Come gestire le richieste di permesso come un capo

Potrebbe essere difficile bilanciare i desideri di vacanza dei tuoi lavoratori come datore di lavoro. Trovare il compromesso ideale tra essere adattabili e assicurarsi che la tua azienda abbia una copertura sufficiente può essere difficile.

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I vantaggi e i privilegi del lavoro sono più apprezzati dai dipendenti rispetto alla retribuzione stessa secondo vari studi. Il tipo di persone che si candidano per lavorare con te è fortemente influenzato dal modo in cui gestisci le richieste di ferie.

Se le tue restrizioni sul tempo libero sono severe, sarà difficile attrarre candidati qualificati.

Se rendi ingiusto o impegnativo fare richieste di ferie, avrai difficoltà a mantenere il tuo staff a bordo. Se non disponi di una politica, avrai problemi a mantenere il personale durante i periodi di vacanza più impegnativi.

Il mantenimento di una vita personale sana lontano dal lavoro quando necessario e la qualità della vita sono considerati direttamente correlati. È fondamentale capire come gestire le richieste in modo rapido ed efficace.

La creazione di una politica di richiesta di ferie a vantaggio di tutte le parti può essere eseguita come segue:

Stabilire un processo e scadenze

Aliza Naiman, manager di Olgam Life condivide: “È necessario stabilire un metodo di richiesta di ferie a cui i lavoratori devono attenersi se si desidera gestire le richieste in modo equo.

Includi nella tua politica con quanto tempo un dipendente deve presentare una richiesta. Diverse aziende chiedono un certo periodo di tempo, come due settimane.

Ad alcune aziende potrebbe piacere programmare le ferie annuali e richiedere a tutti di inviare le proprie richieste a gennaio.

Puoi prepararti alla carenza di personale richiedendo ai lavoratori di presentare le loro richieste entro una certa data. Puoi calcolare di quanta copertura avrai bisogno anticipando chi sarà assente dall'ufficio.

Stabilire le scadenze ti consente anche un certo margine di manovra per affrontare eventuali problemi relativi al tempo libero (ad esempio, troppi dipendenti chiedono le stesse date di riposo).

Includere la persona o le persone a cui il lavoratore deve rivolgere le richieste (ad esempio, dirigente, supervisore, ecc.). I dipendenti sapranno quindi quando ea chi presentare le richieste.

Specificare cosa accadrà se un dipendente non riesce a chiedere il permesso entro la scadenza. Prendereste ancora in considerazione la loro richiesta? Le richieste degli altri lavoratori avranno la precedenza sulle loro?”

Stabilire una scadenza per la richiesta

Ogni settore ha stagioni uniche ad alta intensità durante le quali prendersi troppo tempo libero potrebbe essere disastroso per le operazioni di un'azienda. Ad esempio, la vendita al dettaglio ha bisogno di molto aiuto durante le vacanze invernali.

Susan Melony, CMO di FreePeopleSearch afferma: “Potresti desiderare di stabilire una data limite per l'invio delle richieste di ferie in determinate circostanze.

Si potrebbe anche voler fare un ulteriore passo avanti e stabilire una scadenza per la presentazione delle richieste”.

Continua: “Questo viene fatto per impedire alle persone di chiedere cose per il prossimo anno quando non tutti i lavoratori sono stati assunti.

Se stabilisci una scadenza per la richiesta, informa immediatamente tutto il personale. Questo è importante poiché probabilmente non sarai in grado di accettare ogni richiesta di ferie, quindi avrai bisogno di una procedura per determinare chi riceve la richiesta e chi no.

Molte di queste tecniche dipendono da chi effettua la richiesta iniziale, il che è giusto solo se tutti sono ugualmente consapevoli di avere il diritto di farlo.

Le politiche primo arrivato, primo servito sono spesso utilizzate dalle aziende per controllare il periodo di ferie, seguite dalle politiche di anzianità.

Primo arrivato, primo servito: chi richiede per primo il tempo libero lo riceverà. Questo è il motivo per cui annunciate la scadenza a tutti i dipendenti contemporaneamente e in anticipo.

Essere flessibili è importante poiché alcuni lavoratori possono sempre venire prima. Non vuoi che gli stessi dipendenti siano costretti a lavorare nei giorni festivi semplicemente perché non hanno inviato le loro richieste fino al giorno successivo.

Anzianità: funziona meglio quando ci sono richieste di ferie ugualmente legittime e contrastanti per tutti gli altri motivi.

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Trasparenza su chi è assente e quando

Un rapporto che delinea lo stato dell'azienda è un ottimo strumento per la gestione delle ferie.

La comunicazione e la pianificazione del lavoro dei capigruppo sono aiutate dalla comprensione dell'assenza di lavoratori subordinati.

Inoltre, semplifica la gestione del lavoro designando assistenti di sistema che si occupino degli affari delle persone assenti mentre sono in congedo.

Inoltre, i lavoratori apprezzano l'apertura e l'accessibilità delle informazioni sulle ferie attuali, scadute, trascorse, richieste o non utilizzate.

Avere tutti questi dati in un'unica posizione rende più semplice la gestione dei tuoi programmi di vacanza con i tuoi superiori.

Un sistema chiaro consente inoltre di archiviare comodamente file con informazioni complete sui permessi disponibili e fruiti.

Requisiti specifici del settore

A seconda del settore, ciò può includere il mantenimento di livelli minimi di personale per garantire la sicurezza dei pazienti o la presenza obbligatoria di una percentuale specifica di lavoratori per soddisfare la domanda (produzione) (assistenza sanitaria).

Sei nell'affollato settore della vendita al dettaglio di Natale, o forse un'attività di contabilità durante la stagione delle tasse? Non appena un dipendente inizia a lavorare per te, assicurati che sia a conoscenza di eventuali periodi di sospensione delle richieste di ferie.

Chiedi lo scopo della richiesta

Sembra che potrebbe essere utile soppesare le ragioni di ogni dipendente per cercare il tempo libero e, in alcuni casi, potrebbe esserlo.

Tuttavia, anche se utilizzato in combinazione con altri criteri oggettivi, dipendere esclusivamente dal "motivo della richiesta" potrebbe presto trasformarsi in un gioco vizioso di preferenza soggettiva.

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Tenere conto delle richieste precedenti

Prendere in considerazione le "richieste precedenti" per i giorni di ferie potrebbe essere scomodo in termini di monitoraggio, proprio come la "rotazione dei programmi", ma non è nulla che un sistema ben organizzato non possa gestire.

Questo approccio offre una visione più ampia di quando e quanto tempo hanno impiegato i lavoratori, piuttosto che concentrarsi solo sulle precedenti richieste di ferie.