Diagrammi di Gantt: nozioni di base per le migliori pratiche (modello di diagramma di Gantt gratuito incluso)

I migliori team di marketing possono generare idee pronte all'uso attraverso sistemi robusti che promuovono efficienza e collaborazione. La visibilità delle attività e la gestione delle risorse sono fondamentali per raggiungerle.

Un diagramma di Gantt è un potente strumento per aumentare la visibilità delle attività. I team di tutti i settori lo utilizzano per creare pianificazioni con maggiore precisione.

A colpo d'occhio, un diagramma di Gantt mostra le attività che il team deve svolgere e come ciascuna attività è correlata all'altra. Queste capacità consentono ai project manager di tracciare l'approccio più efficiente.

Che cos'è un diagramma di Gantt?

I diagrammi di Gantt sono grafici a barre orizzontali che rappresentano le attività necessarie per completare un progetto, insieme alla pianificazione dell'inizio e della fine previsti. Illustrano anche le dipendenze, le gerarchie e le pietre miliari rilevanti.

Fu reso popolare dall'ingegnere americano Henry Gantt. Inizialmente erano disegnati a mano ed erano noiosi da mantenere. Ma con l'ascesa dei computer negli anni '80, i diagrammi di Gantt sono diventati più facili da gestire e sono aumentati ulteriormente in popolarità.

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Tipi di diagrammi di Gantt

La loro portata e il livello di dettaglio distinguono i due tipi di diagrammi di Gantt.

- Grafici di Gantt di alto livello

I diagrammi di Gantt di alto livello aiutano a monitorare le principali iniziative aziendali. Gli intervalli di tempo qui sono in genere in mesi o trimestri perché ogni elemento pubblicitario rappresenta sforzi che coinvolgono centinaia di attività e una manciata di team.

Un diagramma di Gantt che tiene traccia delle tue campagne di comunicazione di marketing durante l'anno è un esempio di diagramma di Gantt di alto livello.

Diagrammi di Gantt a livello di progetto

I diagrammi di Gantt specifici del progetto monitorano i progetti più piccoli solitamente collegati a una grande iniziativa. Le attività qui possono essere rudimentali, quindi gli intervalli di tempo sono in genere giorni o settimane . In alcune occasioni, possono essere anche ore .

Seguendo l'esempio della nostra campagna di comunicazione di marketing sopra, un diagramma di Gantt specifico del progetto collegato ad esso può essere uno per il monitoraggio degli articoli da pubblicare nel tuo blog.

L'utilizzo di entrambi i tipi di diagrammi di Gantt in questo scenario può aiutarti a produrre contenuti su larga scala assicurandoti che siano tutti allineati con i messaggi chiave della tua campagna.

Come leggere un diagramma di Gantt

Per leggere un diagramma di Gantt, devi capire cosa rappresenta ogni parte.

Scala del tempo

La parte superiore dell'asse x del diagramma di Gantt illustra l'intervallo di tempo che desideri utilizzare per tenere traccia delle tue attività. Questi possono essere in giorni, settimane, mesi o trimestri. A volte, anche ore.

Compiti e sottocompiti

Il lato più a sinistra del diagramma di Gantt elenca le attività che devi svolgere per portare avanti il ​​progetto.

Barre di attività e linee di avanzamento

Le barre del diagramma di Gantt riflettono la durata stimata per il completamento delle attività. All'interno delle barre ci sono delle linee che mostrano i progressi della squadra.

Quando le linee sono all'interno del grafico a barre, significa che il lavoro è sulla buona strada. Le righe che vanno oltre indicano le attività che superano le pianificazioni previste. Questi possono segnalare ritardi per le dipendenze o la necessità di ulteriori follow-up, budget o risorse.

Pietre miliari

Le pietre miliari servono come punti di controllo verso il completamento di un progetto. I diamanti li rappresentano perché in genere non hanno durate come fanno le normali attività.

Frecce

Le frecce che collegano le barre delle attività l'una all'altra indicano attività che hanno dipendenze l'una dall'altra. Parleremo di più delle dipendenze in una sezione successiva, ma sono considerazioni essenziali durante la pianificazione.

Indicatore di linea verticale

L'indicatore della linea verticale ti aiuta a identificare le attività svolte in un determinato momento. In qualità di project manager, questo può aiutarti a vedere con chi fare il check-in per assicurarti che ricevano il supporto di cui hanno bisogno.

Come creare un diagramma di Gantt in 5 passaggi

Passaggio 1: elenca i tuoi traguardi e attività

Per iniziare a creare il tuo diagramma di Gantt, identifica le pietre miliari che segnano importanti punti di avanzamento. Le pietre miliari possono essere presentazioni di aggiornamento dello stato alla direzione, demo di prototipi, invii di risultati finali e altro. Mettili sul tuo diagramma di Gantt usando i diamanti.

Una volta che li hai lì, enumera i compiti che devi fare per raggiungerli ed elencali sul lato sinistro del grafico. Puoi raggrupparli in attività e sottoattività per renderli digeribili.

Passaggio 2: identifica l'intervallo di tempo preferito

L'intervallo di tempo che utilizzi per il diagramma di Gantt può essere di livello alto come settimane e mesi o di livello basso come ore o giorni.

Come accennato in precedenza, i diagrammi di Gantt possono essere di alto livello o specifici del progetto. Un diagramma di Gantt per la tua campagna di un anno, ad esempio, può utilizzare i mesi come intervallo di tempo. Il monitoraggio degli articoli che pubblicherai sul tuo blog, d'altra parte, potrebbe essere monitorato meglio con giorni o settimane.

Passaggio 3: contrassegna le dipendenze

Le dipendenze sono attività il cui avvio dipende dall'output di un'altra attività. Nel diagramma di Gantt, le frecce contrassegnano le attività che si connettono tra loro.

Tre cose possono causare dipendenze: risorse condivise, prerequisiti o tempi .

Se, ad esempio, hai un solo artista grafico nel tuo team, dipende tutto da una risorsa condivisa . Il tuo artista non può iniziare l'immagine caratteristica del tuo articolo finché non ha finito di creare le tue immagini sui social media e così via.

D'altra parte, i prerequisiti sono output necessari per iniziare un'altra attività. Ad esempio, uno scrittore non può iniziare a lavorare su un articolo senza un brief. Questo rende la scrittura dell'articolo dipendente dal fatto che il brief sia terminato per primo.

Infine, le dipendenze temporali si riferiscono a attività che puoi eseguire solo in un momento specifico. Ad esempio, puoi pubblicare un post sui social media di Natale solo a Natale. Un altro esempio: puoi intervistare la tua risorsa solo quando è disponibile.

Notare quali attività puoi (e non puoi) svolgere contemporaneamente ti aiuterà a rispettare scadenze precise e distribuire in modo efficiente le risorse.

Passaggio 4: scegli uno strumento

Puoi creare un diagramma di Gantt utilizzando la funzione della barra in pila di Microsoft Excel oppure puoi utilizzare un software di gestione dei progetti specializzato come Workamajig. Workamajig ti consente di creare un programma istantaneo ma completamente personalizzabile con pochi clic.

Sebbene sia possibile utilizzare strumenti manuali per creare un diagramma di Gantt, il software di gestione dei progetti è dotato di funzionalità per aiutarti a massimizzarli.

Passaggio 5: immettere i dettagli

Dopo aver scelto uno strumento, puoi iniziare a digitare le attività elencate e segnare i tuoi traguardi. Quindi, aggiungi le barre delle attività, contrassegna le dipendenze e assegna le attività.

Il processo può sembrare semplice sulla carta, ma non è sempre così semplice. In effetti, dovresti aspettarti iterazioni e aggiustamenti man mano che procedi. Potrebbero esserci delle dipendenze che non sei riuscito a realizzare. Potrebbe essere necessario rinegoziare alcune scadenze o il tuo team potrebbe aver bisogno di più persone.

Non allarmarti se ciò accade. Questa è la bellezza del diagramma di Gantt e la sua capacità di adattarsi a tali cambiamenti. Naturalmente, è sempre meglio individuare i problemi prima che dopo.

Vantaggi e limiti dei diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono strumenti incredibili. Ma hanno anche pregi e difetti.

Perché usare un diagramma di Gantt?

Visualizza le attività del progetto

I diagrammi di Gantt possono visualizzare enormi quantità di informazioni a colpo d'occhio: il tuo percorso critico, i progressi e le scadenze delle pietre miliari, solo per citarne alcuni. Questa visione a volo d'uccello delle attività del tuo progetto può aiutarti a fare chiamate migliori e migliorare la tua comunicazione con le parti interessate.

Struttura le tue attività

La necessità di suddividere traguardi e risultati finali in attività attuabili spinge te e il tuo team a ispezionare, valutare e organizzare i vostri piani. Questo supporta l'allineamento e aiuta a garantire la chiarezza.

Fare programmi accurati

Contrariamente al punto di vista di un estraneo, gli orari non possono essere dedotti semplicemente aggiungendo tutte le tue stime e dividendole in base al numero di persone che hai nel tuo team.

Devi considerare le dipendenze e i diagrammi di Gantt possono aiutarti a tenerle in vista. Avere queste informazioni a portata di mano mentre impegni i risultati con le parti interessate ti aiuterà a tracciare programmi e scadenze realistici.

Coinvolgi i team e le parti interessate

Vedere le attività strutturate su un diagramma di Gantt è un modo eccellente per aiutare il tuo team a vedere come le loro attività quotidiane contribuiscono al quadro più ampio. Il suo formato digeribile facilita anche l'allineamento con le parti interessate.

Gestisci le modifiche e il creep dell'ambito

L'oscillazione dell'ambito e l'overservice dei tuoi clienti contribuiscono in modo massiccio al fallimento del progetto. Quando le parti interessate chiedono informazioni su nuove richieste, il diagramma di Gantt può aiutarti a comunicare in che modo influirà sul tuo programma di produzione. La consegna di questa informazione consentirà loro di valutare se vale ancora la pena aggiungere e concordare un compromesso ragionevole.

Quali sono gli svantaggi di un diagramma di Gantt?

- Può diventare complesso

I diagrammi di Gantt sono utili mentre rimangono ordinati e organizzati. Senza un adeguato filtraggio, possono diventare disordinati, distraenti e, alla fine, incomprensibili.

Per gestirlo, scegli un software che ti consenta di raggruppare, filtrare, cercare e organizzare le attività con facilità. Queste funzionalità possono aiutarti a garantire che il tuo diagramma di Gantt aiuti il ​​tuo team a rimanere concentrato sulle pietre miliari e sulle priorità corrette.

- Informazioni limitate

Il tuo diagramma di Gantt può mostrare una grande quantità di informazioni. Ma non può mostrarteli tutti. Sebbene possa visualizzare in modo efficace la pianificazione, gli incarichi di manodopera e la durata delle attività, non può mostrare il livello di difficoltà delle attività e le risorse necessarie per realizzarle.

Evita di prendere decisioni importanti esclusivamente su ciò che vedi sul diagramma di Gantt. Supportalo con documentazione e tracker che possono aiutarti a fornire un contesto aggiuntivo in modo da poter rimanere debitamente informato.

- Può essere difficile da regolare e mantenere

Man mano che gli elenchi di attività crescono, le regolazioni diventano più complicate senza un'adeguata automazione. Trascurare le dipendenze o non notare sovrapposizioni minori può causare un effetto valanga sul resto del progetto. Questo fatto sottolinea la necessità di sistemi, processi e controlli e contrappesi robusti ogni volta che si applicano le modifiche.

Best practice per il diagramma di Gantt

Nota Giorni non lavorativi

I fine settimana e le vacanze non lavorative sono considerazioni vitali quando si traccia il programma di lavoro. Ma non sono gli unici giorni non lavorativi di cui devi prendere nota.

Coordinarsi con i team operativi e di amministrazione dell'edificio: sono previste chiusure e servizi di manutenzione programmati? Considera la posizione dell'ufficio: ci sono giorni nell'anno in cui si verificano frequentemente forti piogge o nevicate? Check-in con i tuoi compagni di squadra: hanno programmato ferie e ferie per l'anno?

Non puoi anticipare ogni interruzione del lavoro. Ma con sufficiente diligenza, puoi prepararti in modo proattivo alla possibilità di queste cause esterne di ritardo.

Usa i colori a tuo vantaggio

I colori possono essere facilmente liquidati come aggiornamenti superficiali. Ma usati bene, possono aiutare a rendere il tuo diagramma di Gantt più leggibile e facile da usare. Ecco alcuni suggerimenti:

• Designa un colore per traguardo o consegna in modo da poter distinguere visivamente dove si collegano le tue attività
• Assegna un colore a ciascuna persona in modo che il tuo team possa individuare a colpo d'occhio le attività assegnate a ciascuna di esse
• Per semplificare la segnalazione o la risoluzione dei problemi, colora ogni attività in base al suo stato (Esempio: verde se va bene, giallo se necessita di ulteriore attenzione, rosso se è già scaduta, ecc.)

L'aggiunta di tratti di colore al diagramma di Gantt non è utile solo per scopi estetici. Con il sistema giusto in atto, possono aggiungere nuovi livelli di organizzazione di cui tu, i tuoi team o i tuoi stakeholder potete trarre vantaggio.

Scegli il software giusto

Mantenere un diagramma di Gantt può essere noioso, ma non deve esserlo. Il modo migliore per gestirlo è scegliere il software adatto alle tue esigenze.

L'ordinamento, il raggruppamento, la ricerca e il filtraggio dovrebbero essere requisiti difficili. L'automazione è un grande vantaggio. Quelle giuste possono rendere molto più facile spostare le cose. Infine, considera quanto è facile da imparare e da usare.

Con il sistema e il software giusti, puoi massimizzare i punti di forza del diagramma di Gantt e mitigarne i punti deboli.

Conclusione

I diagrammi di Gantt sono potenti strumenti utilizzati in molti settori. Per i professionisti del marketing, forniscono un modo per organizzare e allineare team e progetti.

A colpo d'occhio, può offrire enormi quantità di informazioni come attività, stime, incarichi, pietre miliari, dipendenze e progressi. Garantire di disporre di un sistema solido e di strumenti per la sua creazione e manutenzione può aiutarti ad aumentare la visibilità del progetto, migliorare la produttività e coinvolgere il tuo team e le parti interessate.

Workamajig ha integrato i diagrammi di Gantt e altre funzionalità di gestione dei progetti per aiutarti a rimanere aggiornato su tutte le tue campagne, team e iniziative.

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