Cos'è un'associazione di proprietari di case? I migliori consigli per gestire un HOA

Se sei nel mercato per acquistare una casa o un condominio, probabilmente incontrerai un HOA (o più).

Homeowner's Association (HOA) può fare o distruggere se ottieni la casa dei tuoi sogni, quindi è importante sapere cosa sono e come funzionano.

E se sei un proprietario di una proprietà o un presidente HOA, hai bisogno di strumenti che ti aiutino a mantenere il tuo HOA organizzato e senza intoppi. Con una varietà di software di gestione delle associazioni di comunità sul mercato, puoi trovare una soluzione che funzioni al meglio per il tuo HOA.

Gli HOA hanno anche riunioni regolari o occasionali per pianificare come viene speso questo denaro messo in comune, determinare se sono necessari aggiornamenti o organizzare eventi della comunità come feste di blocco o riunioni di vacanza.

Come funziona un'associazione di proprietari di case

I potenziali proprietari di case spesso devono essere approvati dall'HOA prima di poter acquistare una casa nella comunità e i criteri variano da associazione ad associazione. Alcuni HOA possono anche richiedere che le case o i cortili mantengano un'estetica o uno standard di manutenzione specifici.

Alcuni possono limitare le dimensioni, il numero e la razza degli animali domestici nella comunità. La punizione per il mancato rispetto dei CC&R (convenzioni, condizioni e restrizioni) varia, ma in genere comporta multe. Alcuni HOA potrebbero persino essere in grado di farti causa o pignorare la tua casa se non hai pagato le quote HOA o le multe in un certo periodo di tempo.

Chi gestisce un HOA?

Molti HOA sono gestiti da un presidente, che viene spesso eletto tra i membri HOA per un periodo specifico. Il presidente HOA pianificherà e condurrà le riunioni, si interfaccia con i lavoratori della manutenzione o dell'edilizia e potrebbe persino fungere da spareggio per determinati voti. Alcuni HOA sono gestiti da una società di gestione immobiliare, riducendo la possibilità che sorgano rancori personali se le elezioni non vanno in un certo modo.

Quali sono le commissioni HOA?

Le commissioni HOA variano in base al valore della proprietà e ai servizi disponibili, ma spesso sono di poche centinaia di dollari al mese. Alcune associazioni possono avere un fondo di riserva per la manutenzione generale e un pool per spese maggiori o di emergenza. Se un HOA decide che vorrebbe aggiungere un servizio come un pool di comunità, quei fondi possono essere prelevati dal pool di denaro accantonato per tali progetti, oppure l'HOA può votare su come vengono acquisiti quei fondi (forse un costo aggiuntivo ogni mese specificamente per andare alla costruzione della piscina) o assegnati.

Le spese condominiali in particolare tendono ad andare verso la manutenzione delle aree comuni come una palestra, una piscina o una sala per le feste. Queste spese possono anche essere utilizzate per la manutenzione generale di corridoi, ascensori, scale e hall. Per i complessi residenziali con case su lotti separati, queste tasse possono essere destinate all'abbellimento di aree verdi al di fuori delle singole proprietà, al mantenimento di una piscina comunitaria o di una sala attività o alla manutenzione di strade e marciapiedi, come l'aratura invernale.

Suggerimenti per la gestione di un HOA

Se sei un inquilino che sta imparando di più su cosa sia l'associazione di un proprietario di casa, potresti chiederti cosa devi sapere quando ti stabilisci nella tua nuova comunità. Ecco alcuni dei migliori consigli per assicurarti che il tuo viaggio HOA proceda nel modo più fluido possibile.

• Assicurati di conoscere le regole. Prima di innamorarti di un posto, assicurati di essere disposto ad accettare le regole stabilite dall'HOA. Queste regole possono includere quali colori della vernice puoi usare, come puoi fare il tuo paesaggio, come può essere suonata musica ad alto volume, ecc. Prendi confidenza con queste regole e conoscile bene.
• Offriti di partecipare agli eventi della comunità. Occasionalmente, gli HOA apriranno l'opportunità di unirsi al loro gruppo di volontari. Se sei interessato a essere più coinvolto nella tua comunità, assicurati di iscriverti! Essere una voce nella comunità ti consente di rappresentare i proprietari di case in modo più ufficiale.
• Mantieni la comunicazione fluida. L'errore più grande che puoi fare è far cadere la palla quando si tratta di una forte comunicazione con il tuo HOA. Ciò include la discussione di eventuali grandi cambiamenti che desideri apportare, l'aggiornamento su nuove regole o regolamenti e altro ancora. Inoltre, dare priorità alla comunicazione all'interno della comunità è altrettanto importante. Quando tu e i tuoi vicini siete tutti sulla stessa pagina, discutere di problemi o azioni con l'HOA è molto meno intimidatorio.
• Paga in tempo, ogni volta. Alla fine della giornata, quando si tratta di vivere da qualche parte con un HOA, è davvero una relazione d'affari. Assicurati di rispettare i punti concordati nel contratto e di pagare le quote HOA in modo tempestivo.
• Scopri cosa può e non può fare il tuo HOA. Un contratto va sempre in entrambe le direzioni. Dopo aver scoperto le regole per te stesso come inquilino, assicurati di dedicare un po 'di tempo a familiarizzare con quali poteri ha realmente il tuo HOA.
• Utilizza la tecnologia. Prendi in considerazione l'idea di affidarti all'automazione per effettuare tali pagamenti. Ancora meglio, contatta il tuo HOA per vedere se sarebbe disposto a configurare il software di gestione delle associazioni della comunità in modo che il processo possa essere più efficiente per tutti i soggetti coinvolti.

Miglior software di gestione delle associazioni di comunità

Indipendentemente da chi gestisce l'HOA, hanno bisogno di un modo per rimanere organizzati e al di sopra di eventuali problemi imminenti. Il software di gestione delle associazioni comunitarie è esplicitamente progettato per fare proprio questo.

Con il software di gestione delle associazioni di comunità, gli HOA possono programmare le riunioni del consiglio, registrare i verbali delle riunioni e votare i risultati, gestire un database dei residenti e fornire un portale ai residenti per pagare le tasse e interagire tra loro.

Per essere incluso in questa categoria, il prodotto software deve:

• Offri strumenti per associazioni, condomini o cooperative
• Includi un database residente personalizzabile
• Consentire la programmazione delle riunioni delle associazioni comunitarie
• Fornire portali di comunicazione per residenti e amministratori di proprietà

* Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software per la gestione delle associazioni di comunità dal Grid Report invernale 2023 di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per maggiore chiarezza.

1. Gestore proprietà AppFolio

AppFolio Property Manager è progettato come una soluzione completa e all-in-one per la gestione della proprietà sia per comunità multifamiliari che unifamiliari. Sebbene la gestione delle associazioni di comunità non sia la funzione principale di questo strumento, contiene funzionalità di gestione delle associazioni di comunità oltre a una varietà di altri strumenti di gestione della proprietà.

Cosa piace di più agli utenti:

“ Uso AppFolio da sei anni e ho trovato la piattaforma facile da usare. Le mie funzionalità preferite sono le domande online, i modelli di locazione e gli annunci di posti vacanti. Uso anche molti rapporti ogni mese, in particolare il rapporto sulla delinquenza. Inviare messaggi di testo ai singoli inquilini, alle unità e alla proprietà è molto conveniente."

- Recensione del gestore della proprietà di AppFolio, Kathy L.

Cosa non piace agli utenti:

“ Il costo è un po' alto, ma questo è il costo di fare affari per quello che offrono. Mi piacerebbe vedere un po' più di apertura quando si tratta di integrarsi con altri software senza addebitare costi. "

- Recensione del gestore della proprietà di AppFolio, Robert D.

2. TOP[UNO]

TOPS[ONE] è progettato sia per società di gestione di terze parti che per HOA autogestiti. TOPS[ONE] può gestire la gestione della proprietà, la contabilità e persino automatizzare determinate attività. Chiunque può accedervi da qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet e browser perché è uno strumento basato su cloud.

Cosa piace di più agli utenti:

“ Il supporto e il personale di TOPS effettivamente prendono le idee dalla nostra azienda e le implementano nel software TOPS. È diventato il nostro sportello unico per tutto il nostro lavoro! Sono stato in grado di semplificare quasi tutti gli elementi di lavoro. Il portale avanzato ha potenziato i nostri proprietari di case e ha ridotto il carico di lavoro amministrativo complessivo. La possibilità di navigare rapidamente, creare report personalizzati, eseguire tali report e presentarli tempestivamente alla bacheca è stata per noi inestimabile! "

- TOPS[ONE] Recensione, John C.

Cosa non piace agli utenti:

“ Un'area di miglioramento sarebbe dal lato dell'utente. Ho diverse persone che possiedono più unità che vorrebbero avere accesso a ciascuna di esse. Mi è stato detto che dovevano avere un'e-mail diversa per ogni proprietà da registrare. Per le persone che investono in comunità condominiali questo è proibitivo. Consiglierei di rendere questo aspetto più user-friendly. "

- TOPS[ONE] Recensione, Katie W.

3. Brezza di Yardi

Yardi Breeze è uno strumento di gestione delle proprietà basato su cloud. Con le loro funzionalità HOA, gli utenti possono gestire tutte le loro proprietà da un unico dispositivo, comunicare con gli inquilini e tenere traccia dei registri in un ambiente sicuro.

Cosa piace di più agli utenti:

“ Yardi Breeze è facilissimo da usare! È molto intuitivo e la possibilità di chattare dal vivo con il personale di supporto è fantastica. Sono prontamente disponibili per assistere e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Inoltre, Breeze offre corsi di formazione dal vivo per gli aggiornamenti e, se hai bisogno di un ripasso per le varie abilità delle attività, Breeze offre. "

- Recensione di Yardi Breeze, Danielle D.

Cosa non piace agli utenti:

“ Penso che ci dovrebbe essere un modo più semplice per registrare l'inquilino per il pagamento tramite nome e la scelta delle proprietà. Suggerirei di eseguire il processo di invio del collegamento agli inquilini solo per una persona. Non tutti gli inquilini sulla scelta della proprietà. Oppure, una volta registrati, la verifica è stata difficile per gli inquilini di dispositivi mobili meno esperti. "

- Recensione di Yardi Breeze, Lisa H.

4. Edificio

Buildium è una soluzione di gestione della proprietà che dà la priorità all'automazione e al supporto pluripremiato. Con Buildium, i proprietari di immobili possono mantenere il flusso di comunicazione con i residenti, tenere traccia degli ordini di manutenzione, pubblicizzare proprietà sfitte, personalizzare le richieste di affitto e gestire i processi contabili.

Cosa piace di più agli utenti:

“ Beh, prima di tutto, apprezzo l'aspetto di Buildium. L'interfaccia non è troppo rumorosa per gli occhi. Puoi facilmente navigare o andare a una pagina in cui vuoi guardare senza avere difficoltà a trovarla. Tutte le informazioni dei nostri inquilini sono in un unico database. Inoltre, inviano promemoria ai nostri inquilini quando il loro affitto sta per scadere. Tra le altre ragioni, mi piace Buildium, ma quello che mi piace di più è la rapidità con cui l'assistenza clienti risponde alle mie domande, anche quando li contatto via e-mail. "

- Buildium Review, irlandese C.

Cosa non piace agli utenti:

“ La cosa che meno mi piace di Buildium è la mancanza di personalizzazione. Non ci sono marchi o dettagli nell'applicazione, i portali web sono insignificanti, i modelli di messaggio sono molto brevi, ecc. Mi piacerebbe poter personalizzare il sito web di Buildium più della semplice dashboard. Per un'azienda più grande e consolidata, questo potrebbe non essere un software ideale. "

- Recensione di Buildium, MacKenzie C.

5. Controllo condominiale

Automatizza ogni processo di gestione dei progetti con Condo Control . Condo Control offre strumenti per condividere documenti elettronicamente, creare moduli digitali, gestire la sicurezza e migliorare la comunicazione dei residenti con un'app mobile.

Cosa piace di più agli utenti:

“ Condo Control è uno strumento molto intuitivo e vantaggioso sia per i gestori della comunità che per i proprietari di case. Consente ai proprietari di case di comunicare con noi e semplifica il nostro lavoro. Puoi anche personalizzarlo a beneficio della tua comunità. Nel complesso è uno strumento straordinario. È il sito ideale del community manager! Consiglio vivamente Condo Control a qualsiasi community manager che desideri avere un sito Web amichevole, coeso ed efficace. "

- Revisione del controllo condominiale, Courtney H.

Cosa non piace agli utenti:

“ Non mi piace che tu non sia in grado di inserire 2 indirizzi e-mail in unità diverse poiché alcuni proprietari affittano numerose unità e questo è un modo per contattarli. "

- Revisione del controllo condominiale, Jessica O.

I prossimi passi con la proprietà

Gli HOA possono essere parte integrante dell'acquisto e della proprietà di una casa. Pertanto, essere in grado di eseguirne uno in modo efficiente è estremamente utile. Con il software di gestione delle associazioni della comunità, puoi eseguire e interagire facilmente con il tuo HOA.

Stai cercando di tornare alle origini? Scopri di più su cos'è veramente la gestione della proprietà e perché è importante.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. Il contenuto è stato aggiornato con nuove informazioni.