Digital Transaction Management: tutti i documenti che puoi dematerializzare

Il termine “Digital Transformation” è un'espressione che si sente ripetere ovunque, nei campi e nei contesti più diversi. È anche praticamente uno slogan senza alcun significato operativo.

Al contrario, qualsiasi attività è e deve essere il regno dell'operabilità . La rivoluzione digitale, quindi, deve sempre tradursi in un concreto miglioramento dei processi, semplificazione, risparmio, ampliamento delle opportunità, e un reale cambio di mentalità all'interno dell'azienda , a tutti i livelli. In altre parole: la “trasformazione digitale” deve diventare “ maturità digitale ”.

E un passo fondamentale, molto concreto e indispensabile in questa maturità sono i sistemi di Digital Transaction Management (DTM).

DTM è una categoria molto diversificata di servizi creati per gestire le transazioni basate su documenti in modo digitale e tramite il cloud computing .

Il campo è davvero vasto, come puoi immaginare: dalle transazioni elettroniche al trasferimento di documenti (all'interno o all'esterno dell'azienda); da certificazioni, autenticazioni e archivi dematerializzati ; dalle firme elettroniche , agli aspetti legali del “ non ripudio ”, alla co-navigazione tra azienda e cliente…e tanto altro.

Alla domanda “ quali documenti posso digitalizzare grazie alle soluzioni DTM ?”, la risposta è molto semplice: “ potenzialmente tutti ”.

In questo post, tuttavia, abbiamo deciso di isolare 3 aree specifiche che riteniamo centrali per il funzionamento quotidiano di un'azienda e dei suoi flussi operativi e che coprono un ambito il più ampio possibile. Ci riferiamo all'archiviazione , autenticazione e firme elettroniche dei documenti e, infine, a tutto ciò che riguarda i flussi documentali interni all'interno dei reparti HR .

Diciamolo subito: sono tre lati decisivi che hanno molti punti di sovrapposizione e di integrazione (termine che dobbiamo sempre tenere a mente quando si parla di digitalizzazione!).

Prima di analizzare questi tre punti, tuttavia, esaminiamo rapidamente i vantaggi e le offerte di Digital Transaction Management . Questo è ciò che faremo nella prossima sezione.

I vantaggi delle offerte di Digital Transaction Management

Ci sono numerosi vantaggi e opportunità che derivano dalla più ampia implementazione dei sistemi DTM. Raccogliamoli attorno ad alcuni punti principali:

1. Risparmio sui costi : grazie alla riduzione dei costi di stampa, spedizione, archiviazione e certificazione (e relativo personale impiegato).

2. Risparmio di tempo : un aspetto intuitivo quando si tratta di passare dall'analogico al digitale. Basti pensare alla differenza, ad esempio, tra inviare e firmare un contratto via mail e farlo in digitale, da remoto, invece. Attenzione: il risparmio di tempo non è solo per l'azienda e i suoi dipendenti, ma anche per il cliente, e questo è fondamentale quando si tratta di reputazione, esperienza del cliente e fidelizzazione.

3. Maggiore sicurezza : con il DTM si riducono i rischi legati alla conservazione di documenti fisici, alla perdita o danneggiamento durante i trasferimenti, alla manipolazione, alla fuga o alla perdita di dati in genere. Tutto rimane sempre perfettamente tracciabile, recuperabile e verificabile, in modo rapido e intuitivo. Naturalmente, questo è vero quando l'infrastruttura è basata su cloud.

4. Flessibilità e scalabilità : due caratteristiche che derivano direttamente dall'architettura di Cloud Computing su cui sono sempre costruiti i sistemi DTM. Queste caratteristiche sono essenziali per superare le sfide dell'ecosistema odierno, così fluido e accelerato, e dove è fondamentale evitare intoppi e colli di bottiglia.

5. Integrazione con i sistemi CRM e CCM : questo è assolutamente centrale. Un'azienda paperless è un'azienda più efficiente, riduce gli sprechi, ottimizza i costi, opera più velocemente e rende i suoi processi interni più intelligenti. Ma soprattutto è un'azienda in grado di offrire ai propri clienti la migliore Customer Experience.

Quanto sono importanti le soluzioni DTM in questo senso? I risultati di una ricerca commissionata da Forrester ci dicono:

• Il 32% delle persone che ha abbandonato contratti di chiusura, accordi e transazioni lo ha fatto perché scoraggiato da procedure cartacee e manuali (fonte: docusign.co.uk).

Chiudiamo questa sezione con un altro dato che dimostra la crescente importanza dei sistemi DTM in tutti gli ecosistemi produttivi:

• nel 2021, il mercato globale della gestione delle transazioni digitali è stato valutato a 8,04 miliardi di dollari. Dal 2022 al 2030, si prevede una crescita media annuale del 25,5% (CAGR) (fonte: grandviewresearch.com).

Come promesso, affronteremo le tre parti che abbiamo menzionato, a cominciare dal tema dell'archiviazione dei documenti.

1. Archiviazione documentale dematerializzata

Il punto di partenza per un'impresa paperless non può che essere un sistema di archiviazione digitale. Senza queste fondamenta, il resto dell'architettura non può reggere. Attenzione, però: la dematerializzazione è un concetto che va oltre la semplice digitalizzazione dei documenti .

Attraverso i processi di dematerializzazione, i documenti cartacei possono essere completamente eliminati, in quanto le controparti digitali assumono pieno valore legale e probatorio . Si tratta di una differenza dal valore legale delicato e importantissimo. Quali sono i vantaggi del documento dematerializzato rispetto al documento analogico? Ci sono molti.

Ancora una volta, è una questione di efficienza e di risparmio di tempo e denaro . C'è poi un aspetto importante relativo alla facilità di ricerca , non solo relativa all'intero documento, ma anche a parti di esso (supponendo che il processo di passaggio al documento dematerializzato sia stato condotto nel miglior modo possibile). Poi pensa a tutto ciò che riguarda la condivisione , l'immediatezza, la multicanalità e la trasparenza.

Insomma, è tutta una serie di vantaggi molto evidenti e intuibili. Vogliamo però soffermarci su un aspetto meno immediato, ma forse il più decisivo.

Un archivio smaterializzato si trasforma in una miniera di dati inestimabili . Dati che, come si dice spesso, sono il vero patrimonio di un'azienda moderna. Qui, infatti, le informazioni sul funzionamento dei processi interni e, soprattutto, sui rapporti con fornitori e clienti, restano archiviate e sempre prontamente disponibili.

Avere queste informazioni, saperle interpretare in modo automatico e intelligente e prendere decisioni partendo da queste conoscenze è il segreto per aumentare l'efficienza e migliorare continuamente i rapporti con i propri clienti .

2. Autenticazioni e firme digitali

Identificazione e autenticazioni sono il presupposto per tutto ciò che riguarda la gestione dei documenti digitali.

È qui che entrano in gioco con grande importanza la sicurezza, il rispetto delle normative vigenti , e tutto ciò che riguarda la compliance , in generale. E qui emerge l'importanza di affidarsi a società specializzate per la gestione di queste aree al fine di ridurre ogni tipo di rischio, ottimizzando al contempo l'efficienza dei sistemi messi in atto. Ma stringiamo il cerchio attorno a uno degli strumenti più diffusi e indispensabili: la firma elettronica .

È il Codice dell'amministrazione digitale che disciplina le diverse tipologie di firma elettronica, che sono le seguenti:

• la Firma Elettronica Semplice (SES);
• la Firma Elettronica Avanzata (AES) secondo le norme tecniche in materia di cui al Titolo V artt. 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013;
• la firma con l'identità digitale sicura SPID secondo le Linee Guida AgID di riferimento;
• la firma digitale o la firma elettronica qualificata ;
• la firma autenticata alla presenza di un notaio o di un pubblico ufficiale ai sensi dell'articolo 25 del CAD.

Non perdiamoci in eccessivi tecnicismi. C'è però un aspetto che vorremmo sottolineare: se ti affidi a servizi di firma elettronica come quello offerto da Doxee , uno dei vantaggi più evidenti è la possibilità di integrazione con altre soluzioni di Digital Transaction Management.

Il servizio di firma elettronica di Doxee, infatti, è facilmente integrabile con altri prodotti come fatturazione elettronica, archiviazione digitale standard, ma anche con sistemi CRM e CCM.

In breve, non si tratta solo di conformità ai requisiti legali; si tratta di costruire un processo di onboarding digitale completo che combini la conformità normativa con un'esperienza cliente e utente di alto livello.

3. Processi interni e dipartimenti HR

Qui veniamo all'ultimo lato relativo alle soluzioni di gestione delle transazioni digitali che riteniamo sia essenziale isolare. Dopo l'archiviazione dematerializzata e la relativa autenticazione per le firme digitali, vogliamo concentrarci sui flussi documentali interni all'azienda .

In questo campo, l'obiettivo primario per un'azienda efficiente e contemporanea è quello di non stampare più i contratti di lavoro , in tutte le loro diverse e molteplici forme, su carta : dall'assunzione, alla gestione del rapporto, alla sua risoluzione. Ma non solo: c'è anche tutta la parte burocratica che riguarda le richieste di ferie, permessi, infortuni, malattie, rimborsi spese e così via. Si tratta di una materia molto complessa e delicata, dove possono essere in agguato rischi, anche criminali, imprevisti , ma anche – potenzialmente – enormi perdite di tempo .

Fortunatamente, la gestione dematerializzata e professionale di questi flussi interni mitiga notevolmente questi rischi e, allo stesso tempo, riduce drasticamente il tempo dedicato a queste attività.

Un documento dematerializzato deve, tuttavia, garantire alcuni requisiti imprescindibili:

• consentire l'identificazione certa della provenienza e della paternità del documento stesso ;
• garantire l'immutabilità e l'integrità ;
• collegare in modo univoco una specifica manifestazione di volontà in relazione a un documento alla persona che ha espresso tale volontà attraverso una procedura informatica (denominato firmatario o titolare della firma);
• consentire l'adesione del firmatario al contenuto del documento cui è associata la firma (anche qui ritorna lo strumento indispensabile della firma elettronica).

In breve: gli obblighi, i regolamenti e le procedure delicate devono essere seguiti con molta attenzione per evitare qualsiasi problema. Le soluzioni di gestione delle transazioni digitali aiutano a gestire tutto questo nel modo più sicuro, agile e trasparente.

Tuttavia, sottolineiamolo ancora: insieme a tutti questi obblighi arrivano anche le occasioni da cogliere . Queste opportunità includono il risparmio (di tempo e denaro), una maggiore efficienza e il miglioramento dei rapporti dell'azienda con dipendenti, collaboratori e clienti.

Su questa base si fondano i prodotti Paperless Experience di Doxee, che rispondono alle esigenze di dematerializzazione dei processi in ambito fiscale e dei documenti relativi alla compliance italiana ed europea e sono i migliori alleati per portare la tua azienda alla piena maturità digitale.