Servizi di consegna elettronica, come scegliere quello giusto

Per definire il concetto di “Servizio Elettronico di Consegna” è utile fare riferimento al contesto normativo che lo definisce dal punto di vista normativo e operativo.

Ci riferiamo al Regolamento Europeo 910/2014 noto comeeIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), con i suoi ultimi aggiornamenti, che sono al centro di questo articolo del nostro blog.

Secondo il regolamento eIDAS, i servizi di consegna elettronica consentono la trasmissione elettronica di dati tra terzi e forniscono prove relative al trattamento dei dati trasmessi, inclusa la prova che i dati sono stati inviati e ricevuti, e proteggono i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto, danneggiamento o modifica non autorizzata.

Attenzione, però, a una specifica fondamentale: il regolamento eIDAS individua due forme di servizi di consegna elettronica:

1) ERDS : servizi elettronici di consegna raccomandata

2) QERDS : servizi elettronici qualificati di consegna raccomandata

Approfondiremo le differenze tra questi due tipi di servizi nella prossima sezione.

Passiamo poi alla PEC italiana , strumento sempre più diffuso e molto utilizzato;ci chiederemo: come si inserisce PEC nel più ampio quadro europeo?

E quali sono i casi e gli scenari in cui è utile e vantaggioso utilizzare ERDS o QERDS ?

Dedicheremo, infine, un'ultima sezione alle opportunità che i servizi di consegna telematica aprono ad imprese e professionisti, al di là degli obblighi e degli adempimenti.

Affronteremo ogni passo dopo passo.

ERDS o QERDS: quali sono le differenze?

Torniamo al regolamento eIDAS: gli articoli che riguardano i servizi elettronici di consegna raccomandata (ERDS) e i servizi elettronici qualificati di consegna raccomandata (QERDS) sono gli articoli 43 e 44.

Non riprodurremo integralmente il regolamento (puoi consultarlo qui), ma citeremo semplicemente i passaggi che si concentrano sui requisiti soddisfatti dai servizi di recapito elettronico qualificati (QERDS) e sui requisiti che li distinguono dagli ERDS. In sintesi essi:

a) sono forniti da uno o più prestatori di servizi fiduciari qualificati;

(b) garantire l' identificazione del mittente con un elevato livello di sicurezza;

(c) garantire l' identificazione del destinatario prima della trasmissione dei dati;

d) proteggere l'invio e la ricezione dei dati mediante una firma elettronica avanzata o un sigillo elettronico avanzato di un prestatore di servizi fiduciari qualificato al fine di escludere la possibilità di modifiche non rilevabili dei dati;

(e) indicare chiaramente eventuali modifiche ai dati al fine di trasmetterli o riceverli al mittente e al destinatario dei dati;

(f) indicare la data e l'ora di invio e ricezione e le eventuali variazioni dei dati mediante validazione temporale elettronica qualificata.

In sintesi, un punto centrale per i servizi di recapito elettronico qualificato (QERDS) è la certezza dell'identità di mittente e destinatario e l'uso congiunto di una firma elettronica avanzata (o di un sigillo elettronico).

Il tutto garantito da un Trust Service Provider qualificato.

Come si inserisce la PEC in questo quadro?

La PEC , innanzitutto, è uno strumento italianoche è stato sviluppato prima dell'emanazione del regolamento eIDAS e che non soddisfa pienamente i requisiti definiti dalla normativa europea. È uno strumento che – per necessità – dovrà percorrereun percorso di evoluzione.

Questo è ciò di cui parleremo nella prossima sezione.

Il caso tutto italiano della PEC

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento che tutti conosciamo ed è ormai entrata a far parte della nostra quotidianità.

Secondo gli ultimi dati disponibili, in Italia sono oltre 14 milioni gli indirizzi PEC attivi (agid.gov.it).

L'impennata dell'utilizzo della PEC è stata molto forte, soprattutto negli ultimi anni; una decisa accelerazione in tal senso si è avuta nel periodo emergenziale innescato dalla pandemia.

Questa accelerazione non è stata un caso isolato, ma parte di un trend che ha coinvolto altre implementazioni legate alla dematerializzazione e alla digitalizzazione (si pensi, ad esempio, al caso di SPID).

Inoltre, la PEC è attualmente utilizzata anche come Domicilio Digitale (e, ricordiamo, dal 1° ottobre 2020 è obbligatorio per le imprese e i professionisti comunicare il proprio Domicilio Digitale).

Come abbiamo accennato, però, la PEC è unica per l'Italia. La sua inclusione nel contesto dei servizi di recapito elettronico europei non è ancora ottimale.

La PEC, infatti, è priva di molte delle caratteristiche individuate dal legislatore europeo per i servizi di recapito telematico certificato e di recapito certificato qualificato. Ad esempio, la PEC non consente l'identificazione del mittente e del destinatario della comunicazione, né richiede una validazione temporale qualificata.

Soprattutto, la PEC è valida solo in Italia e non in Europa. Inoltre, le comunicazioni tramite PEC hanno pieno valore legale solo se avvengono tra due caselle di posta elettronica certificata.

Tuttavia, è già iniziato il processo di evoluzione della PEC (con conseguente aggiornamento degli standard ETSI) affinché possa soddisfare i requisiti europei per i servizi di consegna elettronica certificati qualificati.

Questo percorso, ovviamente, non può essere istantaneo e richiede un processo non immune da questioni legislative e tecnologiche.

(Scopri di più sull'evoluzione della PEC e su quella che viene spesso definita "PEC europea" in questo post dal nostro blog.)

Ora, al di là degli scenari futuri, comprendiamo i vantaggi derivanti dall'utilizzo dei sistemi SERC e SERCQ.

I vantaggi dell'utilizzo di ERDS e QERDS

Andiamo dritti al punto.

I primi e più intuitivi vantaggi dell'utilizzo dei servizi elettronici di consegna raccomandata sono legati alla sicurezza e all'affidabilità.

Fondamentali , da questo punto di vista, sono glielementi giuridici : le comunicazioni effettuate attraverso i servizi telematici di recapito costituiscono un prezioso elemento di prova da utilizzare in caso di contenzioso. Rappresentano, quindi, uno strumento utile per ottenere la piena tracciabilità delle comunicazioni e delle notifiche inviate,anche quando tali comunicazioni sono indirizzate a più destinatari.

Si tratta di aspetti estremamente delicati che comportano una serie di conseguenze molto importanti.

Ma non è tutto.

Affidandosi ad aziende specializzate come Doxee, le comunicazioni non solo vengono erogate attraverso un Qualified Trusted Service Provider, ma possono essere veicolate anche attraverso un'ampia gamma di canali.

Non solo email raccomandate , ma anche SMS registrati(con i vantaggi in termini di familiarità da parte dei destinatari, semplicità e immediatezza: il tutto con piena tracciabilità delle transazioni da parte del mittente).

C'è poi lo strumentoeDelivery , che consente di certificare la consegna e l'apertura dei documenti mediante l'emissione di prove documentali.

In questo caso il destinatario riceve una PEC o un sms contenente un link di accesso ai documenti a lui destinati. Questo passaggio consente di raccogliere e tracciare l'intenzione del destinatario di accedere a documenti riservati attraverso un collegamento personalizzato.

Ed ecco un tema chiave e fondamentale da tenere sempre presente: la personalizzazione .

Non solo obblighi e sicurezza: le opportunità dei servizi di recapito elettronico

Gli obiettivi primari dell'introduzione dei servizi di consegna elettronica a livello europeo sono nei settori della sicurezza e dell'affidabilità delle comunicazioni, della trasparenza e del valore legale nel contenzioso.

Tutto questo è fondamentale.

Ma possiamo andare ancora oltre e guardare alle opportunità, altrettanto decisive per le imprese.

Questi aspetti hanno a che fare, prima di tutto, con l'esperienza utente del cliente ;qui le parole chiave sono: semplicità, velocità e trasparenza.

Non solo: c'è anche la vasta questione che ha a che fare con la raccolta, la gestione e l'analisi dei dati delle tue comunicazioni.

La gestione di queste informazioni è particolarmente complessa, trattandosi di informazioni provenienti da più canali.

Affidarsi agli strumenti di Consegna Elettronica Certificata forniti da aziende come Doxee permette di gestire in modo semplice e completo questa enorme mole di processi e relativi dati.

Questi dati, a loro volta, si trasformano in una risorsa da sfruttare per migliorare i propri processi e affinare sempre più la conoscenza della propria clientela.

Lo step finale è questo: migliorare la conoscenza dei propri clienti significa avere la possibilità di migliorare continuamente le proprie comunicazioni, rendendole sempre più a misura di destinatario, e quindi sempre più efficaci.

Questo è il punto di svolta della personalizzazione di cui abbiamo parlato.

Insomma: tutto è connesso in un circolo virtuoso. Maggiore sicurezza e affidabilità. Rispetto degli standard europei sempre più in via di definizione. Valore legale. Comunicazione migliorata (o meglio, comunicazioni diverse). I vantaggi sono enormi; e l'ottica è win-win, per le aziende ei loro clienti.