21 modi per iniziare un'e-mail

Un'e-mail è uno strumento fondamentale per la comunicazione perché viene inviata e ricevuta oltre 300 miliardi di volte al giorno. I professionisti del marketing, i venditori e i rappresentanti del servizio clienti potrebbero avere difficoltà a creare un approccio raffinato per iniziare un'e-mail aziendale, soprattutto quando si scrive a un destinatario sconosciuto.

L'apertura della tua e-mail può influenzare se il tuo lettore decide o meno di leggere il resto. Questo articolo si concentra sull'importanza delle introduzioni via e-mail ed esempi di come i venditori possono scrivere presentazioni convincenti.

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Perché le introduzioni via e-mail sono importanti?

Come le conversazioni telefoniche e le videoconferenze, le email sono uno strumento essenziale per la comunicazione. Ogni e-mail che invii ai tuoi colleghi dovrebbe essere vista come un'opportunità per guadagnarti il ​​loro rispetto. Aumenta le tue possibilità di fare una prima impressione favorevole creando una solida presentazione via email. Una prima impressione positiva può convincere i destinatari a leggere l'intero messaggio della tua e-mail e ad adottare tutte le misure necessarie.

Assicurati di riflettere sul tuo pubblico e sullo scopo preciso del tuo articolo. In questo modo puoi sviluppare una comunicazione chiara, che ti aiuterà a promuovere iniziative e favorire le relazioni. Puoi fare un'ottima prima impressione aprendo la tua email in modo professionale.

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Come puoi avviare un'e-mail in circostanze diverse?

Esistono diversi modi per avviare un'e-mail. Il mittente dell'email avrà ogni volta un obiettivo diverso. È per questo; ogni e-mail avrà un paragrafo introduttivo separato.

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Ecco alcuni modi per avviare un'e-mail, a seconda delle circostanze:

Caro [Nome]

Il saluto utilizzato in questa e-mail è accettabile per un contatto e-mail formale. Quando desideri mostrare rispetto per il destinatario, di solito lo usi in lettere commerciali formali, lettere di accompagnamento e altre comunicazioni.

Sebbene "Sig."e "signora". erano titoli onorifici storicamente accettabili, corrono il pericolo di travisare il genere o presumere erroneamente che il lettore sia sposato. Usa invece"Caro Adam"o"Caro Adam Barney".

Ciao o Ciao

In termini di saluti e-mail, un"Ciao"casuale seguito da una virgola va benissimo nella maggior parte della corrispondenza di lavoro. Prendi in considerazione l'uso del saluto "Ciao" se desideri un tono più ufficiale. Anche se è un saluto casuale, anche questo ha un modo naturale e cordiale.

Ciao a tutti, Ciao squadra [nome dipartimento] o Ciao squadra

Hai alcune alternative quando invii un'e-mail a due o più persone."Ciao a tutti", "ciao squadra"o"ciao [nome dipartimento]"sono alcuni modi informali ma appropriati per rivolgersi a un gruppo di persone.

Inoltre, non rivolgetevi mai ai vostri destinatari con pronomi come signore o signori perché sono termini molto informali e quindi inappropriati per le email di lavoro.

Spero che tu stia passando una settimana fantastica, o spero che ti sia piaciuto il tuo fine settimana

Queste sono buone righe dell'oggetto dell'e-mail perché queste righe riconoscono il lettore e stabiliscono un rapporto con un collega che già conosci o con cui desideri avere un cordiale rapporto di lavoro.

Sto raggiungendo circa. . .

È cortese e schietto iniziare un'e-mail con"Sto contattando per..."perché chiarisce l'obiettivo della comunicazione. Poiché centinaia di e-mail vengono inviate durante un singolo giorno lavorativo, la scelta di questo metodo indica la tua considerazione per il tempo del destinatario essendo conciso.

Una chiara dichiarazione delle tue intenzioni aiuta anche a prevenire malintesi o ambiguità su ciò che vuoi che il lettore faccia.

Grazie per . . .

Un altro metodo per dare priorità al lettore è mostrare gratitudine. Riconoscere fin dall'inizio che la tua e-mail è in risposta all'e-mail o all'azione del destinatario favorisce il lavoro di squadra al lavoro.

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21 Esempi per iniziare un'e-mail

L'introduzione di un'e-mail è la parte più cruciale. Poiché l'inizio dell'e-mail attira l'attenzione dei lettori, è fondamentale rendere accattivanti i paragrafi introduttivi.

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Ecco alcuni esempi per iniziare la tua email:

Crea una riga dell'oggetto accattivante

Crea un oggetto accattivante per la tua email per convincere il destinatario ad aprirla. Il trucco è catturare il loro interesse poiché, a differenza di un'e-mail di qualcuno che conoscono, non c'è alcuna garanzia che leggeranno la tua e-mail a meno che non attiri la loro attenzione.

Linee tematiche del networking:

• "Posso offrirti il ​​pranzo?"
• "Caffè con me?"

Righe oggetto di vendita:

• "Crescita del 40% in 3 mesi - wow."
• "Offri un corso online per [libro]?"

Righe oggetto della ricerca di lavoro:

• "Stai cercando un [titolo di lavoro]?"
• "Vuoi sapere com'è lavorare in [azienda]"

Adatta il tuo saluto all'occasione e al settore

Anche se i saluti sono composti da una sola parola, scegliere quella giusta è importante. Attieniti al solito saluto "Caro" se stai scrivendo a qualcuno in un campo tradizionale come quello bancario o governativo. Usa "Ciao", "Ciao"o"Ehi"quando invii un'e-mail a una persona di un settore più rilassato, inclusi media, tecnologia, viaggi o moda.

Selezionare un benvenuto che sono abituati a sentire dimostra la tua diligenza. Il loro nome è incluso nella seconda parte del saluto. Assicurati di indirizzarli per nome. Questo è diventato uno standard in tutti i settori in questi giorni.

Evita di usare"[Nome] [Cognome]"poiché risulta eccessivamente formale e robotico, così come"Mr./Mrs./Ms.[Cognome]” perché ti fa sembrare giovane.

Includi un invito all'azione

Non essere ambiguo. Il tuo potenziale cliente dovrebbe sapere cosa fare dopo aver ricevuto un'e-mail di vendita.Stai richiedendo una risposta ad una mail?Dovrebbero fare una telefonata a loro?Richiedi loro di prenotare un orario sul tuo calendario per parlare?Includere un chiaro invito all'azione nelle tue e-mail aiuterà i potenziali clienti a sapere cosa fare dopo aver ricevuto la tua e-mail. Pertanto, quando si inviano e-mail, è essenziale aggiungere un CTA per aiutare i lettori a comprendere lo scopo del messaggio.

Presentati

Non puoi presumere che il tuo potenziale cliente abbia familiarità con te o con la tua attività. Presentarsi dovrebbe essere una delle tue prime azioni. Non è necessario avere una lunga introduzione. Inizia includendo il tuo nome, la tua posizione e il nome della tua attività.

Dai un valore rapido

Trova un metodo per aggiungere valore immediatamente, anche se è solo la tua esperienza personale. Fai solo attenzione a non essere duro nella tua email iniziale. Un complimento all'inizio potrebbe ammorbidire le critiche.

Congratulati con loro

Oggi, abbiamo più informazioni sui potenziali clienti che mai. Pertanto, puoi accedere facilmente a diverse storie di successo di potenziali clienti online.

Per aggiornamenti sui finanziamenti, controlla il sito Web del potenziale cliente, cerca le notizie dell'azienda su Google, esplora il profilo professionale del potenziale cliente su LinkedIn e aggiungi tutte le informazioni che ricevi ai tuoi record di contatto.

Non cercare di presentare il potenziale cliente dopo aver scoperto il momento ideale per congratularti con lui. Fai solo un complimento onesto a qualcuno.

Menzione dei contatti condivisi

Richiamare tutti i contatti che condividi è l'approccio più semplice per iniziare una conversazione con una nuova persona. Quando si inizia senza un collegamento, è fondamentale spiegare rapidamente perché i potenziali clienti dovrebbero essere interessati a te all'apertura della tua e-mail di presentazione.

Seguito

Non c'è risposta all'e-mail che hai inviato. Lo scambio che hai avuto non era finito lì. Una mancanza di reazione non indica necessariamente disinteresse. Contatta di nuovo il tuo potenziale cliente. Devi tenere conto di alcuni fattori. L'e-mail non li ha mai raggiunti. Non sono ancora stati motivati ​​ad agire. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di seguire almeno due volte e idealmente tre volte per portare avanti la conversazione.

Potenzia la loro missione

Prova questa strategia sui manager di livello esecutivo. I dirigenti e gli imprenditori sono responsabili della promozione della visione di un'organizzazione. Potenzia la loro missione nelle righe di apertura per connettersi con il destinatario.

Spiega lo scopo della tua email

Anche se avere nuovi amici di penna è meraviglioso, i nostri obiettivi nell'usare le e-mail di presentazione sono creare prospettive commerciali o occupazionali. Di conseguenza, devi essere chiaro nel tuo messaggio sul motivo per cui li stai scrivendo. Questo è fondamentale se non conosci nessuno di loro personalmente.

Offrire aiuto

Ricorda che lo scopo della prima email è solo quello di ottenere una risposta. Per questo motivo, il potenziale cliente potrebbe richiedere una riparazione urgente che non ha nulla a che fare con i beni o i servizi della tua azienda. Puoi ancora aiutare i lettori.

Parla con i dipendenti di livello inferiore

Ogni organizzazione ha dipendenti che interagiscono con i clienti. Inizia chiedendo al personale di vendita come stanno andando e dove pensano di poter fare meglio. Molto probabilmente, reagiranno tutti insieme.

Successivamente, contattali ancora una volta, condividi i risultati e chiedi in che modo il tuo servizio o prodotto potrebbe essere utile. Il personale di vendita potrebbe essere disposto a fornire i tuoi dettagli ai contatti appropriati se ci sono obiettivi che l'azienda potrebbe raggiungere con maggior successo dopo aver implementato il prodotto che vendi.

Fai la tua prima battuta su di loro

Uno degli elementi più critici di un'e-mail introduttiva è la riga di apertura. È fondamentale per creare pertinenza. Se hai successo, incoraggerai il lettore a continuare a leggere.

La tua inclinazione iniziale potrebbe essere quella di presentarti, ad esempio"Mi chiamo ABC e ti sto contattando perché ..."ma questo li renderà solo curiosi riguardo all'e-mail.

Ringraziali per l'iscrizione

È tempo di confermare la loro scelta quando si abbonano al materiale della tua azienda. Ringraziare i tuoi abbonati aumenta il loro senso di appartenenza a una comunità e favorisce una maggiore fiducia nella tua azienda.

Diventi simpatico e umanizzi il tuo marchio esprimendo gratitudine ai tuoi nuovi abbonati e-mail.

Com'è andata la tua vacanza/fine settimana/ecc.?

Non essere troppo invadente con questo; siiprudente. Tuttavia, è accettabile chiedere ai potenziali clienti informazioni sulle loro vacanze e se hanno visitato luoghi turistici famosi. Chiedi loro di condividere la loro esperienza ma non essere troppo invadente. Si consiglia di contattare dopo che sono tornati dal viaggio.

Migliori auguri

Non sei obbligato a far seguire al tuo saluto una frase breve ed edificante come"Spero che tutto vada bene"o"Spero che tu abbia passato un ottimo fine settimana".Questo è l'ideale se sei stato in contatto con il destinatario per molto tempo o sei vicino a lui. Potresti omettere questo paragrafo se sei consapevole che il tuo pubblico preferisce brevi note contenenti solo i dettagli essenziali.

Spero sinceramente che tu stia bene

Augurando subito ogni bene all'altra persona, puoi stabilire un tono amichevole per la chat senza chiedere loro troppi dettagli personali. Dal momento che non sai come stanno, è un'ottima alternativa per qualcuno a cui non scrivi da molto tempo.

Seguito della nostra conversazione a [Evento/Luogo]

Questa sarebbe un'ottima apertura se avessi avuto un'ottima conversazione con qualcuno durante un evento di networking, ma doveva essere preciso poiché uno di voi doveva andare perché era ora che se ne andassero. Tuttavia, hai scambiato dati di contatto personali o biglietti da visita. Con questa introduzione, puoi rientrare nella conversazione fornendo una breve panoramica di come ti conoscono.

Osservazioni conclusive: "Grazie per la considerazione"

Vuoi colpire il tono corretto mentre esprimi ringraziamenti e fiducia in un'e-mail post-colloquio. Poiché lo stile di questa e-mail è di apprezzamento, continua delineando gli aspetti della tua conoscenza ed esperienza che, secondo te, aiuteranno l'azienda e ti renderanno adatto alla posizione.

Mi è piaciuto saperne di più su [Titoli di lavoro] Specifiche

Tieni sempre presente che stai scegliendo se l'azienda è o meno la soluzione perfetta per te professionalmente, oltre a se l'azienda ritiene o meno che tu sia adatto a loro.

Occasionalmente potresti concludere che il lavoro non è adatto a te. In tal caso, usa questa e-mail di saluto e informali educatamente che non andrai oltre con il colloquio.

Sei ancora interessato?

Domande semplici come"sei interessato?"può consentire a qualcuno di scappare, soprattutto se non sei sicuro che voglia continuare la conversazione. Funziona bene anche come oggetto per un'e-mail di vendita.

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Come scrivere le migliori linee di apertura delle e-mail?

Una volta terminata la tua e-mail di saluto, passa alla prima frase.Ecco come realizzare quello ideale:

Sii breve

Anche se un apri e-mail è fondamentale, non dovresti comporne uno lungo. Poiché le introduzioni e-mail sono la parte più critica della tua e-mail, molto probabilmente hai informazioni vitali da fornire o una domanda a cui è necessario rispondere. La riga di apertura della tua email dovrebbe catturare l'interesse del lettore.

Sii educato e amichevole

Il tuo tono potrebbe risultare diverso in un'e-mail rispetto a quando ti incontri di persona. Dopotutto, il ricevitore non può vedere le tue espressioni o sentire la tua voce. Pertanto, evita di utilizzare linee di posta elettronica dell'oggetto che sono estremamente dirette e possono sembrare sgradevoli, così come qualsiasi cosa divertente che il destinatario potrebbe non trovare divertente.

Inoltre, mentre un'emoji con faccina sorridente potrebbe rendere fantastica la tua presentazione, assicurati che sarà ben accolta. Gli emoji sono accettabili nelle e-mail ad amici intimi e colleghi, ma potresti volerli evitare quando scrivi e-mail più importanti, come quelle al tuo capo o a un reclutatore.

In caso di dubbio, diventa formale

Quando dubiti di come iniziare un'e-mail, scegli di essere formale. Di solito è preferibile un po' più di formalità e cortesia piuttosto che essere eccessivamente informali e potenzialmente poco professionali. Puoi modificare in modo permanente il tuo stile e le righe dell'oggetto dell'e-mail nelle lettere successive, se necessario.

Cosa dovresti evitare per iniziare la tua email?

Spesso commettiamo errori durante la digitazione di un'e-mail. Tuttavia, non ci rendiamo conto delle conseguenze che i nostri piccoli errori possono portare a un business. Pertanto, quando si scrive un'e-mail, dobbiamo prestare attenzione a ciò che stiamo scrivendo. I lettori spesso perdono interesse se le email che stanno leggendo contengono errori.

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Ecco alcuni errori che puoi evitare quando inizi un'introduzione in un'e-mail:

[Nome errato]

Verifica l'ortografia del nome del destinatario prima di utilizzarlo in un saluto e-mail. Gli errori di battitura possono capitare, ma digitare in modo errato il nome di qualcuno solleva il sospetto che il mittente non abbia scritto le e-mail con attenzione.

Puoi farmi un favore?

Una frase introduttiva come "Puoi farmi un favore?"non sembra corretto, soprattutto quando si invia un'e-mail a qualcuno per la prima volta.

Invece, prendi in considerazione l'utilizzo di una riga di inizio e-mail come"Sto contattando in merito a ..."che comunica il problema che ti aspetti di risolvere con il loro aiuto.

Lascia che mi presenti

Questo apri e-mail viene spesso utilizzato quando si invia un'e-mail a un nuovo destinatario. Permettetemi di presentarmi equivale a descrivere la vostra introduzione in un'e-mail.Lo parleresti ad alta voce a una persona?Sembra affermativo, ma alla fine è tempo perso. Invece, vai dritto al punto.

So che sei occupato, ma . . .

L'introduzione di questa email suggerisce che il tempo del lettore è prezioso. Nel peggiore dei casi, implica che meriti ancora la loro attenzione anche se lo sai.

Evita questa frase di apertura, non importa quanto sei vicino al lettore; invece, fornisci una panoramica concisa della tua motivazione per inviargli messaggi.

Per chi è coinvolto

Anche se"A chi può interessare"sembra essere un saluto formale, è impersonale e abusato. Implica che non ti interessa assicurarti che il tuo destinatario sia chi pensi che sia o se il tuo messaggio è rilevante per lui.

Anche il saluto e-mail"Gentile signore o signora"rientra in questo. Il saluto binario di genere è obsoleto e può essere considerato esclusivo.

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Conclusione

Le presentazioni via e-mail sono un elemento cruciale nelle e-mail. Catturano l'attenzione dei lettori e trasmettono il messaggio del mittente. Pertanto, le introduzioni devono essere orecchiabili e attirare l'attenzione. Tuttavia, quando si scrivono e-mail, i mittenti spesso commettono piccoli errori che fanno perdere interesse ai lettori a leggere il messaggio completo. Ecco perché prestare attenzione ai dettagli minori è fondamentale per evitare errori, soprattutto quando si scrivono introduzioni via e-mail.