Come terminare un'e-mail come un professionista

Qual è la differenza tra la fine di un'email e una firma?

Prima di entrare nel nocciolo della questione di come terminare un'e-mail, è importante capire la differenza tra un'e-mail di approvazione e una firma.

Una firma è un blocco di testo che appare alla fine della tua email.

In genere include il tuo nome, titolo di lavoro e informazioni di contatto, ma può anche contenere un logo aziendale, un primo piano o persino un motto personale.

Un'e-mail di approvazione, d'altra parte, è la parola o la frase che usi per concludere il tuo messaggio. È l'ultima cosa che scrivi prima di premere "invia".

Ad esempio, le comuni firme per e-mail includono "Ciao", "Grazie" e "Saluti".

Firme e firme servono anche a scopi molto diversi. Le firme sono progettate per fornire ai destinatari tutte le informazioni di cui hanno bisogno per mettersi in contatto con te o saperne di più sulla tua azienda.

Le e-mail di approvazione hanno quindi lo scopo di terminare il tuo messaggio con una nota educata e professionale.

Detto questo, non esiste una regola rigida su dove finiscono le firme e iniziano le firme. Nella maggior parte dei casi, la tua approvazione verrà dopo la tua firma.

Ma se mantieni la tua e-mail breve e dolce, la tua scelta di approvazione potrebbe raddoppiare come la tua firma.

Dipende davvero da te. Ricorda solo che una firma non è la stessa cosa di una firma e ognuna ha uno scopo diverso.

Perché imparare a terminare un'e-mail?

Ok, abbiamo capito. Sei occupato e non hai tempo per tormentarti per la perfetta approvazione per ogni singola email.

Ma ciò non significa che dovresti ignorare del tutto la fine del tuo messaggio.

Pensa all'ultima volta che hai ricevuto un'e-mail di vendita.

Cosa ricordi di più a riguardo?

È probabile che non fosse il prodotto o il servizio in sé e per sé. Probabilmente era il modo in cui l'e-mail ti faceva sentire.

Ti ha fatto sentire entusiasta delle possibilità? O ti ha lasciato freddo e disinteressato?

Il modo in cui concludi la tua email può avere un grande impatto su come viene ricevuta.

Un'approvazione ben scelta può farti sembrare amichevole e facilmente riconoscibile mentre fa sentire il destinatario apprezzato, rispettato e apprezzato.

D'altra parte, una fine sconsiderata o inappropriata della tua e-mail può lasciare l'amaro in bocca al destinatario, anche se il resto del tuo messaggio andava perfettamente bene.

In altre parole, il modo in cui finisci un'e-mail è importante.

Non sai da dove cominciare? Non preoccuparti, ti abbiamo coperto.

Nelle sezioni seguenti, ti forniremo tutte le informazioni necessarie per terminare la tua email come un professionista.

Come terminare un'e-mail 101: Le basi

Hai solo poche parole per impressionare e convincere il lettore ad agire.

Quindi, per la centesima volta, il modo in cui finisci un'e-mail è in realtà piuttosto importante.

Inoltre, il modo in cui concludi un'e-mail può dire molto su di te come persona e professionista.

Ad esempio, se esci sempre con "Ciao", le persone potrebbero avere l'impressione che tu sia una persona amante del divertimento.

D'altra parte, se usi sempre "Saluti", le persone potrebbero vederti come più formale e riservato.

Naturalmente, non c'è niente di sbagliato in nessuna di queste cose. Ma è importante essere consapevoli di come il lettore potrebbe percepire la tua approvazione e-mail.

Con questo in mente, ecco alcuni suggerimenti generali da tenere a mente quando scegli un segno di approvazione per la tua email:

Mantienilo breve e dolce.

In caso di dubbio, meno è di più. Una firma dovrebbe essere lunga solo poche parole. Qualcosa di più lungo rischia di sembrare eccessivamente familiare o formale.

Le migliori firme via e-mail sono brevi e vanno al punto. Non c'è bisogno di scrivere un romanzo: basta una semplice e sincera dichiarazione.

È anche importante evitare qualsiasi cosa troppo familiare. Potresti essere in base al nome del destinatario, ma ciò non significa che dovresti firmare con

"Amore,

Il tuo nome."

Non c'è niente di sbagliato nell'essere amichevoli, ma non vuoi sembrare eccessivamente familiare o poco professionale.

Scegli un segno di approvazione appropriato per la situazione.

Ciò è particolarmente importante nel caso di e-mail di prospezione. Vuoi trovare il giusto equilibrio tra amichevole e professionale.

Se stai inviando un'e-mail a un potenziale cliente per la prima volta, probabilmente non è l'idea migliore firmare con "Ciao".

Invece, potresti scegliere un'approvazione un po' più formale, come "Cordiali saluti" o "Migliore".

Naturalmente, ci sono sempre delle eccezioni alla regola. Se hai un buon rapporto con il tuo potenziale cliente o cliente, sentiti libero di essere più disinvolto nella tua e-mail di approvazione.

Assicurati solo di conoscere il tuo pubblico prima di iniziare a familiarizzare troppo.

Considera il tuo tono.

La fine della tua email dovrebbe corrispondere al tono del tuo messaggio.

Ad esempio, se stai inviando un'e-mail divertente e spensierata, potrebbe essere appropriato terminare con qualcosa come "Saluti" o "Buona giornata".

D'altra parte, se stai inviando un'e-mail più seria, potresti voler terminare con qualcosa come "Migliore" o "Cordiali saluti".

La linea di fondo è che vuoi che la tua approvazione e-mail corrisponda al tono del tuo messaggio.

In questo modo, ti sembrerai coerente e professionale.

Evita di usare frasi carine.

Va bene essere amichevoli in una e-mail, ma non c'è bisogno di esagerare.

Frasi carine come "Abbracci!" o "XOXO" sono meglio riservati per la corrispondenza personale, non per le e-mail aziendali.

E prima di dire "Non c'è modo che le persone lo facciano davvero", sappi solo che l'abbiamo visto più volte di quante possiamo contare.

Quindi, a meno che tu non invii un'e-mail alla tua migliore amica, per qualche motivo, probabilmente è meglio evitare di usare frasi carine nella tua e-mail di approvazione.

Non pensarci troppo. Alla fine della giornata, la cosa più importante è che suoni come te stesso.

Quindi, non farti prendere troppo dalla scelta dell'approvazione "perfetta" per la tua e-mail. Scegli qualcosa che ti sembri naturale e che sia appropriato per la situazione.

E con ciò, concluderemo questo articolo con alcuni esempi di firme e-mail che puoi utilizzare in diverse situazioni.

I modi migliori per terminare un'e-mail

Ora che abbiamo esaminato alcuni suggerimenti generali per la scelta di un'e-mail di approvazione, diamo un'occhiata ad alcuni esempi specifici.

E-mail formali:

• Cordiali saluti,
• Migliore,
• Saluti,
• Rispettosamente,

Non puoi mai sbagliare con queste classiche cancellazioni via e-mail. Sono adatti a quasi tutte le situazioni e sicuramente si presenteranno come professionali ed educati.

Email più casuali:

• Grazie,
• Saluti,
• Stai attento,
• Vi auguro una buona giornata,

Questi finali di posta elettronica sono un po' più casuali, ma sono comunque appropriati per la maggior parte delle situazioni aziendali.

Usa il tuo miglior giudizio ed evita tutto ciò che potrebbe sembrare troppo familiare.

Email di vendita:

• Attendiamo un vostro riscontro,
• Grazie per il tuo tempo,
• Ci sentiamo presto,

Queste firme sono progettate per lasciare la porta aperta per ulteriori comunicazioni. Soprattutto se e quando si tratta di e-mail di vendita di follow-up.

Sono un ottimo modo per terminare un'e-mail di vendita perché trovano il perfetto equilibrio tra amichevole e professionale, che è esattamente ciò che desideri in un'e-mail di vendita.

La linea di fondo è che non c'è bisogno di pensarci troppo. Scegli un'e-mail di approvazione che sembri naturale e appropriata per la situazione.

La linea di fondo

Terminare un'e-mail è tanto un'arte quanto una scienza. Ma con un po' di pratica, sarai in grado di terminare le tue e-mail come un professionista in pochissimo tempo.

È abbastanza semplice. Basta scegliere un segno di approvazione appropriato per la situazione e sicuramente professionale.

E con ciò, ora dovresti avere una buona comprensione di come terminare un'e-mail di vendita. Ricorda solo di mantenerlo professionale, educato e al punto.

Ora vai là fuori e termina alcune e-mail!

Buona e-mail!