21 modi per terminare un'e-mail

Le firme e-mail possono sembrarti insignificanti, ma lo sono davvero? Sebbene la creazione di un corpo del messaggio forte sia fondamentale, anche il modo in cui termini un'e-mail aziendale è importante se vuoi fare una buona impressione.

La frase "i migliori saluti" sembra datata?Un semplice"grazie"potrebbe sembrare semplice. Prendi in considerazione l'idea di saltare completamente la procedura di approvazione. Assolutamente no! Cerchiamo di capire l'importanza delle firme via e-mail e come utilizzarle per aumentare i tassi di risposta.

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Perché le terminazioni di posta elettronica sono importanti?

Che tu ti aspetti che il destinatario agisca o meno, è importante come termini la tua email. Una semplice firma dopo un'e-mail aumenta il tasso di risposta medio e aumenta notevolmente la probabilità che il destinatario risponda per iscritto.

Inoltre, le e-mail che terminavano con un"grazie"hanno ricevuto molti più feedback rispetto a quelle che utilizzavano altre tipiche chiusure. Qualunque cosa tu decida, ricorda che l'approvazione dell'e-mail è l'ultima interazione del lettore con te. È l'ultima cosa che leggono e determina se risponderanno o meno e quanto velocemente.

Immaginalo come la conclusione di una conversazione.Incontreresti mai un nuovo contatto di lavoro e poi ti gireresti e te ne andresti senza dire niente?No. Allora, perché essere scortese nelle tue e-mail?

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Quali sono i diversi modi per terminare un'e-mail?

Esistono vari modi per terminare un'e-mail. Poiché ogni riga di apertura dell'e-mail è diversa, anche le righe di chiusura delle e-mail variano. Ecco perché ci sono diversi modi per terminare un'e-mail, sia che tu stia scrivendo un'e-mail formale o informale.

Qui discuteremo alcuni elementi essenziali da includere nelle righe di chiusura di un'e-mail:

Una linea di chiusura

Una breve dichiarazione conclusiva che le transizioni senza soluzione di continuità dall'oggetto principale dell'e-mail alla tua firma dovrebbe essere inclusa in ogni e-mail prima che venga inviata. Questa frase finale potrebbe esprimere il tuo apprezzamento per il tempo del destinatario, mostrare che sei pronto per una conversazione futura, fungere da invito all'azione o agire come una frase che implica che ti aspetti una risposta.

Chiusura (firma)

A meno che tu non sia vicino al destinatario, ogni e-mail aziendale deve terminare in modo professionale. A seconda del rapporto con il destinatario e del messaggio, la chiusura può essere formale o informale. Le firme e-mail più tipiche sono "Saluti"e"Migliore",tuttavia, abbiamo raccolto un lungo numero di esempi ufficiali e informali (sotto).

Un'illustrazione di una linea conclusiva è la seguente:

Sono grato che tu abbia dedicato del tempo per rivedere le mie referenze e riprendere. Spero di sentirti molto presto!

Cordiali saluti,

Bet Giovanni

Dichiara il tuo nome

Aggiungi sempre il tuo nome e cognome nella firma se stai inviando un'e-mail a qualcuno per la prima volta. L'uso del tuo nome come firma si qualifica per le comunicazioni con colleghi o persone che già conosci dalla precedente corrispondenza e-mail. Tieni presente che è meglio evitare di utilizzare il tuo soprannome per concludere una conversazione, a meno che non sia noto e venga spesso sostituito dal tuo nome.

Titolo e azienda

Quando si inviano e-mail a freddo a potenziali clienti, è necessario includere il titolo del posto di lavoro attuale e il nome dell'azienda nelle firme e-mail per evitare confusione su chi si è. Ti suggeriamo di tenere i tuoi dati di contatto attuali (numero di telefono ed e-mail) lontani dalla tua firma se stai facendo domanda per un lavoro.

È possibile utilizzare il seguente esempio come approvazione:

Joe Jefferson

Direttore delle vendite

Informazioni sui contatti

Sebbene il lettore della tua e-mail conosca il tuo indirizzo e-mail, di solito è utile includere ulteriori dettagli di contatto nella tua e-mail, incluso il tuo numero di telefono personale, perché alcune persone potrebbero preferire mettersi in contatto con te tramite questo metodo.

Risorse addizionali

I collegamenti sono un altro elemento che potresti pensare di includere nella tua firma. Il collegamento potrebbe indirizzare al tuo account LinkedIn, sito Web o altri account di social media. Potrebbe anche andare a una pagina di destinazione che desideri pubblicizzare, al tuo calendario online, al portfolio, al post del blog più recente, ecc.

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Come terminare un'e-mail? [21 Esempi]

Se non sei sicuro di come terminare un'e-mail in un contesto professionale, confrontala con la chiusura di una lettera formale per mantenere la professionalità. Oggi inviare un'e-mail equivale a spedire una lettera per posta. Pertanto, qualsiasi campagna di email marketing può utilizzare la stessa metodologia e le stesse linee guida. Assicurati di sembrare professionale e gentile in ogni momento.

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Ecco alcuni esempi di frasi che puoi utilizzare come righe di chiusura nelle tue e-mail:

Quando stai cercando una risposta a una domanda

Le firme che contengono un promemoria amichevole possono fungere da trigger per l'azione. Gli esseri umani reagiscono agli stimoli visivi. Quando leggiamo, tendiamo ad andare ai titoli e le associazioni visive influenzano la nostra memoria. Secondo una ricerca , c'è una probabilità maggiore del 40% di completare un'attività quando è collegata a qualcosa all'interno della tua linea di visualizzazione.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per promuovere il destinatario:

• Apprezzo sinceramente la tua assistenza nel rispondere alla mia domanda.
• “Vi sarei grato se poteste rispondere entro [giorno o ora].Grazie!"

Saluti

Non c'è modo di renderlo più esperto! Perché non crea aspettative, funziona, ma usalo con cautela. Ma tieni presente che, a volte, non sembra molto premuroso. Se usato in modo improprio, potrebbe dare l'impressione che non ti importi del destinatario o dell'affare di cui stai parlando.

Cordiali saluti

Una lettera di chiusura appropriata per un'e-mail formale è quella che tutti abbiamo imparato a scuola. Tuttavia, potrebbe sembrare soffocante. Pertanto, se sei una piccola azienda, ti suggeriamo di starne alla larga e di scegliere qualcosa di un po' meno ufficiale.

Congratulazioni ancora per l'[evento scatenante]

Devi ricordare al potenziale cliente che le cose sono cambiate nella loro azienda e che potrebbero voler cambiare i loro fornitori. Pertanto, se hai riconosciuto un evento trigger all'apertura della tua e-mail, ricordaglielo al momento della chiusura.

Come terminare un'e-mail con Grazie / Grazie

Ogni volta che qualcuno dice"grazie",è sincero. Usalo ogni volta che vuoi comunicare che prevedi che il lettore faccia qualcosa perché può anche esprimere speranza nel tono. È consuetudine terminare le e-mail con un punto esclamativo poiché sembra più sincero ed eccitante.

Migliore

Il meglio è un modo felice e scattante per dire"i migliori auguri".Se ricevi numerose e-mail, sai che quasi tutti utilizzano questa firma. Simile a come la considerazione è semplice nelle comunicazioni più formali, è perfetta grazie alla sua familiarità. Lo svantaggio è che potrebbe essere noioso e sicuro, il che è un problema se si desidera fornire un messaggio dinamico che attiri l'attenzione.

Grazie in anticipo

Lo studio Dripify rivela che le e-mail che includono un ringraziamento in anticipo hanno i migliori tassi di risposta. Forse è così perché la tua approvazione comunica grazie e stabilisce un'aspettativa; stai indicando che sarai felice quando la persona a cui stai inviando un'e-mail risponde. Usa sempre cautela quando dici"grazie in anticipo"perché può sembrare eccessivamente impegnativo in contesti più professionali.

Cordiali saluti

Etiquette consiglia di utilizzare questa chiusura in combinazione con"Dear madam"o"Dear sir"se non sei in grado di salutare il destinatario per nome - a meno che tu non sia americano, nel qual caso dovresti usare"Yours sincerely".

Goditi l'evento e fammi sapere come va

Per dimostrare che stai prestando attenzione durante le tue conversazioni, menziona qualsiasi cosa sul calendario del tuo potenziale cliente.

Supponiamo che un cliente menzioni una conferenza sui social media oppure puoi dedurre la sua presenza dalla ricerca dei clienti. In tal caso, puoi anche utilizzare questa approvazione con i clienti che non hai ancora contattato.

Quando richiedi una riunione

Ricorda che la tua email potrebbe essere scansionata. Ma va tutto bene, i lettori usano uno schema "F". Di conseguenza, l'ultima cosa che vedranno nel corpo dell'e-mail è la tua firma allineata a sinistra. Ciò fornisce un'ultima opportunità per indurli ad accettare una riunione.

• "Sperando in un posto vuoto nel tuo calendario"

• “Disposto a lavorare con il tuo programma,”

Occuparsi

Il problema del coronavirus è probabilmente il motivo per cui stai iniziando a notarlo più frequentemente. Tuttavia, indipendentemente dalla situazione, è un fantastico modo informale per chiudere un'e-mail. È caldo, piacevole ed eccellente per l'uso con persone che conosci.

Ottimo lavoro con te

È sempre educato dire a qualcuno con cui hai lavorato in un'e-mail che hai apprezzato l'opportunità di fare affari con loro. In questo modo, lasci spazio a potenziali collaborazioni future.

Buon lunedì fantastico

C'è una generale antipatia per il lunedì. I tuoi potenziali clienti sorrideranno dopo aver letto questa riga finale, dimostrando che dietro la tua email c'è una persona fisica. Tuttavia, evita di usarlo per coloro che non ne troveranno l'umorismo.

Goditi le vacanze

Usarlo durante le festività natalizie è un'idea fantastica, soprattutto se un potenziale cliente ha menzionato una vacanza che parteciperà o apprezzerà. Usa la scelta successiva in questo elenco se il tuo potenziale cliente non ha indicato una vacanza.

Goditi la tua pausa

È consigliabile dire "Goditi la pausa"o"Goditi il ​​tempo libero"se un potenziale cliente non ha specificato una stagione delle vacanze. Tuttavia, sai che sarebbe un lungo fine settimana a causa dell'avvicinarsi del giorno festivo che offrirebbe alle persone una pausa dal lavoro.

Quando coltivi una relazione

Questo destinatario è qualcuno che conosci, quindi sii gentile con lui. Per esprimere loro il tuo supporto o fornire articoli che potrebbero trovare interessanti, chiudi la tua email.

Ecco come farlo:

• Rimani fantastico
• Continua a combattere la buona battaglia

Emoticon

Occhiolino, faccine sorridenti e altre espressioni del genere stanno diventando sempre più popolari. Mentre per alcuni può migliorare la loro giornata, per altri potrebbero sembrare cattivi. Prima di premere quei simboli emoji , probabilmente devi leggere un documento di ricerca sul loro utilizzo nelle e-mail aziendali. Assicurati di usarlo con le persone che conosci.

Grazie ancora

Potresti chiudere la tua e-mail esprimendo ancora una volta gratitudine se il destinatario ti ha fatto un favore significativo e lo ha menzionato in precedenza. Se i destinatari non hanno fatto il possibile per assisterti, un doppio ringraziamento potrebbe sembrare falso.

Attendiamo un vostro riscontro

Potresti aver osservato persone che fanno una domanda o fanno una richiesta usando questa firma: “Saresti disposto a condividere il tuo consiglio di libero professionista davanti a una tazza di caffè?Aspettando un tuo riscontro…"

Purtroppo, questo spesso risulta invadente. Per la circostanza opposta, ti consigliamo invece di utilizzare"Non vedo l'ora di avere tue notizie"quando assisti qualcun altro.

Ad esempio, supponiamo che tu li stia contattando in merito a un impegno di parlare. Un'altra possibilità è che li stai informando che il tuo post sul blog includeva la loro storia. Quando il provider lo utilizza, la frase trasmette cordialità e calore.

Rispettosamente

Usa la parola"rispettosamente"quando contatti qualcuno significativamente più potente, competente o esperto poiché trasmette un senso di deferenza al destinatario. Inoltre, può servire a temperare un messaggio che potrebbe altrimenti essere ostile.

Durante la preparazione per un appuntamento o un progetto programmato

Affermando che sarete in contatto l'uno con l'altro, lascerete la porta aperta per futuri dialoghi. Se desideri che i destinatari ti contattino, aggiungi il tuo numero di telefono nelle righe di chiusura dell'e-mail.

• Ci sentiamo presto
• Parla presto con te
• Non vedo l'ora di connettermi presto

Questi sono alcuni esempi di chiusura della tua e-mail, sperando che il destinatario si connetta con te.

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Come scrivere le migliori righe di chiusura delle e-mail?

Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere la tua chiusura e l'approccio migliore per concludere un'e-mail. Quando si seleziona una chiusura e-mail, ci sono alcuni fattori da considerare.

Includi una chiusura

Alcune persone credono di poter eliminare la chiusura da un'e-mail. Tuttavia, questo risulta incredibilmente professionale; chiudi sempre il tuo documento. Questo è vero anche con una firma e-mail.

Considera la relazione che hai con il destinatario

Quando comunichi con qualcuno sulla tua ricerca di lavoro, usa chiusure e-mail formali. Tuttavia, se tu e il destinatario siete buoni amici, potresti usare una chiusura semi-formale come "Ciao" o "Cordiali saluti". Usa sempre una finitura più formale se non sei sicuro.

Non utilizzare chiusure non professionali

Anche se conosci il destinatario dell'e-mail, evita di utilizzare firme informali come"Ci vediamo dopo", "XOXO"o qualsiasi altra frase simile in un'e-mail formale.

Usa il tuo nome completo

Evita di usare il tuo nome o soprannome quando comunichi con un caro amico o un collega. Usa il tuo nome completo in modo che nessuno possa identificarti erroneamente.

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Quali righe di chiusura dovresti evitare nella tua e-mail?

Nonostante la crescente fusione delle nostre vite personali e professionali e che le e-mail di lavoro occasionalmente combinino messaggi di testo, alcune chiusure di e-mail sono inappropriate per il posto di lavoro. Ci sono molti semplici esempi, tra cui slang,"Love", "Later"e abbreviazioni sconcertanti.

Sebbene altre abitudini e particolari linee di chiusura rappresentino un pericolo più sottile di errori di posta elettronica aziendale, miriamo ad aiutarti a evitarli. Ecco alcuni terribili esempi di chiusura di e-mail.

Nessuna linea di chiusura

Nel mondo moderno, quando molte e-mail vengono inviate da dispositivi mobili, tralasciare una firma è perfettamente accettabile poiché una catena di e-mail si sposta, soprattutto se il destinatario fa lo stesso. Ma risulta impersonale inviare e-mail senza firmarle o contrassegnare la firma formale che hai preparato.

Il tuo

Questa firma formale e troppo rigida mi fa pensare a lettere d'amore vintage. Quando chiedi qualcosa o fornisci informazioni a qualcuno, non vuoi che pensino al tuo potenziale cliente, partner commerciale, cliente o collega.

-[Nome] o -[Iniziale]

Anche se questo tipo di approvazione potrebbe essere appropriato per e-mail brevi e informali, la maggior parte delle persone lo trova eccessivamente freddo e distante, soprattutto quando stabilisce una prima connessione con il destinatario.

Rgds, o Thx

Mostra ai tuoi contatti che ci tieni scrivendo l'ortografia completa nel tuo messaggio"saluti"o"grazie"piuttosto che abbreviarli in"rgds"e"grazie".

Cordialmente

Sei di proprietà del destinatario?No. Tranne se stai inviando ai tuoi genitori un'e-mail dal programma estivo, questo è falso e scadente.

Inviato dal mio iPhone

Abbiamo ritenuto importante sottolineare che questa non è una corretta approvazione, indipendentemente dal contesto. Tuttavia, questa chiusura dell'e-mail si verifica accidentalmente quando il mittente non include una firma originale. Ma tra tutte le approvazioni, questa potrebbe essere la più comune. Indica che non apprezzi abbastanza il tuo contatto per modificare l'approvazione predefinita dell'e-mail. Pertanto, ti preghiamo di evitare di offuscare quando parli con amici o colleghi.

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Conclusione

Anche se la conclusione delle e-mail è qualcosa che probabilmente scriverai per ultima, dovrebbe comunque ricevere la stessa cura della frase di apertura, del saluto e del corpo dell'e-mail. È necessario comprendere il contesto per terminare le e-mail in modo professionale.

La prossima volta che non sei sicuro di come terminare un'e-mail, pensa se dovrebbe essere ufficiale, casuale o intermedia. La prossima volta che consideri come concludere un'email, fai riferimento a questo pezzo se hai ancora problemi a decidere la conclusione appropriata dell'email.

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