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Padroneggiare le e-mail di follow-up: una guida completa per piccole imprese, imprenditori e professionisti del marketing

Pubblicato: 2023-08-14

Illustrazione che mostra il concetto di e-mail di follow-up

Quindi, hai inviato un'e-mail a un potenziale cliente e non hai ricevuto risposta. E adesso?

Potresti pensare: "Beh, semplicemente non sono interessati". Ma potrebbe non essere così semplice.

La realtà è che pochissime persone dicono "sì" subito. Spesso ci vogliono perseveranza e email di follow-up ben congegnate.

La tua email iniziale è probabilmente sepolta in una casella di posta affollata, dimenticata nel trambusto quotidiano. Ciò non significa che la persona dall'altra parte non voglia ciò che stai offrendo. Forse l'hanno solo perso. O forse stanno aspettando una piccola spintarella.

È qui che entrano in gioco le email di follow-up . A crowdspring, abbiamo visto come un follow-up amichevole e tempestivo può trasformare un "forse più tardi" in un "sì, per favore!" Non si tratta di infastidire le persone; si tratta di ricordare loro e mostrare loro che ci tieni ai loro affari.

Se sei un piccolo imprenditore, imprenditore o operatore di marketing, le e-mail di follow-up potrebbero sembrare imbarazzanti o inutili. Ma fidati di noi, le email di follow-up sono un'arma segreta nella tua strategia di email marketing. Questa guida ti mostrerà perché le email di follow-up sono necessarie quando inviarle e cosa dire. È più facile di quanto pensi e potrebbe essere la chiave per far crescere la tua attività.

Punti chiave

Ecco un riferimento rapido per qualsiasi piccolo imprenditore, imprenditore o operatore di marketing, che si tratti di un veterano esperto o di qualcuno che sta appena entrando nel mondo della comunicazione aziendale:

  1. Le e-mail di follow-up non sono spam. Le e-mail di follow-up opportunamente predisposte sono suggerimenti professionali, non fastidi. Ricordano ai destinatari la tua conversazione precedente e incoraggiano una risposta.
  2. La persistenza paga. Non tutti rispondono immediatamente. Le e-mail di follow-up tempestive mostrano che sei attento e serio, incoraggiando i destinatari a impegnarsi.
  3. La chiarezza di intenti è fondamentale. Prima di inviare un'e-mail di follow-up, identifica un obiettivo chiaro. Che si tratti di chiedere informazioni, richiedere un incontro o semplicemente ringraziare, il tuo destinatario dovrebbe sapere cosa vuoi.
  4. Le e-mail di follow-up aiutano a mantenere le relazioni. Le e-mail di follow-up ti consentono di metterti al passo con i contatti, ringraziarli o aggiornarli sui progetti in corso, mantenendo la tua connessione fresca e coinvolta.
  5. Personalizza il messaggio. Adattare la tua email di follow-up al destinatario e al contesto la rende più personale ed efficace. Un approccio unico per tutti ha meno probabilità di successo.
  6. Fornisci valore in ogni email. Che si tratti di informazioni, supporto o un'offerta speciale, assicurati che le tue e-mail di follow-up forniscano qualcosa di valore al destinatario.
  7. Il tempismo è importante. L'invio di e-mail di follow-up a intervalli adeguati mostra persistenza senza essere fastidioso. La tempistica include anche la considerazione del fuso orario e dell'orario di lavoro del destinatario.
  8. Usa gli strumenti per renderlo più facile. Vari strumenti di pianificazione e monitoraggio possono automatizzare il processo e fornire informazioni dettagliate sulle prestazioni delle e-mail di follow-up.
  9. Analizza e regola. Valuta continuamente l'efficacia delle tue e-mail di follow-up. L'analisi dei tassi di risposta e del feedback ti aiuterà a migliorare le comunicazioni future.
  10. Pensa a lungo termine. Le e-mail di follow-up non riguardano solo guadagni immediati. Costruiscono e mantengono relazioni a lungo termine, fiducia e immagine del marchio.

Segui questi principi e trasforma una semplice e-mail in una significativa opportunità di business. Per approfondimenti specifici, continua a leggere.

Vantaggi delle e-mail di follow-up

Ecco come le e-mail di follow-up possono cambiare le regole del gioco per la tua azienda:

  1. Costruire la fiducia. Una comunicazione regolare favorisce la fiducia e la trasparenza. Ad esempio, un'azienda SaaS può inviare follow-up personalizzati condividendo aggiornamenti sulle funzionalità richieste dai clienti, rafforzando la fiducia nella reattività del marchio. Un idraulico locale può inviare un'e-mail di follow-up dopo una visita di servizio, inclusi suggerimenti per la manutenzione, creare fiducia nella propria esperienza e assistenza clienti.
  2. Miglioramento dei tassi di conversione. Follow-up tempestivi possono trasformare l'interesse in vendite. Un negozio di e-commerce potrebbe inviare un'e-mail di follow-up offrendo uno sconto a tempo limitato agli utenti che abbandonano il carrello, convertendo i browser in acquirenti. Allo stesso modo, un concessionario di automobili potrebbe inviare un follow-up dopo un test drive con un'offerta di finanziamento speciale, aumentando la probabilità di un acquisto.
  3. Segmentare il tuo pubblico di destinazione. I follow-up aiutano a identificare potenziali clienti seri da richieste casuali. Un'agenzia di marketing online potrebbe inviare varie sequenze di follow-up in base ai livelli di coinvolgimento, concentrando le risorse su lead ad alto intento, mentre una boutique potrebbe inviare e-mail di follow-up ai partecipanti all'evento, offrendo stili personalizzati e identificando clienti fedeli.
  4. Valorizzare le interazioni. La personalizzazione dei contenuti o delle offerte in base alle preferenze individuali rende le interazioni significative. Una piattaforma di streaming può inviare follow-up personalizzati in base alle abitudini di visualizzazione, migliorando l'esperienza dell'utente, proprio come un personal trainer potrebbe seguire piani di fitness su misura, rendendo più preziosa l'esperienza in palestra del cliente.
  5. Stabilire credibilità. Le e-mail di follow-up che offrono approfondimenti o assistenza sottolineano l'esperienza. Una startup di tecnologia finanziaria può dare seguito a contenuti informativi sulla gestione delle spese, posizionandosi come un esperto finanziario, mentre uno studio legale potrebbe inviare e-mail di follow-up con suggerimenti legali relativi a una consulenza, stabilendo la propria autorità.
  6. Mantieni il tuo marchio al primo posto. Il coinvolgimento regolare garantisce che i potenziali clienti ricordino il tuo marchio. Un servizio di box in abbonamento potrebbe inviare e-mail di follow-up che evidenziano i prodotti in arrivo, mantenendo vivo l'entusiasmo, e un agente immobiliare potrebbe seguire con approfondimenti di mercato, mantenendo i clienti coinvolti e consapevoli dei loro servizi.
  7. Distinguersi dalla concorrenza. Contenuti o offerte unici contraddistinguono il tuo marchio. Una piattaforma di formazione online potrebbe inviare e-mail di follow-up con accesso esclusivo ai webinar, differenziandosi dalla concorrenza, e un ristorante locale potrebbe inviare e-mail di follow-up con inviti a eventi speciali al tavolo dello chef, creando un'esperienza culinaria unica.
  8. Migliorare la fidelizzazione dei clienti . Follow-up premurosi favoriscono la lealtà. Una società di software online può inviare e-mail di follow-up con tutorial e suggerimenti, aiutando i clienti a utilizzare il prodotto e garantendo la fidelizzazione. Un negozio di animali potrebbe inviare guide per la cura di follow-up dopo gli acquisti, migliorando la soddisfazione e la ripetizione degli affari.
  9. Fornire supporto e canali di feedback. Incoraggiare il dialogo supporta il miglioramento continuo. Un rivenditore di abbigliamento online può inviare e-mail di follow-up richiedendo recensioni, utilizzando il feedback per un miglioramento continuo, mentre una clinica odontoiatrica potrebbe inviare e-mail di follow-up per verificare il benessere dei pazienti, mostrare le cure e raccogliere feedback sui servizi.
  10. Creazione di opportunità di upselling e cross-selling. I follow-up possono introdurre prodotti complementari o opzioni di maggior valore. Un rivenditore di elettronica online potrebbe inviare follow-up suggerendo accessori per acquisti recenti, promuovendo vendite incrociate e un salone potrebbe inviare follow-up con offerte di sconto sui trattamenti di bellezza correlati a seguito di un appuntamento con i capelli, incoraggiando ulteriori prenotazioni.

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Perché le persone non rispondono alle e-mail?

Se viene consegnata un'e-mail, è probabile che sia stata visualizzata (a meno che non sia finita nella cartella spam).

Uno studio su "Caratterizzazione e previsione del comportamento di differimento delle e-mail" rivela che l'enorme volume di e-mail porta le persone a "selezionarle". Questo metodo prevede una rapida scansione e il rinvio a un momento più conveniente.

Ad esempio, un imprenditore impegnato potrebbe rinviare un'e-mail da un nuovo fornitore fino al fine settimana, quando può prestargli la dovuta attenzione. Il professionista che lavora trascorre circa il 28% del proprio tempo con le e-mail e il 16% rimanda la risposta almeno una volta al giorno.

Che tipo di email ignorano le persone?

Le persone tendono a rinviare o ignorare i seguenti tipi di email:

  • Email che richiedono tempo . Quelli che richiedono un'attenta lettura o risposte.
  • Identità del mittente poco chiara. E-mail da mittenti sconosciuti o sospetti.
  • Filettature di grandi dimensioni. E-mail con numerosi destinatari.
  • Carico di lavoro e contesto del destinatario. Il tempismo è importante in base al loro programma.
  • Email a bassa urgenza. Quelli che non richiedono un'azione immediata.

Come scrivere email di follow-up efficaci per ottenere risposte

Nonostante solo l'8,5% delle e-mail di sensibilizzazione riceva una risposta, lo sforzo di sensibilizzazione non si esaurisce con la prima e-mail. Creare le e-mail di follow-up giuste al momento giusto è vitale per il successo. Ecco una guida su come scrivere e-mail di follow-up che ottengono risposte:

1. Indica chiaramente lo scopo della tua email di follow-up

Ecco alcuni esempi di dieci motivi tipici per inviare un'e-mail di follow-up, con modelli che illustrano ciascuno di essi:

Informazione richiesta

Questo tipo di e-mail viene utilizzato per raccogliere informazioni specifiche dal destinatario che potrebbero essere mancanti o poco chiare. Può riguardare un particolare prodotto, servizio o qualsiasi altro dettaglio richiesto per procedere con un'attività.

Richiesta di incontro

Questa e-mail è una richiesta formale per un incontro o una conversazione. Potrebbe trattarsi di discutere di potenziali collaborazioni, ulteriori impegni o altre questioni relative al business.

Aumento

Recuperare il ritardo via e-mail potrebbe essere necessario dopo modifiche o risultati significativi. È un modo per riconnettersi, mostrare interesse ed esplorare nuove opportunità di collaborazione o assistenza.

Grazie

Esprimere gratitudine può creare una relazione positiva con il destinatario. Questa e-mail può essere inviata dopo un acquisto, segnalazione, recensione o qualsiasi altra forma di collaborazione.

Fornire una soluzione

Offrire una soluzione via e-mail è comune quando si affronta un problema o una necessità. Mette in mostra un approccio su misura e può includere una proposta o un'offerta speciale.

Richiedi feedback

Chiedere feedback può aiutare a migliorare prodotti o servizi. Dimostra che apprezzi l'opinione del destinatario e sei disposto a migliorare in base alla sua esperienza.

Offri risorse aggiuntive

Offrire risorse aggiuntive può fornire un valore aggiunto al destinatario. Ciò potrebbe includere materiali didattici, guide o qualsiasi cosa che migliori la loro comprensione o esperienza con il tuo prodotto o servizio.

Invia un gentile promemoria

Un gentile promemoria può richiedere al destinatario una riunione imminente, un'attività incompleta o qualsiasi altra azione in sospeso. È un modo educato per recuperare la loro memoria senza essere invadenti.

Condividi un aggiornamento o un annuncio

Questa email condivide aggiornamenti o annunci sulla tua attività, prodotti o servizi. Mantiene i destinatari informati sugli ultimi avvenimenti e offerte.

Estendi un'offerta esclusiva

Estendere un'offerta esclusiva è un modo per premiare i clienti fedeli o per invogliarne di potenziali. Spesso include sconti speciali o accesso a funzionalità premium.

2. Usa linee tematiche accattivanti

Crea un oggetto chiaro. Rendilo conciso e pertinente. E ricorda di testare varie righe dell'oggetto per evitare i filtri antispam.

3. Sii breve

La tua email di follow-up dovrebbe idealmente contenere da 50 a 125 parole. Molte persone ignorano le e-mail più lunghe o rimandano la lettura.

Gli esempi che abbiamo incluso in questo articolo possono essere personalizzati per le tue esigenze specifiche, ma tieni presente questa linea guida.

Meno è meglio.

4. Cronometra il tuo follow-up

Attendi da uno a tre giorni per i controlli regolari, con tempi specifici per altre situazioni.

Ecco alcuni intervalli di tempo tipici per l'invio di e-mail di follow-up:

  • 24 ore. Grazie post-incontro.
  • 48 ore. Dopo importante documentazione.
  • 1 o 2 settimane. Nessun follow-up di risposta.
  • Ogni tre mesi. Riconnessione.

5. Stabilisci il contesto attraverso la tua frase introduttiva

Le frasi introduttive aiutano le persone a ricordare le interazioni precedenti. Sii sincero sul motivo per cui stai seguendo.

Ecco dieci esempi di righe introduttive efficaci che stabiliscono un contesto nelle e-mail di follow-up:

  • “Ti ho incontrato la scorsa settimana a [evento] e abbiamo discusso di [argomento specifico]. Volevo dare seguito a quella conversazione.
  • “Un amico comune, [nome], mi ha suggerito di contattarti in merito a [opportunità specifica]. Spero che potremo discuterne ulteriormente”.
  • "Sto contattando in merito all'e-mail che ho inviato su [topic]. Hai avuto modo di esaminarlo?"
  • “Di recente abbiamo parlato al telefono di [prodotto/servizio]. Sto seguendo per vedere se hai altre domande.
  • “Durante il nostro ultimo incontro, hai mostrato interesse per [prodotto/servizio]. Esploriamo come possiamo farlo funzionare per te.
  • “Ho notato che hai scaricato il nostro recente whitepaper su [argomento]. Mi piacerebbe sentire i tuoi pensieri e discutere su come possiamo aiutarti.
  • *"Hai partecipato al nostro webinar su [argomento] e volevo fornirti alcune informazioni aggiuntive che potrebbero interessarti."
  • "Ho letto il tuo recente post su [social media/forum] su [argomento] e penso che i nostri servizi potrebbero essere in linea con le tue esigenze."
  • “Nella nostra ultima conversazione hai menzionato di aver affrontato delle sfide con [problema specifico]. Ho pensato a come possiamo aiutare.
  • "Dopo la nostra demo del prodotto presso [luogo/evento], hai chiesto informazioni su [caratteristica specifica]. Ho qualche informazione in più per te.

Queste frasi introduttive sono efficaci perché fanno direttamente riferimento a una precedente interazione o connessione, ricordando immediatamente al destinatario chi sei e perché stai contattando. Stabilendo questo contesto, rendi più facile per il destinatario interagire con il contenuto della tua e-mail e rispondere al tuo invito all'azione.

6. Fornire valore e incentivo

Condividi suggerimenti, blog, e-book, ecc. pertinenti. La tua email di follow-up deve essere pertinente e vista come qualcosa di valore. Incoraggia le persone a rispondere chiedendo opinioni o offrendo incentivi speciali.

7. Usa immagini accattivanti

Includere immagini o video di alta qualità relativi al tuo prodotto o servizio può migliorare l'appeal della tua email. Se appropriato e pertinente, il contenuto visivo aiuta a trasmettere il tuo messaggio in modo più efficace e può attirare l'attenzione del destinatario.

8. Offri sconti a tempo limitato o offerte esclusive

Se la tua email di follow-up intende vendere qualcosa, incoraggia il potenziale cliente ad agire immediatamente offrendo uno sconto speciale o un'offerta esclusiva. Assicurati che l'offerta sia in linea con i loro interessi o bisogni e specifica il periodo di tempo.

9. Fornire soluzioni chiare ai punti dolenti

Evidenzia in che modo il tuo prodotto o servizio può risolvere in modo specifico i problemi o le sfide che il potenziale cliente deve affrontare. Fornisci esempi di vita reale o studi di casi per rendere il tuo punto di vista più convincente.

10. Fai domande aperte

Coinvolgi il destinatario ponendo domande aperte relative alla sua attività o ai suoi interessi. Questo può innescare una conversazione e renderli più propensi a rispondere. Ad esempio, "Quali sfide stai affrontando attualmente nei tuoi sforzi di marketing?"

11. Condividi approfondimenti o notizie del settore

Offri valore condividendo approfondimenti, rapporti o notizie relative al loro settore. Questo non solo dimostra la tua esperienza, ma fornisce loro anche informazioni utili. Ad esempio, potresti collegarti a uno studio recente o a un articolo di notizie sul loro campo.

12. Includere prove sociali e testimonianze

Condividi testimonianze, recensioni o storie di successo di altri clienti, preferibilmente dello stesso settore o attività del destinatario. Questo crea credibilità e può infondere fiducia nella tua offerta.

13. Concludi con un chiaro invito all'azione (CTA)

Evita le grandi domande in anticipo; iniziare con piccole richieste. Rendi evidenti i passaggi successivi, ad esempio suggerendo una data specifica per la riunione.

Ecco 15 esempi di efficaci dichiarazioni di invito all'azione (CTA) nelle e-mail di follow-up, insieme a una spiegazione del motivo per cui ciascuna è efficace:

"Fai clic qui per programmare il nostro prossimo incontro."

Perché è efficace: è diretto e utilizzabile. Fornendo un collegamento per pianificare una riunione, semplifica il processo di risposta per il destinatario.

"Si prega di rispondere con la data e l'ora preferite."

Perché è efficace: incoraggia una risposta rapida e lascia la decisione nelle mani del destinatario, facendolo sentire più in controllo.

"Scarica il nostro eBook gratuito per saperne di più."

Perché è efficace: offre un valore aggiunto e fa appello alla curiosità o al bisogno di informazioni del destinatario. Incoraggia anche il coinvolgimento con altri contenuti.

"Visita il nostro sito Web per esplorare i nostri ultimi prodotti."

Perché è efficace: Crea curiosità e guida direttamente il destinatario dove vuoi che vada, aumentando le potenziali vendite o il coinvolgimento.

"Compila questo breve sondaggio per aiutarci a servirti meglio."

Perché è efficace: sottolinea che l'opinione del destinatario è preziosa e che il suo contributo porterà a un'esperienza più personalizzata.

"Partecipa al nostro prossimo webinar facendo clic qui."

Perché è efficace: questo invito all'azione è specifico, offre valore e crea un senso di comunità. È anche facile agire se viene fornito un collegamento.

"Usa questo codice coupon alla cassa per uno sconto speciale."

Perché è efficace: Offre un valore tangibile immediato, incentivando un rapido acquisto o impegno.

"Connettiti con me su LinkedIn per continuare la nostra conversazione."

Perché è efficace: incoraggia una relazione più informale e continuativa, che può essere essenziale per la creazione di reti o partnership.

"Iscriviti alla nostra newsletter per ulteriori approfondimenti e aggiornamenti."

Perché è efficace: Mantiene il destinatario coinvolto più a lungo con i tuoi contenuti o il tuo brand.

"Condividi questo con un amico che potrebbe essere interessato."

Perché è efficace: incoraggia il marketing del passaparola ed estende la tua portata a nuovi potenziali clienti o clienti.

"Chiamami al [numero di telefono] per discutere ulteriormente."

Perché è efficace: è diretto e personale, mostrandoti accessibile e pronto a impegnarti in una conversazione più profonda.

"Inizia oggi la tua prova gratuita facendo clic qui."

Perché è efficace: Incoraggia un'azione immediata e riduce le barriere offrendo un'esperienza gratuita.

"Fammi sapere se necessiti di ulteriore assistenza."

Perché è efficace: Mostra empatia e disponibilità ad aiutare, favorendo un rapporto di fiducia.

"Registrati al nostro prossimo evento a questo link."

Perché è efficace: crea un senso di urgenza e offre un chiaro percorso di azione, promuovendo la partecipazione all'evento.

"Leggi il nostro ultimo caso di studio per vedere come possiamo aiutarti."

Perché è efficace: questo CTA fornisce la prova del tuo successo e offre una visione più approfondita di come funzionano i tuoi servizi o prodotti, favorendo la credibilità.

Ciascuno di questi CTA è progettato per sollecitare un'azione specifica che si allinea con l'obiettivo dell'e-mail. Essendo chiari, diretti e offrendo valore, rendono facile e attraente per il destinatario fare il passo successivo.

Le e-mail di follow-up sono più di un semplice strumento per chiudere le trattative; costruiscono e nutrono relazioni. Sapere come costruirli in modo efficace ti assicura di poter coinvolgere con fiducia potenziali clienti e lead.