Come migliorare la qualità delle chiamate e ridurre i costi per la tua azienda

Le comunicazioni sono un'infrastruttura critica per le aziende. Tutto si basa su una comunicazione chiara e affidabile: i tuoi team devono essere in grado di comunicare in modo coerente tra loro e con i clienti.

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Tuttavia, migliorare la qualità delle chiamate spesso significa aumentare i costi, il che introduce calcoli complicati. I vantaggi di una migliore comunicazione genereranno entrate sufficienti per ripagarsi e giustificare i costi?

Ma, se sai come migliorare la qualità delle chiamate e contemporaneamente ridurre i costi, non devi preoccuparti di soppesare questi costi e benefici, almeno non tanto.

Naturalmente, tratteremo i modi per migliorare la qualità delle chiamate riducendo contemporaneamente i costi, per rendere la vita aziendale più semplice e redditizia.

Come ridurre i costi, aumentare la soddisfazione del cliente e migliorare l'esperienza dell'utente finale

Migliorare la qualità delle chiamate riducendo i costi è una questione di implementare strategie e tecnologie di comunicazione che svolgano il lavoro in modo più efficiente.

In alcuni casi, puoi implementare le strategie su qualsiasi rete di comunicazione di cui disponi. Altre strategie richiedono un'infrastruttura di comunicazione più capace.

Ecco cosa fare, a cominciare dal lato tecnologico.

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Migra le tue comunicazioni su una piattaforma di trunking SIP

In sostanza, il trunking SIP utilizza connessioni digitali per connettere il tuo sistema telefonico a Internet, quindi le tue chiamate si basano sull'infrastruttura Internet, piuttosto che sulle tradizionali linee telefoniche. I provider di trunking SIP, come Telnyx, ti danno la possibilità di migrare il tuo sistema telefonico su una piattaforma di trunking SIP, indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando un sistema telefonico legacy o comunicazioni VoIP.

Il trunking SIP offre numerosi vantaggi rispetto ai sistemi telefonici VoIP standard e legacy:

• Gestione avanzata delle chiamate. I provider di trunking SIP hanno un controllo migliore su come le tue chiamate viaggiano sulla loro rete.

Ciò consente loro di offrire funzionalità più avanzate come l'instradamento delle chiamate personalizzato per ciascun numero di telefono, la registrazione delle chiamate e il controllo programmatico delle chiamate. Ciò offre molto più controllo e opzioni per l'instradamento delle chiamate e l'implementazione dell'automazione.

• Migliore qualità delle chiamate. Il trunking SIP fornisce una connessione più diretta tra la rete del sistema telefonico interno e la rete geografica di Internet.

Ciò significa meno cavi e meno componenti hardware nella connessione del telefono. La semplificazione dell'infrastruttura di connessione riduce il rumore e fornisce un segnale più chiaro per chiamate audio migliori e videochiamate nitide.

• Più flessibilità. Il trunking SIP è compatibile sia con hard che con softphone.

Se disponi già di deskphone fisici per i tuoi team, funzioneranno su una rete di trunking SIP. Ma il trunking SIP ti offre anche la possibilità di utilizzare i softphone, che consentono ai tuoi team di utilizzare smartphone o computer per le comunicazioni telefoniche.

L'uso dei softphone spesso aumenta la produttività perché è facile utilizzare i dialer automatici e altri strumenti telefonici su un softphone.

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• Maggiore sicurezza. I provider di trunking SIP di qualità possiedono e gestiscono la propria rete IP.

Ciò significa che possono proteggere i dati delle tue chiamate da un capo all'altro, piuttosto che proteggere i tuoi dati solo fino a quando non lasciano la rete del tuo provider SIP e saltano su una rete di terze parti o, peggio, su Internet pubblico.

Una migliore sicurezza riduce i rischi di perdite di dati catastrofiche, che possono essere abbastanza gravi da far fallire le aziende.

• Collaborazione più produttiva. Una comunicazione più chiara e affidabile significa che i tuoi team possono condividere meglio le informazioni e fare di più. Il trunking SIP supporta anche chat e messaggi di testo per garantire che i tuoi team possano rimanere in contatto, ovunque si trovino.
• Costi inferiori. Il trunking SIP è semplicemente più conveniente rispetto ad altre tecnologie di telecomunicazione.

Con il SIP trunking, puoi eseguire il provisioning e terminare i numeri di telefono su richiesta, il che significa che paghi solo per le connessioni di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno. In questo modo non avrai mai numeri di telefono inattivi, consumando inutilmente il tuo budget.

Tuttavia, il trunking SIP costa quasi sempre meno del VoIP e delle telecomunicazioni legacy, sia per numero che per minuto.

Questi due fattori di riduzione dei costi si combinano per offrire una significativa riduzione dei costi per le aziende.

Imposta il monitoraggio dei messaggi vocali

Il monitoraggio dei messaggi vocali migliora la consegna dei messaggi vocali.

Questa tecnologia tiene sotto controllo i tuoi messaggi vocali quando vengono indirizzati a un sito esterno, quindi restituisce una notifica quando il sito controlla il messaggio e quando il messaggio viene effettivamente recapitato.

Ciò garantisce che i tuoi messaggi vocali vengano instradati sulle migliori reti, in base alla congestione della rete e a fattori esterni come le condizioni meteorologiche, poiché il monitoraggio dei messaggi vocali rileverà quando la consegna dei messaggi fallisce o impiega più tempo del dovuto.

Quando sai che i messaggi vocali vengono consegnati, hai una migliore responsabilità del personale, poiché sai quando i messaggi sono stati consegnati. Tuttavia, ottenere i tassi di consegna dei messaggi più elevati elimina semplicemente gli errori di comunicazione che sono al di fuori del controllo del tuo team.

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Implementa la risposta vocale interattiva (IVR)

Probabilmente hai familiarità con i sistemi di risposta vocale interattiva (IVR), anche se non hai familiarità con il termine. Se hai mai chiamato un'azienda e ti sei connesso a un sistema di menu automatizzato che rispondeva ai comandi vocali, hai utilizzato un sistema IVR.

Fondamentalmente, un sistema IVR consente al tuo sistema di telecomunicazioni di instradare automaticamente le chiamate alla persona giusta.

Senza un sistema IVR devi utilizzare i menu a toni, che sono più ingombranti e meno capaci di un sistema IVR. Oppure è necessario disporre di un rappresentante del servizio clienti dedicato all'instradamento manuale delle chiamate.

Nessuna di queste è una buona opzione.

Un sistema IVR non solo automatizza l'instradamento delle chiamate, ma può anche fornire supporto automatizzato. Alcuni problemi dei clienti possono essere risolti con semplici istruzioni o informazioni registrate.

Se automatizzi semplici chiamate al servizio clienti, ciò lascia ai team del servizio clienti più tempo per aiutare i clienti che hanno problemi più complessi.

Ciò riduce i tempi di risoluzione di tutte le richieste del servizio clienti, il che alla fine migliora l'esperienza del cliente.

Sfrutta l'instradamento diretto delle chiamate

L'instradamento diretto delle chiamate riduce semplicemente il numero di connessioni necessarie per trasferire una chiamata da un numero all'altro.

Si potrebbe pensare che le chiamate vengano instradate direttamente da un numero all'altro, in ogni momento. Tuttavia, questo non è sempre il caso.

Alcuni fornitori di telecomunicazioni utilizzano reti di terze parti o si affidano a Internet pubblico per connettere le chiamate. Ciò può complicare le connessioni delle chiamate, poiché le reti Internet di terze parti e pubbliche non sono sempre le più efficienti e spesso aggiungono "salti" mentre instradano le chiamate da un numero all'altro.

Idealmente, il provider di trunking SIP utilizzerà il routing diretto per impostazione predefinita. La seconda situazione migliore è che il tuo provider SIP ti dia la possibilità di utilizzare l'instradamento diretto delle chiamate.

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L'instradamento diretto delle chiamate assicura che i messaggi vengano consegnati in modo affidabile e migliora tutte le tue comunicazioni in tempo reale. Quando le chiamate vengono instradate indirettamente, possono causare rumore e chiacchiere nelle chiamate vocali e scarsa qualità visiva nelle videochiamate.

L'instradamento diretto delle chiamate produce semplicemente comunicazioni più affidabili e più chiare tra i tuoi team e con i tuoi clienti.

Inizia a ridurre i costi prima che sia troppo tardi

Come avrai notato, la maggior parte di questi richiede connessioni di trunking SIP.

I sistemi telefonici VoIP standard e legacy semplicemente non hanno la capacità e la configurabilità per implementare queste strategie. Se stai ancora utilizzando una di queste infrastrutture di telecomunicazioni tradizionali, semplicemente non sarai in grado di impostare le tue comunicazioni in modo che siano le più efficienti.

Pertanto, il primo passaggio consiste nel migrare le comunicazioni su una piattaforma di trunking SIP.

Per la maggior parte delle aziende, ciò ridurrà immediatamente i costi e migliorerà la qualità delle chiamate. Tuttavia, una volta che le tue comunicazioni sono in esecuzione su connessioni SIP, puoi configurare le tue telecomunicazioni e raddoppiare i tuoi sforzi di riduzione dei costi.