Una guida per l'esecuzione di una riunione di avvio del progetto

Pensa al tuo primo giorno di lavoro più recente. Probabilmente hai passato del tempo la notte prima di stendere i tuoi vestiti, chiedere consiglio a uno o due amici e pensare a come potresti eccellere in questa nuova posizione. Poi ti sei presentato il giorno successivo il più preparato possibile e pronto a fare una buona prima impressione sui tuoi capi e colleghi che sarebbe essenzialmente la base per il tuo tempo in questa posizione.

Questa è esattamente la mentalità che dovresti adottare quando stai andando a un incontro di lancio di un progetto con un nuovo cliente. Questo cliente ha acconsentito a una partnership di qualche tipo con la tua agenzia, e ora è giunto il momento per te di assicurarti che la sua decisione sia stata presa bene. Discutiamo gli elementi essenziali per condurre una riunione di avvio di un progetto di successo, dalla preparazione all'impostazione delle aspettative fino al follow-up.

Che cos'è una riunione di avvio del progetto?

Una riunione di avvio del progetto è la prima vera interazione che il project manager e il rispettivo team avranno con un cliente dopo che il processo di vendita è terminato. Questo incontro è un momento per discutere con il cliente in modo più dettagliato quali sono le sue priorità, obiettivi e obiettivi per il progetto. Mi piace impostare questo incontro come un dialogo in qualche modo strutturato tra il cliente e il nostro team per assicurarci di stabilire le aspettative per le tempistiche e l'esecuzione e prenderci del tempo per conoscere il cliente sia a livello professionale che personale.

Per avere queste conversazioni importanti con qualsiasi cliente, devi prima assicurarti che tu e il tuo team siate preparati. Di seguito discuteremo i passaggi da intraprendere per preparare un incontro di avvio del progetto.

1. Preparazione per una riunione di avvio del progetto

Condurre una riunione di avvio del progetto interno

Il primo (e forse il più importante) passaggio nella preparazione di una riunione di avvio del progetto è l'organizzazione di riunioni interne per raccogliere quante più informazioni possibili sul cliente prima dell'effettiva chiamata di avvio del progetto. In Go Fish Digital, il project manager organizzerà alcune diverse riunioni interne da avviare, a seconda dello scopo del lavoro del cliente.

Il primo incontro interno è sempre tra il project manager e chi ha seguito il processo di vendita con il cliente. Questo incontro garantisce che il project manager sia aggiornato su tutte le informazioni di base che il membro del team di vendita potrebbe aver raccolto, nonché su eventuali obiettivi o obiettivi che il cliente ha già condiviso. È anche il momento di iniziare a discutere quali membri del team sarebbero più adatti a lavorare sul progetto del cliente.

Il prossimo incontro che fissiamo è quello che chiamiamo un incontro di scoperta. Durante questo incontro, lo stratega deciso e gli analisti di ogni verticale nell'ambito del lavoro del cliente si uniranno per compilare un po' di ricerca. Ad esempio, se il cliente ha la SEO come parte dell'ambito del proprio progetto, potremmo esaminare aspetti come visibilità, backlink e velocità del sito. Potremmo anche condurre una breve scansione del sito per assicurarci che non ci siano bandiere rosse. Questa volta aiuta il team a iniziare a capire il sito del cliente ea richiamare qualsiasi cosa che potremmo voler sollevare con un cliente durante la chiamata di avvio del progetto.

La riunione interna finale sarà organizzata il giorno prima della chiamata di avvio del progetto con tutti i membri del team di ogni verticale all'interno dell'ambito di lavoro specifico del cliente. Questo incontro è impostato per assicurarsi che tutti si sentano a proprio agio con i loro punti di discussione esposti nella presentazione e nell'agenda del progetto iniziale (di cui parleremo di seguito) e che nessuno abbia domande o preoccupazioni persistenti.

Crea una presentazione e un'agenda della riunione di lancio del progetto

La creazione della presentazione e dell'agenda della riunione di avvio del progetto è qualcosa su cui il project manager lavorerà nella settimana che precede la chiamata. L'agenda aiuta i team interni a sentirsi preparati e a sapere esattamente con quali punti parleranno, e il deck di presentazione aiuta il cliente a seguire e visualizzare alcune delle aspettative che verranno stabilite durante la riunione.

È importante assicurarsi che la propria agenzia disponga di modelli sia per l'agenda che per la presentazione in modo che vi sia coerenza ed efficienza nell'esecuzione di queste riunioni.

2. Esecuzione della riunione di avvio del progetto

Presenta la squadra

La prima parte di qualsiasi incontro di avvio del progetto dovrebbe essere l'introduzione del team. Non tutti i membri del team saranno rivolti al cliente, quindi è utile dare un volto ai nomi con cui il cliente potrebbe interagire attraverso uno strumento di gestione del progetto o un canale di comunicazione digitale durante tutto il progetto. Incoraggio sempre il nostro team a partecipare a queste riunioni con la videocamera accesa, anche se il cliente ha la videocamera spenta, per aiutarlo a conoscere un po' di più il nostro team.

Fai domande sullo sfondo

Il passo successivo in una riunione di avvio di un progetto di successo è dare al cliente la possibilità di presentare se stesso e il proprio team. Questo è anche un buon momento per porre tutte le domande che potresti avere in base a ciò che hai imparato dalla consegna delle vendite o dalle ricerche fatte prima della riunione.

A mio parere, questa è la parte più importante del kickoff call. Questo getterà le basi per la relazione con il cliente per mesi o anni a venire. Prima della chiamata di avvio, dovresti passare del tempo a visitare il sito Web del cliente, sfogliare gli appunti della chiamata di consegna delle vendite e fare qualsiasi ricerca aggiuntiva sul cliente per compilare un elenco di domande da porre al cliente durante la chiamata. Vorrei anche chiedere al cliente di inviare l'accesso a tutte le sue proprietà di Google che saranno utili nel loro ambito. Di seguito ho incluso un elenco di alcune domande che tendo a porre durante una chiamata di avvio del progetto.

• Quali obiettivi avete per il nostro lavoro insieme su questo progetto?
• Quali sono le tue parole chiave prioritarie?
• Chi sono i tuoi principali concorrenti?
• Chi è il tuo pubblico principale?
• Quali sono i tuoi prodotti/servizi principali?
• Puoi parlarci del tuo marchio?
• Hai avuto problemi o problemi con la presenza nel marketing digitale in passato di cui dovremmo essere a conoscenza?
• Quale CMS usi? Puoi consentire al nostro team di accedere al tuo CMS?
• Qual è il modo migliore per comunicare con il tuo team? (Utilizziamo uno strumento di gestione dei progetti chiamato ClickUp per comunicare con i nostri clienti, ma mi assicuro sempre che funzioni e/o se desiderano comunicare anche tramite un altro canale come e-mail o Slack.)

Vuoi anche assicurarti di lasciare del tempo per consentire al cliente di porre qualsiasi domanda che potrebbe aver preparato o che potrebbe emergere durante la presentazione della presentazione iniziale del progetto. Alcune delle domande che pongono potrebbero richiedere ulteriori ricerche o ricevere una risposta in futuro, ma è sempre utile aiutare il cliente a sentirsi ascoltato in questa prima chiamata.

Imposta le aspettative e i passaggi successivi

Una volta che hai ottenuto un background di clienti sufficiente per iniziare a creare una strategia, chiedi a ogni stratega verticale nell'ambito del lavoro del cliente di dipingere un quadro chiaro di ciò che il cliente dovrebbe aspettarsi nelle settimane a venire. Pensiamo che sia molto utile utilizzare linee temporali visive. Ad esempio, con le campagne di PR digitali, le prime settimane sono dedicate alla ricerca, alla raccolta di dati e alla creazione di risorse. Quindi siamo in grado di iniziare a presentare questa campagna ai giornalisti per ricevere, si spera, backlink. Questo è qualcosa che è importante far sapere a un cliente durante la riunione di avvio del progetto in modo che sappia quando aspettarsi aggiornamenti e risultati.

3. Follow-up e passaggi successivi

Una volta terminato il meeting di lancio del progetto, inizia il vero lavoro. Hai già fatto un ottimo lavoro nella preparazione, ricerca e definizione delle aspettative. Ma la cosa più importante ora è assicurarsi di seguire ciò di cui si è parlato durante questa chiamata. Sii diligente nel rivedere gli appunti che hai preso nell'agenda della riunione di avvio del progetto e nel seguire il cliente su qualsiasi cosa abbia chiesto. Inoltre, parla con il cliente della cadenza delle chiamate sullo stato di follow-up e su quali attività lavorerai in futuro in modo che abbiano una chiara tabella di marcia per le prossime settimane.

Conclusione

Le riunioni di avvio del progetto sono fondamentali per gettare le basi per una relazione duratura con il cliente. Non aspettarti che ogni riunione vada alla perfezione, ma se segui le linee guida dei passaggi precedenti, sarai in grado di fare il primo passo per supportare il tuo team nella gestione di una riunione di avvio del progetto efficiente ed efficace.