È la peggiore paura di ogni organizzatore di eventi: passi mesi a organizzare relatori o spettacoli e ad assicurarti il ​​luogo perfetto. Finalmente arriva il giorno e nessuno si fa vivo.

Ma non preoccuparti, con la giusta campagna di email marketing, puoi farcela e assicurarti che il tuo invito raggiunga le persone giuste per occupare i tuoi posti.

Come il grande giorno stesso, l'email marketing per eventi richiede molta pianificazione strategica. La chiave è sapere come strutturare le email dei tuoi eventi imminenti e quali errori comuni evitare.

Mettendo al primo posto gli interessi dei tuoi lettori con questi suggerimenti, puoi evitare una scarsa partecipazione e far tornare gli iscritti.

8 suggerimenti per fare in modo che l'email marketing per eventi sia corretto

L'email marketing per gli eventi si trova in una sfera diversa rispetto all'email marketing tradizionale.

Tuttavia, alla fine della giornata, si applicano ancora alcuni degli stessi concetti generali: vuoi rivolgerti al pubblico giusto, suscitare il loro interesse e convincerlo ad agire.

L'unica vera differenza è che devi stimolare la loro curiosità abbastanza da convincerli ad agire al momento giusto.

In un mondo frenetico con capacità di attenzione in diminuzione, potresti anche spostare una montagna chiedendo alle persone di presentarsi in un luogo e un'ora specifici, anche per eventi online come i webinar.

Ma se sviluppi la giusta strategia di email marketing per eventi, non solo puoi far comparire il tuo pubblico di destinazione, ma potrebbe anche portare alcuni amici.

1. Sviluppa una serie di email.

Come qualsiasi altra campagna e-mail, vuoi mantenere il tuo messaggio chiaro e semplice. Allo stesso tempo, hai molte informazioni per ottenere la registrazione all'evento.

Innanzitutto, vorrai sviluppare una struttura per la tua serie. Questa struttura dipenderà dalla natura del tuo evento. È un evento online o di persona? Ha uno scopo di intrattenimento o di affari?

Potresti iniziare con un annuncio e-mail introduttivo che include un riepilogo dell'evento e un invito all'azione per registrarsi in anticipo. Successivamente, segui questo con ulteriori e-mail che evidenziano diversi aspetti dell'evento, come relatori o atti musicali.

Assicurati di attivare campagne di follow-up automatizzate basate sul coinvolgimento degli iscritti. Automatizza diverse sequenze di e-mail per le persone che non hanno aperto l'e-mail iniziale rispetto a quelle che mostrano un interesse immediato e coerente.

2. Vai dritto al punto.

Ogni email nella tua sequenza dovrebbe servire a uno scopo specifico. Stai riassumendo l'evento? Evidenziare i relatori? O ricordando agli iscritti che l'evento è in arrivo?

Assicurati che ogni email includa anche un singolo invito all'azione. Se fornisci ai tuoi iscritti troppe informazioni e troppi link su cui fare clic, potrebbero non intraprendere alcuna azione.

Questa e-mail di annuncio di Fred Perry fornisce ai lettori un rapido riepilogo e dettagli con una grafica di alta qualità in un formato di facile lettura.

Fonte: monitoraggio della campagna

3. Abbraccia video e contenuti multimediali.

Secondo uno studio di EyeView, includere un video può aumentare i tassi di conversione dell'email marketing del tuo evento di un incredibile 80%. Se un video non è un'opzione, scegli GIF e immagini di alta qualità.

L'e-mail è già un metodo di contatto intimo, ma l'aggiunta di un messaggio video da uno dei tuoi oratori o di filmati dell'evento dell'anno scorso può aggiungere un tocco personale e trasportare gli iscritti all'evento dal loro dispositivo.

Questa e-mail di Wista ha un layout semplice e piacevole che consente a un video di parlare:

Fonte: e-mail davvero buone

4. Evidenzia i relatori principali o gli eventi principali.

Prendi in considerazione la possibilità di dedicare un'e-mail ai relatori principali o agli atti da headliner. Dopotutto, il tuo evento non esisterebbe senza di loro, giusto?

Dai ai lettori un assaggio di ciò che sperimenteranno durante l'evento e fornisci citazioni, se possibile. Diventa personale. Questo potrebbe anche invogliare gli abbonati a condividere l'e-mail con i loro amici.

Questa e-mail di Dreamforce fa un ottimo lavoro nell'evidenziare sia i relatori principali che gli sponsor.

Fonte: e-mail davvero buone

5. Offri sconti early bird.

Tutti amano risparmiare. Offrire sconti Early Bird contribuirà a creare un senso di urgenza in modo che gli abbonati si sentano obbligati a registrarsi il prima possibile. Potresti persino offrire regali o borse swag per coloro che si registrano tramite il pulsante CTA nella tua e-mail iniziale.

6. Fai un grido ai tuoi sponsor.

I tuoi abbonati si sentiranno più sicuri nel registrarsi quando vedranno l'elenco degli sponsor dall'email marketing del tuo evento. Ciò consentirà loro anche di conoscere stand utili o informazioni che potranno trovare durante l'evento stesso.

Inoltre, i tuoi sponsor apprezzeranno dedicare loro un'e-mail e potrebbero sentirsi obbligati a sponsorizzare i tuoi eventi in futuro.

7. Fornire testimonianze dei partecipanti.

Se stai organizzando un evento annuale, contatta i partecipanti dell'anno scorso per alcune testimonianze. Le testimonianze fanno miracoli per creare fiducia con i nuovi iscritti in modo simile ai video personalizzati.

8. Semplifica la registrazione.

Dai ai tuoi abbonati un bel pulsante di registrazione grande per fare clic in un posto ben visibile in ogni e-mail e utilizzare una combinazione di colori che sia audace ma non opprimente. Ciò assicurerà che i tuoi lettori possano registrarsi rapidamente e con il minimo sforzo da parte loro in ogni e-mail.

Se desideri che le persone partecipino al tuo evento da fuori città, rendi facile per loro sia registrarsi all'evento che prenotare un posto scontato dove soggiornare nella stessa email.

Fonte: e-mail davvero buone

6 Errori di email marketing per eventi da evitare

Sebbene sia importante prendere in considerazione i suggerimenti di cui sopra, non esiste certamente una soluzione valida per tutti per l'email marketing di eventi. Tuttavia, è importante evitare anche gli errori comuni.

La chiave è sviluppare una strategia che funzioni per il tuo evento specifico e per il tipo di pubblico che vorresti attirare.

1. Far marcire la tua lista di iscritti.

È naturale che gli interessi delle persone cambino nel corso degli anni. Se organizzi un evento annuale, dovrai ripulire regolarmente la tua lista di posta elettronica per assicurarti di raggiungere ancora le persone giuste ogni anno.

Un modo semplice per farlo è inviare un'e-mail che chiede ai lettori di accettare e-mail aggiuntive. Da lì, puoi eliminare gli abbonati inattivi.

2. Non inviare un numero sufficiente di e-mail relative agli eventi.

Va tutto bene con moderazione, giusto? Se invii solo una o due e-mail, i tuoi iscritti potrebbero non ricevere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per sentirsi obbligati a registrarsi al tuo evento.

Nel frattempo, l'invio di troppe email può sopraffare i tuoi utenti. Sviluppa una strategia che tiri fuori tutte le informazioni importanti in modo conciso.

3. Troppi colori.

È una buona idea creare una combinazione di colori specifica per l'email marketing del tuo evento che rifletta il logo e l'atmosfera dell'evento. Basta non impazzire troppo con i colori o sembrerà travolgente. La psicologia del colore gioca un ruolo importante nel portare i lettori ad agire, quindi usala con saggezza.

Questa e-mail di NeoCon ha una combinazione di colori audace che riflette l'estetica dell'evento senza sentirsi prepotente.

Fonte: e-mail davvero buone

4. Non seguire i partecipanti.

Hai lavorato duramente con il tuo programma di posta elettronica prima dell'evento, ma hai dimenticato un dettaglio cruciale: il follow-up post-evento.

La tua email di follow-up potrebbe essere solo una delle email più importanti che invii nella tua sequenza. Secondo HubSpot, le email di ringraziamento generano un tasso di apertura del 42% e un CTR del 12%. Questo ti aiuta a rimanere in contatto con i tuoi iscritti e fa loro sapere che hai apprezzato la loro presenza.

Questa e-mail di EiQ contiene un messaggio personale in formato audace ma semplice del CEO che ringrazia il lettore per aver partecipato all'evento.

Fonte: e-mail davvero buone

5. Ignorare l'accessibilità mobile.

Può sembrare ovvio, ma troppi promotori di eventi commettono un grosso errore: le immagini, i video e i layout di alta qualità non vengono visualizzati correttamente sui dispositivi mobili.

Con le persone che trascorrono l'equivalente di un'intera giornata al telefono ogni settimana, l'accessibilità mobile è fondamentale. Non solo le tue e-mail dovrebbero essere visualizzate correttamente, ma dovrebbe essere facile per gli abbonati registrarsi all'evento anche dai loro telefoni.

6. Invio di troppe informazioni in una singola email.

Pensa alla tua campagna di email marketing per eventi come un'opportunità per creare fiducia con i tuoi iscritti. Invece di inviare una o due e-mail piene zeppe di informazioni su biglietti early bird, relatori principali e dettagli dopo la festa, pianifica una campagna nel corso di alcune settimane.

Incartare

Come organizzatore di eventi, stai già affrontando molte pressioni per portare a termine le cose. Evita di aumentare lo stress pianificando strategicamente la sequenza di email marketing dell'evento.

Invece di preoccuparti di raggiungere quante più persone possibile, metti al primo posto gli interessi e le esigenze dei tuoi iscritti. Questo ti aiuterà a spiegare perché il tuo evento potrebbe essere loro utile e invogliarli ad agire.

Rilassati e fai le cose un passo alla volta. Dai ai tuoi lettori molte informazioni su cui lavorare, ma non sopraffarli. Mantieni le cose semplici e rendi facile per loro la registrazione o la condivisione dell'evento con i loro amici.

Se fai le cose per bene, potrebbero anche portare degli amici.

Hai bisogno di aiuto con la sequenza di email dell'evento? Emma è qui per aiutarti.