamo mentito quando abbiamo detto che nel freelance c'è molto di più di quanto sembrasse a prima vista. Nonostante ciò, non dovresti sentirti scoraggiato. Milioni di persone hanno fatto sì che lo stile di vita freelance funzionasse per loro, quindi non c'è motivo per cui dovresti essere diverso.

L’importante è che tu prenda sul serio la creazione della tua attività. Sii propositivo nella gestione dei documenti e non lasciare nulla al caso. Prendi a cuore le informazioni contenute in questo articolo e sarai sicuro di prosperare, non solo di sopravvivere.

Ti auguriamo buona fortuna e speriamo di vederti in un altro dei nostri articoli. Buon freelance!