Come creare e-mail transazionali migliori nell'ed

A causa della pandemia di coronavirus, le 25 migliori università e college degli Stati Uniti passeranno all'apprendimento a distanza questo autunno. Infatti, oltre il 50% delle università offrirà un'opzione di formazione a distanza.

Poiché il prossimo anno scolastico avrà meno interazioni faccia a faccia, la comunicazione via e-mail è più importante che mai.

Sia che tu stia seguendo lo stato della domanda o confermando un pagamento, le e-mail transazionali sono parte integrante del mantenimento di una relazione con gli studenti. In questo articolo, esploreremo suggerimenti per creare e-mail transazionali efficaci e di successo per l'istruzione superiore.

Cosa sono le email transazionali?

Le email transazionali sono messaggi automatici inviati a singoli utenti in risposta a una richiesta. Chiamate anche e-mail attivate, aiutano a navigare nei processi fornendo aggiornamenti anticipati a un'interazione. Le e-mail transazionali possono essere ricevute o conferme per un acquisto o una registrazione. Potrebbero fornire informazioni di natura urgente come i dettagli per la reimpostazione della password o il codice di verifica. In alternativa, potrebbero essere semplicemente avvisi attivati ​​da una modifica delle informazioni sull'account del destinatario.

Di recente, uno studio ha rivelato che il 68% degli adolescenti preferisce ricevere comunicazioni commerciali via e-mail. Le email transazionali mantengono il tuo pubblico aggiornato su cosa sta succedendo con il loro coinvolgimento nella tua scuola. Queste e-mail possono fornire informazioni su moduli importanti, cambi di classe, conferme di donazioni e altro.

Solo perché questi messaggi sono automatizzati, non devono fare schifo. Ci sono diverse opportunità per estendere ulteriormente il tuo marchio, coinvolgere il tuo pubblico, creare fiducia e aumentare il coinvolgimento. Evita di inviare messaggi noiosi e approfitta di questa opportunità per raggiungere i tuoi studenti in modo dinamico.

Ecco 8 best practice per le email transazionali che non fanno schifo

Sebbene possa essere facile creare messaggi di testo semplici e non ispirati, automatizzati, le e-mail transazionali possono essere coinvolgenti.

Diverse istituzioni di istruzione superiore stanno eccellendo con efficaci campagne di email marketing automatizzate. Anche la tua scuola può avere successo seguendo queste best practice per creare email transazionali che non facciano schifo.

1. Personalizza la tua riga dell'oggetto

La persona media riceve più di 121 email al giorno.

Un modo per aiutare i tuoi messaggi a distinguersi dalla massa è attraverso linee tematiche personalizzate. Sono la prima impressione che le persone hanno del tuo messaggio. I lettori determinano se aprire la tua email in base alla pertinenza della riga dell'oggetto. Personalizzando queste informazioni con il nome del destinatario o qualcosa di specifico sulle informazioni richieste, è più probabile che aumenti le tariffe di apertura.

La Western Governors University ha inviato questo messaggio automatico a un potenziale studente interessato a ottenere una laurea in economia. Non solo l'oggetto menzionava il grado specifico che stava cercando, ma alludeva anche a nuove opportunità che avrebbe potuto voler perseguire. Questo è un ottimo esempio di una riga dell'oggetto altamente personalizzata che ha invogliato il destinatario a leggere le informazioni all'interno.

Fonte: Western Governors University

2. Usa un marchio coerente

L'accesso alla posta elettronica non è più limitato alla scrivania dell'ufficio. Le piattaforme mobili sono diventate le soluzioni più semplici sia per i consumatori che per le aziende, con il 35% dei professionisti aziendali che recupera le e-mail su un dispositivo mobile. Ecco perché la tua campagna e-mail deve essere ottimizzata per i dispositivi mobili.

Le e-mail transazionali inviate dall'Università dell'Oklahoma mantengono il marchio in tutto. L'intestazione viene creata nella firma marrone rossiccio della scuola, con il logo di testo nella parte superiore del messaggio. Non ci sono dubbi sulla provenienza di questa email.

Al di sotto, usano un'immagine di grandi dimensioni con una scena del loro campus, che aiuta ulteriormente a identificare la scuola. Infine, in fondo al loro messaggio, includono il logo della loro scuola. Mentre il lettore scorre l'e-mail, vede sempre un identificatore del marchio della scuola.

Fonte: Università dell'Oklahoma

3. Crea contenuti di facile lettura

Quando un utente richiede un follow-up da un'università, possono esserci molte informazioni da fornire.

È importante creare contenuti concisi che vadano al punto e siano facili da leggere. Suddividere il contenuto in paragrafi più piccoli o elenchi puntati può aiutare a rendere le informazioni più facili da digerire. Il lettore sarà più propenso ad assorbire i dettagli essenziali e ad intraprendere qualsiasi azione necessaria.

Il dipartimento per gli aiuti finanziari della University of Southern California fa un ottimo lavoro nel presentare informazioni importanti in un modo semplice da seguire. Il contenuto è suddiviso in brevi paragrafi di facile lettura. L'idea principale è in maiuscolo in modo che il lettore possa identificare le informazioni pertinenti a colpo d'occhio. L'e-mail include chiari inviti all'azione, in modo che il lettore sappia esattamente cosa ci si aspetta da loro e come procedere.

Fonte: University of Southern California

4. Entra in relazione con il tuo pubblico

Un grande vantaggio delle e-mail transazionali è che gli utenti hanno fornito informazioni su se stessi. Ciò significa che il tuo pubblico è facilmente identificabile. Usa i dettagli per creare messaggi mirati, significativi e in sintonia con il lettore.

Quando i potenziali studenti dell'Arizona State University (ASU) hanno chiesto maggiori informazioni, hanno ricevuto automaticamente questa e-mail dal dipartimento di ammissione. Il messaggio dell'ASU eccelle nell'identificarsi con i destinatari delle e-mail. Un tono spensierato parla al loro pubblico adolescente e fa sembrare l'università riconoscibile. Il messaggio mette al primo posto le esigenze del destinatario, ricordando agli studenti di divertirsi, godersi l'estate e prendersi del tempo per prendersi cura di sé.

Sappiamo che il loro obiettivo è aumentare l'interesse e promuovere le applicazioni. Tuttavia, presentano i loro servizi come eventi benefici che aiuteranno il lettore a imparare, crescere e avere successo. In questo modo, l'ASU sta guadagnando fiducia, costruendo le basi per una relazione futura e aumentando la probabilità di portare più tasse scolastiche.

Fonte: e-mail davvero buone

5. Chiedi un feedback

Un modo efficace per entrare in contatto con il tuo pubblico è mostrare che lo apprezzi chiedendo la loro opinione. Quando li autorizzi ad aiutare nel processo decisionale, mostri che il loro coinvolgimento è importante. Inoltre, fai sentire loro che la loro esperienza è importante per la tua scuola.

Utilizza le e-mail transazionali per cercare il feedback degli utenti per apportare miglioramenti a eventi, processi ed esperienze utente.

Dopo un evento sportivo, il dipartimento di atletica leggera dell'Università dell'Arkansas ha distribuito un'e-mail transazionale per ringraziare i partecipanti per il loro supporto. L'e-mail riassumeva anche il gioco, completo di punteggi, e invitava le persone a completare un sondaggio sulla loro esperienza nell'evento. I collegamenti ad altre opportunità di acquisto aumentano la probabilità di coinvolgimento del pubblico e creano un'esperienza di comunicazione dinamica.

Fonte: Università dell'Arkansas

6. Fornire un elemento di servizio al cliente

Un altro elemento di una buona email transazionale è il contenuto incentrato sul servizio clienti.

Navigare nei processi amministrativi di livello superiore può creare confusione. I messaggi che forniscono aggiornamenti utili e offrono una canalizzazione per le domande degli studenti aiutano ad alleviare le frustrazioni.

Prendi in considerazione l'inclusione di collegamenti diretti ai capi dipartimento o ai leader del corpo studentesco che potrebbero essere risorse utili per gli studenti. Un messaggio incentrato sul servizio clienti aiuta a fidelizzare il marchio e ad attirare più studenti a iscriversi.

Il dipartimento di arti teatrali della Azusa Pacific University (APU) ha inviato automaticamente questa e-mail agli artisti che hanno provato il loro programma. Aveva lo scopo di tenerli aggiornati sullo stato della loro audizione. L'APU ha fatto un ulteriore passo avanti e ha fornito un elenco di contatti a cui gli studenti potevano contattare per ulteriori informazioni. I collegamenti diretti agli indirizzi e-mail rendono l'elemento del servizio clienti un passaggio facile per i lettori. Ciò conferisce al processo trasparenza, che crea fiducia e fa sembrare le risposte accessibili.

Fonte: Università Azusa Pacific

7. Ottimizza per dispositivi mobili

Le e-mail non sono più accessibili esclusivamente dai computer. Le piattaforme mobili sono un modo comune per le persone di tenersi in contatto mentre sono in giro. Infatti, il 35% delle persone accede alla posta elettronica da un dispositivo mobile. Inoltre, il 46% delle e-mail dell'anno scorso sono state aperte su un dispositivo mobile.

Assicurati che tutte le immagini incluse nella tua e-mail siano scalabili, in modo che arrivino senza distorsioni. Verifica che tutto il testo sia formattato per adattarsi a una varietà di dimensioni dello schermo. Non vuoi che i destinatari perdano informazioni importanti perché i personaggi sono stati tagliati sui loro dispositivi mobili.

Questa e-mail di follow-up da Central College è stata ottimizzata per i dispositivi mobili. Indipendentemente da dove i destinatari accedono a questo messaggio, sapranno che i loro contributi sono stati ricevuti. Saranno anche tenuti al corrente con gli aggiornamenti finanziari sulla loro raccolta fondi a livello universitario.

Fonte: Collegio Centrale

8. Includi collegamenti ai social media

I social media sono un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e l'interazione degli studenti. Aiuta anche a costruire il tuo marchio. Il contenuto è altamente condivisibile, quindi è una piattaforma efficace per spargere la voce sulla tua università.

Nelle tue email transazionali, assicurati di includere link alle pagine dei social media del tuo istituto. Ciò fornisce al tuo pubblico più modi per connettersi con la tua scuola e aumentare la consapevolezza sui tuoi programmi.

L'associazione degli ex studenti dell'Antioch College include collegamenti alle principali piattaforme di social media in fondo alle e-mail transazionali. Ciò ha molteplici scopi: non solo aiuta gli alumni a rimanere in contatto con la scuola, ma incoraggia anche le persone a condividere foto e video della loro esperienza in questo particolare evento virtuale degli alumni. Questo crea comunità, aumenta la fedeltà degli alunni e aiuta a spargere la voce sulla scuola.

Fonte: Collegio di Antiochia

Incartare

Le e-mail transazionali dell'istruzione superiore sono un aspetto importante della comunicazione con il corpo studentesco. Sono particolarmente efficaci se creati tenendo presenti i seguenti elementi:

• Personalizza la tua riga dell'oggetto

• Usa un marchio coerente

• Crea contenuti di facile lettura

• Entra in relazione con il tuo pubblico

• Chiedi un feedback

• Fornire un elemento di servizio al cliente

• Ottimizza per dispositivi mobili

• Includi collegamenti ai social media

Seguendo queste best practice, le e-mail transazionali possono essere un modo per aumentare il coinvolgimento, rafforzare la fedeltà al marchio e aumentare le entrate.

Siamo specializzati in un efficace e-mail marketing automatizzato e possiamo aiutare il tuo istituto di istruzione superiore. Contattaci oggi.