Come integrare Shopify e Sage

Il tuo Sage ERP è l'ancora di salvezza della tua attività. La qualità dei dati in esso contenuti interessa quasi tutti i reparti: vendite, marketing, finanza, operazioni e altro ancora. È fondamentale quindi che il tuo team abbia il controllo su come, quando e quali dati entrano e escono da Sage, specialmente quando si tratta dei tuoi ordini online e dei clienti di Shopify. Un modo per controllare quel flusso di dati è attraverso l'integrazione e l'automazione.

Che tu sia un venditore online affermato o che stia lanciando il tuo primo sito online con Shopify, è importante considerare l'integrazione di questi due sistemi prima possibile. È il modo in cui controlli i tuoi sistemi, le persone e i rapporti per assicurarti di continuare a far progredire il tuo business online.

Perché dovresti integrare Shopify e Sage

Integrazione tra Shopify e Sage payoff sia per le tue operazioni che per i clienti.

Innanzitutto, cosa intendiamo per integrazione? L'integrazione del software mappa il movimento dei dati tra Shopify e Sage. Attraverso la mappatura dei dati, puoi automatizzare i processi principali come l'evasione degli ordini, gli aggiornamenti del conteggio dell'inventario, gli aggiornamenti dei prezzi, i rapporti finanziari e altro ancora. L'automazione elimina la necessità dell'inserimento manuale dei dati tra i due sistemi, il che riduce i tempi di elaborazione dei dati e garantisce la coerenza dei dati come il trasferimento sempre dell'indirizzo di spedizione corretto.

Prendilo dall'utente di Shopify Plus Q-See e com'era la loro esperienza prima dell'integrazione in Sage.

Quando abbiamo deciso di cambiare i fornitori di e-commerce, ci siamo resi conto che avevamo anche bisogno di un fornitore in grado di automatizzare l'elaborazione degli ordini e la gestione dell'inventario tra il nostro nuovo fornitore [Shopify Plus] e l'attuale ERP [Sage 100]. Fino a quel momento, eseguivamo tutte le funzioni manualmente. Non solo era dispendioso in termini di tempo, ma stavamo pagando straordinari eccessivi e molte funzioni aziendali critiche venivano respinte. Il nostro processo stava semplicemente prosciugando le risorse umane e influenzando negativamente i nostri progressi.

Per Q-See, alcuni di questi processi manuali includevano:

• Digitare manualmente gli ordini online in Sage per prelevare, imballare e spedire, quindi inserire nuovamente le informazioni di spedizione/tracciamento in Shopify Plus
• Aggiornare i conteggi dell'inventario per evitare vendite eccessive
• Mantenere le schede di prodotto aggiornate e coerenti su vari canali come Shopify e mercati.

(Leggi il case study completo qui sul progetto di integrazione Shopify to Sage di Q-See.)

Con l'integrazione in atto, la tua attività diventa più efficiente. I membri del personale non si dedicano all'immissione manuale dei dati, ma possono lavorare su attività significative. Anche i dati sono coerenti. Puoi garantire le scadenze di spedizione di 2 giorni. Evita di vendere in eccesso (o sottocosto!) e mostra i livelli delle scorte in tempo reale. Puoi sempre spedire il prodotto giusto all'indirizzo giusto. In breve, quando le tue operazioni sono coerenti, anche i tuoi clienti possono aspettarsi un'esperienza coerente con il tuo marchio.

Ecco alcuni segnali rivelatori che sei pronto per l'integrazione tra Shopify e Sage:

• Continua a vendere in eccesso
• Dedicare ore all'inserimento manuale dei dati
• Fare errori costosi come spedire l'oggetto sbagliato
• Ordini di spedizione in ritardo e regolarmente mancano i tempi di consegna
• Perdita di ordini web a causa di arresti anomali del sistema o errori di ordine
• Il contenuto o il prezzo del prodotto non si aggiorna online abbastanza velocemente
• Gli aggiornamenti dell'inventario sono in ritardo
• Vuoi aggiungere funzionalità più competitive come la spedizione in 2 giorni, il drop shipping o un altro canale di vendita come un mercato

Qualcuno di questi problemi suona familiare? Se lo fanno, sei pronto a prendere in considerazione una soluzione di integrazione.

Come scegliere un approccio di integrazione da Shopify a Sage

I commercianti dovrebbero fare la loro due diligence quando scelgono una soluzione. L'integrazione del software per due sistemi sofisticati come Shopify e Sage è un lavoro impegnativo, soprattutto per processi come l'evasione degli ordini. Questi due sistemi non sono stati costruiti per "parlare" in modo nativo tra loro. Il modo in cui Sage come ERP utilizza i dati di prodotto è fondamentalmente diverso dal modo in cui Shopify li utilizza.

L'obiettivo dell'integrazione è capire come ogni sistema riceve e invia i dati nei vari campi e quindi mappa i tuoi dati di conseguenza. Inoltre, i tuoi flussi di dati devono riflettere anche i tuoi requisiti aziendali unici. La maggior parte dei commercianti desidera sincronizzare gli aggiornamenti dell'inventario. Tuttavia, la tua azienda potrebbe voler eseguire un aggiornamento dell'inventario solo alle 12:00 ogni giovedì. Questa logica va tenuta in considerazione.

Se i tuoi sistemi o requisiti non vengono compresi correttamente dall'inizio, i progetti di integrazione possono diventare molto frustranti e non sfociare mai nella soluzione di cui hai bisogno. Come sempre, è più facile scegliere la soluzione giusta la prima volta. Ecco perché è importante capire le tue opzioni e come sceglierle.

Esistono due approcci principali all'integrazione di eCommerce e ERP:

Integrazione predefinita per Shopify e Sage

Il modo moderno per connettere il tuo ERP Sage con la tua piattaforma di eCommerce consiste nell'utilizzare una soluzione pre-costruita da un fornitore iPaaS (integration Platform as a Service). I fornitori di iPaaS offrono applicazioni basate su cloud che presentano funzionalità pronte all'uso e "senza codice" per connettere i tuoi sistemi.

Anche se sono "pronti all'uso", non perderai necessariamente nemmeno la personalizzazione. Le soluzioni di integrazione predefinite sono spesso "configurabili". Ciò significa che i commercianti possono modificare o personalizzare le impostazioni predefinite per soddisfare le tue esigenze aziendali. Ad esempio, tramite la configurazione, puoi scegliere di sincronizzare gli aggiornamenti dell'inventario ogni giovedì alle 12:00.

Essendo un'applicazione basata su cloud, queste soluzioni di integrazione offrono molti degli stessi vantaggi di una piattaforma di eCommerce SaaS come Shopify. Le soluzioni di integrazione predefinite sono generalmente più convenienti e più veloci da implementare perché sono pronte all'uso. Non devi preoccuparti della manutenzione o dell'aggiornamento dell'applicazione di integrazione stessa. Nella maggior parte dei casi, non hai risorse tecniche approfondite o un team IT per gestire la connessione. Per l'accesso al software, i commercianti dovrebbero aspettarsi di pagare un abbonamento mensile e una tariffa di implementazione una tantum per coprire i costi di configurazione dell'integrazione in base alle proprie esigenze. In base al volume o alla complessità dei dati (come B2B), gli abbonamenti mensili possono essere eseguiti tra $ 300 e $ 1.500 dollari.

Infine, non trascurare che la competenza di core business di un provider iPaaS è l'integrazione. Avranno una profonda esperienza nell'integrazione del software e nei tuoi sistemi. Dovrebbero sempre utilizzare le migliori pratiche per garantire che i dati scorrano senza problemi tra i tuoi sistemi.

Shopify personalizzato per l'integrazione di Sage

In rari casi, i commercianti o i loro partner (come un consulente ERP o un'agenzia web) scelgono di creare un'integrazione personalizzata tra Sage e la tua piattaforma di eCommerce. Definiamo "personalizzato" qui come uno sviluppatore che scrive un codice personalizzato una tantum che mappa i tuoi sistemi direttamente insieme. Il codice funziona solo per i tuoi sistemi e le tue esigenze.

L'integrazione personalizzata richiede una seria conoscenza tecnica sia di Sage che di Shopify per capire come ogni sistema invia e legge i dati. Non è qualcosa che desideri una risorsa interna o un partner che impari sul lavoro. Se trascurano le best practice o non tengono conto di errori di dati comuni, la tua integrazione può interrompersi regolarmente, interrompendo comunque le tue operazioni.

A volte i progetti di integrazione personalizzati sono l'opzione migliore. Ad esempio, gli ERP possono essere personalizzati oltre ogni immaginazione per un motivo o per l'altro. Potresti aver aggiunto modifiche oscure o proprietarie (per te uniche) a Sage per aiutare con la gestione dello SKU o la logica di evasione degli ordini. A seconda della modifica, potrebbe essere necessario un codice personalizzato per accedere a questi campi di dati o processi.

Tuttavia, la maggior parte dei venditori non ha requisiti veramente unici per giustificare il costo e la manutenzione dei progetti di integrazione personalizzati.

Invece, le soluzioni di integrazione personalizzate possono introdurre più rischi per il tuo progetto.

Ad esempio, una singola persona è solitamente responsabile della creazione e della manutenzione del codice per l'integrazione. Cosa succede quando quella persona va in vacanza e non hai idea del perché i tuoi ordini online non si sincronizzano correttamente con il tuo ERP? Quanto è responsabile quella singola persona di rimanere aggiornata su eventuali aggiornamenti di sistema che potrebbero interrompere la tua integrazione?

I progetti di integrazione personalizzati possono anche variare in termini di cartellini dei prezzi. Da un lato, la soluzione potrebbe essere conveniente perché la soluzione copre solo le basi. D'altra parte, un venditore potrebbe quotarti da $ 20.000 a $ 30.000 perché stanno costruendo tutto da zero.

Assicurati di verificare tutti i tuoi requisiti con tutti i fornitori di soluzioni prima di decidere sull'integrazione personalizzata. Quelli che consideri requisiti personalizzati o unici per la tua azienda potrebbero non essere considerati complessi per un provider di integrazione predefinito. L'integrazione basata sulla configurazione è solida e può superare la maggior parte dei casi.

Che cosa saggia per Shopify Approccio di integrazione che consigliamo

Qual è la soluzione migliore per la tua azienda? Dipende dalle tue esigenze e dall'esperienza desiderata per il tuo team e, in definitiva, per i clienti. A meno che tu non abbia requisiti proprietari, un fornitore iPaaS dovrebbe essere un modo sensato per connettere Sage e Shopify, risparmiando tempo e denaro a lungo termine. Per avere un'idea dell'aspetto di una soluzione pronta all'uso, dai un'occhiata alla nostra integrazione Shopify e Sage senza codice e configurabile.