Padroneggiare l'arte della divulgazione via e-mail: tecniche avanzate per una comunicazione efficace e la costruzione di relazioni

Gli esperti di marketing utilizzano una varietà di canali per connettersi con il proprio pubblico, ma uno di particolare impatto è la posta elettronica. Circa il 50% dei professionisti del marketing che hanno risposto a un sondaggio Statista del 2022 ha affermato di aver registrato un tasso di miglioramento doppio del ritorno sull’investimento (ROI) dell’email marketing.

Oltre ad avere uno dei ROI più alti, la comunicazione via email risulta più intima e ti consente di conoscere i tuoi destinatari più profondamente.

Tuttavia, promuovere relazioni significative e avere buone conversazioni tramite e-mail è più facile a dirsi che a farsi. È un processo complesso che implica un'iperfocalizzazione sulla qualità di ciò che scrivi, a chi lo stai scrivendo e una distribuzione coerente.

Queste tecniche ti aiuteranno a comunicare in modo efficace con i tuoi lettori e a costruire relazioni autentiche attraverso la sensibilizzazione via e-mail.

Tutto inizia dal tuo pubblico

Non c'è modo di stabilire una connessione con qualcuno se non capisci chi è e come comunica. Una comunicazione efficace e la costruzione di relazioni tramite la posta elettronica iniziano con la comprensione di chi è il destinatario delle tue email e cosa stanno cercando nel contenuto delle email.

A chi stai inviando email?

Imparare tutto ciò che puoi sulle persone a cui stai inviando email prima di premere "invia" su qualsiasi email è fondamentale. Senza questo approccio, finisci per inviare email generiche che non incontrano nessuno.

Se hai familiarità con il background demografico della persona, i comportamenti e-mail, le preferenze di contenuto e i punti critici, puoi creare e-mail che abbiano maggiori possibilità di essere aperte e coinvolte.

Ad esempio, se sai che un lettore è più attratto dai contenuti visivi, potresti includere un video o immagini nella tua email per ispirare il coinvolgimento. Se non lo sapessi, potresti fare affidamento esclusivamente sul contenuto scritto ed essere confuso sul motivo per cui il destinatario non risponde.

Arrotonda tutti i dati che hai sui tuoi iscritti. Ciò significa analisi dei social media, dati sul comportamento del tuo sito web, personaggi del pubblico e qualsiasi informazione di prima mano che hai ricevuto da coloro che sono nella tua lista e-mail.

Annota qual è la fascia d'età, dove si trovano, dove lavorano e qualsiasi altra informazione demografica. Successivamente, analizza i loro comportamenti e-mail. Usano spesso la posta elettronica? A cosa sono attualmente abbonati? Che tipo di contenuto viene inserito in quelle e-mail?

Quindi, passa alle preferenze e ai comportamenti relativi ai contenuti.

Stabilire le loro preferenze sul contenuto della posta elettronica

I destinatari potrebbero lasciar sfuggire alcune email che per loro non hanno alcun valore. Ma se continui a inviare loro cose che non gli interessano, finirai nella loro cartella spam.

Pertanto, mentre ti impegni nella ricerca di cui sopra, stabilisci anche le preferenze sui contenuti delle email. Ad esempio, rispondono maggiormente ai contenuti di forma lunga o breve? Con quali inviti all'azione (CTA) interagiscono? A loro piacciono i contenuti visivi? Cosa li spinge a cliccare sui link?

Quando individui le preferenze sui contenuti dei tuoi lettori, puoi creare ciò che desiderano e quasi garantire il coinvolgimento.

Compila la tua lista in modo organico

È molto più semplice costruire relazioni reali con le persone via e-mail quando hanno aderito a questa comunicazione – in sostanza, optando per una relazione con te.

Non imporre la tua lista e-mail alle persone. E non osare pensare di acquistare una mailing list. Invece, costruisci il tuo in modo organico. Sai con chi stai cercando di connetterti. Incontra queste persone ovunque si trovino, sui social media o sui siti Web, e promuovi l'iscrizione alla tua lista e-mail.

Parla di tutte le grandi cose che offre la tua lista e-mail. Ma non essere invadente. Lascia che le persone gravitino naturalmente verso l'iscrizione.

Le persone che sono venute da te perché lo desideravano avranno maggiori probabilità di mantenere la comunicazione con te tramite e-mail e saranno felici di costruire una relazione.

Configura la tua suite tecnologica

Gli esperti di marketing dispongono di una serie di strumenti che utilizzano per garantire che la comunicazione con il loro pubblico sia fluida e che i loro contenuti vengano diffusi in modo coerente.

L'intelligenza artificiale (AI) e gli strumenti di automazione, in particolare, possono avere un impatto positivo sulle aziende e sul modo in cui comunichi e ti connetti con i tuoi lettori di posta elettronica.

Ad esempio, il software CRM (Customer Relationship Management) automatizzato può raccogliere, organizzare ed elaborare i dati dei destinatari e dei clienti in un sistema centrale. Grazie a questi dati, puoi segmentare il tuo pubblico di posta elettronica in gruppi più piccoli e creare campagne di posta elettronica più personalizzate.

Puoi anche impostare il software in modo che le e-mail vengano inviate automaticamente ai destinatari in base alle azioni che intraprendono o non intraprendono.

Di conseguenza, riceverai le tue e-mail più velocemente e al momento giusto, aiutandoti a far crescere le tue relazioni con i destinatari. La tua produttività aumenta e risparmi anche tempo.

Continua a leggere per scoprire altri tre strumenti tecnologici da implementare per semplificare la comunicazione efficace e la costruzione di relazioni tramite e-mail.

Piattaforma di email marketing

Un'efficace diffusione della posta elettronica richiede molto più di una piattaforma di posta elettronica pubblica come Yahoo o Gmail. Si spera che tu abbia una piattaforma di email marketing creata per le comunicazioni e le strategie via email aziendali. In caso contrario, è necessario adottare misure per acquisirne uno oggi stesso.

La tua piattaforma di email marketing è la chiave per semplificare la comunicazione con il tuo pubblico di posta elettronica. Una buona piattaforma ti consente di ospitare al suo interno tutto ciò che riguarda l'email marketing, dalle informazioni sui destinatari ai modelli di contenuto fino all'analisi. Le funzionalità di automazione e intelligenza artificiale sono integrate anche nelle migliori piattaforme.

Per scegliere la migliore piattaforma di email marketing, considera le funzioni di cui hai bisogno per soddisfare il numero di persone che hai in questo momento e le funzioni di cui avrai bisogno man mano che aumenterai la tua lista.

Ad esempio, forse non hai bisogno di strumenti di analisi dettagliati in questo momento, ma li vorrai disponibili quando raggiungerai un certo numero di iscritti. O forse crei tutta la creazione di contenuti e-mail su un'altra piattaforma, ma alla fine vuoi portarli tutti su un'unica piattaforma.

Determina cosa vuoi fare ora con la tua strategia di sensibilizzazione via email e cosa vuoi fare in futuro. Quindi, ricerca piattaforme di email marketing che abbiano le caratteristiche e le funzioni specifiche di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi.

Strumenti di analisi dei dati

La tua capacità di comunicare e costruire relazioni via e-mail soffrirà senza strumenti di analisi dei dati. Secondo la ricerca di Hubspot, le due principali strategie più efficaci per le campagne di email marketing sono la segmentazione degli iscritti e la personalizzazione dei messaggi. Non è possibile eseguire nessuno di questi senza dati.

Non solo devi raccogliere informazioni sulle persone che leggono le tue e-mail, ma devi anche sapere cosa funziona e cosa no con le tue e-mail.

Scegliere tecnologia e software che dispongano già di strumenti di analisi integrati è la soluzione migliore. Ad esempio, un sistema CRM (Customer Relationship Management) di alto livello avrà strumenti di analisi integrati che raccolgono automaticamente dati sui tuoi abbonati, li organizzano ed estraggono informazioni significative da essi.

Ma hai anche la possibilità di installare strumenti di analisi di terze parti per monitorare le metriche che hai allegato alla tua strategia di sensibilizzazione via email.

Sicurezza informatica

Se non lo sai, le violazioni dei dati si verificano costantemente e possono essere devastanti per un'azienda, causando danni finanziari e una reputazione rovinata. Solo nel primo trimestre del 2023, oltre 6 milioni di record di dati sono stati esposti a varie violazioni dei dati in tutto il mondo.

Non vuoi che il tuo email marketing e i dati sul pubblico finiscano nelle mani sbagliate. Pertanto, le soluzioni di sicurezza informatica sono un must nella tua suite tecnologica.

Assicurati che qualunque dispositivo tecnologico fisico e software utilizzi sia dotato di sicurezza informatica di alto livello. Ciò significa software antivirus, autenticazione a più fattori, una rete privata virtuale e scanner di vulnerabilità della rete, tanto per cominciare.

Lavora sul design e sul layout delle tue email

Che tu ci creda o no, la struttura e l'impatto visivo delle tue email fanno la differenza nell'ispirare la comunicazione e la connessione con il lettore.

Se riescono a navigare nella tua email dall'alto verso il basso senza interruzioni, sarà più probabile che rispondano alla tua email, facciano clic sui collegamenti o interagiscano in altro modo con essa.

Diamo un'occhiata ad alcune considerazioni sulla progettazione e sul layout della posta elettronica da fare.

Struttura dell'e-mail

Come vengono lette le tue email dall'alto verso il basso? È facile passare dall'oggetto all'ultima frase? I lettori riescono a concentrarsi sul messaggio? Oppure i loro occhi vengono spostati in molte direzioni diverse a causa del disordine?

Dovresti adottare uno stile minimalista con la struttura della tua email. Ad esempio, il titolo dovrebbe essere in alto, poi c'è il corpo dell'e-mail, a destra potrebbe esserci un'immagine e alla fine dell'e-mail il tuo CTA.

Una struttura e-mail minima garantisce che i lettori possano leggere le tue e-mail, digerire il contenuto e goderselo.

Aggiunta di colore

Non c'è niente di sbagliato in una semplice combinazione di colori in bianco e nero per le tue e-mail. È incoraggiato, considerando che le parole nere su sfondo bianco sono facili da leggere e questo è in definitiva ciò che desideri per i destinatari.

Ma se hai intenzione di aggiungere colore alle tue e-mail per abbellirle, la chiave è garantire che il colore non interrompa l'esperienza di posta elettronica. Ad esempio, potresti utilizzare un colore specifico per i collegamenti in modo che risaltino mentre il resto delle parole è nero.

In alternativa, potresti utilizzare colori diversi per le sezioni della tua email, come nel seguente esempio di Casper, per far risaltare ciascuna sezione.

Fonte immagine : Reallygoodemails.com

Come alternativa, potresti includere grafica che supporti il ​​messaggio che stai inviando nelle tue e-mail, ad esempio il modo in cui lo screenshot sopra utilizza la grafica della nuvola, della luna e delle stelle per supportare la riga dell'oggetto.

Un tocco di colore va bene, purché non interferisca con la comprensione dell'e-mail.

Consistenza

Indipendentemente dal layout e dagli elementi di design che scegli per le tue e-mail, devono essere coerenti in ogni e-mail che invii. La coerenza crea fiducia. E con la fiducia arriva la comunicazione e la volontà di costruire una relazione autentica.

Un design e un layout coerenti della posta elettronica portano i lettori a sapere cosa possono aspettarsi da te. Soddisfare costantemente tali aspettative farà sapere alle persone che possono contare su di te per conversazioni e contenuti e-mail di qualità. Per questo motivo saranno più propensi a continuare ad aprire e interagire con le tue e-mail.

Ciò non significa che non dovresti mai mescolare le cose nel caso in cui le cose diventino obsolete, ma non dovresti inviare progetti radicalmente diversi ogni nuova email.

Crea contenuti e-mail di qualità

Ciò che potrebbe essere più importante del design e del layout della tua email è il suo contenuto. Se le persone aprono le tue email e non c'è nulla che vogliono leggere, prima o poi smetteranno di aprirle e potrebbero persino contrassegnarti come spam.

Pertanto, devi creare contenuti e-mail di qualità che il tuo pubblico di posta elettronica desidera ogni volta.

Stabilisci obiettivi per ogni email

Non dovrebbe mai esserci un momento in cui invii un'e-mail solo perché. Ogni e-mail deve essere intenzionale con un obiettivo definitivo allegato. Esempi di obiettivi e-mail includono:

• Condividere una risorsa
• Indirizzare il traffico verso un altro canale di marketing
• Convincere il lettore a eseguire il tuo CTA
• Presentazione del marchio e delle offerte aziendali
• Ottenere clic sui collegamenti nelle e-mail

Avere un obiettivo per ogni email ti rende più intenzionale nel contenuto che scrivi per quell'email. Ad esempio, supponiamo che l'obiettivo sia presentare le tue offerte commerciali a un lead. Parlerai di queste offerte in tutta l'e-mail e ti collegherai anche alla pagina del prodotto del tuo sito web per mostrare ciò che ti rende unico. Potresti anche terminare la tua email con un CTA che indirizza il traffico verso un prodotto specifico.

Stabilisci obiettivi per ogni email per assicurarti di creare contenuti con intenzione.

Crea ogni volta un oggetto accattivante

Non puoi iniziare a costruire relazioni con persone via email se non aprono mai le tue email. È qui che entra in gioco un oggetto allettante. Un oggetto accattivante è spesso ciò che convince le persone ad aprire un'e-mail. Ecco un esempio:

Innanzitutto, stai lontano dai titoli click-bait. Questi sono titoli che attirano l'attenzione ma non hanno nulla a che fare con il contenuto dell'e-mail. Potresti convincere le persone ad aprire la tua email ma non interagiranno con essa quando scoprono che non si tratta di ciò che dice l'oggetto. "Prendi pizza gratis" sarebbe davvero un apriscatole per e-mail, ma se non c'è niente che riguardi la pizza, le persone probabilmente si inaspriranno nei confronti del tuo marchio.

La riga dell'oggetto dovrebbe essere indicativa dell'argomento dell'e-mail. Dovrebbe usare parole potenti, ovvero parole e frasi che evocano una forte risposta emotiva, come “guadagna di più”, “esclusivo”, “proibito” o “abbagliante”.

Infine, assicurati che le righe dell'oggetto non siano troppo lunghe. Attira i tuoi iscritti con il minor numero di parole possibile.

Mantienilo semplice

Parlando di poche parole, il corpo della tua email dovrebbe essere semplice e conciso. È improbabile che le persone che ricevono le tue e-mail le leggano se sono lunghe e articolate con paragrafi enormi e senza immagini.

Ma lo faranno se l’e-mail è breve, facile da capire e contiene un messaggio chiaro. Mantieni ogni email semplice ed esprimi il tuo punto di vista con il minor numero di parole possibile.

Personalizza le tue email

È naturale voler inviare un'e-mail generica alle persone, soprattutto quando si hanno molte e-mail da inviare contemporaneamente. Ma sfortunatamente, questo non ti darà la connessione che stai cercando.

Devi prenderti il ​​tempo per personalizzare le tue email. Le persone hanno bisogno di avere la sensazione che tu sappia cosa sta succedendo. Hanno bisogno di avere la sensazione che qualunque cosa tu stia inviando loro sia stata creata appositamente per loro e per nessun altro. Li fa sentire speciali. E questo, a sua volta, li ispira a darti una possibilità.

Vai oltre il nome quando personalizzi le tue e-mail. Incorpora dettagli sui loro interessi e per cosa stanno cercando di trovare una soluzione.

Ad esempio, supponiamo che tu stia inviando un'e-mail a qualcuno per la prima volta per presentarti. Salutali prima per nome e poi fai loro una domanda su un problema che hai sentito che stavano avendo con la loro azienda. Se puoi dire che una connessione reciproca lo ha portato alla tua attenzione, ancora meglio.

La personalizzazione gioca un ruolo significativo nell’aprire le linee di comunicazione e stabilire la fiducia per far crescere la relazione.

Ovviamente, quando invii migliaia di email a un elenco completo di abbonati per annunciare un nuovo prodotto o servizio, non puoi personalizzarle ciascuna. Ciò rende importante personalizzare ciò che puoi, dove puoi.

Includi recensioni e testimonianze

Uno dei tuoi obiettivi principali per la tua strategia di sensibilizzazione via email è probabilmente quello di far crescere la reputazione e la consapevolezza del tuo marchio. Quale modo migliore per farlo se non incorporare recensioni, riferimenti e testimonianze nelle tue e-mail?

Stai cercando di far crescere i tuoi rapporti con le persone nella tua lista e-mail. Ma ancora una volta, è necessario stabilire una certa credibilità e fiducia nei loro occhi per realizzarlo. Mostrare loro un feedback autentico da parte dei clienti dà loro un'idea della reputazione del tuo marchio. Sono più propensi a credere che persone reali condividano resoconti autentici delle loro esperienze più di ogni altra cosa.

Quindi, utilizza testimonianze e recensioni nelle e-mail dove è appropriato. Ad esempio, potresti incorporare recensioni video dai social media nelle tue e-mail su prodotti specifici. In alternativa, puoi acquisire testimonianze dal tuo sito Web e incorporarle nelle tue e-mail.

Incorpora contenuti visivi

Ci saranno momenti in cui una semplice email composta da tutto il contenuto scritto sarà il modo migliore per comunicare con un destinatario. Tuttavia, incorporare le immagini quando ha senso è importante.

Come accennato in precedenza, le persone sono attratte dai contenuti visivi. Ci vuole meno intelligenza per assorbire le immagini rispetto al contenuto scritto. Sono anche più belli da vedere. Aggiungi contenuto visivo per suddividere il contenuto scritto e aggiungere fascino alle tue e-mail.

Tieni presente che qualsiasi contenuto visivo che utilizzi dovrebbe supportare il tuo messaggio scritto. Anche se utilizzi un'immagine stock, assicurati che corrisponda al messaggio che stai trasmettendo nella tua email. Assicurati che sia formattato correttamente in modo che venga caricato e visualizzato correttamente quando l'e-mail viene aperta.

Il tempismo è importante nella sensibilizzazione via e-mail

Potresti avere i migliori contenuti email al mondo, ma non avrà importanza se non invii le tue email al momento giusto. Qual è il momento giusto dipende dalle persone a cui invii le tue email.

Ad esempio, se il tuo destinatario lavora dalle 9 alle 5, inviargli un'e-mail alle 9 non ha senso. Inviarlo alle 7 del mattino, quando probabilmente stanno facendo colazione e controllano la posta elettronica, è molto meglio.

Inoltre, presta attenzione alla frequenza con cui invii le email. Uno al giorno può essere fastidioso per le persone, ma due alla settimana sono più facili da accettare.

Fai riferimento alla ricerca che hai fatto sul tuo pubblico di posta elettronica sopra per capire quando dovresti inviare email e con quale frequenza.

Passaggi per creare una comunicazione efficace via e-mail

Probabilmente ti starai chiedendo come appaiono tutti questi consigli messi insieme. Ecco una guida lineare passo dopo passo per una comunicazione efficace via e-mail:

1. L'oggetto accattivante viene visualizzato per primo nella parte superiore della tua email.
2. Saluta l'abbonato per nome per avviare l'e-mail.
3. La prima riga dovrebbe essere una domanda o un'affermazione personalizzata (per quanto possibile dato il volume che stai inviando) che convinca l'abbonato a leggere di più.
4. Spostati nel punto della tua email nel corpo.
5. Utilizza paragrafi brevi, non più di 4.
6. Aggiungi un elemento grafico o un colore per migliorare il messaggio della tua email.
7. Termina la tua email con un CTA che dice agli abbonati cosa vuoi che facciano dopo.

Padroneggiare l'arte della comunicazione tramite posta elettronica è un progetto in corso. Tuttavia, ciò non significa che non sia possibile accelerare la comunicazione efficace e la costruzione di relazioni tramite la posta elettronica. Usa i suggerimenti qui sopra per guidarti.