Come ridurre i costi e aumentare i profitti della tua attività?

Quando un'azienda taglia i costi, di solito significa che puoi aspettarti prodotti più scadenti e un servizio peggiore. Se sei mai stato al telefono con una banca o un fornitore di servizi di telecomunicazioni dopo che avevano implementato un giro di tagli e esternalizzazione, potresti aver trascorso ore in attesa, solo per parlare finalmente con un dipendente del servizio che non ha idea di come aiutare voi.

Siamo tutti giustamente scettici nei confronti delle aziende che tagliano i costi, ma la riduzione delle spese e lo snellimento delle operazioni non devono necessariamente significare prodotti o servizi di qualità inferiore.

Ogni azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni o dalla base di clienti, può tagliare i costi in modo efficiente, un modo che porta a maggiori ricavi e, soprattutto, a un servizio eccellente. Questo articolo ti mostrerà esattamente quando e dove tagliare i costi, fornendo un'introduzione essenziale alle operazioni efficienti per qualsiasi azienda.

La chiave per un business redditizio è tagliare i costi, mantenere la qualità e massimizzare i profitti

Qual è il modo migliore per ottenere il massimo profitto? La risposta più semplice è aumentare le entrate, il che ovviamente aiuta se riesci a realizzarlo. Ma c'è un metodo migliore e più facilmente controllabile che riguarda la gestione delle spese. Si chiama leadership dei costi, ed ecco come funziona:

Per cominciare, dovrai concentrarti sui due principali tipi di costi: fissi e variabili.

I costi fissi sono indipendenti dal livello di produzione di un'azienda e comprendono computer, scrivanie, telefoni e altre apparecchiature. Ma il termine può anche riferirsi a costi meno tangibili, come l'affitto o l'assicurazione. In effetti, la manodopera è spesso considerata un costo fisso poiché richiede tempo e denaro per assumere dipendenti.

I costi variabili dipendono dal livello di produzione, il che significa che più consumi, più paghi. Esempi di costi variabili sono le materie prime, l'imballaggio e lo stoccaggio.

Ora che conosci i due principali tipi di costi, puoi iniziare a capire perché gestirli in modo intelligente produrrà prodotti a basso costo, e quindi maggiori ricavi, il tutto mantenendo gli stessi standard di qualità.

Potresti ridurre i costi effettuando tagli radicali , ma ciò probabilmente ridurrà la qualità dei beni o dei servizi che fornisci. Ad esempio, se decidi di risparmiare denaro tagliando il tuo team di assistenza clienti, è probabile che nel prossimo futuro incontrerai clienti molto insoddisfatti.

Tuttavia, tagliare saggiamente i costi inutili aumenterà i ricavi e manterrà la qualità. Ad esempio, il fondatore di IKEA Ingvar Kamprad ha costruito il suo impero di 235 negozi attraverso semplici meccanismi di riduzione dei costi che hanno lasciato intatta la qualità. Una strategia consisteva nel vendere mobili non assemblati, che occupano meno spazio e richiedono meno tempo per la produzione.

Ma come tagliare i costi in modo intelligente ? Diamo un'occhiata più in profondità ad alcune strategie specifiche per ridurre le spese mantenendo la qualità.

Less is more: risparmiare spazio e attività superflue è essenziale per ridurre i costi

Quando gli imprenditori trovano una nuova attività, sono spesso inclini alla sovreccitazione e potrebbero finire per spendere soldi che non hanno. Sebbene questo errore sia comune, può paralizzare seriamente un'azienda prima ancora che decolli.

Quindi, è fondamentale comprendere la gestione dei costi fin dall'inizio e un buon punto di partenza è la proprietà.

Lo spazio è una spesa importante e un obiettivo primario per la riduzione dei costi. Per avere un'idea di quanto spazio sia sufficiente, tieni presente che lo standard è di undici metri cubi per lavoratore. Se hai più spazio di questo, probabilmente ci stai spendendo troppi soldi.

Un altro ottimo modo per ridurre i costi di spazio è attraverso l'hotdesking , un mezzo per massimizzare le workstation eliminando le singole scrivanie e facendo in modo che i dipendenti utilizzino quella disponibile. Ad esempio, Stocks, un'azienda britannica che produce macchine da cucire, ha un team di vendita di dieci persone che lavorano in uno spazio progettato per sei. Tuttavia, l'ufficio funziona senza intoppi perché i dipendenti trascorrono il 60% del loro tempo agli appuntamenti esterni.

Bene, ora che hai massimizzato il tuo spazio, è tempo di tagliare altri costi non essenziali, e questo significa esternalizzare , in altre parole, affidare compiti non essenziali ad altre aziende.

Qualsiasi attività che non è centrale per la tua attività dovrebbe essere testata: se per te costa di più svolgerla internamente che esternamente, dovrebbe essere esternalizzata a qualcun altro che può farlo a un prezzo inferiore.

Mentre l'esternalizzazione del lavoro che viene già svolto internamente può essere più complicato perché sono già stati effettuati investimenti di capitale, è comunque essenziale farlo.

Supponiamo che ti rendi conto che devi esternalizzare la tua pubblicità, ma hai appena investito in un nuovo software di progettazione di marketing. Sebbene possa essere difficile, è importante accettare i costi irrecuperabili; i soldi spesi per il software sono già finiti, ma non devi continuare a sprecare denaro pagando il personale pubblicitario.

Trasformare rapidamente il capitale in prodotti e di nuovo in più capitale è essenziale per un'azienda ad alte prestazioni

Sai cos'è il ciclo capitale ? Bene, è una conoscenza essenziale per qualsiasi proprietario di un'azienda, perché ogni azienda la rispetta.

Ecco come funziona:

Inizi con contanti in mano, tuoi o di qualcun altro. Questo denaro viene poi utilizzato per acquistare beni strumentali e materiali che il lavoro dei dipendenti trasforma in prodotti finiti per la vendita. Paghi i tuoi fornitori, vieni pagato dai tuoi clienti e si spera che avanzi del denaro da ripetere.

Perché questo è fondamentale per la riduzione dei costi?

Perché i bassi costi richiedono un rapido ciclo di capitale e un'attenzione al vecchio adagio che il tempo è denaro . Ad esempio, maggiore è il denaro impegnato nel capitale circolante come le azioni, maggiori saranno i costi per cose come gli interessi e lo stoccaggio. È quindi essenziale limitare la quantità di tempo che si dispone di azioni in proprio possesso.

Un modo per farlo è attraverso un inventario limitato. Prendi Wal-Mart, il cui magazzino è due volte e mezzo inferiore alla media del settore, garantendo un ciclo efficiente.

Ma le trattative con clienti e fornitori possono anche ridurre il costo dei capitali. Ad esempio, se vendi beni e servizi a credito e ci vogliono 90 giorni per riscuotere il pagamento da un cliente, stai sostanzialmente perdendo gli interessi che il denaro potrebbe maturare. Una strategia migliore consiste nell'impostare termini di pagamento più brevi punindo i ritardatari con sanzioni e minacce di azioni legali.

Dall'altro lato della medaglia, se i tuoi fornitori ti offrono credito, potresti essere tentato di accettarlo. Tuttavia, a seconda della situazione, potrebbe essere sensato dal punto di vista commerciale pagare in anticipo in cambio di un costo totale inferiore. E, naturalmente, è essenziale evitare di pagare in ritardo, perché così facendo ti darai una brutta reputazione nel settore.

Utilizzare il margine di profitto della tua azienda per motivare i dipendenti è essenziale quanto massimizzare l'impatto degli incentivi non finanziari

L'aumento della produttività è un ottimo modo per ridurre i costi variabili, ma ciò significa convincere i dipendenti a fare di più, e sappiamo tutti che non è un compito facile. Fortunatamente esiste un'ottima strategia per aumentare la produttività e tutto si basa sulla motivazione del personale attraverso i margini di profitto anziché il fatturato; questo ti mette dalla stessa parte dei tuoi lavoratori aumentando i tuoi profitti.

Nella maggior parte delle aziende, il team di vendita viene premiato per le vendite effettuate. Questa struttura fa sì che i dipendenti si fissino sul taglio degli affari e spesso i costi vengono lasciati liberi. Una strategia migliore consiste nel collegare le commissioni ai profitti dell'azienda, concentrando così la forza vendita sul risparmio di denaro e sul miglioramento dei profitti dell'azienda.

Ad esempio, Atrium, una società di illuminazione con sede a Londra, ha più che raddoppiato i suoi profitti passando a un sistema di premi legato all'utile lordo. I loro venditori hanno smesso di tagliare i prezzi e, invece di attenersi alla mentalità del "tutto per compiacere il cliente", hanno investito nel taglio dei costi estranei e nel miglioramento dell'efficienza.

Ma i soldi non bastano. Anche se un buon stipendio è un aspetto importante della soddisfazione sul posto di lavoro, una grossa busta paga da sola non garantisce che i tuoi dipendenti lavorino con la massima efficienza. In effetti, la soddisfazione sul lavoro è anche il risultato di vari motivatori senza contanti , come la sensazione di realizzazione che vuoi che i tuoi lavoratori che tagliano i costi provino.

Ma come puoi realizzare questo?

Un modo è semplicemente prendere nota dello sforzo che stanno facendo i tuoi dipendenti. In effetti, una semplice e-mail di ringraziamento o una cena del personale a seguito di un grande progetto può fare molto per motivare il tuo team senza spendere troppo!

Mantieni bassi i costi di finanziamento cercando concorsi di finanziamento, contattando amici e lavorando con le banche

Ogni azienda in crescita dovrà sicuramente affrontare la sfida dei costi di finanziamento ed è essenziale tenerli sotto controllo prima che inizino a intaccare i tuoi profitti.

I costi di finanziamento, ovvero il costo della raccolta di fondi, derivano da interessi e altre commissioni. È importante identificare i modi per ottenere effettivamente denaro a costi bassi o nulli.

Una strategia è rivolgersi ad agenzie governative o ad alcune imprese, come banche e giornali, che potrebbero avere un interesse in particolari attività commerciali che si svolgono in un'area specifica; questo potrebbe portarli a contribuire con denaro o offrire vantaggi alla tua azienda.

Ad esempio, ogni anno vengono assegnati migliaia di premi in tutto il mondo a nuove o piccole imprese. La maggior parte di questi si basa su un piano aziendale come gli Start-up Awards di HSBC che concede fino a £ 25.000.

Un altro approccio è chiedere soldi a parenti e amici. Questa tecnica è vantaggiosa perché si evita di conformarsi a procedure formalizzate e dispendiose in termini di tempo, offrendo allo stesso tempo termini più flessibili. Tuttavia, è essenziale che tu spieghi tutti i rischi a tali finanziatori perché l'ultima cosa che vuoi è che un amico o un familiare disponibile soffra di difficoltà economiche a causa dei tuoi impegni finanziari falliti.

La terza e ultima strategia è negoziare con le banche per condizioni più favorevoli. Ma per farlo sono necessari sia il know-how necessario che un business plan. Alla fine, le banche sono soggette agli stessi fattori macroeconomici e alla pressione per realizzare un profitto come te, quindi è saggio cercare una banca in buone condizioni finanziarie, poiché sarà in grado di offrirti un tasso migliore.

Un modo per farlo è leggere la sezione finanziaria del giornale e tenere presente che i tassi di interesse tendono ad essere dal tre percento al nove percento. Naturalmente dovresti sparare per l'estremità inferiore della gamma e dovresti guardarti intorno finché non ci arrivi.

Tagliare i costi in una crisi può richiedere un'azione seria

Se la catastrofe colpisce la tua azienda, tagliare i costi è probabilmente la prima misura che adotterai. A volte questo può significare prendere decisioni difficili per mantenere a galla la tua attività e sappiamo tutti che i tempi estremi possono richiedere misure estreme.

Una di queste strategie è scambiare il debito con l'equità, perché lo scarico del debito a volte può valere una fetta importante della tua azienda. Ad esempio, la società di valigie Samsonite ha scambiato un enorme 60 percento delle sue azioni con CVC Capital Partners, uno dei più grandi gruppi di private equity d'Europa, in cambio del pagamento di un debito del valore di quasi 175 milioni di dollari.

Un'altra misura estrema è trasferire la tua attività in un nuovo paese per risparmiare sulle tasse. Ad esempio, alcuni paesi hanno aliquote fiscali per le imprese molto basse, come le Maldive con un'aliquota fiscale del 9% e gli Emirati Arabi Uniti con una del 15%. Confrontalo con i paesi con alcune delle aliquote più alte, come l'Italia dove l'aliquota dell'imposta sulle imprese è del 76% o l'India dove è dell'86%.

Ma indipendentemente dall'azione che si intraprende in una crisi, licenziare i dipendenti non è mai l'opzione più intelligente; le aziende con personale insicuro se la passano molto peggio.

Come mai?

Ebbene, essere licenziati è la principale fonte di paura per qualsiasi dipendente, in quanto influisce sia sulla produttività che sulla qualità del proprio lavoro. In effetti, licenziare persone può persino indurre dipendenti di valore a cercare vie d'uscita da un'azienda che considerano una nave che affonda.

Tuttavia, i dipendenti sono anche disposti a fare sacrifici che fanno risparmiare denaro all'azienda, se così facendo si garantisce loro un lavoro. Ad esempio, nel giugno 2009, British Airways ha convinto 6.940 dipendenti a prendere un congedo volontario non retribuito, una mossa che ha fatto risparmiare all'azienda 16,7 milioni di dollari, oltre ai posti di lavoro a lungo termine di quei lavoratori.

E, naturalmente, c'è la misura di ultima istanza: taglia e scappa. Dopotutto, il fallimento è solo un dato di fatto e nel solo Regno Unito, 400.000 aziende chiudono i battenti ogni anno! Quindi ricorda, uscire da un'attività non redditizia, se fatto bene, può lasciarti in forma migliore per avviarne un'altra.

Conclusione

Alcune persone vedono la riduzione dei costi come una misura di emergenza, ma una strategia di riduzione delle spese a lungo termine è in realtà essenziale per aumentare i margini di profitto di qualsiasi azienda.

Gestire i tuoi costi in modo efficace ti aiuterà anche a costruire un'azienda pronta ad affrontare qualsiasi crisi o situazione difficile.