6 passaggi per ottimizzare l'email marketing dell'evento

La creazione di un'efficace strategia di marketing per eventi è uno dei passaggi più importanti per il successo aziendale. Ma è anche una bella sfida per i professionisti del marketing e gli imprenditori. Come mai? Perché ci sono vari fattori da considerare: risorse, obiettivi, presentatori, contenuti e altro ancora.

La maggior parte di questi fattori rientra nella tua sfera di influenza. Ma per quanto riguarda quello che ti interessa di più? Hai indovinato, sta guidando la partecipazione agli eventi. Per fortuna, l'email marketing degli eventi ti aiuta a trasformare un processo così frustrante in una passeggiata nel parco. Ma prima di passare a come inchiodare l'email marketing del tuo evento, analizziamo di cosa si tratta e perché dovresti investire in esso.

Che cos'è l'email marketing per eventi e perché ne hai bisogno?

Viviamo in un'era in cui le tendenze del marketing digitale vanno e vengono, ma c'è un canale che non passa mai di moda quando si tratta di promozione di eventi (o qualsiasi altro tipo di promozione, appunto) ed è l'e-mail. L'email marketing degli eventi si riduce all'invio di contenuti e-mail di alta qualità ai destinatari per creare clamore e aumentare le registrazioni degli eventi. Le e-mail consentono agli organizzatori di eventi di entusiasmare i potenziali clienti per i loro eventi, dare loro la motivazione per registrarsi e coinvolgerli anche dopo la fine dell'evento.

L'email marketing per eventi è molto più che inviare alcune e-mail per annunciare il tuo evento. È una grande opportunità per mostrare il tuo punto vendita unico senza essere troppo invadente. L'invio di materiale di marketing via e-mail ai potenziali clienti ti aiuta a costruire solide relazioni con loro, coinvolgendoli fin dal primo giorno e trasformandoli in fan fedeli per i prossimi eventi.

Affidarsi al potere delle e-mail ti avvicina di un passo al fatto che le persone giuste notino e ricordino la tua attività. E se pensi che richieda troppo tempo e fatica, non preoccuparti; non è così. Investire in un software di email marketing come Sendinblue o in una solida alternativa a Sendinblue ti toglie il peso dalle spalle, offrendo opzioni illimitate per promuovere il tuo evento.

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Esaminiamo alcune di queste opzioni:

• Impostazione di sequenze di e-mail ad alta conversione per suscitare l'interesse degli iscritti dal giorno in cui si iscrivono al termine dell'evento.
• Personalizza gli inviti agli eventi, i promemoria o i follow-up per creare contenuti su misura che si adattino alle esigenze e alle aspettative del tuo pubblico.
• Raccogliere il feedback dei partecipanti per monitorare le prestazioni dell'evento e raccogliere informazioni preziose su cosa migliorare negli sforzi futuri dell'evento.
• Test A/B dei tuoi messaggi e-mail per verificare cosa risuona meglio con il tuo pubblico di destinazione e migliorare le loro prestazioni in base ai risultati.
• Incoraggiando i partecipanti a condividere i dettagli del tuo evento con le loro connessioni, ottenendo l'accesso a più punti di contatto e costruendo la consapevolezza del marchio.

Con tutte le opzioni disponibili attraverso un solido servizio di email marketing, è uno spreco limitarsi a una o due email per promuovere il tuo evento. Quindi, assicurati di iniziare presto e creare connessioni con il tuo pubblico durante l'intero ciclo di vita dell'evento. Ma ne parleremo di più in arrivo.

6 passaggi per avere successo nell'email marketing degli eventi

Ora che abbiamo spiegato perché l'email marketing per eventi dovrebbe essere il tuo alleato più fidato per pubblicizzare il tuo evento, è il momento di presentarti una guida dettagliata per creare una campagna e-mail per eventi ad alte prestazioni.

1. Fai l'annuncio

Dopo aver organizzato un grande evento, è il momento di farlo sapere alla gente. Ricorda che le prime impressioni contano sempre e questo è esattamente ciò che questa email è. L'e-mail di annuncio dell'evento deve includere i seguenti dettagli:

• Il nome dell'evento, la data e il luogo
• Un link alla tua pagina di registrazione o altre opzioni di registrazione
• La scaletta dell'evento

Oltre a questi elementi, puoi aggiungere tutte le informazioni che ritieni necessarie in base ai tuoi obiettivi. Tuttavia, non rinunciare troppo a questa email poiché il suo obiettivo principale è quello di suscitare la curiosità dei lettori. E anche se non hai tutto a posto prima di inviare la tua email di salvataggio, non lasciare che questo ti trattenga. Puoi sempre inviare i dettagli di base e mantenere il mistero informando gli abbonati che le informazioni più interessanti restano da rivelare.

Quando si tratta del tempo di invio di questa e-mail, ciò dipende anche dal tipo di evento che stai ospitando. Se si tratta di un popolare festival cinematografico che attira persone da tutto il mondo, potresti voler iniziare a inviare l'e-mail di lancio dell'evento con qualche mese di anticipo per consentire alle persone di prenotare voli, hotel e simili. Ma se stai ospitando un webinar online su come creare un numero di telefono virtuale per professionisti aziendali, circa un mese sarà un tempo adeguato per l'iscrizione dei potenziali interessati.

2. Stuzzicare i dettagli

Gli esperti di marketing sfruttano questo tipo di e-mail - o sequenza di e-mail - per scaglionare i dettagli chiave relativi agli eventi e mantenere i destinatari aggiornati. Potresti aver inviato l'e-mail di annuncio dell'evento e disporre di tutte le informazioni pertinenti sulla pagina di destinazione dell'evento. Tuttavia, è altrettanto importante inviare e-mail teaser con i dettagli fino alla data effettiva. Questo è il momento per condividere informazioni aggiuntive, come un'agenda dettagliata, interviste con gli host, annunci di premi speciali e altro ancora.

Indipendentemente dal fatto che i potenziali clienti si siano già registrati o meno al tuo evento, non dovresti trascurare di inviare e-mail teaser. Assicurati solo di segmentare i destinatari e di condividere le informazioni che soddisfano lo stato di ciascun segmento. Le persone che si sono iscritte al tuo evento avranno bisogno di informazioni specifiche come la scaletta dettagliata dei relatori o curiosità sui relatori principali, mentre coloro che sono ancora nella fase di considerazione vorranno conoscere approfondimenti di base come le informazioni sulla registrazione.

È anche una buona idea utilizzare brevi video teaser con messaggi affettuosi da parte degli organizzatori dell'evento o materiale dietro le quinte. Puoi persino utilizzare i video di testimonianze dei partecipanti passati come elemento di prova sociale per sollecitare i lettori attuali a diventare la tua prossima storia di successo.

Oltre a mostrare il valore del tuo evento, questo tipo di contenuto video aggiunge un tocco umano alle tue promozioni via e-mail, mettendo i potenziali clienti in relazione con il tuo marchio e le persone dietro di esso. Ciò che è ancora più efficace nell'includere video teaser nelle e-mail del tuo evento è che è più probabile che i lettori condividano contenuti visivi con la loro rete, il che, a sua volta, aumenterà la visibilità del tuo evento.

3. Invia promemoria

L'invio di e-mail di promemoria è un modo infallibile per creare entusiasmo per il tuo evento. Con l'avvicinarsi del giorno critico, devi attirare quanti più iscritti possibile. È probabile che i tuoi iscritti siano persone impegnate che potrebbero essere distratte da altre priorità che richiedono la loro attenzione. Quindi, potresti anche utilizzare e-mail di promemoria per le persone che si sono già registrate per riportarle all'ovile e invitarle ad aggiungere la data ai loro calendari.

Per ottenere il massimo dalle e-mail di promemoria dell'evento, incorpora elementi che evocano l'urgenza e inviti all'azione diretti che indirizzano gli abbonati all'acquisto dei biglietti o alla registrazione. Entusiasma i tuoi lettori attraverso l'uso di elementi visivi accattivanti come gif o immagini personalizzate, materiale esclusivo, biografie del presentatore o qualsiasi elemento che ritieni possa essere utile per loro. Ancora una volta, ricorda di inserire tutti i dettagli dell'evento e di evidenziare i potenziali cambiamenti in modo che sappiano cosa aspettarsi o cosa dovrebbero portare con sé.

Affinché i promemoria funzionino meglio e generino più presenze, dovresti inviare un'e-mail qualche giorno prima della data dell'evento e poi una il giorno stesso. È anche comune tra gli organizzatori di eventi online inviare un'e-mail di ultimo promemoria un paio d'ore prima dell'evento per evitare di dover affrontare abbandoni dell'ultimo minuto.

4. Lascia che chiedano e diano risposte

Quando invii le prime e-mail per il tuo evento, probabilmente non saprai in anticipo tutte le potenziali domande dei tuoi partecipanti. Per aiutarti a catturare e rispondere con precisione alle domande sull'evento, tali e-mail dovrebbero includere un modulo di contatto in cui possono compilare domande riguardanti l'evento. Puoi anche condividere il link al tuo modulo di contatto sui tuoi account di social media per incoraggiarli a fare domande. Prestare attenzione alle loro richieste per sapere dove concentrarsi nel seguire le comunicazioni e rimuovere potenziali esitazioni.

Ora che hai le domande, dai loro le risposte che meritano. Raccogli le domande più frequenti e visualizzale in un'e-mail qualche giorno prima dell'evento. Potresti anche condividere fatti divertenti sui tuoi relatori o sul processo di pianificazione.

Questo tipo di contenuto e-mail non solo fornirà loro tutto ciò che devono sapere, ma creerà anche un senso di comunità. Questo è un modo eccellente per entusiasmare i destinatari e fornire materiale utile che mette in mostra la tua esperienza. Tuttavia, potresti voler mantenere questo in un tono colloquiale ed evitare di sembrare troppo formale.

5. Il fidanzamento non finisce mai

Un errore comune tra i marketer e i pianificatori di eventi è che pensano che il loro lavoro sia finito una volta che l'evento è finito. Ma la verità è che se trascuri di seguire i partecipanti dopo il completamento dell'evento, stai solo perdendo ulteriori opportunità per coinvolgerli ulteriormente, raccogliere informazioni preziose e trasformarli in clienti ricorrenti per eventi futuri.

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Rimanere in contatto con gli iscritti al tuo evento e nutrirli anche dopo che l'evento è finito aiuta il tuo marchio a rimanere al centro della loro mente. Inoltre, tali iniziative li spingono a diventare i tuoi fedeli ambasciatori del marchio e condividere la loro esperienza con il loro seguito sui social media. Hai infinite possibilità con questo tipo di email di follow-up, alcune delle quali sono:

• Ringraziandoli per aver partecipato al tuo evento per mostrare apprezzamento per il loro tempo.
• Chiedendo loro di compilare sondaggi per raccogliere feedback sul tuo evento o anche idee per quelli imminenti.
• Dare loro accesso alle statistiche degli eventi e a qualsiasi altro tipo di aggiornamento post-evento.
• Condividere contenuti utili come registrazioni, la presentazione in forma scaricabile, foto o video di eventi o qualsiasi tipo di riepilogo che ritieni possano utilizzare.
• Annuncio dei vincitori nel caso in cui tu abbia ospitato anche un concorso a premi nel tuo evento.
• Offrire loro opzioni di condivisione per consentire ai loro contatti di sapere tutto sulla loro esperienza nell'evento.
• Prendere in giro il tuo prossimo evento e magari offrire biglietti anticipati.

6. Preparati per il prossimo

Quindi, sei riuscito a inchiodare la pianificazione del tuo evento e a convincere le persone giuste a registrarsi e partecipare. Ti sei anche assicurato di coinvolgerli attraverso e-mail di follow-up ben ponderate e di raccogliere il loro contributo su cosa è andato bene e dove potresti migliorare. È tutto? Sicuramente no. Quando si tratta di prepararsi per il tuo prossimo evento, non è mai troppo presto per iniziare.

Le persone che hanno già partecipato al tuo evento sono ottimi contatti, il che le rende un ottimo punto di partenza per creare slancio per il tuo prossimo evento. E se è proprio dietro l'angolo, l'invio di biglietti anticipati scontati o anticipazioni esclusive è un ottimo modo per riscaldarli.

Ora è anche un buon momento per sedersi e analizzare il feedback dei partecipanti e i dati dell'evento. Più informazioni raccogli dai tuoi partecipanti, più a fondo comprendi le loro preferenze e puoi tenerne conto per gli sforzi futuri. Controllando cosa ha funzionato per il tuo pubblico di destinazione e cosa no, puoi prendere decisioni migliori su come ottimizzare le prestazioni del tuo evento.

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Parole finali

L'email marketing di un evento di successo inizia con un'attenta pianificazione e una profonda comprensione delle esigenze, delle aspirazioni e dei punti deboli del pubblico di destinazione. Prenditi il ​​tempo per considerare tutti gli aspetti essenziali della strategia di email marketing del tuo evento, dal momento migliore per inviare email alle persone coinvolte. In questo modo, sarai in grado di offrire ai partecipanti un'esperienza eccezionale che non dimenticheranno mai.

Armati dei suggerimenti sopra descritti, sei un passo più vicino a realizzarlo. Seguendoli, sarai in grado di mettere insieme un efficace piano di email marketing per eventi e attendere risultati tangibili. E non dimenticare mai di tenere traccia delle prestazioni del tuo evento, testare diversi elementi per vedere cosa funziona e implementare le modifiche necessarie per raggiungere la perfezione.