Tutto sul sistema di gestione degli ordini eCommerce (OMS)

Ora qualsiasi piccolo negozio online sogna di diventare un mercato. Ma nel processo di crescita sorgono problemi di scalabilità che richiedono l'automazione del sistema. Una di queste difficoltà è il meccanismo di controllo degli ordini. E quando la contabilità Excel inizia a causare diversi problemi, viene sostituita dai sistemi di gestione degli ordini (OMS). Le statistiche di Forrester prevedono che la spesa globale per il software OMS salirà a circa 1,9 miliardi di dollari entro il 2026. Questo articolo discuterà cos'è un sistema di gestione degli ordini (OMS) e perché i negozi online non possono funzionare senza di essi.

Problemi con la gestione degli ordini nella maggior parte dei negozi online di e-commerce

La gestione di grandi volumi di ordini in un negozio online senza un sistema di gestione degli ordini e-commerce (OMS) presenta alcune sfide. I problemi principali sono i seguenti:

• Errori banali e frodi possono essere creati con un coordinamento confuso tra i reparti. Il costante trasferimento di un ordine da una mano all'altra chiaramente non favorisce un lavoro responsabile del personale.
• Mancanza di supervisore generale della transazione. Un dipendente vede solo una delle fasi dell'elaborazione dell'ordine. In questo caso, nessuno ha una visione d'insieme del sistema. Una logica comune scollegata può portare alla ridondanza delle azioni, all'aumento dei costi e alla riduzione della soddisfazione media del cliente per il servizio.
• La mancanza di capacità di sincronizzare la spedizione, la consegna e le esigenze minime dei clienti si traduce in costi logistici elevati.
• Difficoltà nel gestire situazioni non di routine . Ad esempio, quando c'è lo smistamento nel magazzino e il prodotto di cui il cliente ha bisogno è effettivamente mancante. È importante che il cliente sia informato tempestivamente e gli vengano offerte diverse opzioni per ulteriori azioni.
• Numero irrazionale di inventario nei magazzini o nei punti vendita per evadere gli ordini. Se il cliente desidera ritirare la merce, può risparmiare sull'imballaggio e sulla spedizione. Senza i sistemi OMS, l'implementazione di tale schema è problematica.

L'implementazione anche dell'OMS di base consentirà all'imprenditore di evitare la maggior parte dei problemi di cui sopra.

Luogo di OMS nello schema di funzionamento del negozio online

Avviare un negozio online di successo senza automatizzarne il lavoro è quasi impossibile. Pianificazione degli acquisti e della pubblicità, contabilità dei resi, calcolo delle entrate/uscite e pagamenti: la gestione di questi processi è ora integrata nelle funzionalità di base del sito o fornita da moduli plug-in.

In genere, il negozio online è automatizzato utilizzando questi sistemi:

• Contabilità merci: PIM
• Lavora con gli ordini: OMS
• Interazione con i clienti: CRM

In questo elenco, il lavoro con gli ordini fornisce profitti all'azienda. Affinché un cliente possa portare profitto, è necessario gestire il magazzino, la logistica, la spedizione, la consegna e altre fasi dell'ordine in modo preciso ed efficiente. I sistemi di gestione degli ordini e-commerce sono creati per questo scopo.

Ciclo di vita dell'ordine

Le fasi dell'ordine dipendono in gran parte dalle specifiche del negozio online. Di seguito è mostrata una catena di stati di base:

1. Creazione dell'ordine : questa fase si forma nell'interfaccia di interazione con il cliente: app mobile, call center, marketplace e altri. Il risultato è un ordine che entra nell'OMS.

2. Pre-elaborazione dell'ordine : questo processo include spesso le seguenti azioni:

• Chiarire la disponibilità della merce dal fornitore o in magazzino
• Coordinamento della composizione finale dell'ordine, se qualcosa è esaurito, può essere sostituito
• Verifica della correttezza dell'indirizzo e della possibilità di effettuare la consegna con il metodo selezionato
• Controllo del pagamento

3. Assemblaggio, imballaggio e indirizzamento : Al termine di questa fase, il negozio online dispone di un pacco imballato con un'etichetta per l'identificazione e la consegna.

4. Consegna : La possibilità di monitorare questa fase viene negoziata con la società di logistica.

5. Risultato della consegna : Pacco ricevuto o restituito.

Un sistema di gestione degli ordini (OMS) dovrebbe consentire di gestire l'ordine per tutto il suo ciclo di vita, dalla formazione dell'ordine all'evasione o al reso.

Varietà di sistemi di gestione degli ordini

Diamo un'occhiata a tutti i modi possibili per gestire gli ordini disponibili per i negozi online.

1. Gestione manuale degli ordini

Se il negozio online è solo un supplemento all'attività principale, la prima volta è possibile inserire manualmente la contabilità degli ordini in Excel e persino in un taccuino. Ma con 2 o 3 ordini al giorno, questa metodologia diventa incredibilmente dispendiosa in termini di tempo.

Il costante mantenimento della pertinenza delle tabelle e l'aggiunta manuale di nuovi ordini a volte porterà a errori. E se il lavoro con i documenti coinvolgerà 2 persone contemporaneamente, i problemi iniziano ad aumentare come una valanga. Pertanto, se il volume delle vendite aumenta o hai assunto lavoratori, non puoi fare a meno dell'automazione della gestione degli ordini.

2. Software speciale per la gestione degli ordini

Questi speciali sistemi di gestione degli ordini si caratterizzano per la loro versatilità. Possono essere collegati contemporaneamente a diversi negozi online costruiti su piattaforme diverse. Tale software fa parte dell'infrastruttura IT dell'azienda e spesso fornisce non solo attività di gestione degli ordini ma anche funzioni di rifornimento automatico.

Gli svantaggi dei software di gestione degli ordini speciali sono l'alto costo della loro manutenzione e possibili errori nella sincronizzazione dei dati.

3. Sistemi ERP con funzionalità di gestione degli ordini

I sistemi ERP sono una soluzione completa per le aziende, che integra quasi tutte le applicazioni contabili di un'azienda: personale, materie prime, contabilità, clienti e altro. L'ERP consente non solo di strutturare i dati, ma anche di regolare i processi aziendali allo stesso tempo.

Naturalmente, la completa automazione di un grande negozio online costerà molti soldi e richiederà anni per essere implementata. Il sistema ERP manifesterà la sua efficacia in termini di costi solo a lungo termine. Nel lavoro di piccoli siti Web, tali sistemi non vengono utilizzati.

Il passaggio da un tipo di OMS all'altro avviene solitamente in modo organico con la crescita della scala aziendale.

Funzionalità del sistema di gestione degli ordini eCommerce (OMS)

L'automazione della gestione degli ordini è multiforme e le sue capacità dipendono in gran parte dalla piattaforma su cui è costruito il negozio online. Consideriamo le caratteristiche essenziali che deve avere un OMS:

1. Ricevere e generare ordini : le aziende utilizzano OMS per automatizzare le richieste di acquisto in entrata attraverso vari canali. Un cliente può ordinare un articolo per telefono, tramite un social network o un negozio online, ma di conseguenza tutte le informazioni vengono raccolte in un unico posto.

2. Gestione dell'inventario : OMS consente di tenere traccia di determinate fasi del movimento delle merci e di pianificare gli acquisti in base a questi dati.

3. Controllo della consegna : l'accesso all'OMS può essere concesso a società 3PL di terze parti, il che consente di garantire la spedizione e determinare sempre il luogo migliore per la spedizione.

4. Gestione dei resi e della garanzia : i sistemi di gestione degli ordini consentono di cancellare la merce, tenere traccia dei pacchi restituiti, rimborsare i soldi e aiutare a completare altri processi.

5. Gestione delle azioni dei manager : un OMS deve essere in grado di rispondere a determinati trigger e generare compiti per il personale. Ad esempio, se una consegna ha più di 2 settimane, la riga dell'ordine diventa rossa e richiede attenzione.

I trigger possono essere utilizzati anche in una situazione di routine. Ad esempio, lo spostamento dell'ordine sullo stato "Pagato" può segnalare al negoziante di iniziare a formare un pacco. Il sistema di trigger riduce la necessità di interazione del personale, risparmiando tempo.

In che modo i negozi di e-commerce risparmiano tempo con OMS?

Considera il classico algoritmo delle azioni di un manager quando lavora in un negozio online non automatizzato:

1. Ricezione degli ordini nel pannello di amministrazione del negozio online
2. Revisione del processo di pagamento in banca
3. Spedizione di merci in software speciale
4. Inserimento di un ordine sul sito Web del servizio di consegna
5. Back-to-back nel pannello di amministrazione e modifica manuale dello stato dell'ordine

Dopo aver implementato un sistema di gestione degli ordini eCommerce completamente funzionante, le operazioni di cui sopra possono essere eseguite in un'unica finestra.

Principali vantaggi dei sistemi di gestione degli ordini e-commerce

Lo scopo di qualsiasi attività commerciale è realizzare un profitto, quindi l'obiettivo finale dell'utilizzo di OMS dovrebbe essere quello di aumentare il reddito. Si ottiene nei seguenti modi:

• L'ottimizzazione della gestione dell'inventario consente di indirizzare i fondi liberati per espandere l'assortimento.

• Migliorare la qualità del servizio clienti e ridurre gli errori di consegna aumenta la probabilità di acquisti ripetuti che possono aumentare le vendite complessive del negozio online.

• Il servizio di più canali di vendita in un'unica interfaccia offre ai clienti più opzioni per l'acquisto e la consegna dei prodotti.

• Riduzione del personale automatizzando i processi e non dover assumere altre persone quando le vendite aumentano.

• Riduzione al minimo dei costi di consegna selezionando l'opzione più economica accettabile per il cliente.

• L'automazione e la sincronizzazione delle informazioni durante l'inserimento dell'ordine evitano errori logici che richiedono molto tempo e risorse umane per essere eliminati.

• L'analisi dei risultati di vendita in termini di condizioni di consegna e pagamento consente di elaborare condizioni più interessanti per i clienti e, in definitiva, di aumentare le vendite.

Il vantaggio finanziario dell'utilizzo di OMS è ovvio, sebbene la loro configurazione iniziale richieda tempo e denaro.

Criteri di selezione per i sistemi di gestione degli ordini eCommerce

Quando si sceglie un OMS per il negozio online, è necessario prestare attenzione ai seguenti fattori:

1. Funzionalità di integrazione : OMS dovrebbe integrarsi perfettamente nella maggior parte delle piattaforme per i negozi online, fornendo una comoda gestione degli ordini. Inoltre, l'applicazione deve supportare lo scambio di informazioni con altri elementi del sito Web: moduli di pagamento, consegna e altro.

2. Multicanalità: è auspicabile che l'OMS possa concentrare le vendite attraverso vari canali: siti web, marketplace, social network e così via. Ciò consente di consolidare tutti i dati in un unico posto e formare un'unica interfaccia per l'analisi.

3. Scalabilità: le dimensioni di un'attività di e-commerce raramente sono stabili. Ecco perché OMS deve consentire l'elaborazione di un flusso di ordini molto più ampio di quello esistente.

4. Previsioni e rapporti: un buon OMS dovrebbe aiutare ad analizzare le vendite e segnalare potenziali problemi. Ad esempio, il sistema può prevedere la carenza di prodotti dopo un certo periodo valutando la dinamica degli stati degli ordini.

5. Automazione: il sistema di gestione degli ordini e-commerce dovrebbe semplificare le operazioni di routine quotidiane e ridurre il numero del personale. Inoltre, l'automazione dovrebbe semplificare le complicate procedure di acquisto, analizzare il resto della merce venduta e formare report regolari.

6. Personalizzazione: l'API del sistema di gestione degli ordini eCommerce dovrebbe essere disponibile per l'integrazione con altri moduli del sito. Dopotutto, nessuno sa quali applicazioni utili devono essere collegate in un mese o un anno di attività del negozio online.

Un OMS efficiente e robusto non è più un lusso ma una necessità nel dinamico mondo dell'eCommerce. I nostri criteri ti aiuteranno a scegliere o sviluppare il miglior sistema di gestione degli ordini e-commerce.

Conclusione

L'automazione della gestione degli ordini è un passo inevitabile che ogni negozio online deve affrontare. Il sistema di gestione degli ordini e-commerce (OMS) svolge un ruolo fondamentale nello snellimento e nell'ottimizzazione del processo di evasione degli ordini per le aziende online. Funge da hub centralizzato che consente una gestione efficiente degli ordini, dell'inventario e dei dati dei clienti, con conseguente miglioramento della soddisfazione dei clienti e maggiore efficienza operativa.