La migliore elaborazione di carte di credito per gli studi dentistici

Pubblicato: 2022-05-19

L'elaborazione della carta di credito dentale è una parte molto importante del "lato commerciale" della gestione di uno studio dentistico. Con i servizi di elaborazione delle carte di credito e l'hardware di un rinomato fornitore di servizi commerciali, i dentisti risparmieranno tempo nel rintracciare le fatture scadute e avranno più tempo da dedicare all'assistenza dei pazienti.

Qui, esaminiamo brevemente i migliori fornitori di servizi commerciali per studi dentistici e ti forniamo alcuni suggerimenti importanti sulla scelta del miglior account commerciante per il tuo studio. Spiegheremo anche cosa tenere presente durante l'impostazione del sistema di elaborazione, inclusa la sicurezza dell'account, la privacy del paziente (conformità HIPAA) e l'integrazione dell'account con il software di gestione dello studio dentistico esistente.

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Azienda Mette in risalto Punti salienti dei passaggi successivi
Servizi del commerciante di Dharma

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  • Prezzi interscambio plus
  • Nessun contratto a lungo termine
  • Ideale per pratiche che elaborano oltre $ 10.000 al mese
  • Prezzi interscambio plus
  • Nessun contratto a lungo termine
  • Ideale per pratiche che elaborano oltre $ 10.000 al mese

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Stax di Fattmerchant

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  • Prezzi dell'abbonamento a risparmio di denaro
  • Offre una piattaforma di elaborazione dei pagamenti integrata
  • Ideale per pratiche ad alto volume
  • Prezzi dell'abbonamento a risparmio di denaro
  • Offre una piattaforma di elaborazione dei pagamenti integrata
  • Ideale per pratiche ad alto volume

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Elaborazione nazionale

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  • Prezzi di Interchange-plus e abbonamento
  • Fatturazione mensile disponibile
  • Ideale per pratiche attente al budget
  • Prezzi di Interchange-plus e abbonamento
  • Fatturazione mensile disponibile
  • Ideale per pratiche attente al budget

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Pagamento Cloud

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  • Nessun costo di configurazione dell'account
  • Eccellente assistenza clienti
  • Ideale per pratiche ad alto rischio
  • Nessun costo di configurazione dell'account
  • Eccellente assistenza clienti
  • Ideale per pratiche ad alto rischio

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Deposito di pagamento

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  • Prezzi di abbonamento trasparenti
  • Nessun contratto a lungo termine
  • Ideale per pratiche consolidate
  • Prezzi di abbonamento trasparenti
  • Nessun contratto a lungo termine
  • Ideale per pratiche consolidate

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Altre opzioni in primo piano:

  • Helcim:
    • Prezzo interscambio plus esclusivo
    • Nessun contratto a lungo termine o spese di risoluzione anticipata
    • Ideale per pratiche di nuova costituzione

Leggi di più di seguito per scoprire perché abbiamo scelto queste opzioni.

Sommario

  • Perché il tuo studio dentistico ha bisogno dell'elaborazione della carta di credito
  • La migliore elaborazione di carte di credito per gli studi dentistici
  • Perché non consigliamo questi servizi commerciali per studi dentistici
  • 6 caratteristiche da cercare in un buon processore di carte di credito dentale
  • Conformità HIPAA, sicurezza dei pagamenti ed elaborazione delle carte di credito per i dentisti
  • Quale elaboratore di carte di credito è adatto al tuo studio dentistico?
  • In sintesi: la migliore elaborazione della carta di credito per gli studi dentistici

Perché il tuo studio dentistico ha bisogno dell'elaborazione della carta di credito

Come qualsiasi altra attività, uno studio dentistico deve essere in grado di accettare pagamenti. Mentre la maggior parte dei servizi dentistici verrà addebitata all'assicurazione del paziente, ci saranno comunque molte volte in cui il paziente non ha l'assicurazione o la sua assicurazione esistente non copre il 100% del conto.

Quando ciò accade, vorrai rendere facile e conveniente per i tuoi pazienti pagarti direttamente. Sempre meno persone oggi trasportano contanti o scrivono assegni cartacei, rendendo la possibilità di accettare carte di credito e di debito una parte fondamentale della strategia generale di accettazione dei pagamenti.

Professionisti

  • Comodo per i pazienti
  • Meno tempo dedicato alla ricerca di fatture o fatture non pagate
  • Offre dati analitici
  • Può integrarsi automaticamente con il software di gestione dello studio
  • Offre funzionalità di sicurezza non disponibili con contanti o assegni cartacei

La migliore elaborazione delle carte di credito per gli studi dentistici

Con alcune eccezioni, l'elaborazione della carta di credito del dentista comporta la maggior parte delle stesse funzionalità dell'elaborazione per qualsiasi altra attività di vendita al dettaglio o di servizi. Ti consigliamo di selezionare un fornitore che offre prezzi equi, basse tariffe di elaborazione, hardware e software compatibili, termini contrattuali flessibili e un'eccellente assistenza clienti.

I seguenti fornitori offrono tutte queste funzionalità e altro, rendendoli la nostra prima scelta per il tuo studio dentistico:

  • Servizi del commerciante di Dharma
  • Stax di Fattmerchant
  • Elaborazione nazionale
  • Pagamento Cloud
  • Deposito di pagamento di Stax
  • Helcim

1. Servizi del commerciante di Dharma

Servizi del commerciante di Dharma



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Professionisti

  • Offre esclusivamente prezzi interscambio plus
  • Fatturazione mensile senza contratti a lungo termine
  • Eccezionale trasparenza delle vendite e pratiche commerciali altamente etiche

contro

  • Disponibile solo negli Stati Uniti
  • Non consigliato per pratiche che elaborano meno di $ 10.000 al mese

Prezzi dei servizi del commerciante di Dharma

  • Commissione sul conto: $ 25 al mese
  • Interscambio + $ 0,15% + $ 0,08/transazione ($ 100.000/mese o meno)
  • Interscambio + $ 0,10% + $ 0,08/transazione (oltre 100.000/mese)
  • Riaddebiti: $ 25/occorrenza
  • Commissione di chiusura dell'account: $ 49

Caratteristiche dei servizi del commerciante di Dharma

Uno dei fornitori migliori e più etici che abbiamo trovato, Dharma Merchant Services offre una linea completa di prodotti e servizi per gli studi dentistici.

Ecco i punti salienti:

  • Terminale virtuale gratuito per le transazioni digitate (o con lettore di schede USB opzionale)
  • Gateway di pagamento MX Merchant incluso nel tuo account
  • Supporta i pagamenti delle fatture tramite il tuo sito web
  • I terminali desktop sono disponibili per l'acquisto, a partire da $ 229
  • Disponibile programma di addebito per carte di credito

Dove i servizi mercantili del Dharma brillano davvero

Dharma Merchant Services si distingue dai suoi concorrenti offrendo chiare informazioni sui prezzi, termini contrattuali flessibili e un'eccellente assistenza clienti. L'azienda fornisce numerosi servizi specializzati per gli operatori sanitari, tra cui una soluzione di elaborazione completamente conforme a HIPAA, supporto per pagamenti da conti HSA e FSA e assistenza tecnica per l'integrazione del software di gestione dello studio dentistico nel sistema di pagamento.

Dharma ha anche un'eccellente reputazione tra gli utenti ed è uno dei nostri fornitori di servizi commerciali più quotati.

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2. Stax di Fattmerchant

Stax di Fattmerchant



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Professionisti

  • Prezzi di abbonamento trasparenti
  • Fatturazione mensile senza contratti a lungo termine
  • Offre la piattaforma di elaborazione integrata Stax Pay
  • Soluzione di elaborazione conforme a HIPAA

contro

  • Non conveniente per pratiche a basso volume
  • Disponibile solo negli Stati Uniti

Stax di Fattmerchant Pricing

  • Canone di abbonamento mensile da $ 99 a $ 199 (in base al piano selezionato)
  • Interscambio + $ 0,08/transazione (carta presente)
  • Interscambio + $ 0,15/transazione (digitato)
  • 1% per trasferimento ACH ($ 10 massimo)
  • Commissioni aggiuntive per componenti aggiuntivi opzionali (finanziamento in giornata, protezione terminale, ecc.)

Stax di Fattmerchant Caratteristiche

Tutti gli account commerciante Stax includono le seguenti funzionalità standard nel prezzo dell'abbonamento mensile:

  • Piattaforma di pagamento integrata Stax Pay
  • Terminale gratuito o lettore di carte mobile
  • Terminale virtuale
  • App di elaborazione mobile Stax Pay
  • API Stax per sviluppatori
  • Fatturazione
  • Elaborazione dei pagamenti ACH
  • Banca dati delle informazioni sui clienti
  • Funzionalità di base di analisi e reportistica

Stax offre anche funzionalità aggiuntive opzionali, la maggior parte delle quali richiede un canone mensile aggiuntivo.

Dove Stax di Fattmerchant brilla davvero

Uno dei pionieri dei prezzi degli abbonamenti, Stax offre una soluzione all-in-one che elimina la maggior parte dei fastidiosi costi aggiuntivi che la maggior parte dei fornitori applica sulla bolletta mensile. L'azienda è specializzata nella collaborazione con la comunità sanitaria e la piattaforma di pagamenti integrata Stax Pay è completamente conforme all'HIPAA fin da subito. Gli studi dentistici raramente necessitano di hardware di elaborazione sofisticato, quindi il terminale gratuito incluso nel tuo account potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno per accettare pagamenti con carta di credito e di debito. Stax supporta anche metodi di pagamento alternativi, inclusi ACH e fatture che possono essere inviate tramite SMS o e-mail.

Con un'effettiva fatturazione mensile e nessun contratto a lungo termine, Stax ti consente di cambiare fornitore se le cose non funzionano. Sebbene le tariffe di abbonamento mensili di Stax possano sembrare relativamente alte, ricorda che questo include vari servizi extra che in genere dovresti pagare separatamente. Inoltre, senza alcun ricarico percentuale sulle transazioni, di solito risparmierai denaro rispetto ai tradizionali prezzi interscambio plus. Tieni presente, tuttavia, che i prezzi di Stax potrebbero non essere l'ideale per gli studi dentistici che elaborano un volume ridotto di transazioni con carta di credito e di debito su base mensile.

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3. Elaborazione nazionale

Elaborazione nazionale



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Professionisti

  • È disponibile la fatturazione mensile senza contratto a lungo termine
  • Offre esclusivamente prezzi interscambio-plus e abbonamento
  • Terminale gratuito disponibile (include contratto a lungo termine)

contro

  • Il terminal gratuito richiede un contratto a lungo termine
  • Il contratto a lungo termine (se applicabile) include la tassa di risoluzione anticipata

Prezzi di elaborazione nazionali

  • Commissione per l'account di $ 9,95 al mese (piani interscambio plus)
  • Quota di abbonamento da $ 59,00 a $ 199,00 al mese (piani di abbonamento)
  • Costo di conformità PCI di $ 7,95/mese
  • $ 39,95/mese per il programma di sconto in contanti (opzionale)
  • $ 15,00/mese + $ 0,48/transazione per elaborazione ACH ed echeck (opzionale)
  • Interscambio + 0,18% + $ 0,10/transazione (piani interscambio più)
  • Interscambio + $ 0,09/transazione (piano di abbonamento)
  • Interscambio + $ 0,05/transazione (abbonamento più piano)

Funzionalità di elaborazione nazionali

National Processing serve il settore sanitario ma non si rivolge specificamente agli studi dentistici. Tuttavia, le sue caratteristiche di base e la semplice struttura dei prezzi lo rendono una scelta eccellente.

Ecco cosa ottieni:

  • Terminale per carte di credito “gratuito” disponibile
  • Offre elaborazione ACH ed echeck come componente aggiuntivo
  • Offre elaborazione mobile con un lettore di schede Clover Go
  • Offre una scelta tra i piani tariffari interchange-plus o abbonamento
  • Nessun contratto a lungo termine se l'hardware di elaborazione viene acquistato a titolo definitivo

Dove l'elaborazione nazionale brilla davvero

National Processing è da tempo un'ottima scelta per le piccole o nuove imprese, compresi gli studi dentistici. Sebbene non offra molti campanelli e fischietti, la maggior parte degli studi dentistici non ne avrà comunque bisogno. I piani tariffari competitivi dell'azienda sono completamente divulgati sul suo sito Web, rendendo facile per te selezionare quello più conveniente per la tua attività. Sebbene tu possa includere un terminale gratuito per carte di credito con il tuo account, ti consigliamo di acquistarlo a titolo definitivo. Quell'offerta terminale "gratuita" di solito richiede un contratto di tre anni con una penale di risoluzione anticipata.

L'azienda si distingue anche per l'eccellente assistenza clienti dopo la registrazione di un account. Abbiamo scoperto che questa caratteristica distingue i fornitori di servizi commerciali veramente eccezionali da quelli semplicemente adeguati.

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4. Cloud di pagamento

Pagamento Cloud



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Professionisti

  • Specialista ad alto rischio
  • Tariffe e commissioni ragionevoli
  • Terminale gratuito per carte di credito disponibile

contro

  • Nessun prezzo divulgato pubblicamente
  • I tassi di elaborazione a basso rischio possono essere superiori alla media

Prezzi di PaymentCloud

  • Nessuna commissione di configurazione dell'account
  • Nessun minimo mensile (conti a basso rischio)
  • Interscambio + 0,05%-0,30% + $ 0,08- $ 0,10 per transazione (conti a basso rischio)
  • I tassi di elaborazione variano in base all'acquisizione di una banca/processore di back-end (conti ad alto rischio)
  • Commissione sul conto di $ 15 al mese (conti a basso rischio)
  • Le commissioni del conto variano a seconda della banca acquirente/del processore di back-end (conti ad alto rischio)

Funzionalità di PaymentCloud

PaymentCloud è principalmente uno specialista ad alto rischio, ma offre anche una gamma completa di servizi alle aziende a basso rischio.

I punti salienti includono quanto segue:

  • Terminale per carte di credito "gratuito" disponibile con ogni account
  • Disponibile soluzione di elaborazione mobile
  • Terminale virtuale incluso
  • Sono disponibili gateway di pagamento Authorize.Net o USAePay
  • Sono disponibili l'elaborazione ACH ed echeck
  • Servizio di pagamento con codice QR Paysley disponibile

Dove PaymentCloud brilla davvero

PaymentCloud è uno specialista ad alto rischio di prim'ordine che offre anche un pacchetto di funzionalità molto competitivo per le aziende a basso rischio. La maggior parte degli studi dentistici sarà classificata come a basso rischio, con la rara eccezione di quelli che finiscono nella categoria ad alto rischio a causa di un cattivo credito personale da parte del proprietario. I prezzi di PaymentCloud non includono commissioni di configurazione dell'account o minimi mensili per le attività a basso rischio, rendendolo una scelta conveniente per un'attività di nuova costituzione.

L'azienda offre anche un terminale gratuito per carte di credito con ogni account, che sarà probabilmente l'unico di cui la maggior parte degli studi dentistici avrà bisogno. Un terminale virtuale, abbinato a un lettore di carte compatibile, può trasformare il computer dell'ufficio in un terminale per carte di credito in grado di accettare transazioni digitate o con carta presente. Tieni presente, tuttavia, che i prezzi ad alto rischio dell'azienda sono molto variabili a causa del numero di banche acquirenti e di processori back-end con cui collabora per ottenere l'approvazione per un account. D'altra parte, i prezzi a basso rischio sono sia trasparenti che competitivi con ciò che altri fornitori possono offrirti.

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5. Deposito di pagamento di Stax

Deposito di pagamento



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Professionisti

  • Prezzi di abbonamento trasparenti
  • Fatturazione mensile senza contratti a lungo termine
  • Gateway di pagamento gratuito incluso con un account
  • Buona assistenza clienti

contro

  • Disponibile solo negli Stati Uniti
  • Potrebbe essere costoso per le pratiche a basso volume

Deposito di pagamento per prezzo Stax

  • Quota di abbonamento $ 59- $ 99 al mese
  • Interscambio + $ 0,07- $ 0,15/transazione (a seconda del piano selezionato)
  • Nessuna spesa per l'applicazione o l'installazione
  • Nessun costo di conformità PCI
  • Nessun costo di risoluzione anticipata

Deposito di pagamento per Stax Features

Payment Depot (ora Payment Depot di Stax) si rivolge al settore sanitario e offre una linea completa di prodotti e servizi per il tuo studio.

Ecco le caratteristiche principali:

  • Terminali per carte di credito di Ingenico, Dejavoo, PAX e SwipeSimple
  • Soluzione di elaborazione mobile (utilizza il lettore di schede SwipeSimple)
  • Terminale virtuale gratuito con ogni account
  • Gateway di pagamento (Authorize.Net o altri gateway compatibili) disponibile
  • Sono disponibili l'elaborazione ACH ed echeck

Dove il deposito di pagamento di Stax brilla davvero

Payment Depot offre piani tariffari di abbonamento che possono far risparmiare alle aziende ad alto volume un sacco di soldi sull'elaborazione delle carte di credito. Le sue tariffe di abbonamento mensili sono notevolmente inferiori a quelle offerte dalla sua società madre, Stax. Il compromesso è che non otterrai tanti campanelli e fischietti, come una piattaforma di pagamenti integrata. Tuttavia, la maggior parte degli studi dentistici non avrà comunque bisogno di questo livello di sofisticatezza.

Payment Depot offre tutti i prodotti e i servizi di base necessari per accettare carte di credito, carte di debito e pagamenti ACH. La mancanza di un ricarico percentuale sulle tue transazioni può farti risparmiare una notevole quantità di denaro sui costi complessivi di elaborazione e l'utilizzo da parte dell'azienda della fatturazione mensile significa che non rimarrai bloccato in un contratto a lungo termine .

Payment Depot di Stax è anche specializzato nel servire il settore sanitario, ma non fornisce molte informazioni sui servizi progettati specificamente per gli studi dentistici. È un'ottima scelta per uno studio affermato che cerca di ridurre i costi di accettazione delle carte di credito.

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6. Helcim

Helcim



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Professionisti

  • Offre esclusivamente prezzi interscambio plus
  • Nessun contratto a lungo termine
  • Nessun canone mensile di conto
  • Disponibile lettore di schede Helcim economico

contro

  • Non accetta attività ad alto rischio

Prezzi Helcim

  • Interscambio + 0,30% + $ 0,08/transazione con carta presente (sconti sul volume disponibili)
  • Interscambio + 0,50% + $ 0,25/transazione con carta non presente (sconti per quantità disponibili)
  • Lettore di schede Helcim: $ 109/unità
  • Nessun canone mensile o annuale
  • Nessun costo di conformità PCI
  • Nessun minimo mensile

Caratteristiche Helcim

Helcim serve aziende negli Stati Uniti e in Canada e offre una suite completa di prodotti e servizi per qualsiasi azienda, compresi gli studi dentistici.

Ecco le caratteristiche principali:

  • Lettore di carte Helcim proprietario per pagamenti di persona
  • App Helcim Payments per l'elaborazione mobile
  • Terminale virtuale incluso in ogni account
  • Software Helcim POS (richiede tablet, laptop o computer desktop)
  • Accesso all'API Helcim per pagamenti con carta di credito API personalizzati

Dove Helcim brilla davvero

Helcim, con sede in Canada, offre uno dei servizi di elaborazione delle carte di credito più convenienti che abbiamo trovato ovunque. La società non addebita commissioni di iscrizione, commissioni di configurazione dell'account o persino una commissione mensile di manutenzione dell'account. Inoltre, non esiste un minimo mensile, il che lo rende un'ottima scelta per le pratiche a volume molto basso.

Il lettore di carte Helcim molto conveniente di Helcim e il software Helcim POS sono tutto ciò di cui hai bisogno per accettare carte di credito, carte di debito o pagamenti ACH online o di persona. Tutti gli utenti hanno un piano tariffario interscambio plus trasparente, con tariffe più basse disponibili all'aumentare del volume di elaborazione mensile.

Sebbene le sue funzionalità non siano avanzate come quelle offerte da altri fornitori, Helcim offre tutto ciò di cui uno studio dentistico avrebbe bisogno per accettare pagamenti dai pazienti.

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Perché non consigliamo questi servizi commerciali per studi dentistici

Nel settore dell'elaborazione dei pagamenti, il riconoscimento del marchio non è mai una garanzia di qualità o di prezzi accessibili. Sebbene siano generalmente buone scelte di per sé, alcuni fornitori potrebbero non essere le migliori opzioni per uno studio dentistico. Probabilmente vorrai rivolgerti ai seguenti noti fornitori di servizi commerciali con cautela:

Piazza

Ormai tutti hanno sentito parlare di Square ed è un'ottima scelta per molte piccole imprese. Con la fatturazione con pagamento in base al consumo e una suite di prodotti hardware molto conveniente, può essere un ottimo fornitore per una pratica che deve solo accettare pagamenti occasionali con carta di credito.

Tuttavia, la struttura dei prezzi forfettari di Square è in realtà più costosa nel complesso a volumi di elaborazione più elevati. Inoltre, non otterrai il tuo account commerciante con un numero ID commerciante univoco, rendendoti più vulnerabile a blocchi improvvisi, blocchi e chiusure dell'account. Questo problema è più acuto se accetti molte vendite di biglietti elevati, cosa che potrebbe accadere se molti dei tuoi pazienti non hanno un'assicurazione dentale. Raccomandiamo che tutti gli studi dentistici, tranne i più piccoli, si iscrivano a un fornitore che offre un vero conto commerciante a servizio completo.

Insegui soluzioni di pagamento

Chase Payment Solutions è raccomandato dall'American Dental Association (ADA) e molti studi dentistici si iscrivono all'azienda per questo motivo senza fare ulteriori ricerche sulle opzioni concorrenti.

Sfortunatamente, Chase utilizza costosi piani tariffari per account commerciante a più livelli per gli account commerciante che imposta per gli studi dentistici segnalati dall'ADA. Nonostante le sue dimensioni e l'attenzione generale alle grandi imprese, Chase è un fornitore sorprendentemente buono. Tuttavia, a meno che tu non sia disposto a negoziare in modo aggressivo per un piano tariffario interscambio plus più conveniente, non sarà conveniente come le scelte che abbiamo esaminato sopra.

6 caratteristiche da cercare in un buon processore di carte di credito dentale

I bassi costi complessivi sono un fattore importante nella scelta di un fornitore per l'elaborazione delle carte di credito, ma non dovrebbero mai essere la tua unica considerazione. Molti altri fattori concorrono a selezionare il miglior fornitore per il tuo studio, inclusi i seguenti:

Hardware di elaborazione

La verità è che la maggior parte degli studi dentistici non ha bisogno di nulla di speciale quando si tratta di elaborare l'hardware. Ottenere un costoso sistema POS con molte funzioni aggiuntive è solitamente eccessivo, poiché utilizzerai un programma di gestione dello studio dentistico separato per gestire il tuo studio e gestire gli appuntamenti.

Tutto ciò di cui hai veramente bisogno è un modo per accettare di persona carte di credito e di debito. Può essere un semplice terminale da banco, un sistema di elaborazione mobile o un terminale virtuale sul tuo computer collegato a un lettore di schede. Per rendere la tua configurazione a prova di futuro, ti consigliamo un dispositivo che accetti metodi di pagamento basati su EMV e NFC (come Apple Pay e Google Pay). Potresti anche volere un terminale "intelligente" che includa un display rivolto al cliente, soprattutto se vivi in ​​uno stato che ora li richiede.

Pagamenti rateali e fatturazione ricorrente

Se desideri che i tuoi clienti siano in grado di pagare per procedure costose nel tempo, assicurati di includere una funzione di fatturazione ricorrente nella tua configurazione. Questo di solito richiede un gateway di pagamento, ma poiché il settore dell'elaborazione dei pagamenti si sposta sempre più verso il cloud, probabilmente utilizzerai comunque un gateway.

Tieni presente che alcuni fornitori addebitano un canone mensile aggiuntivo per la fatturazione ricorrente, mentre altri lo includono senza costi aggiuntivi.

Metodi di pagamento alternativi

L'interesse per i metodi di pagamento alternativi è aumentato negli ultimi anni a causa del costo elevato dell'accettazione di carte di credito e di debito. La pandemia di COVID-19 ha anche accresciuto l'interesse per i metodi di pagamento contactless, particolarmente importanti in ambito sanitario. Il processore selezionato dovrebbe supportare il maggior numero possibile di questi metodi, inclusi l'elaborazione ACH ed echeck, i pagamenti delle fatture e i pagamenti con codice QR.

Accettazione HSA e FSA

Un requisito unico per gli studi dentistici e altri professionisti sanitari è la necessità di sostenere i pagamenti effettuati dal conto di risparmio sanitario (HSA) o dal conto di spesa flessibile (FSA) di un paziente. Questi conti sono dotati di carte che funzionano in modo simile alle carte di debito ma sono legate al conto HSA o FSA del paziente piuttosto che a un conto bancario tradizionale. Il tuo provider dovrebbe essere in grado di riprogrammare il tuo terminale per accettare questi tipi di pagamenti.

Un altro requisito è che al tuo account commerciante debba essere assegnato uno o più dei seguenti codici categoria commerciante (MCC):

  • 8011: Medici e medici (non classificati altrove)
  • 8021: Dentisti e ortodontisti
  • 8062: Ospedali
  • 8071: Laboratori odontotecnici e medici
  • 8099: Operatori sanitari, servizio medico (non classificato altrove)

Gestione delle informazioni sui clienti

Se desideri che i tuoi pazienti siano in grado di pagare le bollette online tramite il tuo sito Web, ti consigliamo di assicurarti che il tuo gateway di pagamento o piattaforma di pagamenti integrata includa una funzione di gestione delle informazioni sui clienti (CIM). Un CIM memorizza in modo sicuro le informazioni di pagamento del tuo paziente (numeri di carta di credito, ecc.) sul server del tuo processore, mantenendo i dati fuori dal tuo sito Web e semplificando l'ambito di conformità PCI. Inoltre, i requisiti HIPAA impongono che le informazioni di pagamento dei tuoi pazienti siano conservate separatamente dalle informazioni della loro cartella clinica.

Quasi tutti i moderni gateway di pagamento includono una funzione di gestione delle informazioni sui clienti, ma alcuni provider rendono più semplice di altri l'esportazione di tali dati se si passa a un provider di gateway diverso.

Integrazione del software di gestione dello studio dentistico

La maggior parte degli studi dentistici oggi utilizza software di gestione dello studio dentistico specializzato. Sebbene sarebbe estremamente conveniente utilizzare lo stesso software di gestione dello studio per tenere traccia dei pagamenti, ci sono alcuni motivi per cui questa non è sempre una buona idea nella pratica reale.

Ecco una breve carrellata dei principali programmi di gestione dello studio dentistico e di come si integrano con l'elaborazione dei pagamenti:

Dentice

Dentrix è il programma di gestione dello studio dentistico più popolare e offre un'elaborazione dei pagamenti completamente integrata tramite un fornitore di terze parti. Utilizzando la funzione Dentrix Pay, puoi creare un account commerciante e le tue informazioni di pagamento e le cartelle dei pazienti saranno completamente integrate. L'unico aspetto negativo è che dovrai copiare manualmente le informazioni di pagamento in Dentrix dopo aver accettato il pagamento di un paziente.

Sfortunatamente, Dentrix Pay viene offerto tramite FIS Worldpay, un enorme processore diretto con una reputazione per i prezzi elevati e la scarsa assistenza clienti. Dentrix Pay utilizza il modello di tariffazione a più livelli troppo caro e avrai poche o nessuna opportunità di negoziare un affare migliore prima di registrarti. Non importa quanto sei soddisfatto di Dentrix stesso, ti consigliamo di saltare Dentrix Pay e di iscriverti a un fornitore migliore. Risparmierai un sacco di soldi e frustrazione a lungo termine.

Apri odontoiatria

Un'altra popolare suite di software per la gestione dello studio dentistico, Open Dental offre l'elaborazione integrata delle carte di credito tramite X-Charge, una sussidiaria di Open Edge.

Nota che Open Edge stesso è di proprietà di Global Payments, un altro grande processore diretto. Come FIS Worldpay, Global Payments è nota per sovraccaricare le piccole imprese per i suoi servizi e per fornire un'assistenza clienti scadente. Sarai invariabilmente impostato con un costoso piano tariffario a più livelli e probabilmente non ti verrà data la possibilità di negoziare i termini del tuo contratto durante il processo di configurazione dell'account.

Carestream dentale

Carestream Dental è un altro popolare programma di gestione dello studio dentistico e offre un'elaborazione integrata dei pagamenti tramite TSYS Merchant Solutions. Sebbene TSYS sia un altro grande processore diretto, ha goduto di una reputazione migliore nel corso degli anni rispetto a molti altri giocatori pesanti nel settore della trasformazione.

Sfortunatamente, TSYS è stata acquisita da Global Payments alcuni anni fa. Al momento della stesura di questo documento, la società continua a operare come "TSYS Payment Solutions — A Global Payments Company". Tuttavia, sarà probabilmente completamente assorbito dal marchio Global Payments nei prossimi anni. Se utilizzi già Carestream Dental e stai pensando di aggiungere pagamenti tramite TSYS, ti consigliamo vivamente di ottenere un preventivo dettagliato e confrontarlo con quello che altri fornitori non integrati possono offrirti prima di registrarti.

Conformità HIPAA, sicurezza dei pagamenti ed elaborazione delle carte di credito per i dentisti

L'elaborazione delle carte di credito sanitarie ha gli stessi requisiti che si applicano a qualsiasi altra attività in materia di sicurezza e privacy. Inoltre, gli studi dentistici, come tutti gli altri fornitori di assistenza sanitaria, devono garantire la conformità con l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Ecco una breve panoramica di questi requisiti e di come si riferiscono all'elaborazione delle carte di credito per i dentisti:

Requisiti di conformità HIPAA

Secondo il Dipartimento della salute e dei servizi umani (DHS), l'elaborazione di base delle carte di credito non rientra nell'ambito dei requisiti HIPAA. In quanto tale, il processore della tua carta di credito non è considerato un "socio in affari" e non sarà necessario avere un accordo HIPAA con loro. Il motivo principale di ciò è che il processore della tua carta di credito di solito non avrà accesso alle informazioni sanitarie protette (PHI). Tuttavia, la maggior parte dei processori oggi offre molti servizi oltre alla semplice elaborazione delle carte di credito e alcuni di questi servizi implicano necessariamente l'accesso alle PHI. Fatturazione, fatturazione, gestione dei pazienti e contabilità sono esempi di servizi in cui le PHI potrebbero essere trasmesse all'elaboratore, rientrando nei requisiti di conformità HIPAA.

Un modo per proteggersi è limitare rigorosamente l'interazione tra il proprio ufficio e il proprio elaboratore di pagamento alle sole informazioni di pagamento. In questo modo, il tuo processore rimarrà al di fuori dell'ambito dei requisiti HIPAA e non avrai bisogno di un accordo di socio in affari con esso. Questo può essere molto poco pratico, poiché dovresti stabilire procedure rigorose per garantire che le PHI non vengano mai trasmesse inavvertitamente al tuo processore. Le fatture, le spiegazioni dei vantaggi (EOB) e persino le note del paziente nei moduli di pagamento online dovrebbero essere tutte tenute lontane dal processore. Questo approccio potrebbe funzionare per alcune pratiche molto piccole che utilizzeranno solo i servizi di elaborazione delle carte di credito di base e non la fatturazione integrata o altre funzionalità.

Tuttavia, per la maggior parte delle pratiche, ti consigliamo di includere il tuo processore come socio in affari e ottenere un accordo per proteggere sempre e correttamente le informazioni protette HIPAA. Con molti fornitori che offrono una soluzione conforme a HIPAA pronta all'uso, non c'è motivo per non sfruttare questa funzionalità. Avere questi accordi in atto può anche proteggerti in caso di violazione dei dati, in cui sia il pagamento che le informazioni sul paziente potrebbero essere compromesse.

Requisiti di conformità PCI

Poiché gli studi dentistici hanno gli stessi requisiti di conformità PCI di qualsiasi altra azienda, è bene conoscerli e assicurarsi che lo studio stia adottando tutte le misure appropriate per mantenere la conformità. Mentre alcuni fornitori addebitano commissioni di conformità PCI discrete per servizi come le scansioni di sicurezza, altri includono questo costo come parte del canone mensile dell'account o dell'abbonamento. Inoltre, la maggior parte dei fornitori ti addebiterà una tariffa mensile per non conformità PCI se il tuo account è determinato come non conforme. Di solito puoi evitare queste commissioni assicurandoti che il tuo questionario di autovalutazione (SAQ) sia aggiornato.

Se stai utilizzando un database di gestione delle informazioni sui clienti per archiviare le informazioni sulla scheda, è anche una buona idea abilitare le funzionalità di tokenizzazione e crittografia per assicurarti il ​​massimo livello di sicurezza disponibile.

Sicurezza di pagamento

I tuoi requisiti di sicurezza del pagamento saranno abbastanza minimi se prevedi di utilizzare un terminale per carte di credito nel tuo studio dentistico per i pagamenti di persona. Tuttavia, i pagamenti online tramite il tuo sito web dovrebbero essere protetti utilizzando ogni misura di sicurezza disponibile. Attualmente, ciò significa principalmente utilizzare la tokenizzazione e la crittografia, che praticamente tutti i processori di carte di credito ora offrono. Potresti anche prendere in considerazione l'utilizzo dei programmi antifrode disponibili per proteggerti dalla possibilità di accettare inavvertitamente una carta di credito rubata.

Quale elaboratore di carte di credito è adatto al tuo studio dentistico?

Sia che tu voglia solo una semplice configurazione per accettare il pagamento occasionale con carta di credito o che tu sia interessato a integrare carte di credito e altri metodi di pagamento nella gestione generale dello studio dentistico, un buon processore di pagamento può offrirti gli strumenti di cui hai bisogno.

Come per qualsiasi altra attività, la selezione del miglior fornitore si riduce a tre fattori critici:

  • Prodotti e servizi compatibili che soddisfano le tue esigenze
  • Prezzi equi e trasparenti
  • Condizioni contrattuali flessibili

I fornitori che abbiamo profilato sopra offrono tutte queste funzionalità, anche se alcune di esse si adatteranno meglio alla tua pratica particolare per un motivo o per l'altro.

Consigliamo inoltre vivamente di prendere in considerazione un fornitore che offre una soluzione di elaborazione conforme a HIPAA con funzionalità di sicurezza e protezione della privacy adeguate incluse. Le frodi online sono in aumento in questi giorni e anche gli studi dentistici non sono immuni dal diventare bersagli dei criminali informatici.

Sfortunatamente, in questo momento non possiamo raccomandare nessuno dei processori di pagamento che si integrano direttamente con le principali suite di software di gestione dello studio dentistico a causa dei costi elevati e della scarsa reputazione quando si tratta di assistenza clienti. L'inserimento manuale delle informazioni di pagamento nel software di gestione dello studio non sarà molto laborioso per la maggior parte degli studi dentistici e potrebbe farti risparmiare una notevole quantità di denaro nei costi di elaborazione se ti iscrivi con un fornitore affidabile. Buona fortuna!

In sintesi: la migliore elaborazione della carta di credito per gli studi dentistici

  1. Servizi del commerciante di Dharma:
    • Prezzi interscambio plus
    • Nessun contratto a lungo termine
    • Ideale per l'elaborazione di pratiche superiori a $ 10.000 al mese
  2. Stax di Fattmerchant:
    • Prezzi dell'abbonamento a risparmio di denaro
    • Offre una piattaforma di elaborazione dei pagamenti integrata
    • Ideale per pratiche ad alto volume
  3. Elaborazione nazionale:
    • Prezzi di Interchange-plus e abbonamento
    • Fatturazione mensile disponibile
    • Ideale per pratiche attente al budget
  4. Pagamento Cloud:
    • Nessun costo di configurazione dell'account
    • Eccellente assistenza clienti
    • Ideale per pratiche ad alto rischio
  5. Deposito di pagamento:
    • Prezzi di abbonamento trasparenti
    • Nessun contratto a lungo termine
    • Ideale per pratiche consolidate
  6. Helcim:
    • Prezzo interscambio plus esclusivo
    • Nessun contratto a lungo termine o spese di risoluzione anticipata
    • Ideale per pratiche di nuova costituzione