Garantire la continuità aziendale con i servizi di deposito in garanzia del software

Garantire la continuità aziendale è una priorità assoluta per qualsiasi organizzazione. Quando si tratta di software, ciò significa garantire che la tua azienda possa continuare a operare senza interruzioni in caso di interruzione o disastro. Il modo migliore per farlo è tramite il software escrow, che inserisce una copia di backup delle applicazioni e dei dati più critici in un luogo sicuro.

Garantire la continuità aziendale con i servizi di deposito in garanzia del software

La continuità aziendale è una parte importante della strategia di qualsiasi organizzazione, ma spesso viene trascurata. Quando stai valutando come proteggere la tua azienda dai rischi associati alle dipendenze software, il servizio GetTrusted Escrow Plus può essere un'opzione eccellente.

Diamo un'occhiata a cos'è il software escrow e perché funziona così bene per garantire la continuità aziendale nel mondo di oggi guidato dalla tecnologia.

L'importanza della continuità aziendale

La continuità aziendale è la pratica volta a garantire che la propria organizzazione possa continuare a funzionare, anche in caso di disastro. I vantaggi della continuità aziendale includono:

• Riduzione dei tempi di inattività e delle perdite per le imprese
• Aumento della produttività per i dipendenti
• Protezione contro i disastri naturali e altre minacce (come le violazioni della sicurezza)

Se non disponi di un piano per affrontare questo tipo di situazioni, potresti perdere un'enorme quantità di denaro, tempo e risorse e questo non tiene nemmeno conto di cosa potrebbe accadere se qualcuno si fa male durante un'emergenza !

Rischi associati alle dipendenze del software

Come sapete, l'impegno del software è un modo per ridurre il rischio di dipendenza dal software. Implica l'archiviazione dei dati critici e delle applicazioni aziendali della tua azienda su server sicuri e la possibilità di accedervi in ​​caso di emergenza. Questo può essere utile se succede qualcosa ai tuoi sistemi informatici se vengono danneggiati da malware o se sono semplicemente obsoleti e devono essere sostituiti.

Come suggerisce il nome, i servizi di deposito a garanzia fungono da intermediari tra due parti (in questo caso, tu) che desiderano condurre affari insieme ma sono preoccupate di fidarsi completamente l’una dell’altra per lunghi periodi; pertanto concordano con una terza parte indipendente nota come "agente di deposito a garanzia" o "detentore del deposito a garanzia" che richiede che vengano soddisfatte determinate condizioni prima che ciascuna delle parti riceva ciò per cui ha pagato (in questo caso: software). In breve: depositano i loro soldi presso qualcun altro che li terrà finché tutto andrà liscio tra loro due; in caso contrario i fondi verranno restituiti immediatamente senza alcuna penalità da parte di entrambe le parti coinvolte!

Come funziona l'impegno del software

L'impegno del software è un accordo contrattuale tra il fornitore del software e il cliente. Si tratta di un accordo legale che garantisce il diritto del cliente di utilizzare il software, anche se il fornitore cessa l'attività o non fornisce supporto in altro modo.

Il modo più comune in cui ciò accade è quando acquisti qualcosa come Microsoft Office o Adobe Creative Cloud, si tratta di servizi in abbonamento che si rinnovano automaticamente a meno che non li annulli, quindi è molto probabile che saranno disponibili almeno fino al 2020 (e forse anche di più). Ma cosa succederebbe se Microsoft decidesse domani di volere che tutti utilizzino Office 365? O cosa succederebbe se Adobe decidesse di non aver più bisogno dei suoi attuali clienti? Rimarresti bloccato senza tutti quegli abbonamenti!

È qui che entra in gioco il deposito a garanzia: mettendo la tua licenza in deposito a garanzia presso un fornitore di servizi di terze parti indipendente come EscrowMyApps, ci assicuriamo che se dovesse succedere qualcosa con una delle parti coinvolte nel nostro accordo, sia che si tratti di me che cessi l'attività o che il mio cliente desideri accedere nuovamente a i loro account avremo ancora quelle licenze pronte per essere ritirate da chiunque ne abbia bisogno in seguito!

Vantaggi dell'impegno del software

L'impegno del software è un servizio che garantisce la continuità aziendale riducendo i rischi, riducendo i costi e aumentando la velocità di rilascio.

I servizi di deposito a garanzia del software offrono numerosi vantaggi:

• Garantisce la continuità aziendale assicurando che il tuo software sia sempre disponibile quando ne hai bisogno.
• Riduce al minimo i costi riducendo la necessità di costosi sistemi di archiviazione fuori sede o di altri sistemi ridondanti.
• Aumenta la velocità di rilascio consentendo di riattivare rapidamente le applicazioni dopo un'interruzione senza doverle ricostruire da zero (l'operazione può richiedere settimane).

Scegliere il giusto fornitore di servizi di deposito in garanzia del software

Scegliere il giusto fornitore di servizi di deposito a garanzia del software è fondamentale per garantire la disponibilità delle risorse più importanti. Ecco alcune cose che dovresti cercare in un potenziale partner:

• Esperienza con il tuo settore e il tuo software. I migliori fornitori di servizi hanno esperienza di collaborazione con aziende simili alla tua, quindi possono comprendere e soddisfare le tue specifiche esigenze aziendali. Potrebbero anche avere esperienza in settori o settori verticali specifici come i servizi sanitari o finanziari, il che significa che sapranno come implementare soluzioni software che soddisfino gli standard di conformità per tali aree.
• Esperienza con i tuoi fornitori di software. Se ti affidi a un'applicazione sviluppata da un'altra azienda (un fornitore di terze parti), entrambe le parti devono sentirsi a proprio agio nel lavorare insieme prima di firmare qualsiasi contratto o accordo perché questa relazione probabilmente durerà più a lungo della maggior parte degli altri rapporti commerciali e forse si estenderà anche su più generazioni degli impiegati! Assicurarsi che entrambe le parti si sentano sicure nell'allocare le risorse per mantenere la continuità nei periodi in cui il supporto tecnico potrebbe non essere disponibile a causa di circostanze impreviste come disastri naturali/terremoti ecc., in modo che non ci siano sorprese lungo il percorso quando qualcosa va storto inaspettatamente a causa a interruzioni non pianificate, ecc.

Configurazione di un contratto di deposito a garanzia del software

Un accordo di deposito a garanzia del software è un documento che stabilisce i termini e le condizioni del servizio di deposito a garanzia. È importante includere alcune informazioni nel contratto, ad esempio:

• Il nome della tua azienda o organizzazione e il suo indirizzo
• Una descrizione del software depositato nel deposito a garanzia
• Un elenco di tutte le parti coinvolte (tu, il tuo fornitore e/o i loro avvocati)
• L'importo pagato da te per questo deposito (se applicabile)

Condizioni di rilascio del deposito a garanzia

• Le condizioni di rilascio del deposito a garanzia sono i requisiti legali che devono essere soddisfatti prima che un deposito a garanzia possa essere rilasciato al suo proprietario.
• Le condizioni di rilascio del deposito a garanzia garantiscono che i fondi non vengano rilasciati a terzi finché non siano state soddisfatte determinate condizioni. Ad esempio, se vendi la tua attività e accetti di depositare i proventi in un deposito a garanzia finché l'acquirente non avrà completato la formazione su come gestirla, questo sarebbe un esempio di condizione di rilascio del deposito a garanzia. Il vantaggio di tali termini è che prevengono frodi o furti garantendo che solo qualcuno che soddisfa determinati requisiti possa accedere ai tuoi soldi dal conto di deposito a garanzia; tuttavia, ci sono anche dei rischi associati alla definizione di questi tipi di termini poiché potrebbero non sempre reggere in tribunale in caso di controversia sul fatto che tali requisiti siano stati soddisfatti (o anche se potrebbero essere considerati validi). Per qualsiasi tipo di accordo legale che coinvolga una società terza come la nostra (e soprattutto uno in cui potrebbero essere coinvolte ingenti somme di denaro), ti consigliamo di verificare prima con il tuo avvocato prima di finalizzare qualsiasi cosa, in modo che lui/lei possa consigliare quali tipi funzionerebbero meglio in tutelando gli interessi di entrambe le parti pur essendo ancora applicabili ai sensi della normativa vigente.

Processo di rilascio del deposito a garanzia

L'agente di deposito a garanzia è responsabile del rilascio dei fondi al venditore. L'agente di deposito a garanzia verificherà che tutte le condizioni di rilascio siano state soddisfatte, tra cui:

• Completamento del collaudo e accettazione da parte dell'acquirente
• Pagamento di eventuali commissioni o oneri in sospeso dovuti ai sensi del presente Contratto, incluse, a titolo esemplificativo, eventuali imposte dovute dall'Acquirente in relazione al presente Contratto (come l'imposta sulle vendite)

Se tutte le condizioni sono state soddisfatte e non esistono controversie tra Acquirente e Venditore, l'Agente di deposito a garanzia emetterà una lettera di istruzioni che istruirà la propria banca a trasferire i fondi dal Conto di deposito a garanzia al Conto(i) del Venditore.

Test e verifica

Una volta stipulato l'accordo di base, è il momento di testarlo. Questo processo dovrebbe includere il test dell’accordo di deposito a garanzia e la verifica che sia applicabile. Ti consigliamo inoltre di verificare che l'accordo di deposito a garanzia corrisponda ai tuoi accordi originali e non contenga alcuna condizione che lo renderebbe inapplicabile. L'avvocato che ha redatto questi documenti dovrebbe essere in grado di aiutare in questo processo e fornire indicazioni su altre questioni relative alla pianificazione della continuità aziendale, tra cui:

• Quante informazioni dovrebbero essere incluse in un piano di emergenza (in caso di interruzione della corrente)?
• Come comunichiamo tra di noi durante un’emergenza?
• Cosa succede se i dipendenti chiave non sono disponibili dopo che si è verificato un evento?

Considerazioni legali e di conformità

Un contratto di deposito a garanzia del software è un contratto legale e ci sono molte cose da considerare quando si redige un contratto di deposito a garanzia. Innanzitutto, è importante sapere quali leggi si applicano nella tua giurisdizione poiché determineranno come strutturare il tuo accordo. Ad esempio, la California ha regole specifiche su come devono essere scritti determinati tipi di accordi affinché siano applicabili lì; se non rispetti questi requisiti durante la stesura di un contratto di deposito a garanzia ai sensi della legge della California (o di qualsiasi altra giurisdizione), potrebbe non essere affatto applicabile nello stato!

Oltre a comprendere quali leggi si applicano in ciascuna giurisdizione in cui operi o prevedi di fare affari un giorno, dovresti anche tenerti al passo con i cambiamenti che potrebbero influenzare tali leggi nel tempo, come l'introduzione di nuove leggi o la modifica della legislazione esistente in modo che qualsiasi nuova informazione non coglie tutti alla sprovvista più avanti quando sorgono problemi dovuti esclusivamente al fatto che nessuno si è reso conto di cosa stava succedendo finché non era troppo tardi.

Conclusione

Se la tua azienda dipende dal software, è importante disporre di un solido piano di ripristino di emergenza. I servizi di deposito a garanzia del software possono aiutarti a garantire l'accesso ai tuoi dati e programmi se qualcosa va storto con il tuo sistema informatico o la tua rete. Questi servizi sono utili anche se hai bisogno di aggiornare le licenze software o sostituire componenti hardware all'interno della tua azienda.