Digital Transaction Management: 4 passaggi per un'impresa senza carta

Per un'azienda di successo oggi, non esiste una trasformazione digitale matura a meno che non vengano implementate le migliori soluzioni di gestione delle transazioni digitali , su tutta la linea. Cominciamo con una domanda: cosa contiene l'acronimo DTM?

Comprende un'ampia categoria di servizi cloud creati per gestire digitalmente le transazioni in base ai flussi di documenti . Tutto ciò in un contesto che garantisce la sicurezza dei dati e rispetta le normative sulla privacy (costantemente aggiornate) .

Si tratta di: transazioni elettroniche, trasferimenti di documenti, autenticazioni, firme digitali, certificazioni e archiviazione sicura e dematerializzata, gli aspetti legali del “ non ripudio ” e della co-navigazione tra azienda e cliente.

Da questi esempi, possiamo capire che le soluzioni di Digital Transaction Management si inseriscono in un campo d'azione molto ampio e articolato che coinvolge molti aspetti interconnessi.

In questo post ci concentreremo su 4 punti chiave che sono centrali per la transizione verso un'azienda smart e paperless. Ma, prima, comprendiamo rapidamente i vantaggi dell'implementazione dei sistemi DTM.

I vantaggi della gestione delle transazioni digitali

Abbiamo già parlato dei vantaggi delle soluzioni di Digital Transaction Management , a cui potete fare riferimento per una panoramica più approfondita. Di seguito, possiamo riassumere i principali vantaggi:

1) Risparmio sui costi : con i processi digitali, i costi di stampa, spedizione, archiviazione e certificazione (e relativo personale) vengono eliminati.

2) Risparmio di tempo : il risparmio di tempo ottenuto nel passaggio dall'analogico al digitale ha anche un impatto finanziario. Intendiamoci: il risparmio di tempo non è solo lato azienda, ma anche lato cliente... e questo è fondamentale per la reputazione del marchio, l'esperienza del cliente e gli aspetti di fidelizzazione.

3) Maggiore sicurezza : con il DTM, i rischi – legati alla conservazione di documenti fisici, alla perdita o al danneggiamento durante i trasferimenti, alla contraffazione e quelli legati alla fuga o alla perdita di dati – in generale si riducono. Tutto rimane sempre perfettamente tracciabile, recuperabile e verificabile, in modo rapido e intuitivo.

4) Flessibilità e scalabilità : due caratteristiche che derivano direttamente dall'architettura di cloud computing su cui sono sempre costruiti i sistemi DTM, e che sono essenziali per affrontare le sfide dell'ecosistema fluido e accelerato di oggi.

Una piccola start-up, ad esempio, potrebbe trovarsi a dover gestire un imprevisto aumento delle transazioni in tempi brevi. Senza soluzioni efficienti di Digital Transaction Management , rischierebbe sicuramente di incappare in colli di bottiglia che impediscano di cogliere le opportunità di una crescita rapida e non pianificata.

5) Integrazione con i sistemi CRM e CCM : questo è un punto centrale che non si può riassumere in poche righe. Ma ci torneremo più avanti in questo post, quando ci concentreremo sui processi digitali.

Infine, ecco un dato eloquente emerso da recenti ricerche: nel 2021 il mercato globale del Digital Transaction Management è stato valutato 8,04 miliardi di dollari . Si stima che cresca dal 2022 al 2030 a un tasso medio annuo (CAGR) DEL 25,5% (fonte: grandviewresearch.com).

Ora, come promesso, scendiamo nello specifico delle soluzioni di Digital Transaction Management . Come anticipato, abbiamo isolato i quattro più essenziali e promettenti per il presente e il prossimo futuro.

1. Firma elettronica

Secondo il sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), “La firma elettronica qualificata (FEQ) – o firma digitale – è il risultato di una procedura informatica, denominata validazione, che garantisce l'autenticità, l'integrità e il non ripudio di documenti informatici” (agid.gov.it).

Venendo da definizioni più tecniche, quali sono i vantaggi delle firme digitali?

Innanzitutto velocità e convenienza : i documenti informatici possono essere convalidati ovunque tu sia, senza limitazioni geografiche o di dispositivo. Meno carta : con l'eliminazione dei costi di stampa e poi di archiviazione (con tutti i rischi associati di cui abbiamo già parlato). Ciò ha un impatto positivo in termini di efficienza , rendendo più agile e smart il processo di sottoscrizione di qualsiasi tipo di contratto. Inoltre, c'è anche un aumento della sicurezza .

Affidandosi a servizi di firma elettronica come quelli offerti da Doxee, c'è l'importante aspetto dell'integrazione con altre soluzioni di Digital Transaction Management . Le soluzioni di firma elettronica di Doxee possono essere facilmente integrate con altri prodotti come la fatturazione elettronica, l'archiviazione digitale conforme alle normative, ma anche con i sistemi CRM e CCM.

In breve, è un processo di onboarding digitale completo che combina la conformità normativa con un'esperienza cliente e utente di alto livello .

2. Blockchain

Da uno strumento consolidato come la firma elettronica, si passa a una tecnologia piuttosto giovane, che ha ancora molto da offrire.

Ci riferiamo alla Blockchain , che fa parte del più ampio campo della Distributed Ledger Technology (DLT). Questa tecnologia è balzata alla ribalta del grande pubblico sull'onda dell'entusiasmo per Bitcoin e l'ecosistema delle criptovalute, ma le sue applicazioni vanno ben oltre quelle di natura strettamente finanziaria.

La blockchain infatti si basa sul concetto di consenso distribuito ed è un registro immutabile delle transazioni , senza la necessità di un'entità centrale che agisca da intermediario. È una vera rivoluzione, in gran parte ancora da esplorare , che ha un impatto su tutti i tipi di transazioni, trasferimenti di documenti, proprietà, certificazione e autenticazione.

Basti pensare ai cosiddetti “ smart contract ”. Ciò si riferisce all'attivazione automatica di contratti tra diversi tipi di soggetti privati ​​basati su tecnologie software di contabilità distribuita e con le più solide garanzie relative all'integrità dei dati relativi a un servizio, processo, transazione o documento.

La parola chiave è disintermediazione . Ed è proprio in questa direzione che l'ambiente sociale ed economico si sta muovendo con passi sempre più decisi. Non sorprende che le autorità di regolamentazione di tutto il mondo (compresa l'Italia) si rivolgano sempre più apertamente a questo tipo di tecnologia per regolamentare il modo in cui viene utilizzata.

3. Stoccaggio dematerializzato

Le soluzioni efficienti di gestione delle transazioni digitali iniziano con la conservazione dei documenti dematerializzati.

Ma prima di andare oltre, chiariamo l'aria dai malintesi: digitalizzazione e dematerializzazione sono due concetti diversi .

La dematerializzazione è un processo che va oltre la semplice digitalizzazione. Con esso, i documenti cartacei possono essere completamente eliminati , poiché le controparti digitali assumono pieno valore legale e probatorio .

In questo campo non puoi improvvisare. Ed è fondamentale affidarsi ad aziende specializzate. Da oltre 10 anni, Doxee Standard Digital Preservation è stata scelta da centinaia di aziende di diversi settori, con oltre 2 miliardi di documenti conservati e più di 400 persone giuridiche gestite . 

Ancora più importante, le soluzioni di conservazione dematerializzata di Doxee non solo adempiono agli obblighi legislativi e garantiscono un costante aggiornamento sulle normative, ma sono progettate sulla base delle esigenze di ciascuna azienda in modo da poter essere integrate con i sistemi CRM e CCM in un'ottica omnicanale e data-driven .

Sono proprio i processi digitali, come CRM e CCM, a cui ci rivolgeremo in chiusura di questo post.

4. Processi digitali CRM e CCM

Un'azienda paperless è un'azienda più efficiente, che riduce gli sprechi, ottimizza i costi, velocizza e rende più intelligenti i suoi processi interni.

Ma non è tutto. C'è un punto ancora più importante: un'azienda paperless è anche un'azienda in grado di offrire ai propri clienti la migliore Customer Experience .

Quanto sono importanti le soluzioni DTM in questo senso? Qui, lasceremo che i dati parlino per noi. In uno studio commissionato da DocuSign per Forrester, il 32% degli intervistati ha dichiarato di aver abbandonato contratti di chiusura, accordi e transazioni perché scoraggiato da procedure cartacee e manuali (fonte: docusign.co.uk).

E qui arriviamo ad un punto decisivo: le possibilità di integrare i sistemi di Digital Transaction Management con i sistemi di Customer Relationship Management e Customer Communication Management . Si tratta di un vero e proprio circolo virtuoso: implementando soluzioni DTM, come la firma elettronica e lo storage dematerializzato, un'azienda ha a disposizione un'enorme mole di dati . Ancora di più: dispone di dati estremamente granulari che possono essere recuperati e ordinati in modo automatizzato e funzionale. In cosa si traduce tutto questo?

Si traduce nella capacità di acquisire un quadro altamente accurato di tutti i processi digitali coinvolti nel rapporto con i propri clienti . Tenere traccia della storia, conoscere le caratteristiche degli individui, le loro abitudini, preferenze e possibili bisogni.

Da questa conoscenza molto approfondita, poi, si possono costruire tante relazioni su misura quanti sono i clienti stessi: in automatico, ovviamente.

E qui, con l'integrazione della prospettiva basata sui dati nei sistemi CRM e CCM, la transizione da una relazione uno-a-molti a un vero dialogo uno-a-uno è perfettamente compiuta.

In breve: il frutto più maturo dell'implementazione di soluzioni di Digital Transaction Management sta nel riuscire a realizzare la promessa più importante della Digital Transformation: la capacità di mettere davvero le persone al centro di ogni business .