4 modi in cui l'automazione dei documenti può potenziare il tuo business

La gestione dei documenti per sviluppare processi di automazione ML è un'attività complessa. Non è così semplice come fare clic su alcuni pulsanti sul tuo computer! Consiste in numerose attività, ognuna delle quali comporta diversi passaggi che spesso richiedono lavoro manuale. Ciò vale per tutti i tipi di documenti, inclusi moduli d'ordine, proposte di vendita, promemoria e contratti. Capiamo cosa comporta l'automazione dei documenti.

Cos'è l'automazione dei documenti?

L'automazione dei documenti è l'applicazione di flussi di lavoro e sistemi per semplificare le attività relative ai documenti. Queste attività possono includere la generazione, l'invio, il salvataggio, l'archiviazione e l'annotazione di documenti.

Il sistema di automazione dei documenti può presentarsi in varie forme: manualmente o con un'applicazione, una piattaforma o un software in molti casi. Per prima cosa, alcuni strumenti possono avere numerose funzionalità per assistere in varie attività, mentre gli sviluppatori progettano altri strumenti per aiutare con una singola attività relativa al documento. Uno strumento di annotazione del documento, ad esempio, sarà costituito principalmente da funzionalità che consentono di inserire facilmente commenti e osservazioni o note sui documenti durante l'annotazione.

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I modi in cui l'automazione dei documenti può potenziare la tua attività

Una cosa comune a queste piattaforme di etichettatura dei dati è che tutte possono contribuire a far crescere un business, anche se in modi diversi. Ecco quattro modi in cui l'automazione della gestione dei documenti può potenzialmente aiutare la tua azienda:

1. Riduce al minimo la probabilità di errori umani

"Errore umano" si riferisce a un'azione intrapresa da un attore senza volerlo. In parole povere, è un risultato o un errore indesiderato che si verifica a causa dell'imperfezione di un essere umano, da cui il nome.

A causa della frequenza degli errori, alcune persone minimizzano il loro impatto sulle imprese. Tuttavia, è necessario tenere presente che è uno dei motivi delle scarse prestazioni di un'azienda. Infatti, secondo un rapporto di analisi di Marketwire, gli errori umani sono costati alle imprese del Regno Unito e degli Stati Uniti un totale di 37 miliardi di dollari nel 2008.

Per dare un'idea migliore dell'impatto degli errori umani, di seguito sono riportati alcuni esempi di errori umani che coinvolgono specificamente attività relative ai documenti:

• Quando un dipendente digita informazioni sbagliate in un documento , può portare a fraintendimenti che il personale deve poi chiarire. Di conseguenza, può portare a tempi di transazione più lunghi, riducendo il numero di transazioni al giorno.
• Quando un dipendente invia il documento all'indirizzo e-mail o al luogo sbagliato , può verificarsi una fuga di dati. Una perdita di dati comprometterà quindi la sicurezza della tua attività.
• Quando un dipendente elimina accidentalmente il documento , dovrebbe elaborarlo di nuovo. Invece di lavorare su una nuova attività, il dipendente trascorrerà le proprie ore limitate sulla stessa attività che avrebbe potuto portare a termine molto tempo fa, riducendo la produttività.

Sebbene lo scenario sia diverso, tutti questi fattori indicano un fatto: gli errori umani riducono gli indicatori chiave di prestazione o KPI e ciò può essere dannoso per il business. Sfortunatamente, non è possibile eliminare completamente la probabilità di errori umani. Dopotutto, "sbagliare è umano", ma è esattamente quello che dovresti cercare. Piuttosto che fare affidamento sugli umani, puoi fare affidamento sui sistemi.

Un sistema di automazione dei documenti o un flusso di lavoro elimina la necessità di input umani, consentendo di ridurre drasticamente o addirittura eliminare la probabilità di qualsiasi tipo di errore umano.

2. L'automazione può massimizzare la sicurezza dei documenti

Il ciclo di vita del documento rappresenta le diverse fasi che un documento deve attraversare dalla sua creazione all'eventuale eliminazione o, in alcuni casi, "archiviazione". Il ciclo di vita può variare da un documento all'altro, ma dovrebbe consistere nelle seguenti cinque fasi:

Generazione di documenti

Questo è anche noto come creazione del documento, ovvero quando il sistema crea il file sul computer. Il documento in genere inizia come una copia del modello.

Assemblaggio documenti

Questo è quando il sistema assembla i dati o gli input necessari come nomi, date e numeri per trasformare la copia del modello in un documento unico.

Archiviazione documenti

Questo è quando il sistema trasferisce il documento completato a un destinatario, come un cliente o un cliente. Inoltre, sposta il documento in un archivio sicuro, in genere un archivio cloud in un server sicuro o in una posizione di archiviazione all'interno del sistema stesso.

Gestione documenti

Ciò comporta l'organizzazione di un gran numero di documenti per garantire che l'utente possa trovare facilmente i documenti che sta cercando all'interno del sistema, se necessario.

Archivio documenti

L'archiviazione o lo smaltimento del documento è la fase in cui devi decidere se eliminare completamente il documento o semplicemente archiviarlo. Questa fase è facoltativa ed è necessaria solo se il documento non è più necessario e/o se la sua esistenza può portare a problemi.

Non importa quanto sia efficiente il tuo flusso di lavoro, ci sarà sempre un divario tra ciascuna di queste fasi. Ad esempio, ci sarà un intervallo tra il momento in cui crei il documento e il momento in cui lo trasferisci in un luogo di archiviazione sicuro. E quel divario può servire come un'opportunità per gli hacker di entrare nel tuo sistema e rubare il documento, in particolare i suoi dati. Gli esperti chiamano questa tecnica intercettazione dei dati, in cui l'hacker intercetta i dati durante la trasmissione.

È una tecnica efficace principalmente perché i dati sono più vulnerabili durante la trasmissione a meno che non abbiano una sorta di crittografia dei dati. Questo è essenzialmente ciò che offre l'automazione dei documenti.

Velocità e sicurezza sono due delle principali caratteristiche dei sistemi di automazione documentale. Possono superare le cinque fasi del ciclo di vita del documento senza dare ai criminali informatici il tempo di rubare i tuoi dati. La maggior parte delle piattaforme dispone anche di una tecnologia di crittografia in caso di violazione dei dati, garantendo sostanzialmente che i tuoi documenti e i dati in essi contenuti rimangano al sicuro.

Poiché un singolo attacco informatico può costare a una piccola impresa fino a $ 38.000 USD, impedire che si verifichino può fare molto per aiutare la tua azienda in quanto può ridurre al minimo le potenziali perdite.

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3. Aumenta il morale, la soddisfazione e la produttività dei dipendenti

La gestione dei documenti è un lavoro ripetitivo e che richiede tempo. Devi riempire dozzine di campi, copiare e incollare informazioni sull'azienda e verificare la presenza di errori, tra le altre cose. Sebbene non sia immediatamente evidente, il flusso di lavoro monotono richiesto dalla gestione dei documenti alla fine abbasserà il morale, la soddisfazione e, alla fine, la produttività dei dipendenti.

Puoi attribuire questo fatto a molti fattori, ma accade principalmente perché non provano un senso di realizzazione da ciò che fanno per vivere. Ciò è particolarmente vero per gli impiegati. L'automazione dei documenti ti consente di eliminare quelle attività ripetitive quando inizi a fare affidamento su una piattaforma automatizzata per le attività relative ai documenti. Questo può portare a due vantaggi principali.

Per cominciare, ti consente di utilizzare meglio i talenti e le competenze dei tuoi dipendenti, il che a sua volta aumenta la redditività. In secondo luogo, è più probabile che provino un senso di realizzazione poiché non sono impegnati in attività che non tutti possono svolgere, massimizzando la loro produttività.

Gli studi dimostrano anche che l'utilizzo di software, sistemi o qualsiasi altra tecnologia per le operazioni aziendali può attrarre talenti esperti di tecnologia che possono rappresentare una grande risorsa per la tua azienda.

4. L'automazione dei documenti ti fa risparmiare tempo

La frase "il tempo è denaro" si applica a molte situazioni, ma è doppiamente vera quando si tratta di gestire un'impresa. Il tempo è un fattore che contribuisce alle entrate di un'azienda.

Prendi un'azienda di pittura, per esempio. Anche se hai un migliaio di clienti, non è possibile guadagnare milioni di dollari da solo durante la notte. Questo perché, proprio come i soldi, il tuo tempo è limitato.

Ecco perché gli imprenditori assumono dipendenti. È un modo eccellente per prolungare il tempo che l'azienda può impiegare per generare entrate. Tuttavia, ci sono altri modi per prolungare il tuo tempo. In particolare, puoi trovare modi per ridurre al minimo il tempo necessario per eseguire determinate attività.

Utilizzando l'esempio precedente di un'azienda di verniciatura, invece di scrivere preventivi manualmente, il proprietario può invece utilizzare un'app per preventivi. Può costare denaro, ma può trasformare un'attività di 10 minuti in un'attività di 1 minuto, dando al proprietario più tempo da dedicare ad altre questioni. Questa è una delle idee principali alla base dell'automazione dei documenti, per trasformare le attività che richiedono tempo in attività rapide.

Esempi:

Di seguito sono riportati alcuni esempi di modi in cui un sistema di automazione dei documenti può farti risparmiare tempo:

• Può inserire le informazioni della tua azienda dove necessario.
• Può inserire la data corrente nei campi appropriati.
• Può verificare la presenza di errori grammaticali e ortografici (ideale per documenti legali).
• Può cercare incoerenze tra diversi tipi di dati (ad esempio, quando si calcola il costo totale di prodotti e servizi resi in preventivi o stime).

Per quanto ovvio possa essere un vantaggio, le persone tendono a minimizzare l'importanza di risparmiare tempo in un'azienda. Ma è importante ricordare che gli strumenti di automazione possono far risparmiare a un'azienda milioni di dollari risparmiando tempo. Non c'è motivo per non credere che l'automazione dei documenti possa fare lo stesso. Dopotutto, è uno strumento di automazione e uno dei più utili.

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Pensieri di chiusura

È innegabile che l'automazione dei documenti sia una tecnologia estremamente utile per un'azienda. Ma proprio come la maggior parte dei sistemi, presenta le sue sfide. Per cominciare, non è facile da implementare, in quanto richiede competenze e tecnologie specifiche per stabilirsi correttamente. Inoltre, la configurazione completa può richiedere diversi giorni o addirittura settimane. Tuttavia, una volta che lo fai, i benefici che puoi raccogliere sono incomparabili a queste sfide. In breve, è sicuramente un investimento utile.

Riferimenti

1. Centro internazionale per il commercio e lo sviluppo sostenibile. "Perché dovresti considerare il costo dell'errore umano." https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. "Eliminare il lavoro ripetitivo può aumentare la produttività". Automatic Data Processing, Inc., 18 luglio 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. "Intercettazione e furto di dati: 7 metodi per proteggere i tuoi dati". Tech Arbiters, 7 settembre 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Vertice. "Le aziende americane risparmiano oltre 10 milioni di dollari all'anno, semplicemente automatizzando questi processi". 10 maggio 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.